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Dieser Artikel informiert Sie über bewährte Möglichkeiten, um einen Talentpool in Personio anzulegen. Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung sowie zusätzliche Konfigurationsideen, die in diesem Zusammenhang vielleicht hilfreich sind. 

Bewerbungsprozess für den Talentpool konfigurieren 

Um Ihren Talentpool einzurichten, müssen Sie einen spezifischen Bewerbungsprozess im Recruiting anlegen. Sie müssen Ihren Talentpool als separate Kategorie anlegen und dann Ihre Phasen und Eingangsbestätigungen konfigurieren.

 Kategorie

Um für den Talentpool eine Kategorie anzulegen, führen Sie zunächst die folgenden Schritte aus: 

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Kategorien.
2. Erstellen Sie eine Kategorie mit dem Namen Talentpool.

Phasen

Alle Phasen, die Sie in Ihrem Talentpool eventuell nutzen möchten, müssen zuerst angelegt werden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Neue Recruiting-Phase hinzufügen.
2. Fügen Sie die Phasen hinzu, die Sie für den Bewerbungsprozess für Ihren Talentpool verwenden möchten.
3. Weisen Sie die neu angelegten Phasen für die Kategorie Talentpool unter Einstellungen > Recruiting > Kategorien zu.

Hinweis
Wir empfehlen eine Wartephase. Lesen Sie für weitere Informationen den Abschnitt Bewerbungen einer anderen Stelle in den Talentpool aufnehmen.

Weiterhin ist es möglich, die Phasen Ihrer regulären Kategorien für Ihren Talentpool zu verwenden. Schieben Sie eine bewerbende Person aus einer regulären Stelle in Ihren Talentpool, landet dieser automatisch in dem Pendant zur Ursprungsphase. Sollten Sie die bewerbende Person nach einiger Zeit in Ihrem Talentpool kontaktieren wollen, wissen Sie direkt ob Sie schon im Rahmen eines Interviews mit der bewerbenden Person Kontakt hatten, oder ob Sie lediglich dessen Unterlagen gesichtet haben.

Wie Sie Ihre Bewerbungen anhand von Phasen nach Bewerbungseingang sortieren können, lesen Sie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Verwendung von Phasen.

Eingangsbestätigung

Pro Kategorie haben Sie die Möglichkeit, automatische Eingangsbestätigungen einzurichten. Die folgenden zwei Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Für Bewerbungen über das Online-Tool: Bewerbende, die sich über die Personio-Karriereseite bewerben, erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Für Ihren internen, nicht veröffentlichten Talentpool ist diese Eingangsbestätigung nicht relevant.
• Für E-Mail-Bewerbungen: Bewerbende, die beispielsweise eine Initiativbewerbung an Ihre Personio-E-Mail Adresse (host name-jobs@m.personio.de) senden, erhalten per E-Mail eine Eingangsbestätigung sobald die Bewerbung der Stelle Talentpool zugewiesen wird. Diese Einstellung kann sinnvoll sein, wenn Sie Initiativbewerbungen erhalten und diese im Talentpool verwalten möchten.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Artikel zu Eingangsbestätigungen.

Ihren Talentpool als Stelle konfigurieren

Jetzt müssen Sie für Ihren Talentpool eine Stelle anlegen, um alle Ihre Bewerbungen zu speichern. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu Recruiting > Stellen > Stelle erstellen.
2. Geben Sie unter Stellentitel den Talentpool ein und klicken Sie auf Weiter.
3. Geben Sie unter Stellendetails alle obligatorischen Details zur Stelle ein. Sie brauchen keine genauen Daten einzugeben, da diese Stelle nur internen Zwecken dient. Klicken Sie auf Weiter.
4. Tragen Sie unter Recruiting-Plan > Recruitingteam die Mitarbeitenden ein, die den Talentpool eventuell für ihr Recruiting nutzen werden.
5. Weisen Sie die Stelle unter Einstellungsverfahren der Kategorie Talentpool zu. Klicken Sie auf Entwurf speichern.

Hinweis
Sie sollten die Stelle nicht veröffentlichen, sondern sie stattdessen als internen Container für interessante Bewerbende nutzen.

Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, die Stelle mit Text zu füllen und zu veröffentlichen. Ein Name für die Stelle könnte beispielsweise „In Kontakt bleiben“ oder „Interesse an uns?“ sein. Bewerbende können sich dann direkt auf Ihrer Personio-Karriereseite auf Ihren Talentpool initiativ bewerben. Achten Sie bei dieser Option darauf, dass Sie die Eingangsbestätigung für Bewerbungen über das Bewerbungsformular aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Veröffentlichung von Stellen.

In bestimmten Fällen kann es Sinn ergeben, Ihre Bewerbenden auf mehrere Stellen oder Talentpools aufzuteilen. Ggf. lassen sich Ihre Bewerbenden nach Themenfeldern oder Standorten aufteilen. Wie dies aussehen kann, liegt ganz individuell in der Komplexität Ihres Unternehmens begründet.

