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Rückwirkende Änderungen der Übertragsgrenze für Urlaubstage

 

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie eine zuvor definierte und aktiv genutzte Übertragsgrenze ändern können.

Achtung: Eine Änderung der Übergangsgrenze eines Kontingents unter Einstellungen > Abwesenheit wirkt sich rückwirkend auf die gesamte Abwesenheitshistorie aller Mitarbeiter aus, denen das Kontingent zugewiesen ist. Wir empfehlen daher, diesen Artikel vor einer solchen Anpassung aufmerksam zu lesen.

Notiz
An künftigen Daten können keine Änderungen vorgenommen werden. 

 

Änderung der Übertragsgrenze als zeitlich befristete Ausnahmeregelung

HR Manager sind häufig in der Situation, dass die Übertragsgrenze für Urlaubstage aus dem Vorjahr für das aktuelle Jahr angepasst werden muss. Für diese Fälle empfehlen wir zwei mögliche Vorgehensweisen, mit der Sie die Übertragsgrenze in Personio ändern können.

 

Vorübergehende Änderung

Dies ist die beste Option, wenn Sie die Anpassung nur für bestimmte Mitarbeiter vornehmen müssen oder sie nur für das laufende Jahr gelten soll. Folgen Sie diesen Schritten:

  1. Erstellen Sie unter Einstellungen > Abwesenheit eine neue Abwesenheitsart, z. B. mit dem Namen "Resturlaub". Aktivieren Sie Kontingente für die neue Abwesenheitsart und erstellen Sie eine Kontingentregel. Setzen Sie dann die Option Tage aus Vorjahr übertragen auf Limitierter Übertrag und legen Sie einen jährlichen Anspruch von null Tagen fest. Weisen Sie dieses Kontingent allen Mitarbeitern zu, deren Übertragsgrenze verlängert werden soll.
  2. Erstellen Sie unter Berichte > Benutzerdefinierte Berichte einen neuen Bericht, der folgende Kriterien erfüllt:
    ▶︎ Berichtstyp: Zeitpunkt
    ▶︎ Datum: Wählen Sie Individuelles Datum und das Datum nach dem aktuellen Übertrag
    Tabellenspalten: Vorname, Nachname, E-Mail, Bezahlter Urlaub – verfallene Tage aus Übertrag
  3. Exportieren Sie den Bericht und öffnen Sie die entsprechende Excel-Datei. In den nächsten Schritten wird der verfallene Übertrag über einen Import auf das Konto der neuen Abwesenheitsart "Resturlaub" gebucht.
  4. Laden Sie unsere Excel-Vorlage Abwesenheitkontostands-Upload herunter.
  5. Führen Sie nun beide Dateien zusammen, indem Sie die Daten aller betroffenen Mitarbeiter aus der exportierten Datei in die Upload-Vorlage übertragen:
    Spalten Upload-Vorlage  
    Email Fügen Sie die Daten aus der Spalte E-Mail des Bericht-Exportes ein.
    Art der Abwesenheit Tragen Sie den genauen Namen der vorhin neu angelegten Abwesenheitsart ein - in unserem Beispiel Resturlaub
    Kontostand in Tagen Fügen Sie die Daten aus der Spalte Bezahlter Urlaub verfallene Tage aus Übertrag des Bericht-Exportes ein.
    Stichtag des Kontostands

    Geben Sie das Datum ein, ab dem die Anpassung gültig sein soll.
  6. Speichern Sie die Import-Vorlage.
  7. Folgen Sie der Anleitung in diesem Artikel, um den Import der Abwesenheitskontostände durchzuführen. Wählen Sie dabei als Dateityp den Abwesenheitskontostand.

  8. Navigieren Sie nun nochmals in die Einstellungen, um dort abschließend die Zugriffsrechte für die Abwesenheitsart Resturlaub zu definieren. Erteilen Sie das Vorschlagsrecht für die eigenen Daten und definieren Sie unter Einstellungen > Genehmigungen passende Genehmigungsprozesse.

    Nur Mitarbeiter, welchen eine Kontingentregelung für den Resturlaub zugewiesen ist, können diese Abwesenheitsart sehen und beantragen, auch wenn Sie gleichzeitig über ein Vorschlagsrecht verfügen. 

