Talentpool erstellen – Personio

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie in Personio einen Talentpool erstellen können. Wir erklären, wie Sie Bewerbende zum Talentpool hinzufügen können, und schlagen Ihnen Möglichkeiten für die Verwaltung der Bewerbenden vor.

Bevor Sie beginnen

Für die Einrichtung eines Talentpools benötigen Sie Berechtigungen für die Recruiting-Einstellungen Ihres Unternehmens.

Beachten Sie, dass Personio keine integrierte Talentpool-Funktion anbietet. Der in diesem Artikel beschriebene Prozess ist nur ein Vorschlag.

Schritt 1: Talentpool-Kategorie einrichten

Um Ihren Talentpool einzurichten, müssen Sie einen spezifischen Bewerbungsprozess im Recruiting dafür anlegen.

Führen Sie die Schritte zum Erstellen einer Recruiting-Kategorie aus. Geben Sie der Kategorie den Namen „Talentpool“.
Wenn Sie der Kategorie Rekrutierungsphasen hinzufügen, empfehlen wir, eine Phase „Wartend” hinzuzufügen. Sie können sie als individuelle Rekrutierungsphase erstellen. Sie können auch weitere relevante Phasen hinzufügen. Wenn Sie Ihre Bewerbenden im Talentpool nach Datum sortieren möchten, können Sie Phasen erstellen, die nach einem Zeitraum benannt sind.

Empfangsbestätigung auswählen

Wenn Sie eine neue Kategorie erstellen, können Sie eine automatische Bestätigungs-E-Mail einrichten. Folgende zwei Optionen stehen zur Verfügung:

Für Bewerbungen über das Online-Bewerbungsmodul: Bewerbende, die sich über die Personio Karriereseite bewerben, erhalten eine automatische Empfangsbestätigung per E-Mail. Wenn Sie Ihre Stelle „Talentpool“ intern und verborgen bleiben soll, ist das nicht relevant.
Für Bewerbungen per E-Mail: Das ist für Initiativbewerbungen über Ihre Personio E-Mail-Adresse nützlich. Bewerbende erhalten eine Antwort per E-Mail, wenn Sie eine Bewerbung erstellen und sie der Stelle „Talentpool“ zuweisen.

Schritt 2: Talentpool als Stelle einrichten

Sie müssen nun eine Stelle für den Talentpool erstellen, um alle relevanten Bewerbungen zu speichern. Befolgen Sie diese Schritte:

Navigieren Sie zu Recruiting > Stellen > Stelle erstellen.
Geben Sie der Stelle den Namen „Talentpool“ und klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie unter Stellendetails alle obligatorischen Details zur Stelle ein. (Wenn Sie die Stelle nicht veröffentlichen möchten, müssen Sie keine genauen Daten eingeben.) Klicken Sie auf Weiter.
Tragen Sie unter Recruitingplan > Recruitingteam die Mitarbeitenden ein, die den Talentpool eventuell für ihr Recruiting nutzen werden.
Weisen Sie die Stelle unter Einstellungsverfahren der Kategorie „Talentpool“ zu.
Sie haben nun folgende Möglichkeiten:
- Speichern Sie die Stelle als Entwurf: Mit dieser Option veröffentlichen Sie die Stelle nicht. Stattdessen nutzen Sie sie als Ort, an dem Sie interessante Bewerbende abspeichern.
- Veröffentlichen Sie die Stelle. Mit dieser Option können Bewerbende direkt von Ihrer Personio Karriereseite aus Initiativbewerbungen für Ihren Talentpool einsenden. Sie könnten die Stelle „In Kontakt bleiben“ oder „Interesse an uns?“ nennen. Denken Sie bei dieser Option daran, die Empfangsbestätigung aktivieren.

Manchmal möchten Sie Ihre Bewerbenden vielleicht auf unterschiedliche Stellen oder Talentpools aufteilen. Sie könnten sie beispielsweise nach Abteilung oder Standort sortieren. Wie Sie das tun, hängt von der Struktur Ihres Unternehmens ab.

