Wachstum, Geschäftserweiterungen oder Zukäufe von anderen Unternehmen können Gründe dafür sein, neue Gesellschaften nachträglich in Ihren Personio-Account zu integrieren. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie neue Mitarbeitende und Prozesse am besten in Ihre Account-Einrichtung integrieren.
1. Anforderungsanalyse
Als ersten Schritt verschaffen Sie sich durch eine detaillierte Analyse der Strukturen der neuen Gesellschaft einen umfassenden Überblick über die Prozesse, auf die sie sich stützt. Als Nächstes entscheiden Sie, wie die Gesellschaft unter Berücksichtigung der vorhandenen Anforderungen des Unternehmens am besten in Personio abgebildet werden soll. Wir empfehlen Ihnen, sich dabei folgende Fragen zu stellen:
- Wird die Struktur der neuen Gesellschaft an Ihren Personio-Account angepasst?
- Oder werden Sie Ihre bestehenden Konfigurationen in Personio an die Strukturen der neuen Gesellschaft anpassen?
Diese strategische Entscheidung sollte am Anfang der Integration einer oder mehrerer neuer Gesellschaften stehen. In der folgenden Übersicht finden Sie einige Anhaltspunkte, die bei der Analyse berücksichtigt werden können und Ihre Account-Einstellungen möglicherweise beeinflussen:
| Frage | Mögliche Implikationen in Personio | |
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Mitarbeitende Person Gruppen |
Kommen neue Beschäftigungsverhältnisse hinzu? z. B. Mitarbeitende, die nach Tarif beschäftigt werden, Freischaffende, Werkstudierende oder Auszubildende |
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Abwesenheit Regeln |
Gibt es andere Urlaubsregelungen oder Urlaubsvergabekriterien? |
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2. Umsetzungsplanung
Entwickeln Sie einen Zeitplan zur Umsetzung der Integration unter Berücksichtigung der folgenden Punkte:
| Personelle Ressourcen | Planung interner Personalressourcen für die Datensammlung und -aufbereitung sowie Konfigurationen im Account |
| Abschaltung von Systemen | Gibt es in der neuen Gesellschaft weitere HRIS-Systeme, die abgelöst werden müssen? |
| Stakeholder Analyse | Welche Beteiligte müssen bei der Integration der neuen Gesellschaft einbezogen werden? |
| Zeitplanung | Vermeidung kritischer Zeitperioden, wie z. B. Jahresabschluss, Lohnabrechnung oder Urlaubszeit |
| Prozessdefinition | Neudefinition oder Eingliederung in bestehende Prozesse wie Onboarding, Einstellung, Laufende Änderungen, vorbereitende Lohnbuchhaltung, Austritt etc. |
| Mitarbeiterkommunikation | Vorbereitung einer angemessenen internen Kommunikation und begleitendem Change Management |
| Rollout | Einplanung eventuell benötigter Schulungen und Schulungsmaterialien für HR Manager, Recruiter, Führungskräfte und/ oder Mitarbeitenden |
3. Implementierung
Bevor Sie mit der Anpassung der Account-Einstellungen beginnen, die auf Basis der Anforderungsanalyse identifiziert wurden, sind einige vorbereitende Aktivitäten notwendig.
Gesellschaften aktivieren
Wenn zuvor noch keine Gesellschaften verwaltet wurden, aktivieren Sie diese in den Einstellungen für Ihren Personio Account. Klicken Sie im Abschnitt Account & Support auf Unternehmensstandardeinstellungen.
Um Mitarbeitende einer Gesellschaft zuzuweisen, bearbeiten Sie das Attribut Gesellschaft in der Personalliste mit Mehrfachauswahl, oder importieren Sie Daten aus Excel.
Neue Mitarbeitende importieren
Folgen Sie den ersten Schritten der initialen Account-Einrichtung, um neue Mitarbeitende in Ihren Personio-Account zu integrieren. Besondere Aufmerksamkeit sollten Sie dem Bereich der vorbereitenden Lohnbuchhaltung widmen, insbesondere wenn Sie zuvor noch keinerlei Gesellschaften in Ihrer vorbereitenden Lohnbuchhaltung verwaltet haben. Achten Sie darauf, dass alle Attribute, die Standardberichte oder die vorbereitende Lohnbuchhaltung beeinflussen können, datumsgenau gepflegt werden:
| Attribute | Implikationen |
| Gesellschaft | Jede mitarbeitende Person muss einer Gesellschaft zugewiesen sein, um in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung berücksichtigt zu werden. |
| Status | Nur interne Mitarbeitende sind Bestandteil der vorbereitende Lohnbuchhaltung. |
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Abrechnungsgruppe (sofern erforderlich) |
Je Abrechnungsgruppe können verschiedene Abrechnungszeiträume definiert werden. |
Hinweis:
Historische Daten müssen möglicherweise aktualisiert werden. Dies kann über die Mitarbeitendenhistorie erfolgen.
4. Kommunikation und Rollout
Die Integration komplett neuer Gesellschaften und Mitarbeitenden bedeutet einen erneuten (Teil-)Rollout von Personio. Nutzen Sie unsere Tipps und Ressourcen, um die Maßnahmen zu erleichtern, die Sie intern zur Unterstützung dieses Veränderungsprozesses durchführen. Diese entsprechen denen des ersten Rollouts von Personio.