In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Übertragsgrenze oder das Auslaufdatum des Übertrags für Ihre Mitarbeitenden ändern. Sie können eine bereits Mitarbeitenden zugewiesene Abwesenheitsrichtlinie nicht bearbeiten. Sie müssen daher Folgendes tun:

1. Duplizieren Sie die vorhandene zugewiesene Abwesenheitsrichtlinie.
2. Übertragseinstellungen der neuen Abwesenheitsrichtlinie bearbeiten. 
3. Mitarbeitenden die neue Abwesenheitsrichtlinie zuweisen.

Bevor Sie beginnen

Berechtigungen

Um die Anweisungen in diesem Artikel befolgen zu können, benötigen Sie die folgenden Berechtigungen: 

• Abwesenheits-/Kontostandshistorie > Bearbeiten
• Account-Konfiguration > Abwesenheit 

Anwendungsfälle

Beim Bearbeiten einer Abwesenheitsrichtlinie legen Sie fest, ab wann die Richtlinie in Kraft tritt. Überprüfen Sie die Auswirkungen, die das Datum einer Richtlinienänderung auf den Übertrag hat.

Es ist nun möglich, Abwesenheitsrichtlinien für bestimmte Daten zuzuweisen, einschließlich Daten des Vorjahres. Das bedeutet, dass Sie auch die Übertrageinstellungen des Vorjahres ändern können. Um den Übertrag aus Jahren vor dem Vorjahr zu ändern, passen Sie den Übertrag stattdessen manuell an. Sehen Sie sich die folgenden Fälle an.

Anwendungsfall 1: Übertraganspruch aus dem laufenden Jahr oder Vorjahr ändern

Um den Übertraganspruch eines Mitarbeitenden aus dem laufenden Jahr oder Vorjahr zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus. Das Gleiche gilt, wenn Sie das Ablaufdatum des Übertrags ändern möchten.

1. Duplizieren Sie die vorhandene Abwesenheitsrichtlinie.
2. Bearbeiten Sie die Übertrageinstellungen der neuen Abwesenheitsrichtlinie.

• Beim Zuweisen der neuen Richtlinie an Mitarbeitende, unter Gültig ab:
  ▶︎ Wählen Sie Spezifisches Datum, wenn Sie den Übertrag aus dem Vorjahr anpassen möchten. Sie können es auf den Beginn des vorangegangenen Kontingentjahres zurückdatieren.
  ▶︎ Wählen Sie Beginn der aktuellen Kontingentbildung, wenn Sie den Übertrag aus dem aktuellen Jahr anpassen möchten.

Anwendungsfall 2: Übertraganspruch aus Jahren vor dem Vorjahr ändern

Sie können den Übertraganspruch eines Mitarbeitenden für Jahre vor dem Vorjahr rückwirkend ändern. Führen Sie diese Schritte aus, um den Kontostand eines Mitarbeitenden manuell anzupassen. Das Gleiche gilt, wenn Sie das Ablaufdatum des Übertrags ändern möchten.

Rückwirkende Änderungen über die Richtlinieneinstellungen sind ab Beginn des vorangegangenen Urlaubsjahres möglich.

Duplizieren Sie die vorhandene Abwesenheitsrichtlinie

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Abwesenheit.
3. Wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart aus.
4. Scrollen Sie nach unten zur entsprechenden Abwesenheitsrichtlinie.
5. Klicken Sie auf die Abwesenheitsrichtlinie und anschließend auf die drei Punkte > Kopie erstellen.
6. Klicken Sie im Pop-up-Fenster zur Bestätigung auf Kopie erstellen.

Übertragseinstellungen der neuen Abwesenheitsrichtlinie bearbeiten

Nach der Duplizierung ist die neue Abwesenheitsrichtlinie bereits ausgewählt.

1. Klicken Sie auf die drei Punkte > Bearbeiten.
2. Klicken Sie auf Weiter, bis Sie zum Abschnitt Übertrag gelangen.
3. Bearbeiten Sie die Einstellungen nach Bedarf.
4. Klicken Sie auf Weiter, bis Sie die Option zum Aktualisieren der Richtlinie sehen.

Mitarbeitenden die neue Abwesenheitsrichtlinie zuweisen

1. Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste.
2. Optional: Wenden Sie Filter an, um die Auswahl einzugrenzen.
3. Aktivieren Sie die Checkbox links neben den Namen der entsprechenden Mitarbeitenden.
4. Klicken Sie auf Zeitrichtlinien bearbeiten > Abwesenheitsrichtlinie ändern.
5. Wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart und die neue Richtlinie aus.
6. Wählen Sie das Datum für die Änderung der Abwesenheitsrichtlinie. Beachten Sie dabei die in der folgenden Tabelle aufgeführten Auswirkungen.
7. Bestätigen Sie die Änderung der Richtlinie.

