Dieser Artikel erläutert die Datenschutzeinstellungen in der Recruiting App. Sie müssen die Daten Ihrer Bewerbenden sowohl gemäß Ihren Anforderungen als auch gemäß den Anforderungen der EU-DSGVO schützen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie: 

• Ihrer Personio Karriereseite eine Datenschutzerklärung und ein Impressum hinzufügen
• die Daten Ihrer Bewerbenden anonymisieren

Bevor Sie beginnen

Um die in diesem Artikel beschriebenen Datenschutzfunktionen einzurichten, benötigen Sie Berechtigungen für die Recruiting Einstellungen.

Stellen Sie in Absprache mit Ihrer Rechtsabteilung sicher, dass Ihre Datenschutzerklärung und Ihr Impressum auf dem neuesten Stand sind.

Datenschutzerklärung auf der Personio Karriereseite hinzufügen

In Ihrer Datenschutzerklärung erfahren Bewerbende, wie Sie ihre Daten verwenden. Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, Bewerbendendaten den Datenschutzbestimmungen entsprechend zu behandeln.

Wenn sich eine Person um eine Stelle bewirbt, verarbeiten Sie deren Daten in der Regel, wenn:

• Sie einen möglichen Vertrag mit der Person vorbereiten und
• Sie die Zustimmung der Person erhalten haben

Sie müssen außerdem sicherstellen, dass Bewerbende:

• leicht verstehen können, wozu Sie deren Daten nutzen
• auf ihre Daten zugreifen können, wenn sie danach fragen

Um ihre Datenschutzerklärung zu Ihrer Personio Karriereseite hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Karriereseite.
2. Scrollen Sie nach unten zum Bereich Beschreibungen und Übersetzungen.
3. Fügen Sie die Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens in das Feld Datenschutzerklärung ein. Personio fügt automatisch eine Vorlage hinzu, die Ihnen bei der Formatierung Ihrer Erklärung hilft.
4. Unter Übersetzungen können Sie bei Bedarf Ihre Datenschutzerklärung in weiteren Sprachen hinzufügen.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Beim Aufrufen Ihrer Karriereseite ist die Datenschutzerklärung am Ende der Seite einsehbar.

Vorlage für die Datenschutzerklärung

Personio stellt Ihnen die nachstehende Vorlage zur Verfügung, um Ihre Datenschutzerklärung zu formatieren. Diese Vorlage dient jedoch nur als Ausgangspunkt. Sie müssen sie an die Branche, die Struktur und die für Ihr Unternehmen geltenden lokalen Gesetze anpassen und alle fehlenden Informationen hinzufügen. Vergessen Sie nicht, die Frist für die Löschung oder Anonymisierung von Bewerbendendaten anzugeben.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

1. Allgemeine Informationen

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich ausschließlich auf Daten, die im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses erhoben werden. Sie informiert darüber, wie Ihre im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden.

2. Für die Verarbeitung verantwortliche Partei

Die für die Verarbeitung im Sinne des Datenschutzrechts verantwortliche Partei ist:

[Firmenname und Rechtsform]

[Anschrift des Unternehmens]

Telefon: [Telefonnummer]

Handelsregisternummer: [Eintragsnummer]

Eingetragen bei: [zuständiges Gericht]

Datenschutzbeauftragter: [Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, falls vorhanden]

3. im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobene personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse einer identifizierten oder identifizierbaren Person. Dies umfasst Informationen wie Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Angaben zu Ihrem beruflichen Werdegang o. Ä., anhand derer eine bestimmte Person mit angemessenem Aufwand identifiziert werden kann. Informationen, die nicht (in)direkt mit Ihrer realen Identität in Verbindung gebracht werden können, sind jedoch keine personenbezogenen Daten.

4. Grundlagen und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten, die aus Bewerbungsunterlagen und im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben werden

Wenn Sie sich elektronisch bei uns bewerben, d. h. per E-Mail oder über unser Online-Formular, erfassen und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses und der Vertragsvorbereitung.

