Wachstum, Geschäftserweiterungen oder Zukäufe von anderen Unternehmen können Gründe dafür sein, neue Gesellschaften nachträglich in Ihren Personio-Account zu integrieren. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie neue Mitarbeitende und Prozesse am besten in Ihre Account-Einrichtung integrieren.
1. Anforderungsanalyse
Im ersten Schritt sollten Sie die Strukturen der neuen Gesellschaft im Detail analysieren, um sich ein ganzheitliches Bild der dort verankerten Prozesse zu verschaffen. Anschließend entscheiden Sie, wie Sie die Gesellschaft auf der Basis der bestehenden organisatorischen Anforderungen am besten in Personio übertragen. Dabei sollten Sie sich die folgende Frage stellen:
- Wird die Struktur der neuen Gesellschaft an Ihren Personio-Account angepasst?
- Oder werden Sie Ihre bestehenden Konfigurationen in Personio an die Strukturen der neuen Gesellschaft anpassen?
Diese strategische Entscheidung sollte am Anfang der Integration einer oder mehrerer neuer Gesellschaften stehen. In der folgenden Übersicht finden Sie einige Anhaltspunkte, die bei der Analyse berücksichtigt werden können und Ihre Account-Einstellungen möglicherweise beeinflussen:
| Frage | Mögliche Implikationen in Personio | |
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Mitarbeitende- |
Kommen neue Anstellungsverhältnisse hinzu? z. B. Tarifmitarbeiter, Freelancer, Werkstudenten oder Auszubildende |
|
| Abwesenheits- regelungen |
Gibt es andere Urlaubsregelungen |
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| usw. |
2. Umsetzungsplanung
Entwickeln Sie einen Zeitplan zur Umsetzung der Integration unter Berücksichtigung der folgenden Punkte:
| Personelle Ressourcen | Planung interner Personalressourcen für die Datensammlung und -aufbereitung sowie Konfigurationen im Account |
| Ablösung von Systemen | Gibt es in der neuen Gesellschaft weitere HRIS-Systeme, die abgelöst werden müssen? |
| Stakeholder Analyse | Welche Stakeholder müssen bei der Integration der neuen Gesellschaft einbezogen werden? |
| Zeitplanung | Vermeidung kritischer Zeitperioden, wie z. B. Jahresabschluss, Lohnabrechnung oder Urlaubszeit |
| Prozessdefinition | Neudefinition oder Eingliederung in bestehende Prozesse wie Onboarding, Einstellung, Laufende Änderungen, vorbereitende Lohnbuchhaltung, Austritt etc. |
| Mitarbeiterkommunikation | Vorbereitung einer angemessenen internen Kommunikation und begleitendem Change Management |
| Rollout | Einplanung eventuell benötigter Schulungen und Schulungsmaterialien für HR Manager, Recruiter, Führungskräfte und/ oder Mitarbeitenden |
3. Durchführung
Bevor Sie mit der Anpassung der Account-Einstellungen beginnen, die auf Basis der Anforderungsanalyse identifiziert wurden, sind einige vorbereitende Aktivitäten notwendig.
Gesellschaften aktivieren
Wenn zuvor noch keine Gesellschaften verwaltet wurden, aktivieren Sie diese über Einstellungen > Unternehmen für Ihren Personio-Account.
Um Mitarbeitende einer Gesellschaft zuzuweisen, bearbeiten Sie das Attribut Gesellschaft in der Mitarbeitendenliste mit Mehrfachauswahl oder importieren Sie Daten aus Excel.
Neue Mitarbeitende importieren
Folgen Sie den ersten Schritten der initialen Account-Einrichtung, um neue Mitarbeitende in Ihren Personio-Account zu integrieren. Besondere Aufmerksamkeit sollten Sie dem Bereich der vorbereitende Lohnbuchhaltung widmen, insbesondere wenn Sie zuvor noch keinerlei Gesellschaften in Ihrer vorbereitenden Lohnbuchhaltung verwaltet haben. Achten Sie darauf, dass alle Attribute, die Standardberichte oder die vorbereitende Lohnbuchhaltung beeinflussen können, datumsgenau gepflegt werden:
| Attribut | Implikationen |
| Gesellschaft | Jede mitarbeitende Person muss einer Gesellschaft zugewiesen sein, um in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung berücksichtigt zu werden. |
| Status | Nur interne Mitarbeitende sind Bestandteil der vorbereitende Lohnbuchhaltung. |
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Abrechnungsgruppe |
Je Abrechnungsgruppe können verschiedene Abrechnungszeiträume definiert werden. |
Hinweis
Historische Daten müssen eventuell aktualisiert werden. Dies ist über die Mitarbeitendenhistorie möglich.
4. Kommunikation und Rollout
Die Integration komplett neuer Gesellschaften und Mitarbeitenden bedeutet einen erneuten (Teil-)Rollout von Personio. Zur Unterstützung Ihrer unternehmensinternen Begleitmaßnahmen für einen solchen Veränderungsprozess nutzen Sie unsere Tipps und Materialien, die auch für den initialen Rollout von Personio gelten.