Übertragseinstellungen für Abwesenheiten bearbeiten – Personio

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Übertragsanspruch oder das Ablaufdatum des Übertrag für Ihre Mitarbeitenden ändern können. Er deckt folgende Anwendungsfälle ab:

Übertragsanspruch aus dem laufenden oder vorangegangenen Anspruchsjahr ändern
Übertragsanspruch aus Anspruchsjahren vor dem Vorjahr ändern

Sie können diese Änderungen entweder für alle Mitarbeitenden in jeder vorliegenden Abwesenheitsrichtlinie oder für einzelne Mitarbeitende vornehmen. Dieser Artikel erläutert auch, wie der Übertrag funktioniert, wenn ein Mitarbeiter die Richtlinie wechselt.

Bevor Sie beginnen

Berechtigungen

Um die Anweisungen in diesem Artikel befolgen zu können, benötigen Sie die folgenden Berechtigungen:

Übertragsanspruch aus dem aktuellen oder vorangegangenen Anspruchsjahr ändern

Für alle Mitarbeitenden, die derselben Richtlinie unterliegen

Für diesen Anwendungsfall können Sie die Übertragseinstellungen der vorhandenen Abwesenheitsrichtlinie bearbeiten. Die Änderungen gelten für alle Mitarbeitenden, die derzeit dieser Richtlinie zugewiesen sind. Der Ablauf ist derselbe, unabhängig davon, ob Sie den Übertragsanspruch oder das Ablaufdatum des Übertrag ändern möchten.

Befolgen Sie diese Schritte:

Bearbeiten Sie die vorhandene Abwesenheitsrichtlinie.
Gehen Sie im Schritt Anspruch zum Abschnitt Übertrag.
Bearbeiten Sie die Übertragseinstellungen nach Bedarf.
Legen Sie das Wirksamkeitsdatum fest. Um die richtige Option auszuwählen, beziehen Sie sich auf die untenstehende Tabelle.

Das System berechnet den Übertrag der Mitarbeitenden automatisch neu. Das spiegelt sich auch in ihrer Kontostandsübersicht wider.

Für einzelne Mitarbeitende

Für diesen Anwendungsfall müssen Sie die vorhandene Abwesenheitsrichtlinie kopieren und die Übertragseinstellungen der Kopie bearbeiten. Diese Methode ist dann anzuwenden, wenn nur einige Mitarbeitende andere Übertragseinstellungen benötigen als die übrigen in der Richtlinie. Dies kann einen oder mehrere Mitarbeitende betreffen. Der Ablauf ist derselbe, unabhängig davon, ob Sie den Übertragsanspruch oder das Ablaufdatum des Übertrag ändern möchten.

Falls die Mitarbeitenden unterschiedlichen Abwesenheitsrichtlinien zugewiesen sind, wiederholen Sie diese Schritte für jede Richtlinie.

Befolgen Sie diese Schritte:

Kopieren Sie die vorhandene Abwesenheitsrichtlinie, die dem/den Mitarbeitenden aktuell zugewiesen ist.
Rufen Sie die kopierte Richtlinie auf, und klicken Sie auf die drei Punkte, um sie zu bearbeiten.
Bearbeiten Sie die Übertragseinstellungen der kopierten Richtlinie nach Bedarf.
Stellen Sie den/die Mitarbeitenden auf die kopierte Richtlinie um. Das von Ihnen gewählte Wirksamkeitsdatum hat Auswirkungen auf den Übertrag. Siehe Tabelle unten.

Richtige Option für das Wirksamkeitsdatum auswählen

Das von Ihnen gewählte Wirksamkeitsdatum bestimmt, auf welches Anspruchsjahr die neuen Übertragseinstellungen angewendet werden. Die Optionen haben unterschiedliche Namen, je nachdem, wo Sie sie festlegen: beim Bearbeiten einer Richtlinie und beim Umstellen einer Person auf eine andere Richtlinie. Die folgende Tabelle zeigt die Optionen, die Sie am häufigsten für Übertragsänderungen benötigen.