Mit Ihrer Bewerbung über unsere Karriereseite bekunden Sie Ihr Interesse an einer Tätigkeit bei uns. In diesem Zusammenhang übermitteln Sie personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zweck Ihrer Stellensuche / Ihres Bewerbungsprozesses verwenden und speichern.

Im Rahmen dieses Prozesses werden insbesondere folgende Daten erhoben:

• Name (Vor- und Nachname)
• Email Adresse
• Tel. Support
• LinkedIn-Profil (optional)
• Kanal, über den Sie uns gefunden haben

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Empfehlungsschreiben hochzuladen. Diese können zusätzliche personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse usw. enthalten.

Ausschließlich autorisierte Mitarbeitende der Personalabteilung und/oder Mitarbeitende, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind, haben Zugriff auf Ihre Daten.

Die personenbezogenen Daten werden in der Regel ausschließlich zum Zweck der Besetzung der Stelle gespeichert, auf die Sie sich beworben haben.

Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsprozesses für einen Zeitraum von [Anzahl] Tagen gespeichert. Dies geschieht in der Regel, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und/oder uns gegen etwaige Ansprüche aus gesetzlichen Bestimmungen zu verteidigen. Nach Ablauf dieser Frist sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen oder zu anonymisieren. Im Falle einer Anonymisierung stehen uns die Daten nur in Form sogenannter Metadaten ohne direkten Personenbezug zur Verfügung, und zwar für statistische Analysen (z. B. Anteil der Bewerber und/oder Bewerberinnen, Anzahl der Bewerbungen in einem bestimmtem Zeitraum usw.).

Des Weiteren behalten wir uns das Recht vor, Ihre Daten nach Abschluss des Bewerbungsprozesses für [Anzahl] Tage zu speichern, um sie in unseren Talentpool aufzunehmen und so weitere Stellenangebote zu ermitteln, die für Sie von Interesse sein könnten. Dies umfasst beispielsweise Bewerbungen für Ausbildungs- oder Praktikumsstellen. Mit der Annahme der Datenschutzerklärung stimmen Sie der weiteren Speicherung Ihrer Daten sowie deren Aufnahme in unseren Talentpool zu.

Sollten Sie während des Bewerbungsprozesses ein Stellenangebot von uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer Ihrer Beschäftigung.

5. Weitergabe von Daten an Dritte

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden mittels TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von Personio betrieben, einem Anbieter von Softwarelösungen für Personal- und Bewerbermanagement (https://www.personio.com/legal-notice/). In diesem Zusammenhang ist Personio unser Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 der DSGVO. In diesem Fall basiert die Verarbeitung auf einer Vereinbarung über die Auftragsabwicklung zwischen uns als für die Verarbeitung verantwortliche Partei und Personio.

6. Rechte betroffener Personen

Wenn wir als für die Verarbeitung verantwortliche Partei personenbezogene Daten verarbeiten, haben Sie als betroffene Person bestimmte Rechte gemäß Kapitel III der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), abhängig von der Rechtsgrundlage und dem Zweck der Verarbeitung. Sie haben insbesondere das Recht auf Einsicht (Artikel 15 DSGVO), Berichtigung (Artikel 16 DSGVO), Löschung (Artikel 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO) und Übertragung (Artikel 20 DSGVO) Ihrer Daten sowie ein Widerspruchsrecht (Artikel 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Zustimmung erfolgt, haben Sie gemäß Artikel 7 Absatz 3 der DSGVO das Recht, diese Zustimmung zu widerrufen.

Um Ihre Rechte als betroffene Person in Bezug auf die im Rahmen dieses Online-Bewerbungsprozesses verarbeiteten Daten geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt 2).

7. Schlussbestimmungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den geltenden rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen im Bewerbungsprozess oder anderen Prozessen Rechnung zu tragen. In diesem Fall gilt die neue Datenschutzerklärung für jeden späteren Besuch dieser Karrierewebsite oder für jede spätere Bewerbung.

Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter [Link zur eigenen Datenschutzerklärung] einsehen.

