Abwesenheiten in Personio beantragen und genehmigen – Personio

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in Personio eine Abwesenheit beantragen und wie Mitarbeitende, die als genehmigende Personen festgelegt sind, Abwesenheitsanträge anderer Mitarbeitender genehmigen können.

Ihr persönlicher (Abwesenheits)kalender

Loggen Sie sich zunächst in Ihr Personio-Konto ein. Dies geschieht am besten über den Google Chrome-Browser. So können Sie Ihre Abwesenheiten bei Bedarf von zu Hause aus eingeben und anpassen.

Um eine Abwesenheit zu beantragen, klicken Sie auf den Bereich Abwesenheiten auf Ihrem Dashboard. Damit gelangen Sie zum Abwesenheitsreiter Ihres persönlichen Mitarbeiterprofils. Links sehen Sie Ihren Abwesenheitskalender, im Bereich Abwesenheitsarten rechts erscheinen alle für Sie verfügbaren Abwesenheitsarten.

Klicken Sie eine Abwesenheitsart an, um die Details zu sehen. Für bestimmte Abwesenheitsarten, wie Bezahlter Urlaub, zeigt Personio Ihnen hier an, wie viele Tage Ihnen im aktuellen Jahr noch zur Verfügung stehen. Bei anderen Abwesenheitsarten wie Krankheitsfall oder Mobiles Arbeiten, die keine Begrenzung haben, sehen Sie nur die bereits genommenen Tage für das aktuelle Jahr.

Abwesenheit beantragen

Gehen Sie zu Mein Profil > Abwesenheit und klicken Sie auf den Tag im Kalender, an dem Sie eine stundenweise erfasste Abwesenheitsart beantragen möchten. Alternativ können Sie auch auf den Button Abwesenheit anfragen klicken, der sowohl im Dashboard als auch unter Mein Profil > Abwesenheit angezeigt wird.

Geben Sie die entsprechenden Informationen in das Pop-up-Fenster ein:

Welche Art Abwesenheit?

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Abwesenheitsart aus, die Sie beantragen möchten (Beispiel: „Bezahlter Urlaub“, „Mobiles Arbeiten“, „Krankheit“, „Arzttermin“).

Von – bis

Geben Sie den genauen Zeitraum ein, für welchen Sie die Abwesenheit beantragen.

Je nach Ihrem Arbeitszeitmodell und den Personio-Einstellungen Ihres Unternehmens zieht Personio automatisch Wochentage, an denen Sie nicht arbeiten, sowie Feiertage anteilig ab.

Dauer (erster Tag) / Dauer (letzter Tag)

Diese Felder werden Ihnen angezeigt, wenn Sie eine mehrtägige Abwesenheit beantragen.

Wählen Sie aus, ob der erste und der letzte Tag der Abwesenheit ein voller Tag oder ein halber Tag sind.

Ganzer Tag / Erste/ Zweite Tageshälfte

Diese Felder werden Ihnen angezeigt, wenn Sie eine Abwesenheit innerhalb eines Tages beantragen.

Wählen Sie, ob es sich bei der Abwesenheit um einen Ganzen Tag oder einen Teil des Tages handelt.

Startzeit / Endzeit

Diese Felder werden Ihnen angezeigt, wenn Sie eine Abwesenheit innerhalb eines Tages beantragen.

Geben Sie für die Abwesenheit eine Start- und eine Endzeit ein.

Dokument

Wenn dieses Feld angezeigt wird, müssen Sie einen Nachweis hochladen, um Ihre Abwesenheit zu begründen. Sie können entscheiden, ob Sie diesen bei der Beantragung der Abwesenheit hochladen oder später hinzufügen möchten – je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens.

Hinweis
Wenn Sie in Deutschland ansässig und gesetzlich oder anderweitig (jedoch nicht privat) krankenversichert sind und Ihr Unternehmen DATEV in Personio integriert hat, wird eine digitale Version des ärztlichen Attests (eAU, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) automatisch angefordert. Sie können außerdem eine Papierversion Ihres Attests hochladen.

Vertreter

Erscheint dieses Feld, benennen Sie eine Person, die Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt. Diese muss der Vertretungsperiode zustimmen, bevor Personio die Anfrage an Ihren Vorgesetzten zur Bestätigung als To-do weiterleitet.

Hinweis
Derzeit ist es für Mitarbeitende nicht möglich, eine Vertretung für stundenweise erfasste Abwesenheiten anzufordern.

