Kann ich die Übertragsgrenze für Urlaubstage nachträglich ändern?

Sie haben für eine Abwesenheitsart, wie z. B. "Bezahlter Urlaub", einen Kontingent limitiertem Übertrag festgelegt und möchten diesen nun ändern, obwohl das Kontingent bereits zugewiesen ist und von Mitarbeitern aktiv verwendet wird? In diesem Artikel erfahren Sie, wie das geht und worauf es zu achten gilt.

Achtung: Die Änderung des limitierten Übertrags eines Kontingents unter Einstellungen > Abwesenheit hat einen rückwirkenden Effekt auf die gesamte Abwesenheitshistorie aller Mitarbeiter, welchen dieses Kontingent zugewiesen ist! Wir empfehlen daher, diesen Artikel vor einer solchen Anpassung aufmerksam zu lesen oder – wenn sie danach immer noch Fragen haben – unser Service-Team zu kontaktieren.

 

Änderung der Übertragsgrenze als zeitlich befristete Ausnahmeregelung

HR Manager stehen häufig vor der Situation, dass die Übertragsgrenze für Urlaubstage aus dem Vorjahr nur für das aktuelle Jahr und auch nur für bestimmte Mitarbeiter angepasst werden muss,  z. B. weil Mitarbeiter den Urlaub aus betrieblich nachvollziehbaren Gründen nicht bis zum regulären "Verfallsdatum" (i. d. R. der 31.03.) antreten konnten. In diesem Fall gibt es zwei empfehlenswerte Vorgehensweisen, um eine entsprechende Verschiebung der Übertragsgrenze in Personio zu realisieren.

 

Korrektur über manuelle Kontostandsanpassungen

Die erste Variante beruht auf der Kombination von zwei relativen manuellen Anpassungen der Urlaubskontostände aller betroffenen Mitarbeiter. Diese Methode ist in Bezug auf effiziente und nachvollziehbare Datenhaltung besonders geeignet, gleichzeitig aber auch etwas aufwendiger in der Umsetzung. Über die erste manuelle Anpassung wird der Resturlaub nach dem regulären Verfallsdatum (31.03.) wieder auf das Konto zurückgebucht. Über die zweite manuelle Anpassung werden die Resturlaubstage, welche auch bis zur verschobenen Übertragsgrenze (z. B. 31.05.) nicht verbraucht wurden, erneut vom Konto abgezogen. 

Erste manuelle Anpassung (z. B. zum 01.04.)

  1. Navigieren Sie im Mitarbeiterprofil auf Abwesenheit und wählen Sie auf der rechten Seite eine Abwesenheitsart aus, deren Kontostand angepasst werden soll (z. B. Bezahlter Urlaub).
  2. In der Zeile Verfall des Übertrags finden Sie die Information, wie viele Tage zum Zeitpunkt der regulären Übertragsgrenze verfallen. Merken Sie sich diesen Wert.
  3. Führen Sie die manuelle Kontostandsanpassung folgendermaßen durch:
    • Klicken Sie auf das kleine Stift-Symbol in der Zeile Anspruch.
    • Wählen Sie die Option Kontostand um einen bestimmten Betrag anpassen.
    • Tragen Sie in das Feld Anpassen um die Anzahl der verfallenen Urlaubstagen aus Schritt 2 ein.
    • Wählen Sie das Anpassungs-/Buchungsdatum für diese Änderung – dieses sollte nach dem regulären Verfallsdatum liegen. Verfällt der Übertrag z. B. am 31.03., empfehlen wir, das Anpassungsdatum auf den 01.04. zu setzen.
    • Hinterlegen Sie einen Kommentar, damit der Grund für diese Anpassung nachvollziehbar ist, z. B. "Resturlaub aus 2019 - Verschiebung der Übertragsgrenze auf 31.05.2020".
    • Klicken Sie auf Anpassen, um die Änderung zu speichern. Kontrollieren Sie die Anpassung unter Historie anzeigen.
    • Navigieren Sie im Mitarbeiterprofil auf Abwesenheit und rufen Sie für die Abwesenheitsart Bezahlter Urlaub die Abwesenheitshistorie auf (Historie anzeigen).

Zweite manuelle Anpassung (z. B. zum 01.06.)

Summieren Sie alle Urlaubstage, die der Mitarbeiter im Zeitraum 01.04. bis 31.05. genommen hat auf und subtrahieren Sie diese Summe vom Resturlaub (nutzen Sie dafür die benutzerdefinierten Berichte).

  • Das Ergebnis ist negativ: In diesem Fall müssen keine weiteren Anpassungen vorgenommen werden; der Resturlaub wurde aufgebraucht.
  • Das Ergebnis ist positiv: Nehmen Sie erneut eine manuelle Kontostandsanpassung vor, tragen Sie diesmal jedoch den eben errechneten Wert als Minusbetrag in das Feld Anpassen um ein. Definieren Sie ein passendes Anpassungsdatum (z. B. den 01.06.) und hinterlegen Sie einen Kommentar (z. B. "Verfall des Resturlaubs aus 2019").

