Einstellungsoptionen zum Datenschutz im Recruiting-Bereich

 

Personio bietet Ihnen die Möglichkeiten, die Daten Ihrer Bewerber entsprechend Ihren Anforderungen und zugleich EU-DSGVO konform zu schützen.

Allgemeine Informationen zum Thema Datenschutz sowie unsere Whitepaper EU-DSGVO bei Personio und AWS bei Personio finden Sie auf unserer Webseite.

Vor dem Hintergrund der EU-DSGVO bietet Ihnen dieser Artikel einen Leitfaden, wie Sie Ihr Recruiting datenschutzkonform aufstellen können. Wir empfehlen Ihnen, dazu die folgenden Einstellungen zu prüfen bzw. initial vorzunehmen:

 

Anonymisierung von personenbezogenen Bewerberdaten 

Personio unterstützt die vollständige Anonymisierung von Bewerberdaten. Aktivieren Sie hierzu die automatische Anonymisierung von Bewerberdaten in den Einstellungen unter Recruiting > Allgemein > Datenschutzeinstellungen > Automatische Anonymisierung von Bewerbern. Dadurch werden alle personenbezogenen Daten von Bewerbern, die sich in der Systemphase “Abgesagt” oder “Abgelehnt” befinden, nach der von Ihnen unter Anonymisierung nach Anzahl an Tagen definierten Frist unwiederbringlich aus Personio entfernt. Anonymisierte Metadaten der Bewerber ohne Personenbezug, wie bspw. der Recruiting-Kanal, bleiben Ihnen zur Auswertung Ihrer Berichte weiterhin erhalten.

Weitere Informationen zur Anonymisierung von Bewerberdaten finden Sie hier.

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Sollte ein Bewerber für keine ausgeschriebene, jedoch möglicherweise für eine zukünftige Stelle geeignet sein, haben Sie die Möglichkeit in Personio einen Talentpool anzulegen. Bitte beachten Sie, dass Sie hierzu die Zustimmung des Bewerbers benötigen. Weitere Informationen zum Talentpool finden Sie hier.

 

Anzeige von Bewerbernamen in Benachrichtigung-E-Mails

Abhängig von der Konfiguration Ihrer Recruiting Rollen, werden im Bewerberprozess für bestimmte Ereignisse (wie z. B. dem Eingang einer neuen Bewerbernachricht) automatisierte E-Mail-Benachruchtigungen von Personio an verantwortliche Mitarbeiter versendet. Entscheiden Sie unter Recruiting > Allgemein > Datenschutzeinstellungen > Bewerbername in Benachrichtigungs-E-Mails erwähnen, ob diese E-Mails die Namen der betreffenden Bewerber enthalten sollen oder nicht.

E-Mail Benachrichtigung mit Bewerbername:

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E-Mail Benachrichtigung ohne Bewerbername:

Recruiting-notification-without-applicant-name_de.png

 

Hinterlegen des Impressums 

Sofern Sie die Personio Karriereseite nutzen, ist es notwendig, dass Sie in Personio den Link zu Ihrem Impressum hinterlegen. Dies ermöglicht Besuchern Ihrer Karriereseite, sich gemäß den gesetzlichen Bestimmungen vollständig über Ihr Unternehmen und Ihre Dienste zu informieren. Den Link zum Impressum können Sie unter Einstellungen > Karriereseite > Link zum Impressum hinterlegen.

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Datenschutzerklärung für Bewerber

Unter Einstellungen > Recruiting > Karriereseite > Übersetzungen haben Sie die Möglichkeit Ihre Datenschutzerklärung für Bewerber in mehreren Sprachen zu hinterlegen. Dieser Datenschutzerklärung müssen Bewerber zustimmen, sofern Sie sich über das von Personio zur Verfügung gestellte Bewerberformular auf eine Stelle bewerben möchten. Eine Vorlage für die Datenschutzerklärung finden Sie hier.

Zusätzlich zu Ihrer persönlichen Datenschutzerklärung fügt Personio als Betreiber Ihrer Karriereseite automatisch eine Datenschutzerklärung zur Verarbeitung der (personenbezogenen) Daten hinzu.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Datenschutzerklärung auch die von Ihnen definierte Frist zur Anonymisierung personenbezogener Bewerberdaten enthalten sollte.

Weitere Informationen zum Datenschutz in Personio finden Sie hier.

 

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