Kommentar

Sie können Ihrer Anfrage einen Kommentar hinzufügen.

Klicken Sie auf Beantragen, um die Abwesenheitsanfrage zu stellen. Sie erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, auch wenn die Abwesenheit nicht genehmigt werden muss.
Wenn eine Genehmigung erforderlich ist, wird die beantragte Abwesenheit mit einer gestrichelten Linie angezeigt und in Ihrem Abwesenheitskalender mit Angefragt markiert, bis die entsprechende genehmigende Person sie bearbeitet hat.

Hinweis
Alternativ können Sie Ihre Abwesenheitsanfrage direkt über die Personio mobile-App einreichen. Derzeit sind nur tageweise erfasste Abwesenheiten in der App verfügbar.

Abwesenheit genehmigen

Sobald Mitarbeitende eine Abwesenheit beantragen, löst Personio einen Genehmigungsworkflow aus.

Wenn Sie eine genehmigende Person sind, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Abwesenheitsanfragen anderer Mitarbeitender zu genehmigen:

Wenn eine Abwesenheit beantragt wird, für die Sie eine genehmigende Person sind, erhalten Sie eine neue Aufgabe auf Ihrem Dashboard (Widgets Alle Genehmigungen und Aufgaben) sowie eine E-Mail-Benachrichtigung, falls diese Option aktiviert ist.
Navigieren Sie zu Dashboard > Meine Aufgaben, um die Anfrage zu genehmigen, oder klicken Sie ggf. einfach auf den Link in der E-Mail. Je nach Ihren Zugriffsrechten als genehmigende Person können Sie dies auch direkt unter Mitarbeiterprofil > Abwesenheit oder unter Kalender > Mitarbeiter suchen tun.
Wenn der Abwesenheitsantrag genehmigt wird, erhält der Mitarbeiter eine E-Mail, und die beantragte Abwesenheit wird in seinem Kalender durchgehend farbig angezeigt.
Wenn ein Abwesenheitsantrag abgelehnt wird, erhalten Mitarbeitende ebenfalls eine E-Mail, und die betreffende Abwesenheit wird aus dem Abwesenheitskalender gelöscht.

Hinweis
Die Nachweisbenachrichtigung wird ausgelöst, wenn die Anzahl der Abwesenheitstage die Anforderungen zum Nachweis überschreitet. Dies funktioniert unabhängig davon, ob die Abwesenheit als einzelne Tage oder als ein Zeitraum eingegeben wurde.

Abwesenheit für andere Mitarbeitende beantragen

Wenn Sie über bestimmte Berechtigungen und Zugriffsrechte verfügen, können Sie auch im Namen eines anderen Mitarbeitenden eine Abwesenheit beantragen. Sie haben hierfür zwei Möglichkeiten:

Abwesenheit direkt über das Mitarbeiterprofil von Mitarbeitenden eintragen

Wenn Sie über Vorschlags- oder Bearbeitungsrechte für den Bereich Abwesenheit des betreffenden Mitarbeitenden verfügen, können Sie die Abwesenheit direkt über das Mitarbeiterprofil des Mitarbeitenden eintragen.

In diesem Fall wird der Genehmigungsworkflow nur dann ausgelöst, wenn Sie nur über Vorschlagsrechte verfügen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Navigieren Sie zum Reiter Mitarbeiterprofil > Abwesenheit.
Klicken Sie auf Abwesenheit beantragen und befolgen Sie die Schritte aus dem Abschnitt oben (Abwesenheit beantragen).
Wenn Sie über Vorschlagsrechte verfügen, klicken Sie auf Beantragen, um den üblichen Genehmigungsworkflow auszulösen. Wenn Sie über Bearbeitungsrechte verfügen, klicken Sie auf Genehmigung überspringen, um die Abwesenheit sofort einzutragen, ohne einen Genehmigungsworkflow auszulösen.

Als anderer Mitarbeitender einloggen und die Abwesenheit in dessen Namen beantragen

Wenn Sie über Admin-Rechte verfügen, können Sie sich im Personio-Account des Mitarbeitenden einloggen und die Abwesenheit über den üblichen Prozess beantragen, so als ob Sie der Mitarbeitende selbst wären.

In diesem Fall wird der Genehmigungsworkflow ausgelöst und die genehmigende Person muss den Abwesenheitsantrag genehmigen.