Carry-over_manual-adjustment_de.gif

 

Korrektur über die Nutzung einer weiteren Abwesenheitsart

Für den Fall, dass Sie die oben beschriebene Anpassung für viele Mitarbeiter gleichzeitig vornehmen möchten, empfehlen wir, eine gesonderte Abwesenheitsart anzulegen. Über diese kann der Resturlaub flexibel abgewickelt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 

  1. Erstellen Sie unter Einstellungen > Abwesenheit eine neue Abwesenheitsart, z. B. mit dem Namen "Resturlaub". Ordnen Sie diese Abwesenheitsart am besten direkt unter Ihrer Abwesenheitsart für Urlaub ein. Aktivieren Sie die Kontingentbildung und erstellen Sie ein Kontingent, dass null Tage pro Jahr bildet. Weisen Sie dieses Kontingent allen Mitarbeitern zu, deren Übertragsgrenze verlängert werden soll.
  2. Erstellen Sie unter Berichte > Benutzerdefinierte Berichte einen neuen Bericht, der folgende Kriterien erfüllt:
    - Berichtstyp: Zeitpunkt
    - Tabellenspalten: Name, Vorname, E-Mail, {Bezahlter Urlaub} verfallene Tage aus Übertrag
  3. Exportieren Sie den Bericht und öffnen Sie die entsprechende Excel-Datei. In den nächsten Schritten wird der verfallene Übertrag über einen Import auf das Konto der neuen Abwesenheitsart "Resturlaub" gebucht.
  4. Laden Sie unsere Excel-Vorlage Abwesenheit Kontostands-Upload herunter und öffnen Sie auch diese.
  5. Führen Sie nun beide Dateien zusammen, indem Sie die Daten aller betroffenen Mitarbeiter aus der Export-Datei in die Upload-Vorlage übertragen:

    Spalten Upload-Vorlage  
    E-Mail Fügen Sie die Daten aus der Spalte E-Mail des Bericht-Exportes ein.
    Art der Abwesenheit Tragen Sie den genauen Namen der vorhin neu angelegten Abwesenheitsart ein - in unserem Beispiel Resturlaub
    Kontostand in Tagen Fügen Sie die Daten aus der Spalte Bezahlter Urlaub verfallene Tage aus Übertrag des Bericht-Exportes ein.
    Stichtag des Kontostands Fügen Sie das Datum ein, ab welchem die Anpassung Wirkung haben soll, z. B. 01.04.2020.
    Speichern Sie die Import-Vorlage ab.

  6. Folgen Sie den Anweisungen dieses Artikels, um den Import der Abwesenheitskontostände durchzuführen. Wählen Sie dabei Abwesenheit Kontostands-Upload als Dateityp aus.
  7. Navigieren Sie nun nochmals in die Einstellungen, um dort abschließend die Zugriffsrechte für die Abwesenheitsart Resturlaub zu definieren. Erteilen Sie ein Vorschlagsrecht für die eigenen Daten und definieren Sie unter Einstellungen > Genehmigungen passende Genehmigungsprozesse.

    Nur Mitarbeiter, welchen eine Kontingentregelung für den Resturlaub zugewiesen ist, können diese Abwesenheitsart sehen und beantragen, auch wenn Sie gleichzeitig über ein Vorschlagsrecht verfügen. 

    Kommunizieren Sie an Ihre Mitarbeiter, dass die jeweiligen Resturlaubstage über die entsprechende Abwesenheitsart beantragt werden müssen. Urlaube, die bereits für die Zukunft in Personio hinterlegt sind, müssen ggf. von der Abwesenheitsart Bezahlter Urlaub auf die Abwesenheitsart Resturlaub übertragen werden.

  8. Um die verschobene Übertragsgrenze zu einem späteren Zeitpunkt geltend zu machen, genügt es zum gewünschten Datum (also z. B. zum 01.06.) den Zugriff auf die Abwesenheitsart Resturlaub wieder zu entziehen. 

 

Dauerhafte Änderung der Übertragsgrenze eines Kontingents

Auch für den Fall, dass der Verfall des Resturlaubs dauerhaft auf einen anderen Zeitpunkt verschoben werden soll, raten wir davon ab, den limitierten Übertrag in den Einstellungen des entsprechenden Kontingents zu verändern. Legen Sie stattdessen eine neue Abwesenheitsart mit Kontingent und passender Übertragsgrenze an. Auf diese Weise bleiben historische Daten unangetastet. 

  1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Abwesenheit und legen Sie eine neue Abwesenheitsart inkl. Kontingent und passender Übertragsgrenze an. 
  2. Kopieren Sie Kontostände Ihrer Mitarbeiter vom alten auf das neue Konto – idealerweise zum 31.12. des Vorjahres – und übertragen Sie bereits geplante Urlaube (nutzen Sie dazu Export- und Import-Funktionen).
  3. Weisen Sie das neue Kontingent allen Mitarbeitern zu, die von der Änderung betroffen sind.
  4. Navigieren Sie auf Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte Abwesenheiten und übertragen Sie die Zugriffsberechtigungen von der alten Abwesenheitsart auf die neue Abwesenheitsart. Entfernen Sie den Zugriff auf die alte Abwesenheitsart. So können Mitarbeiter diese nicht mehr sehen oder beantragen, die historischen Daten bleiben aber erhalten und damit nachvollziehbar.

    Löschen Sie die alte Abwesenheitsart nicht! So bleiben historische Daten erhalten.

    Um die alte Abwesenheitsart stillzulegen, können sie optional eine Kontingent erstellen, das null Tage pro Jahr bildet und dieses allen betroffenen Mitarbeitern ab dem Zeitpunkt der nächsten Kontingentbildung zuweisen.

  5. Legen Sie einen Genehmigungsprozess für die neue Abwesenheitsart fest.

 

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