    Kommunizieren Sie an Ihre Mitarbeiter, dass die jeweiligen Resturlaubstage über die entsprechende Abwesenheitsart beantragt werden müssen. Urlaube, die bereits für die Zukunft in Personio hinterlegt sind, müssen ggf. von der Abwesenheitsart Bezahlter Urlaub auf die Abwesenheitsart Resturlaub übertragen werden.

  9. Um die verschobene Übertragsgrenze zu einem späteren Zeitpunkt geltend zu machen, genügt es, am Tag nach dem aktuellen Ablaufdatum des Übertrags den Zugriff auf die Abwesenheitsart Resturlaub wieder zu entziehen. 

Dauerhafte Änderung

Wir raten davon ab, den limitierten Übertrag in den Einstellungen der entsprechenden Kontingentregel zu ändern, auch für den Fall, dass der Verfall des Resturlaubs dauerhaft auf einen anderen Zeitpunkt verschoben werden soll. Legen Sie stattdessen eine neue Abwesenheitsart mit Kontingent und passender Übertragsgrenze an. Auf diese Weise bleiben historische Daten unangetastet.

  1. Navigieren Sie in die Einstellungen > Abwesenheit und erstellen Sie eine neue Abwesenheitsart, aktivieren Sie die Kontingentbildung und setzen Sie eine neue Übertragsgrenze zum gewünschten Datum fest.
  2. Erstellen Sie eine Kontingentregel mit den gleichen Einstellungen wie die der alten Abwesenheitsart.

  3. Erstellen Sie einen neuen Bericht und geben Sie ihm einen Namen. Wählen Sie die Option Zeitpunkt und geben Sie das heutige Datum ein. Wählen Sie unter den Tabellenspalten die Optionen Bezahlter Urlaub - Kontostand (Tage) und Bezahlter Urlaub - verfallene Tage aus Übertrag. Exportieren Sie als Nächstes die Datei.

  4. Laden Sie die Datei Abwesenheitskontostand-Upload wie zuvor herunter, und führen Sie diesmal zwei Importe durch:
    ▶︎ Erster Import: Jahresanspruch festlegen. Geben Sie die Zahlen für Bezahlter Urlaub - Kontostand (Tage) in der Spalte Kontostand ein und setzen Sie das Datum des Kontostands auf das aktuelle.
    ▶︎ Zweiter Import: Übertragstage definieren. Geben Sie die Zahlen für Bezahlter Urlaub - verfallene Tage aus Übertrag in die Spalte Kontostand ein. Setzen Sie das Datum des Kontostands auf das Ende des Vorjahrs.

  5. Führen Sie zwei Importe durch in den gleichen Schritten wie zuvor.
  6. Weisen Sie das neue Kontingent allen Mitarbeitern zu, die von der Änderung betroffen sind.
  7. Navigieren Sie in die Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte > Abwesenheiten und übertragen Sie die Zugriffsberechtigungen von der alten Abwesenheitsart auf die neue, indem Sie den Zugriff auf die alte Abwesenheitsart entfernen. So können Mitarbeiter diese nicht mehr sehen oder beantragen, die historischen Daten bleiben aber erhalten und damit nachvollziehbar.

    Hinweis:
    Löschen Sie die alte Abwesenheitsart nicht! Wird sie gelöscht, dann verlieren Sie die historischen Daten.

    Um die alte Abwesenheitsart stillzulegen, können sie optional eine Kontingent erstellen, das null Tage pro Jahr bildet und dieses allen betroffenen Mitarbeitern ab dem Zeitpunkt der nächsten Kontingentbildung zuweisen.

  8. Legen Sie einen Genehmigungsprozess für die neue Abwesenheitsart fest.

Wenn Sie den Urlaubsanspruch nur für einen Mitarbeiter anpassen müssen, sollten Sie die gewünschte Anpassung eventuell manuell vornehmen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur manuellen Anpassung von Abwesenheitskontoständen. 

Sollten Sie danach noch Fragen haben, gehen Sie zum Bereich Antworten finden; diesen erreichen Sie in Personio über Hilfe > Support und Updates > Antworten finden.