Best Practice: Anlegen eines Talentpools

 

Dieser Artikel informiert Sie über bewährte Möglichkeiten, um einen Talentpool in Personio anzulegen. Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung sowie zusätzliche Konfigurationsideen, die in diesem Zusammenhang vielleicht hilfreich sind. 

 

Bewerbungsprozess für den Talentpool konfigurieren 

Um Ihren Talentpool einzurichten, müssen Sie einen spezifischen Bewerbungsprozess im Recruiting anlegen. Sie müssen Ihren Talentpool als separate Kategorie anlegen und dann Ihre Phasen und Eingangsbestätigungen konfigurieren.

 Kategorie

Um für den Talentpool eine Kategorie anzulegen, führen Sie zunächst die folgenden Schritte aus: 

  1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Recruiting > Kategorien.
  2. Erstellen Sie eine Kategorie mit dem Namen Talentpool.

Phasen

Alle Phasen, die Sie in Ihrem Talentpool eventuell nutzen möchten, müssen zuerst angelegt werden. Führen Sie hierzu die folgenden Schritte aus:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Phasen anlegen.
  2. Fügen Sie die Phasen hinzu, die Sie für die Pipeline Ihres Talentpools verwenden möchten.
  3. Weisen Sie die neu angelegten Phasen für die Kategorie Talentpool unter Einstellungen > Recruiting > Kategorien zu.

Hinweis: Wir empfehlen, auch eine Wartephase vorzusehen. Im Abschnitt Bewerbungen auf eine andere Stelle zum Talentpool hinzufügen erfahren Sie, warum dies hilfreich ist.

Weiterhin ist es möglich, die Phasen Ihrer regulären Kategorien für Ihren Talentpool zu verwenden. Schieben Sie einen Bewerber aus einer regulären Stelle in Ihren Talentpool, landet dieser automatisch in dem Pendant zur Ursprungsphase. Sollten Sie den Bewerber nach einiger Zeit in Ihrem Talentpool kontaktieren wollen, wissen Sie direkt ob Sie schon im Rahmen eines Interviews mit dem Bewerber Kontakt hatten, oder ob Sie lediglich dessen Unterlagen gesichtet haben.

Wie Sie Ihre Bewerbungen anhand von Phasen nach Bewerbungseingang sortieren können, lesen Sie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Verwendung von Phasen.

Eingangsbestätigung

Pro Kategorie haben Sie die Möglichkeit, automatische Eingangsbestätigungen einzurichten. Die folgenden zwei Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Für Bewerbungen über das Online-Tool: Bewerber, die sich über die Personio Karriereseite bewerben, erhalten eine Eingangsbestätigung. Für Ihren internen, nicht veröffentlichten Talentpool ist diese Eingangsbestätigung nicht relevant.
  • Für E-Mail-Bewerbungen: Bewerber, die beispielsweise eine Initiativbewerbung an Ihre Personio-E-Mail Adresse (meinaccount-jobs@m.personio.de) senden, erhalten eine Eingangsbestätigung sobald Sie die Bewerbung Ihrer Stelle Talentpool zuweisen. Für Ihren Talentpool kann diese Einstellung sinnvoll sein, sofern Sie Initiativbewerbungen erhalten und diese im Talentpool verwalten möchten.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Artikel zu Eingangsbestätigungen.

 

Ihren Talentpool als Stelle konfigurieren

Jetzt müssen Sie für Ihren Talentpool eine Stelle anlegen, um alle Ihre Bewerbungen speichern zu können. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Erstellen Sie unter Recruiting > Stellen > Stelle anlegen eine Stelle namens Talentpool oder Bewerberpool.
  2. Füllen Sie alle obligatorischen Metadaten aus und weisen Sie diese Stelle Ihrer Kategorie Talentpool zu. Sie brauchen keine spezifischen Daten einzugeben, da diese Stelle nur internen Zwecken dient.

Hinweis: Veröffentlichen Sie die Stelle nicht, sondern nutzen Sie diese als internen Container für interessante Bewerber.

Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, die Stelle mit Text zu füllen und zu veröffentlichen. Ein Name für die Stelle könnte beispielsweise „In Kontakt bleiben“ oder „Interesse an uns?“ sein. Bewerber können sich dann direkt auf Ihrer Personio-Karriereseite auf Ihren Talentpool initiativ bewerben. Achten Sie bei dieser Option darauf, dass Sie die Eingangsbestätigung für Bewerbungen über das Bewerbungsformular aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Veröffentlichung von Stellen.

In bestimmten Fällen kann es Sinn ergeben, Ihre Bewerber auf mehrere Stellen/Talentpools aufzuteilen. Ggf. lassen sich Ihre Bewerber nach Themenfeldern oder Standorten aufteilen. Wie eine solche Erweiterung aussehen kann, liegt ganz individuell in der Komplexität Ihres Unternehmens begründet.

