Elektronische Unterschriften im Angebotsprozess nutzen

 

 

Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie erfolgreichen Bewerbern während des Recruiting-Prozesses ein Vertragsangebot zuschicken und die dafür benötigten Unterschriften von allen Parteien elektronisch anfordern. Um den Unterzeichnungsprozess zu starten, nutzen Sie Vertragsvorlagen mit Unterschriften-Platzhaltern. 

Dazu müssen anfragende Mitarbeiter über die nötigen Zugriffsrechte verfügen. Für den Angebotsprozess definieren Sie diese über die Recruiting-Rollen. Es ist mindestens das Ansichtsrecht auf Bewerber nötig, sowie das Bearbeitungsrecht für Angebote

 

Dokumentvorlage mit Unterschriften-Platzhaltern erstellen

Erster Schritt für die Nutzung von elektronischen Unterschriften im Recruiting ist die Erstellung einer entsprechenden Vertragsvorlage mit den Platzhaltern. Mit diesen legen Sie die gewünschten Platzierungen sowie die Reihenfolge der angeforderten Unterschriften fest. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Help-Center-Artikel. Dort finden Sie ebenfalls Informationen, wie Sie Ort und Datum der digitalen Unterschriften als Platzhalter in das Vertragsangebot integrieren können.

Legen Sie die Vorlagen immer unter Einstellungen > Dokumente in der Kategorie Arbeitsvertrag ab.

 

Versand eines Angebots mit Unterschrift

Möchten Sie ein Angebot an einen erfolgreichen Bewerber versenden, können Sie direkt im Angebotsprozess die elektronischen Unterschriften von internen Mitarbeitern sowie vom Bewerber selbst anfordern.

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Zur Anforderung dieser Unterschriften gehen Sie bitte wie folgt vor:

    1. Gehen Sie zu Recruiting > Bewerberprofil > Angebote > Neues Angebot > Angebot mit Vertragsdokument.Wählen Sie eine Vorlage mit Unterschriften-Platzhaltern aus.
    2. Füllen Sie nun die weiteren Platzhalter des Dokuments aus. Nach dem Speichern können Sie dem Bewerber das Angebot zusenden.
    3. Um die Unterschriften anzufordern, klicken Sie auf Vertragsdokument mit e-Signatur senden.
    4. Unter Einstellungen > Dokumente wurde für jede Vorlage bereits die Reihenfolge, in welcher die Unterzeichner angefragt werden, hinterlegt. Wählen Sie Bewerber und verantwortliche Mitarbeiter für die Unterzeichnung aus. Der Bewerber muss zwingend immer einer der Unterzeichner sein. Weisen Sie die erforderlichen Unterzeichner manuell den Unterschriftenplatzhaltern zu. Dies geschieht nicht automatisch durch Benennung (Hinzufügen von Bezeichnungen) der Platzhalter. Diese dient nur als Anhaltspunkt, welche Person an welcher Stelle unterschreiben muss. Im Feld Kommentar können Sie eine Notiz an die Unterzeichner eintragen. Diese erhalten die Notiz in der Anfrage-E-Mail.
    5. Starten Sie den Unterzeichnungsprozess, in dem Sie auf Angebot senden klicken.

Bitte beachten Sie, dass weder die Anfrage-E-Mail noch der Kommentar im Reiter Nachrichten im Bewerberprofil hinterlegt werden.

Mehr dazu wie Sie ein Angebot in Personio erstellen, bearbeiten und verwalten, erfahren Sie in diesem Helpcenter-Artikel.

 

Vertrag digital unterschreiben

Sobald Sie das Angebot senden, startet der Anfrageprozess an die Unterzeichner. Im Bewerberprofil ändert das Angebot seinen Status von Erstellt zu Ausstehend. Unter Angebotsdetails anzeigen erfahren Sie, wie weit der Prozess fortgeschritten ist und welche Unterschriften gegebenenfalls noch ausstehen.


Weitere Informationen darüber, wie Sie Unterschriften von allen beteiligten Personen anfordern, finden Sie in diesem Helpcenter-Artikel.

Hinweis:

Mitarbeiter, die eine Unterschrift anfordern, werden nicht über deren Status benachrichtigt, sofern sie nicht selbst auch als Unterzeichner hinterlegt sind.

Mitarbeiter die über entsprechende Zugriffsrechte verfügen, können den Status von Unterschriften im Reiter Angebot im Bewerberprofil überprüfen.

Allerdings können nur Administratoren den Status aller offenen Unterschriften sowohl im Workflow Hub als auch in der Übersicht Unterschriften prüfen.

 

Webinar zu den Unterschriften

 

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