Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Personio Software Ihren Mitarbeitenden vorstellen. Dort finden Sie Vorschläge, um Folgendes zu tun:

• Helfen Sie Mitarbeitenden, sich mit Personio vertraut zu machen.
• Geben Sie Mitarbeitenden die Möglichkeit, wichtige Funktionen zu nutzen. 
• Unterstützen Sie Mitarbeitende beim Einloggen.

Wenn Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit Personio sicher sind, können Sie das Produkt bestmöglich nutzen.
 

Bevor Sie beginnen

• Voraussetzungen: Falls Sie es noch nicht getan haben, schließen Sie das Einrichten des Personio Kontos Ihres Unternehmens ab. Dazu gehören das Hinzufügen von Mitarbeitenden- und Vergütungsdaten, das Einrichten von Abwesenheitsrichtlinien und das Konfigurieren anderer wichtiger Unternehmensinformationen. Sie können in einer späteren Phase weitere Apps und Funktionen hinzufügen.
• Berechtigungen: Für die meisten in diesem Artikel beschriebenen Aufgaben benötigen Sie eine Admin-Rolle. Andere Mitarbeitende können ebenfalls unterstützend tätig werden, abhängig von ihren Berechtigungen.
• Weitere Ressourcen: Absolvieren Sie den Lernpfad Personio in Deinem Unternehmen starten aus unserer Personio Voyager Academy. Dieser Kurs ergänzt die Informationen in diesem Artikel.

Auf die Einführung vorbereiten

Sie können sich auf die Einführung durch die im Folgenden beschriebenen Maßnahmen vorbereiten.

Daten überprüfen

Bevor Sie Mitarbeitende einladen, stellen Sie sicher, dass alle Informationen in Personio korrekt und vollständig sind. Überprüfen Sie zum Beispiel, ob jedes Mitarbeitendenprofil die korrekten Informationen enthält, einschließlich einer gültigen E-Mail Adresse. Personio blockiert nicht vorhandene E-Mail-Adressen, wodurch die E-Mail-Zustellung verhindert wird.

Es ist wichtig, alle relevanten Informationen korrekt auszufüllen, da sie für andere Prozesse in Personio gebraucht werden. Zum Beispiel könnte sich das Eingeben eines falschen Anstelldatums auf den Abwesenheitsanspruch auswirken.
 

Wichtige Prozesse mit einer Pilotgruppe testen

Bevor Sie Personio für alle Mitarbeitenden einführen, empfehlen wir, es einer Pilotgruppe vorzustellen. Mit der Pilotgruppe können Sie wichtige HR-Workflow wie Abwesenheitsanfragen testen. So können Sie potenzielle Probleme vor der breiteren Einführung erkennen und beheben. 

Wenn Sie Personio an vielen Standorten oder für viele Gesellschaften verwenden, könnten Sie mit einem Standort oder einer Gesellschaft beginnen. Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitenden und Führungskräften. Passen Sie die Einstellungen nach Bedarf an, bevor Sie Ihre gesamte Belegschaft zu Personio einladen.

Konfigurationen überprüfen

Vergewissern Sie sich, dass Berechtigungen, Genehmigungs-Workflows und Integrationen wie vorgesehen funktionieren.

Als Admin können Sie sich als beliebiger Mitarbeiter bei Personio einloggen. Auf diese Weise können Sie die von Ihnen konfigurierten Berechtigungen überprüfen. Klicken Sie im gewünschten Mitarbeitendenprofil rechts oben auf dem Bildschirm auf Als dieser Mitarbeiter einloggen.

Supportanforderungen planen

Erstellen Sie einen Plan, um Mitarbeitende bei anfänglichen Fragen zu unterstützen.
 

Mitarbeitende zu Personio einladen

Wenn Sie bereit sind, mit der Einführung zu beginnen, laden Sie Mitarbeitende ein, Personio beizutreten. Sie können sie einzeln oder gesammelt einladen. Anschließend müssen sie auf den Registrierungslink in der Einladungs-E-Mail klicken, um ein Passwort zu erstellen und sich einzuloggen.

Sie und Ihre Mitarbeitenden müssen diesen Prozess abschließen, damit sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. Dies gilt auch, wenn Sie ihre Profile bereits erstellt haben.

Mitarbeitende im Umgang mit Personio schulen

Erstellen Sie einen Plan zum Schulen Ihrer Mitarbeitenden im Umgang mit Personio. Sie können diese Schulungen auf verschiedene Mitarbeitendengruppen zuschneiden. Schulungsressourcen finden Sie in unserer Academy-Schulung Personio in Deinem Unternehmen starten.