Gewünschte Änderung	Optionen beim Bearbeiten einer Richtlinie	Option beim Umstellen einer Person auf eine andere Richtlinie	Auswirkung auf den Übertrag
Übertrag aus dem vorangegangenen Anspruchsjahr	Verwenden Sie die Datumsauswahl, um den Beginn des vorangegangenen Anspruchsjahres auszuwählen.	Individuelles Datum, anschließend wählen Sie den Beginn des vorangegangenen Anspruchsjahres.	Dadurch ändert sich der Übertrag, der vom vorangegangenen Abrechnungsjahr in das aktuelle Jahr verschoben wurde. Wenn beispielsweise heute der 1. Oktober 2026 ist und Ihr Anspruchsjahr am 1. Januar beginnt, wählen Sie den 1. Januar 2025.
Übertrag, der vom aktuellen Anspruchsjahr ins nächste Jahr verschoben wird	Aktuelles Anspruchsintervall	Beginn des aktuellen Anspruchszeitraums	Die neuen Richtlinieneinstellungen treten am ersten Tag des aktuellen Anspruchsjahres in Kraft. Die neuen Übertragsregeln gelten jedoch für den Übertrag zum Ende dieses Jahres. Sie ändern nicht den Übertrag, den Mitarbeitende bereits zu Beginn des Jahres erhalten haben. Wenn heute beispielsweise der 1. Oktober 2026 ist, gelten die neuen Regeln für die Tage, die vom Jahr 2026 ins Jahr 2027 übertragen werden. Die aus dem Jahr 2025 in das Jahr 2026 übertragenen Tage ändern sich dadurch nicht.

Die meisten Übertragsänderungen betreffen das laufende Jahr oder das Vorjahr. Wenn Sie stattdessen den Übertrag für zukünftige Jahre ändern möchten, wählen Sie Folgendes:

Nächstes Anspruchsintervall (beim Bearbeiten einer Richtlinie) oder
Nächste Anspruchszeiträume (beim Umstellen eines Mitarbeiters auf eine andere Richtlinie)

Die neuen Regeln gelten ab Beginn des nächsten Anspruchsjahres. Wenn heute beispielsweise der 1. Oktober 2026 ist, gelten sie ab dem 1. Januar 2027 und betreffen den Übertrag von 2027 ins Jahr 2028.

Folgende Optionen stehen ebenfalls zur Verfügung, wir empfehlen sie jedoch nicht für Übertragsänderungen:

Heute: Wählen Sie diese Option nur, wenn heute der erste Tag des Anspruchsjahres ist. Andernfalls ändert sich dadurch die Art und Weise, wie das System Anspruch anteilig berechnet. Dies kann dazu führen, dass Sie innerhalb eines einzigen Anspruchsjahres mehrere unterschiedliche Übertragseinstellungen haben.
Andere individuelle Daten: Die Auswahl eines Datums, das nicht der Beginn eines Anspruchsjahres ist, hat dieselben Auswirkungen wie die Auswahl von Heute und kann sich auch auf die Anspruchsberechnung und -rundung auswirken.
Anstelldatum (nur verfügbar, wenn ein Mitarbeiter auf eine andere Richtlinie umgestellt wird): Dies führt zu einer unwiderruflichen Änderung des Kontostands des Mitarbeiters für seine gesamte Historie.

Übertragsanspruch aus Anspruchsjahren vor dem Vorjahr ändern

Änderungen der Richtlinie können nur auf den Beginn des vorangegangenen Anspruchsjahres zurückdatiert werden (wie im obigen Abschnitt beschrieben). Um den Übertrag aus früheren Jahren zu ändern, müssen Sie ihn manuell anpassen. Sie können dies für einen einzelnen Mitarbeiter oder für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig tun. Dasselbe gilt, wenn Sie das Ablaufdatum des Übertrags für diese Jahre ändern möchten.

Übertragstage hinzufügen

Um zusätzliche Tage zum Übertrag einer mitarbeitenden Person hinzuzufügen, nehmen Sie eine Anpassung des Auslaufdatums vor. Stellen Sie dabei Folgendes sicher:

Legen Sie die Anzahl der Tage fest, die Sie dem Kontostand hinzufügen möchten.
Wählen Sie als Anpassungsdatum den ersten Tag des Anspruchsjahres.
Wählen Sie das Auslaufdatum, bis zu dem die mitarbeitende Person den Übertrag nutzen muss.

Sie können dies auch gesammelt für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig tun.

Übertragstage entfernen

Um Tage aus dem Übertrag eines Mitarbeiters zu entfernen, nehmen Sie eine absolute Anpassung vor. Stellen Sie dabei Folgendes sicher:

Legen Sie die Anzahl der Tage fest, die der Übertrag des Mitarbeiters beinhalten soll.
Wählen Sie als Anpassungsdatum den letzten Tag des vorangegangenen Anspruchsjahres.