Bewerbende in den Talentpool aufnehmen

Bewerbungen aus Ihrer Inbox in den Talentpool verschieben

Wenn Bewerbungen in Ihrer Inbox als nicht zugewiesene Nachrichten eingehen und zu keiner Ihrer ausgeschriebenen Stellen passen, haben Sie zwei Optionen, wenn Sie die Nachricht anklicken:

• Wenn die Nachricht zu einer vorhandenen Bewerbung gehört, klicken Sie auf Zuweisen und wählen Sie den Namen der sich bewerbenden Person aus, mit der die E-Mail verknüpft werden soll.
• Wenn die Nachricht zu keiner vorhandenen sich bewerbenden Person gehört, klicken Sie auf Bewerbung anlegen. Füllen Sie die Details der sich bewerbenden Person aus und wählen Sie die Stelle für den Talentpool aus.

Wenn Sie, wie unter Eingangsbestätigung beschrieben, eine automatische Eingangsbestätigung für E-Mail Bewerbungen konfiguriert haben, erhält die sich bewerbende Person eine Eingangsbestätigung, sobald Sie den blauen Button Verarbeiten angeklickt haben.

Bewerbungen auf eine andere Stelle in den Talentpool aufnehmen

Um Bewerbende zu informieren, dass sie zu Ihrem Talentpool hinzugefügt wurden, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Legen Sie unter Einstellungen > Recruiting > E-Mail eine E-Mail-Vorlage an. In dieser werden Bewerbende gebeten, einer Aufnahme in den Talentpool zuzustimmen oder diese abzulehnen.
2. Informieren Sie Bewerbende darüber, was dies bedeutet, z.B. die Speicherung von Daten, die Anonymisierung personenbezogener Daten auf Wunsch oder regelmäßige E-Mail-Benachrichtigungen über offene Stellen.
3. Senden Sie mithilfe der erstellten E-Mail-Vorlage eine Nachricht an die sich bewerbende Person.
4. An dieser Stelle wäre es sinnvoll, eine sich bewerbende Person in eine Übergangsphase zu verschieben. Diese Übergangsphase könnte, wie oben unter Phasen beschrieben, Wartend heißen.
5. Wenn die sich bewerbende Person zustimmt, navigieren Sie in ihr Profil, klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Einer anderen Stelle zuordnen. 
6. Wählen Sie nun den Talentpool aus.

Hinweis
Wenn eine sich bewerbende Person aus einer Phase verschoben wird, die in Ihrem Talentpool nicht vorhanden ist, landet sie automatisch in der temporären Phase Nicht zugewiesen. Diese verschwindet wieder, sobald Sie die sich bewerbende Person einer anderen Phase zuordnen.

Bewerbende in Ihrem Talentpool zeitlich ordnen

Um den Überblick über Ihre Bewerbungen im Talentpool zu behalten, sollten Sie diese strukturieren und filterbar machen. Sehen Sie nachfolgend zwei Möglichkeiten, wie Sie schnell herausfinden können, wie lange sich Bewerbende schon in Ihrem Talentpool befinden:

Verwendung von Bewerbungstags

Mit Bewerbungstags können Sie Bewerbende einfach und schnell markieren und so z. B. das Quartal, in dem die Bewerbung in den Talentpool verschoben wurde, im Profil vermerken. Sie können direkt im Bewerbendenprofil unter Tag hinzufügen verschiedene Bewerbungstags erstellen und diese der sich bewerbenden Person zuweisen.

Alternativ können Sie Bewerbungstags auch unter Einstellungen > Recruiting > Bewerber > Bewerbungstags erstellen. Weitere Informationen darüber, wie Sie Bewerbungstags anlegen und verwalten, finden Sie in unserem Helpcenter.

Verwendung von Phasen

Eine weitere Möglichkeit ist, Ihre Bewerbenden durch die Einordnung in zeitlich benannte Phasen zu kategorisieren. Erstellen Sie dafür entsprechende Phasen unter Einstellungen > Recruiting > Phasen. 

Der Bewerbungsprozess für Ihre Stelle "Talentpool" könnte wie folgt aussehen:

Hinweis
Sie benötigen pro Jahr 4 Phasen, um die einzelnen Quartale abzubilden. Es wäre auch denkbar, einen Talentpool pro Jahr anzulegen und mit vier „wiederverwendbaren“ Phasen zu arbeiten (z. B. „Q1“, „Q2“).

Übersicht über Bewerbungen

Nachdem Sie Ihren Talentpool jetzt eingerichtet haben, können Sie alle Ihre Bewerbungen in einer Liste sehen und diese chronologisch filtern.

1. Unter Recruiting > Bewerbungen finden Sie eine Liste all Ihrer Bewerbungen.
2. Filtern Sie beispielsweise nach Stellen oder Kategorien, um sich alle entsprechenden Bewerbungen in Ihrem Talentpool anzeigen zu lassen. Filtern Sie zusätzlich nach Tags um sich einen genaueren Überblick über Ihre Bewerbungen im Talentpool zu verschaffen.
3. Über den Aktionen-Button können Sie verschiedene Aktionen ausführen und z. B. allen Bewerbenden, deren Bewerbungen im Q4 2019 eingegangen sind, eine E-Mail senden oder mehrere Bewerbungen gleichzeitig anonymisieren.

Eine detaillierte Beschreibung der in der Bewerbendenliste verfügbaren Optionen finden Sie in unserem Artikel Funktionen in der Bewerbendenliste.