Impressum auf Ihrer Personio Karriereseite hinzufügen

Sofern Sie die Personio Karriereseite nutzen, ist es notwendig, dass Sie in Personio den Link zum Impressum Ihres Unternehmens hinterlegen. Das Impressum enthält juristisch relevante Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Dienstleistungen. 

So geben Sie den Link ein

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Karriereseite.
2. Scrollen Sie nach unten zu Link zum Impressum und geben Sie den Link ein.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Beim Aufrufen Ihrer Karriereseite ist das Impressum am Ende der Seite einsehbar.
 

Personenbezogene Daten von Bewerbenden anonymisieren 

Sie müssen die Bewerbendendaten nach der in Ihrer Datenschutzerklärung festgelegten Frist anonymisieren. Nachdem Daten anonymisiert wurden, können sie nicht wiederhergestellt werden. Das System anonymisiert die folgenden Informationen zu Bewerbenden:

• Name
• Gender
• Email Adresse
• Tel. Support
• Geburtsdatum
• Alle zugehörigen Bewerbendendokumente
• Nachrichtenverlauf inkl. aller Anhänge
• Angebote
• Evaluationen (quantitative Evaluationen bleiben bestehen)

Die Bewerbungs-ID, das Datum und der Recruiting-Kanal bleiben in der Datenbank gespeichert. Das bedeutet, dass Sie diese Daten weiterhin in Ihren Berichten verwenden können (in anonymisierter Form). 

Wenn sich eine Person auf mehrere Stellen bewirbt, bleiben ihre Daten so lange gespeichert, bis das Recruiting für alle Stellen abgeschlossen ist. 
 

Automatische Anonymisierung einrichten

Beachten Sie, dass die automatische Anonymisierung nur für Bewerbende in der Recruiting-Phase Abgelehnt oder Zurückgezogen verwendet werden kann.

Durch die automatische Anonymisierung können Sie Datenschutzbestimmungen einhalten und die Effizienz steigern. Um die automatische Anonymisierung einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting > Allgemein.
2. Klicken Sie neben Datenschutzeinstellungen auf Bearbeiten.
3. Aktivieren Sie die Option zur automatischen Anonymisierung von Daten.
4. Wählen Sie die Anzahl der Tage aus, nach der die Daten anonymisiert werden sollen. Diese gilt ab dem Zeitpunkt, an dem Sie eine sich bewerbende Person in die Phase Abgelehnt oder Zurückgezogen verschieben.
   Hinweis: Wenn Sie zuerst die Anzahl der Tage auswählen, aktualisiert sich das System nicht sofort. Dasselbe gilt, wenn Sie die Anzahl der Tage ändern. Das System führt jeden Morgen eine Aktualisierung durch und berechnet die Tage seit dem Ausschließen der sich bewerbenden Person aus dem Bewerbungsverfahren. Dies gilt auch für frühere Bewerbendendaten.
5. Wählen Sie aus, ob der Name der sich bewerbenden Person in Benachrichtigungs-E-Mails erscheinen soll. Wenn Sie Nein auswählen, enthalten Benachrichtigungs-E-Mails keine Daten zur sich bewerbenden Person.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Wenn eine Person für eine vorhandene Stelle nicht geeignet ist, aber möglicherweise für eine zukünftige, können Sie einen Talentpool erstellen. Hierfür benötigen Sie die Zustimmung der sich bewerbenden Person.
 

Personenbezogene Daten von Bewerbenden manuell anonymisieren 

Sie können Bewerbendendaten auch manuell anonymisieren. 

So anonymisieren Sie Daten in großen Mengen:

1. Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
2. Filtern und wählen Sie die relevanten Bewerbenden aus.
3. Klicken Sie in der oben erscheinenden Menüleiste auf das Symbol mit den drei Punkten.
4. Wählen Sie Anonymisieren aus, und bestätigen Sie die Aktion.

So anonymisieren Sie Daten in einer bestimmten Bewerbung:

1. Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
2. Klicken Sie auf die entsprechende Bewerbung, um das Bewerbendenprofil zu öffnen.
3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie Bewerbung anonymisieren.
4. Bestätigen Sie die Aktion.