Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, die Daten Ihrer Bewerbenden entsprechend Ihren Anforderungen und zugleich EU-DSGVO-konform zu schützen.

Allgemeine Informationen zum Thema Datenschutz sowie unsere Whitepaper EU-DSGVO bei Personio und AWS bei Personio finden Sie auf unserer Webseite.

Vor dem Hintergrund der EU-DSGVO bietet Ihnen dieser Artikel einen Leitfaden, wie Sie Ihr Recruiting datenschutzkonform aufstellen können. Wir empfehlen Ihnen, dazu die folgenden Einstellungen zu prüfen bzw. initial vorzunehmen:

Anonymisierung von personenbezogenen Bewerbendendaten 

Personio unterstützt die vollständige Anonymisierung von Bewerbendendaten. Aktivieren Sie hierzu die automatische Anonymisierung von Bewerbendendaten in den Einstellungen unter Recruiting > Allgemein > Datenschutzeinstellungen > Daten automatisch anonymisieren? Dadurch werden alle personenbezogenen Daten von Bewerbenden, die sich in der Systemphase Zurückgezogen oder Abgelehnt befinden, nach der von Ihnen unter Anonymisierung nach Anzahl an Tagen definierten Frist unwiederbringlich aus Personio entfernt. Anonymisierte Metadaten der Bewerbenden ohne Personenbezug, wie bspw. der Recruiting-Kanal, bleiben Ihnen zur Auswertung Ihrer Berichte weiterhin erhalten.
Wählen Sie bei Bewerbendenname in Benachrichtigungs-E-Mail erwähnen? die Einstellung Nein aus, wenn Sie nicht möchten, dass der Bewerbendenname in Ihren Benachrichtigungs-E-Mails enthalten ist. In diesem Fall befinden sich in diesen E-Mails keine personenbezogenen Daten.

Weitere Informationen zur Anonymisierung von Bewerbendendaten finden Sie hier.

Sollte eine sich bewerbende Person für keine ausgeschriebene, jedoch möglicherweise für eine zukünftige Stelle geeignet sein, haben Sie die Möglichkeit in Personio einen Bewerbendenpool anzulegen. Bitte beachten Sie, dass Sie hierzu die Zustimmung der sich bewerbenden Person benötigen. Weitere Informationen zum Bewerbendenpool finden Sie hier.

Anzeige von Bewerbendennamen in Benachrichtigungs-E-Mails

Abhängig von der Konfiguration Ihrer Recruiting-Rollen, versendet Personio im Bewerbungsprozess für bestimmte Ereignisse (z. B. für den Eingang einer neuen Bewerbendennachricht) automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen an verantwortliche Mitarbeitende. Entscheiden Sie unter Recruiting > Allgemein > Datenschutzeinstellungen > Bewerbendenname in Benachrichtigungs-E-Mails erwähnen?, ob diese E-Mails die Namen der betreffenden sich bewerbenden Person enthalten sollen oder nicht.

E-Mail-Benachrichtigung mit Bewerbendenname:	E-Mail-Benachrichtigung ohne Bewerbendenname:

Hinterlegen des Impressums 

Sofern Sie die Personio Karriereseite nutzen, ist es notwendig, dass Sie in Personio den Link zu Ihrem Impressum hinterlegen. Dies ermöglicht Besuchern Ihrer Karriereseite, sich gemäß den gesetzlichen Bestimmungen vollständig über Ihr Unternehmen und Ihre Dienste zu informieren. Den Link zum Impressum können Sie unter Einstellungen > Karriereseite > Link zum Impressum hinterlegen.

Datenschutzerklärung für Bewerbende

Unter Einstellungen > Recruiting > Karriereseite > Übersetzungen haben Sie die Möglichkeit Ihre Datenschutzerklärung für Bewerbende in mehreren Sprachen zu hinterlegen. Dieser Datenschutzerklärung müssen Bewerbende zustimmen, wenn sie sich über das von Personio bereitgestellte Bewerbendenformular auf eine Stelle bewerben möchten. Eine Vorlage für die Datenschutzerklärung finden Sie hier.

Zusätzlich zu Ihrer persönlichen Datenschutzerklärung fügt Personio als Betreiber Ihrer Karriereseite automatisch eine Datenschutzerklärung zur Verarbeitung der (personenbezogenen) Daten hinzu.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Datenschutzerklärung auch die von Ihnen definierte Frist zur Anonymisierung personenbezogener Bewerbendendaten enthalten sollte.

Weitere Informationen zum Datenschutz in Personio finden Sie hier.