In diesem Artikel geben wir Ihnen Ansatzpunkte, wie Sie Ihren Betriebsrat erfolgreich in die Implementierung von Personio einbinden. Dies erstreckt sich von der Einrichtung Ihres Accounts bis hin zum Rollout von Personio. 

Bitte beachten Sie, dass wir keine rechtliche Beratung bieten, sondern lediglich Empfehlungen auf Basis von Erfahrungswerten teilen.

Betriebsrat und Einführung einer Software 

Ihr Unternehmen hat sich für die Nutzung von Personio entschieden und Sie wollen mit der Einführung beginnen. Beachten Sie, dass auf Basis des Betriebsverfassungsgesetzes § 87, Abs. 1, Nr. 6, die Einführung einer Software zuvor der Zustimmung Ihres Betriebsrats bedarf. Der Betriebsrat vertritt die Interessen des Arbeitnehmers gegenüber der Geschäftsleitung, wodurch dieser auch ein wichtiges und für Sie ebenfalls essenzielles Sprachrohr für die Arbeitnehmer ist.

Ein Ziel sollte es sein, eine positive Grundstimmung in Bezug auf die Software-Einführung aufzubauen und den Betriebsrat als Befürworter dieser zu stimmen.

Das Hauptaugenmerk bei der Software-Einführung liegt meist auf dem Schutz der persönlichen, sensitiven Daten sowie der potenziellen Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Mitarbeiter. Daher ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber zum Wohle der Arbeitnehmer essenziell. Die zukünftigen Prozesse zwischen der Personalabteilung und dem Betriebsrat, wie zum Beispiel Betriebsratsanhörungen zu Gehaltsverhandlungen, Versetzungen etc., sind nicht im Fokus und sollten gesondert betrachtet werden.

Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat

Damit Ihr Betriebsrat ein Verständnis für Personio entwickelt und der Einführung zustimmt, muss von Beginn an eine Vertrauensbasis geschaffen werden. Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten gibt, ist es sinnvoll, diesen ebenfalls zu Beginn in die Arbeitsgruppe einzubinden. Verständnis für die Funktionalitäten und Account-Einstellungen zu schaffen, ist ein erster Schritt.

Ebenso wichtig für eine effektive Zusammenarbeit ist eine gute Planung und die Vorbereitung konkreter Schritte von Arbeitgeberseite. Bevor es in die inhaltliche Diskussion geht, sollten einige organisatorische Themen für einen reibungslosen Ablauf definiert werden. In der folgenden Übersicht finden Sie einige Anhaltspunkte:

Kommunikationsplan und Betriebsvereinbarung

Informieren Sie den Betriebsrat frühestmöglich über die Einführung von Personio und die damit verbundenen nächsten Schritte. Beachten Sie, dass die Betriebsratsmitglieder höchstwahrscheinlich das erste Mal mit Personio in Berührung kommen. Ein klares Erwartungsmanagement und transparente Kommunikation von Beginn an schafft Vertrauen und Sicherheit. Die Termine, in welchen Sie dem Betriebsrat Personio vorstellen und dabei entstehende Fragen sind sehr wertvoll und können noch einmal gute Hinweise und Anmerkungen zu Ihren Einstellungen und Prozessen geben.

Ein mögliches Vorgehen finden Sie in dem beispielhaften Kommunikations- und Projektplan:

Kick-Off Meeting 

Es ist empfehlenswert, direkt zu Beginn der Implementierung einen Kick-Off Workshop mit Betriebsratsmitgliedern zu planen. Dieser ist die Basis der weiteren Zusammenarbeit und hat das Ziel, Transparenz über die Vorgehensweise der Implementierung, den Umfang der genutzten Funktionalitäten und die nächsten Schritte zu schaffen.

Vorstellungen der Funktionalitäten und Prozesse

Die nachfolgenden Termine sollen dem Betriebsrat Personio schrittweise näherbringen und Verständnis für die Software schaffen. Ziehen Sie in Betracht, viele der Funktionalitäten erst nach Abschluss der jeweiligen Implementierungsschritte vorzustellen. Zum einen lernen Sie Personio selbst gerade erst kennen und müssen sich mit der Software vertraut machen. Zum anderen sollten Sie sich auch den Freiraum schaffen, den Account auf Basis Ihrer Anforderungen aufzusetzen. Für den Betriebsrat ist letztlich das Endergebnis relevant, welches die Basis für Ihre Verhandlungen schafft und beurteilt werden muss. Das Vorstellen unfertiger Einstellungen kann u. U. zu mehr Verwirrung als zu einem Mehrwert führen.