Schritt 3: Bewerbende in den Talentpool aufnehmen

Verschieben Sie Bewerbende aus Ihren zuzuweisenden Nachrichten in den Talentpool.

Wenn Sie in Ihren zuzuweisenden Nachrichten eine Bewerbung per E-Mail erhalten, die zu keiner Ihrer offenen Stellen passt, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Wenn die E-Mail von einer vorhandenen sich bewerbenden Person stammt:

Klicken Sie auf Zuweisen.
Wählen Sie den Namen der sich bewerbenden Person aus, um die E-Mail mit ihrem Bewerbungsprofil zu verknüpfen.

Wenn die E-Mail von einer neuen sich bewerbenden Person stammt:

Klicken Sie auf Bewerbung erstellen.
Geben Sie die Details der sich bewerbenden Person ein.
Wählen Sie die Stelle „Talentpool“ aus.

Wenn Sie die Empfangsbestätigung eingerichtet haben, erhält die sich bewerbende Person eine automatische Bestätigungs-E-Mail, sobald Sie ihre Bewerbung einer Stelle zugewiesen haben.

Bewerbende einer anderen Stelle zum Talentpool hinzufügen

Sie müssen den Bewerbenden mitteilen, dass Sie sie Ihrem Talentpool hinzufügen möchten. Befolgen Sie diese Schritte:

Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage unter Einstellungen > Recruiting > E-Mail-Vorlagen. Bitten Sie in der E-Mail um die Erlaubnis, die sich bewerbende Person Ihrem Talentpool hinzuzufügen. Erklären Sie, was das bedeutet: Speicherung von Daten, Anonymisierung personenbezogener Daten auf Wunsch, gelegentliche E-Mail-Updates zu offenen Stellen usw.
Gehen Sie zum Reiter Nachrichten im Profil der sich bewerbenden Person und senden Sie ihr eine mit dieser Vorlage erstellte E-Mail.
Verschieben Sie die sich bewerbende Person in eine vorläufige Recruiting-Phase, zum Beispiel „Wartend“.
Wenn die sich bewerbende Person der Aufnahme in den Talentpool zugestimmt hat, rufen Sie ihr Bewerbungsprofil auf. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Eine andere Stelle zuweisen. Wählen Sie Ihre Stelle „Talentpool“ aus.

Beachten Sie Folgendes:

Wenn Sie eine sich bewerbende Person aus einer Rekrutierungsphase verschieben, die in Ihrem Talentpool nicht vorhanden ist, landet sie automatisch in der Phase Nicht zugewiesen.
Wenn Sie eine sich bewerbende Person aus einer regulären Kategorie in Ihren Talentpool verschieben, ordnet Personio sie in der Phase ein, die der ursprünglichen Phase entspricht. So können Sie nachvollziehen, welche Phasen die Person bereits abgeschlossen hat.

Bewerbende im Talentpool nach Datum sortieren

Damit Ihr Talentpool übersichtlich bleibt, sollten Sie ihn so einrichten dass Sie Bewerbende filtern können. Es gibt zwei Möglichkeiten zu sehen, wie lange sich eine Person bereits in Ihrem Talentpool befindet.

1. Bewerbungs-Tags verwenden

Kennzeichnen Sie Bewerbende mit Labels. Fügen Sie beispielsweise ein Label wie „Q1 2026” hinzu, das anzeigt, wann Sie die Bewerbung in den Talentpool verschoben haben. Sie können die Bewerbungsliste dann nach Labels filtern.

Erfahren Sie, wie Sie Bewerbungslabels erstellen.

2. Phasen verwenden

Sie können Bewerbende auch sortieren, indem Sie sie in Recruiting-Phasen einteilen, die nach einem Zeitraum benannt sind. Erstellen Sie Phasen über Einstellungen > Recruiting > Phasen.

Beispielsweise könnte der Bewerbungsprozess Ihres Talentpools in Phasen mit den Bezeichnungen Q1, Q2, Q3 und Q4 eingeteilt sein.