 

Bewerber in den Talentpool aufnehmen

Bewerbungen aus der Inbox in den Talentpool verschieben

Wenn Bewerbungen in Ihrer Inbox als nicht zugewiesene Nachrichten eingehen und zu keiner Ihrer ausgeschriebenen Stellen passen, haben Sie zwei Optionen, wenn Sie die Nachricht anklicken:

  • Wenn die Nachricht zu einer vorhandenen Bewerbung gehört, klicken Sie auf Zuweisen und wählen Sie den Namen des Bewerbers aus, mit dem die E-Mail verknüpft werden soll.
  • Wenn die Nachricht zu keinem vorhandenen Bewerber gehört, klicken Sie auf Bewerbung anlegen.Füllen Sie die Details des Bewerbers aus und wählen Sie die Stelle Talentpool.

Sollten Sie, wie unter Eingangsbestätigung beschrieben, eine Eingangsbestätigung für E-Mail Bewerbungen konfiguriert haben, erhält der Bewerber nach Verarbeitung über den blauen Button eine Eingangsbestätigung.

 

Bewerbungen auf eine andere Stelle in den Talentpool aufnehmen

Um Bewerber zu informieren, dass sie zu Ihrem Talentpool hinzugefügt wurden, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Legen Sie unter Einstellungen > Recruiting > E-Mail eine E-Mail-Vorlage an. In dieser werden Bewerber gebeten, einer Aufnahme in den Talentpool zuzustimmen oder diese abzulehnen.
  2. Informieren Sie Bewerber darüber, was dies bedeutet, z.B. die Speicherung von Daten, die Anonymisierung personenbezogener Daten auf Wunsch oder regelmäßige E-Mail-Benachrichtigungen über offene Stellen.
  3. Senden Sie mithilfe der erstellten E-Mail-Vorlage eine Nachricht an den Bewerber.
  4. An dieser Stelle wäre es sinnvoll, Bewerber in eine Übergangsphase zu verschieben. Diese Phase könnten Sie, wie oben unter Phasen beschrieben, beispielsweise Wartephase nennen.
  5. Wenn der Bewerber zustimmt, navigieren Sie in sein Profil, klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Einer anderen Stelle zuordnen.
  6. Wählen Sie nun den Talentpool aus.

Hinweis: Wenn ein Bewerber aus einer Phase verschoben wird, die in Ihrem Talentpool nicht vorhanden ist, landet er automatisch in der temporären Phase Nicht zugewiesen. Diese verschwindet wieder, sobald Sie den Bewerber einer anderen Phase zuordnen.

 

Zeitliche Einordnung der Bewerber in Ihrem Talentpool

Um den Überblick über Ihre Bewerbungen im Talentpool zu behalten, sollten Sie diese strukturieren und filterbar machen. Sehen Sie nachfolgend zwei Möglichkeiten, wie Sie schnell herausfinden können, wie lange sich Bewerber schon in Ihrem Talentpool befinden:

Verwendung von Bewerbertags

Mit Bewerbertags können Sie Bewerber einfach und schnell markieren und so z. B. das Quartal, in dem die Bewerbung in den Talentpool verschoben wurde, im Profil vermerken. Sie können direkt im Bewerberprofil unter Tag hinzufügen verschiedene Bewerbertags erstellen und diese dem Bewerber zuweisen.

Alternativ können Sie Bewerbertags auch unter Einstellungen > Recruiting > Bewerber > Bewerbertags erstellen. Weitere Informationen darüber, wie Sie Bewerbertags anlegen und verwalten, finden Sie in unserem Helpcenter.

 

Verwendung von Phasen

Eine weitere Möglichkeit ist, Ihre Bewerber durch die Einordnung in zeitlich benannte Phasen zu kategorisieren. Erstellen Sie dafür entsprechende Phasen unter Einstellungen > Recruiting > Phasen. 

Die Pipeline Ihrer Stelle "Talentpool" könnte wie folgt aussehen:

Hinweis: Sie benötigen pro Jahr 4 Phasen, um die einzelnen Quartale abzubilden. Es wäre auch denkbar, einen Talentpool pro Jahr anzulegen und mit vier „wiederverwendbaren“ Phasen zu arbeiten (z.B. „Q1“, „Q2“).

 

Übersicht über Ihre Bewerbungen

Nachdem Sie Ihren Talentpool jetzt eingerichtet haben, können Sie alle Ihre Bewerbungen in einer Liste sehen und diese chronologisch filtern.

  1. Unter Recruiting > Bewerbungen finden Sie eine Liste all Ihrer Bewerbungen.
  2. Filtern Sie beispielsweise nach Stellen oder Kategorien, um sich alle entsprechenden Bewerbungen in Ihrem Talentpool anzeigen zu lassen. Filtern Sie zusätzlich nach Tags um sich einen genaueren Überblick über Ihre Bewerbungen im Talentpool zu verschaffen.
  3. Über den Aktionen-Button können Sie mehrere Aktionen ausführen, wie z. B. allen verbleibenden Bewerbern mit Eingang in Q4 2019 eine E-Mail senden, oder die Bewerbungen im Bulk anonymisieren.

Eine detaillierte Beschreibung der in der Bewerberliste verfügbaren Optionen finden Sie in unserem Artikel Funktionen in der Bewerberliste.

 

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