Auswirkungen des Datums der Richtlinienänderung

Die folgende Tabelle zeigt, wann die neuen Übertragregeln für jede Option für „Gültig ab“ in Kraft treten. Jede hat einen eigenen Zeitplan, überprüfen Sie daher die Zeile für das genaue Jahr.

Übertragszenarien

Betrachten Sie die folgenden Übertragszenarien:

• Szenario 1: Sie weisen innerhalb eines Jahres zwei Richtlinien mit unterschiedlichen Übertragregeln zu, die beide dasselbe Kontingentjahr haben. In diesem Fall gelten die Einstellungen der in diesem Jahr zuletzt zugewiesenen Richtlinie für den verbleibenden Anspruch dieses Jahres. Das System wendet am Ende des Anspruchsintervalls immer die Übertragregeln der zugewiesenen Richtlinie an.
• Szenario 2: Wenn Sie die Richtlinien mit zwei unterschiedlichen Kontingentjahren eingerichtet haben, gelten die Übertragregeln der Richtlinien jeweils für deren eigenes Anspruchsintervall. Zum Beispiel: Sie weisen einem Mitarbeitenden Richtlinie A mit einem Kontingentjahr zu, das am 15.04. beginnt. Am 01.07. weisen Sie dem Mitarbeitenden Richtlinie B mit einem Kontingentjahr zu, das am 01.01. beginnt. In diesem Beispiel überträgt das System den Anspruch aus dem Zeitraum von Richtlinie A am 01.07. (anstelle des ursprünglichen Datums 14.04.).

Übertrag von Mitarbeitenden manuell anpassen

Um Übertragtage zum Kontostand des Mitarbeitenden für das laufende Jahr hinzuzufügen oder daraus zu entfernen oder das Auslaufdatum des Übertrags zu verlängern, müssen Sie dies über eine Anpassung des Kontostands tun.

Sie können manuelle Kontostandsanpassungen für die Zukunft verhindern, indem Sie die entsprechende Abwesenheitsrichtlinie vor dem Ende des vorherigen Urlaubsjahres bearbeiten, wie zu Beginn dieses Artikels beschrieben.

Übertragstage hinzufügen

Um zusätzliche Tage zum Übertrag einer mitarbeitenden Person hinzuzufügen, nehmen Sie eine Anpassung des Auslaufdatums vor. Stellen Sie dabei Folgendes sicher:

• Legen Sie die Anzahl der Tage fest, die Sie dem Kontostand hinzufügen möchten.
• Wählen Sie als Anpassungsdatum den ersten Tag des Urlaubsjahres.
• Wählen Sie das Auslaufdatum, bis zu dem die mitarbeitende Person den Übertrag nutzen muss.

Sie können dies auch massenweise für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig tun.

Übertragstage entfernen

Um Tage aus dem Übertrag einer mitarbeitenden Person zu entfernen, nehmen Sie eine absolute Anpassung vor. Stellen Sie dabei Folgendes sicher:

• Legen Sie die Anzahl der Tage fest, die der Übertrag der mitarbeitenden Person beinhalten soll.
• Wählen Sie als Anpassungsdatum den letzten Tag des Urlaubsjahres.

Dadurch werden der Abwesenheitskontostand und seine Historie vollständig überschrieben und der Kontostand auf den von Ihnen gewählten Wert gesetzt. Sie können dies auch massenweise für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig tun.

Auslaufdatum des Übertrags verlängern

Um das Auslaufdatum des bestehenden Übertrags zu verlängern, gehen Sie wie folgt vor. Sie müssen dies so nah wie möglich am Auslaufdatum tun, um Genauigkeit zu gewährleisten und einen gestaffelten Anspruch zu vermeiden.

1. Notieren Sie, wie viele Übertragstage die mitarbeitende Person noch hat:
   • Gehen Sie zum Mitarbeitendenprofil > Abwesenheit.
   • Klicken Sie rechts auf der Seite auf die entsprechende Abwesenheitsart.
     Erweitern Sie den Abschnitt Läuft ab, um zu sehen, wie viele Tage ablaufen.
2. Passen Sie das Auslaufdatum an. Stellen Sie dabei Folgendes sicher:
   • Fügen Sie genau die Anzahl an Tagen hinzu, die die mitarbeitende Person noch verfügbar hat.
   • Wählen Sie als Anpassungsdatum den Tag nach dem ursprünglichen Auslaufdatum des Übertrags.
   • Wählen Sie das neue Auslaufdatum, bis zu dem die mitarbeitende Person den Übertrag nutzen muss.