Dadurch werden der Abwesenheitskontostand und seine Historie vollständig überschrieben und der Kontostand auf den von Ihnen gewählten Wert gesetzt. Sie können dies auch gesammelt für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig tun.

Auslaufdatum des Übertrags verlängern

Um das Auslaufdatum des bestehenden Übertrags zu verlängern, gehen Sie wie folgt vor. Warten Sie bis kurz vor dem Ablaufdatum, wenn klar ist, wie viele Tage ablaufen werden. Andernfalls könnten Mitarbeitende am Ende zusätzliche Tage haben.

Notieren Sie, wie viele Übertragstage die mitarbeitende Person noch hat:
- Gehen Sie zum Mitarbeitendenprofil > Abwesenheit.
- Klicken Sie rechts auf der Seite auf die entsprechende Abwesenheitsart.
- Im Reiter Kontostand können Sie ablesen, wie viele Tage ablaufen.
Passen Sie das Auslaufdatum an. Stellen Sie dabei Folgendes sicher:
- Fügen Sie genau die Anzahl an Tagen hinzu, die die mitarbeitende Person noch verfügbar hat.
- Wählen Sie als Anpassungsdatum den Tag nach dem ursprünglichen Auslaufdatum des Übertrags.
- Wählen Sie das neue Auslaufdatum, bis zu dem die mitarbeitende Person den Übertrag nutzen muss.

Verstehen, wie der Übertrag beim Wechsel zwischen Richtlinien funktioniert

Es ist möglich, einen Mitarbeiter während eines laufenden Anspruchsjahres auf eine andere Abwesenheitsrichtlinie umzustellen. Ebenso können Sie eine Richtlinie bearbeiten. In diesem Fall gilt für den Mitarbeiter ab dem Wirksamkeitsdatum die neueste Richtliniendefinition.

Folgende Punkte hängen davon ab, ob die Richtlinien dasselbe Anspruchsjahr haben:

Welche Übertragsregeln gelten
Wann das System den Anspruch überträgt

Die folgenden Szenarien erläutern, was in den jeweiligen Situationen geschieht.

Szenario 1: Richtlinien mit demselben Anspruchsjahr

Sie weisen zwei Abwesenheitsrichtlinien innerhalb desselben Anspruchsjahres zu, und deren Übertragsregeln unterscheiden sich. In diesem Fall gelten die Einstellungen der in diesem Jahr zuletzt zugewiesenen Richtlinie für den verbleibenden Anspruch dieses Jahres. Das System wendet am Ende des Anspruchsjahres die Übertragregeln der zugewiesenen Richtlinie an. Dasselbe gilt, wenn Sie die Übertragseinstellungen einer Richtlinie bearbeiten.

Beispiel:

Sie weisen einem Mitarbeiter Richtlinie A zu. Das Anspruchsjahr läuft vom 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2026. Die Übertragsregeln erlauben eine Übertragung von bis zu 5 Tagen.
Am 1. Juli 2026 stellen Sie den Mitarbeiter auf Richtlinie B um. Diese hat dasselbe Anspruchsjahr, vom 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2026, aber ihre Übertragsregeln erlauben einen Übertrag von bis zu 10 Tagen.

In diesem Fall:

Ab dem 1. Juli 2026 gilt Richtlinie B für den verbleibenden Anspruch des Mitarbeiters für das Jahr 2026.
Am Ende des Anspruchsjahres, also am 31. Dezember 2026, wendet das System die Übertragsregeln von Richtlinie B an. Die Übertragsregeln von Richtlinie A gelten nicht mehr.

Um Ihre Übertragseinstellungen einfach zu halten, empfehlen wir, wenn möglich, das Wirksamkeitsdatum auf den Beginn des Anspruchsjahres festzulegen.

Szenario 2: Richtlinien mit unterschiedlichen Anspruchsjahren

Sie weisen zwei Abwesenheitsrichtlinien mit unterschiedlichen Anspruchsjahren zu. In diesem Fall gelten die Übertragsregeln der jeweiligen Richtlinie für das entsprechende Anspruchsintervall. Das System überträgt den Anspruch aus der ersten Richtlinie automatisch, sobald die zweite Richtlinie in Kraft tritt.