Planen Sie genügend Zeit für interne Abstimmungsrunden ein und eventuelle Anpassungen in der Konfiguration.

Erste Webdemo

Beginnen Sie im ersten Meeting mit einer allgemeinen Einführung zu Personio. In dieser können Sie die Navigation vorstellen, das Dashboard sowie einen ersten Einblick in das Mitarbeitendenprofil geben. Es ist zudem hilfreich, die Zugriffsrechte hinsichtlich der Sichtbarkeit von Daten und der Zuweisung von Mitarbeitendenrollen sowie Genehmigungsprozesse zu erläutern. Gehen Sie dabei nicht zu tief ins Detail - in Folgeterminen haben Sie die Möglichkeit, auf die Spezifika der Account-Aufsetzung genauer einzugehen.

Weitere Meetings

In Folgeterminen können Sie Prozesse und Funktionalitäten in der Rolle des Mitarbeitenden, der Führungskraft und der HR Manager vorstellen. Ziel soll es sein, dem Betriebsrat die ersten Überlegungen zu den Zugriffsrechte zu veranschaulichen und ein Verständnis der zukünftigen Prozesse zu vermitteln.

Nutzen Sie hierfür zuvor erstellte Testmitarbeiter, um die Verfälschung der Datenhistorie eines Mitarbeiters durch die Demonstrationen zu vermeiden. Befüllen Sie das Profil bestmöglich mit beispielhaften Daten. Je anschaulicher Sie es gestalten, desto greifbarer und verständlicher wird es.

Folgende Themen können typische Anforderungen des Betriebsrats sein. Sie sollten diese bereits zu Beginn der Implementierung abstimmen:

• Sichtbarkeit und Änderung persönlicher Daten und Gehaltsdaten des Mitarbeiters
• Prozess der Beantragung von Urlaub, Krankheit und weiteren Abwesenheiten
• Prozess der Zeiterfassung und Kontrolle von Überstunden
• Prozess von Zielvereinbarungen und Mitarbeitergesprächen
• Standardberichte in Personio und weitere Auswertungsmöglichkeiten von Daten
• Trainings- und Kommunikationsplan zur Schulung und Einführung von Personio

Um offene Fragen oder Feedback zentral zu dokumentieren, finden Sie in den Downloads eine beispielhafte Datei. 

Es ist empfehlenswert, dem Betriebsrat bereits Zugriff auf ihr eigenes Mitarbeitendenprofil zu geben. So können die Mitglieder sich mit Personio vertraut machen und Sicherheit im Tool erlangen.

Beachten Sie, dass Sie bislang lediglich die Einstellungen vorgestellt haben, aber noch nicht über die Regelungen zur Nutzung von Personio verhandelt haben. 

Betriebsvereinbarung

Sie haben Ihrem Betriebsrat Personio im Detail vorgestellt und alle offenen Fragen beantwortet. Wenn Sie zur Nutzung von Personio eine Betriebsvereinbarung erstellen müssen, ist es empfehlenswert bereits parallel zu den Terminen einen Entwurf zu erstellen. In diesem können Sie alle verhandelten Regeln für die Nutzung dokumentieren und anschließend ausformulieren.

Unterschätzen Sie nicht die Zeit für die initiale Erstellung der Betriebsvereinbarung sowie Prüfschleifen und Anpassungen.

Kommunikation und Zusammenarbeit nach dem Go-Live

Nachdem Sie Ihre Mitarbeitenden mit der Zustimmung des Betriebsrates in Personio eingeladen haben, sind Sie weiterhin in der Pflicht, den Betriebsrat über Änderungen zu informieren.

Im Verlauf der Implementierung konfigurieren Sie erstmalig Ihren Personio-Account. Diese Einstellungen werden sich im Laufe der Zeit verändern, da sie an wechselnde Unternehmensanforderungen angepasst werden müssen. Über diese Änderungen sowie die Nutzung neuer Funktionalitäten muss der Betriebsrat informiert werden. Dafür sollten Sie idealerweise eine Frequenz und einen Prozess definieren, welcher ebenfalls in der Betriebsvereinbarung dokumentiert ist.