Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, Ihr Recruiting datenschutzkonform aufzulegen. Sie müssen Ihre Bewerbendendaten sowohl gemäß Ihren Anforderungen als auch denen der EU-DSGVO schützen. Weitere Ressourcen zum Datenschutz finden Sie in unseren Whitepapers EU-DSGVO mit Personio und AWS mit Personio.
Wir empfehlen Ihnen, dazu die folgenden Einstellungen zu prüfen bzw. initial vorzunehmen:
Datenschutzerklärung und Impressum
Was ist eine Datenschutzerklärung?
Dieses Dokument informiert die Bewerbenden über die Verarbeitung der Daten. Als Verantwortliche eines Online-Bewerbungsverfahrens sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, personenbezogene Daten ausschließlich gemäß aktueller Gesetzgebung zu verarbeiten.
Im Bewerbungsprozess bedeutet dies i. d. R. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und/oder die Einwilligung der sich bewerbenden Person. Des Weiteren haben Sie als verantwortliche Stelle dafür Sorge zu tragen, den Betroffenenrechten der sich bewerbenden Person wie bspw. transparente Informationen oder Auskunftsrecht nachzukommen.
Zusätzlich zu Ihrer persönlichen Datenschutzerklärung fügt Personio als Betreiber Ihrer Karriereseite automatisch eine Datenschutzerklärung zur Verarbeitung der (personenbezogenen) Daten hinzu.
Fügen Sie die Datenschutzerklärung zu Ihrer Personio Karriereseite hinzu
Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Datenschutzerklärung zu Ihrer Personio-Karriereseite hinzuzufügen.
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Karriereseite.
- Scrollen Sie nach unten zum Bereich Beschreibungen und Übersetzungen.
- Geben Sie Ihre Erklärung im Feld Datenschutzerklärung ein.
- Hinterlegen Sie unter Übersetzungen Ihre Datenschutzerklärung für Bewerbende bei Bedarf in mehreren Sprachen.
Eine Vorlage für die Datenschutzerklärung finden Sie im Download- Bereich. Dies ist lediglich ein Vorschlag. Es kann auch keine unternehmensspezifischen Besonderheiten (Industrie, Organisationsstruktur, legislatives Umfeld...) berücksichtigen. Passen Sie es entsprechend Ihrer Bedürfnisse an und ergänzen Sie fehlende Details.
Ihre Frist für die Anonymisierung personenbezogener Bewerbendendaten sollte ebenfalls im Dokument erscheinen.
Fügen Sie Ihr Impressum auf Ihrer Personio Karriereseite hinzu
Sofern Sie die Personio Karriereseite nutzen, ist es notwendig, dass Sie in Personio den Link zu Ihrem Impressum hinterlegen. Die Besucher Ihrer Karriereseite sollten auf alle notwendigen rechtlichen Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Dienstleistungen zugreifen. Den Link zum Impressum können Sie unter Einstellungen > Karriereseite > Link zum Impressum hinterlegen.
Anonymisierung von Bewerbenden personenbezogener Daten
Hinweis
Eine Anonymisierung von Bewerbungsdaten kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden, werden aber weiterhin in Ihren Berichten in anonymisieren Formularen angezeigt.
Welche Daten werden anonymisiert?
Folgende Informationen werden anonymisiert:
- Der Name der sich bewerbenden Person
- Das Geschlecht der sich bewerbenden Person
- Alle zugehörigen Bewerbungsdokumente
- Der Nachrichtenverlauf der Bewerbung inkl. Anhänge
- E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geburtstag der sich bewerbenden Person
- Angebote
- Evaluation, mit Ausnahme der quantitativen Evaluation, die erhalten bleibt.
Wenn sich der Bewerbende für mehrere Stellen beworben hat, bleiben die Daten des Bewerbenden vorerst erhalten.
Hinweis
Die Anonymisierung von Bewerbungsdaten hat keine Auswirkungen auf Berichte. DieBewerbungs-ID, das Bewerbungsdatum und der Bewerbungskanal bleiben in der Datenbank erhalten.
Automatische Anonymisierung
Die automatische Anonymisierung gilt nur für Bewerbende, die sich in der Recruiting-Phase Abgelehnt oder Zurückgezogen befinden.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine automatische Anonymisierung von Bewerbendendaten einzurichten:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Allgemein.
- Klicken Sie neben Datenschutzeinstellungen auf Bearbeiten.
- Um Daten automatisch zu anonymisieren? wählen Sie Ja.
- Wählen Sie unter anonymisieren nach, nach wie vielen Tagen eine Bewerbung anonymisiert oder aus dem Prozess entfernt werden soll.
Hinweis: Wenn diese Zahl eingerichtet oder geändert wird, wird das System nicht sofort aktualisiert. Jeden Morgen wird eine Aktualisierung durchgeführt, bei der die Tage berechnet werden, die seit der Absage vergangen sind. Dies gilt also auch für Ihre historischen Bewerbungsdaten. - Neben Bewerbende-Name in E-Mail-Benachrichtigung erwähnen? können Sie auswählen, ob der Name der bewerbenden Person in der E-Mail-Benachrichtigung erscheinen soll. Falls Sie Nein wählen, sind keine Bewerbendendaten in der Benachrichtigungs-E-Mail enthalten.
- Klicken Sie dann auf Speichern.
Sollte eine sich bewerbende Person für keine ausgeschriebene, jedoch möglicherweise für eine zukünftige Stelle geeignet sein, haben Sie die Möglichkeit in Personio einen Talentpool anzulegen. Sie benötigen hierfür die Freigabe des Bewerbers.
Manuelle Anonymisierung.
(Bulk-)Anonymisierung in der Bewerbendenliste
Sie können die persönlichen Daten auch manuell anonymisieren. Sie können dies für eine oder mehrere Bewerbende gleichzeitig tun, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen.
- Filtern Sie die Bewerbenden, deren personenbezogene Daten Sie löschen möchten, und wählen Sie sie aus.
- Klicken Sie auf Aktionen.
- Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Bewerbung anonymisieren.
- Klicken Sie auf anonymisieren, um die Anonymisierung zu bestätigen.
Anonymisierung in der Bewerbung
Sie können die Anonymisierung der Daten auch direkt in einer Bewerbung durchführen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
- Klicken Sie auf die Bewerbung, die Sie anonymisieren möchten.
- Klicken Sie auf
und wählen Sie Bewerbung anonymisieren.