Mitarbeitende ohne Schreibtisch

Für Teams, die nicht täglich Computer nutzen, könntest du eine Präsenz-Demo organisieren. Zeigen Sie den Mitarbeitern, wie sie sich einloggen, ihre persönlichen Daten aktualisieren und Abwesenheit beantragen können. Ermutigen Sie sie, die mobile Personio App zu nutzen. Das ist besonders hilfreich für Personen ohne regelmäßigen Computerzugang. Sie können auch wichtige Ressourcen ausdrucken, zum Beispiel die Beispielpräsentation für Schulungszwecke aus unsererAcademy-Schulung.

Mitarbeitende mit Schreibtisch

Für Mitarbeitende mit Schreibtisch können Sie digitale Ressourcen freigeben. Weisen Sie sie auf unseren Artikel Einloggen und Personio erkunden hin. Dort finden sie Informationen zur Aktivierung ihres Accounts, zur Individualisierung und zu wichtigen Funktionen. 

Es ist wichtig, auf unterschiedliche Personengruppen abgestimmte Schulungen anzubieten. Zum Beispiel benötigen alle Mitarbeitenden Schulungen zu Abwesenheitsanfragen. Zusätzlich benötigen Mitarbeitende wie Führungskräfte Schulungen zu Genehmigungen und grundlegenden Berichten.
 

Mitarbeitende zur Nutzung von Personio ermutigen

Hinweis:
Wenn Mitarbeitende im Rahmen dieses Prozesses Abwesenheit beantragen, vergewissern Sie sich, dass diese Anfragen in Personio nicht bereits existieren. Möglicherweise haben Sie vorhandene Abwesenheitsanfragen bereits während der Implementierung importiert. Das Gleiche gilt für die Zeiterfassung.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Mitarbeitende dazu ermutigen können, Personio zu nutzen:

• Personio Inbox erkunden: Präsentieren Sie die Inbox als den Ort, an dem Mitarbeitende Benachrichtigungen und Aufgaben finden können.
• Abwesenheit beantragen: Das ist für Mitarbeitende eine der wichtigsten Funktionen. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, wie das Beantragen von Abwesenheit funktioniert. Sie können auch unsere mobile App nutzen.
• Arbeitszeiten erfassen: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen routinemäßig Zeit erfassen, zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, wie das geht. Sie können ihre Arbeitszeiten in Echtzeit erfassen oder später einen Zeiteintrag hinzufügen. 

Ermutigen Sie die Mitarbeitenden, Probleme, Verwirrung oder Feedback sofort anzusprechen. Sie können Ihre Mitarbeitenden für weitere Informationen auch auf unsere zielgerichteten Helpcenter-Ressourcen hinweisen.
 

Mitarbeitende unterstützen, die sich noch nicht eingeloggt haben

Es kann hilfreich sein zu überprüfen, welche Mitarbeitenden sich noch nicht bei Personio eingeloggt haben. So können Sie diejenigen identifizieren, die möglicherweise Unterstützung benötigen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste.
2. Zeigen Sie im Reiter Spalten das Attribut Einladungsstatus an.
3. Filtern Sie nach dem Status Eingeladen, um Mitarbeitende anzuzeigen, die die E-Mail erhalten haben.
4. Um zu sehen, welche dieser Mitarbeitenden sich bereits eingeloggt haben, fügen Sie den Filter Beigetreten hinzu.

Wenn sie sich aus technischen Gründen noch nicht eingeloggt haben, können Sie Folgendes tun:

• Beheben Sie Probleme mit Einladungs-E-Mails.
• Bitten Sie sie Probleme beim Login zu beheben.
• Bitten Sie sie, ihr Passwort zurückzusetzen, oder setzen Sie ihr Passwort für sie zurück.

Es kann auch hilfreich sein, die Produktnutzung zu überwachen. Die Nutzung lässt sich gut anhand der Abwesenheitsanfragen messen. Das liegt daran, dass alle Mitarbeitenden diese Funktion nutzen müssen. Abhängig von Ihrem jeweiligen Bedarf gibt es verschiedene Möglichkeiten, Abwesenheitsanfragen anzuzeigen:

• Gehen Sie zu Ab- und Anwesenheit > Team-Kalender, um die Abwesenheit der Mitarbeitenden im Überblick anzuzeigen. Verwenden Sie die Filter und Individualisierungsoptionen, um bestimmte Abwesenheitsarten oder Personengruppen anzuzeigen.
• Gehen Sie zu Automatisierungen > Offene Genehmigungsanfragen, um offene Abwesenheitsanfragen anzuzeigen. 
• Verwenden Sie die Vorlage Abwesenheitszeiträume, um einen detaillierte Bericht über geplante Abwesenheiten der Mitarbeitenden zu erstellen.