Dieser Artikel erklärt, wie Sie Teilzeitmitarbeitende in Personio verwalten und worauf Sie dabei achten müssen. Bei Teilzeitbeschäftigung müssen Sie grundsätzlich zwischen Mitarbeitenden, die jede Woche an denselben Tagen arbeiten, und solchen, deren Arbeitstage von Woche zu Woche variieren, unterscheiden.

Folgende Einstellungen spielen dabei eine Rolle und müssen passend konfiguriert werden: Eintragen der Wochenstunden, Hinterlegen der Vergütung, Definition des Arbeitszeitmodells und Zuweisung des Urlaubsanspruchs. Da Teilzeitmitarbeitende mit flexiblen Arbeitszeiten hinsichtlich der Lohnfortzahlung bei Abwesenheiten besonders behandelt werden, wird dieser Punkt separat erläutert.

Hinweis:
Wir wechseln zu unserem neuen System für Anwesenheitsrichtlinien. Einige Schritte, Navigationspfade oder Einstellungen stimmen möglicherweise nicht mit der Anzeige in Ihrem Account überein. Weitere Informationen zu den neuen Anwesenheitsrichtlinien finden Sie in diesem Artikel.

Bevor Sie beginnen

Um die Schritte in diesem Artikel ausführen zu können, empfehlen wir Ihnen Admin-Berechtigungen.

Wochenstunden einrichten

Um Wochenstunden für Teilzeitmitarbeitende zu konfigurieren, müssen Sie die Parameter ihres Arbeitszeitmodells definieren. Definieren Sie unter Mitarbeitendenprofil > Persönliche Informationen > Personalinformationen > Wochenstunden Folgendes:

• Wie viele Stunden soll der Mitarbeitende laut Beschäftigungsvertrag wöchentlich arbeiten (Beispiel: 30/40 Stunden)?
• Wie viele Stunden gelten für den Mitarbeitenden als Vollzeitmodell, wenn er Vollzeit arbeiten würde (Beispiel: 30/40 Stunden)?

Diese Einstellung bestimmt den Teilzeitwert von Mitarbeitenden und trägt zum Vollzeitäquivalent (FTE) des Unternehmens bei. Bei Anpassung der Wochenstunden wird die Vergütung entsprechend dem sich ergebenden Teilzeitwert angepasst.

Vergütung einrichten

Das Gehalt wird unterschiedlich eingerichtet, je nachdem ob der Mitarbeiter ein Fixgehalt oder einen Stundenlohn bezieht. Lesen Sie unseren Artikel zum Einrichten eines Fixgehalts oder eines Stundenlohns.

Arbeitszeitmodell einrichten

Ein Arbeitszeitmodell spiegelt die Arbeitstage und monatlichen Zielstunden Ihrer Mitarbeitenden wider und kann als Grundlage für die Berechnung des Urlaubs dienen. Es gibt zwei verschiedene Grundmodelle mit festen und flexiblen Arbeitstagen.

Hinweis:
Für Mitarbeitende mit Stundenlohn fließen die tatsächlich gearbeiteten und bestätigten Stunden unmittelbar in die Lohnberechnung ein. Mitarbeitenden mit Stundenlohn können daher keine Überstunden ansammeln. Das Überstundenkonto dient bei Mitarbeitenden mit Stundenlohn folglich nur dem Zweck, Mehrarbeit abzubilden.

Feste Arbeitstage einrichten

Die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden, die an festen Tagen arbeiten, können auf die entsprechenden Wochentage verteilt werden. Falls Sie noch kein geeignetes Arbeitszeitmodell dafür haben, können Sie unter Einstellungen > Ab- und Anwesenheit > Anwesenheiten eines erstellen. Nachdem Sie das Arbeitszeitmodell erstellt haben, müssen Sie es den jeweiligen Mitarbeitenden zuweisen. Erfahren Sie, wie Sie Arbeitszeitmodelle erstellen und zuweisen.

Flexible Arbeitstage einrichten

Bei Mitarbeitenden mit flexiblen Arbeitstagen können die Arbeitszeiten gleichmäßig über die möglichen Arbeitstage (i. d. R. Montag bis Freitag) verteilt werden. Falls Sie noch kein geeignetes Arbeitszeitmodell haben, können Sie unter Einstellungen > Ab- und Anwesenheit > Anwesenheiten eines erstellen. Weisen Sie das Arbeitszeitmodell dann den betreffenden Mitarbeitenden zu. Erfahren Sie, wie Sie Arbeitszeitmodelle erstellen und zuweisen.

Urlaubsanspruch zuweisen

Um Ihren Teilzeitmitarbeitenden Urlaubsansprüche zu gewähren, müssen Sie eine Abwesenheitsrichtlinie erstellen und ihnen zuweisen. Beim Erstellen der Richtlinie können Sie wählen, ob Sie den vollen Anspruch gewähren oder ihn anteilig reduzieren möchten. Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, können Sie die anteilige Berechnung nach Arbeitstagen oder Arbeitsstunden vornehmen.

Anspruchsgewährung basierend auf der geleisteten Arbeitszeit

Sie können auch entscheiden, Ansprüche auf der Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit zu gewähren. Hierfür ist Folgendes notwendig:

• Die in Teilzeit beschäftigte Person muss regelmäßig ihre Arbeitszeit erfassen.
• HR oder die vorgesetzte Führungskraft muss den Kontostand monatlich manuell anpassen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dies einzurichten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Abwesenheit. 
3. Wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart aus.
4. Erstellen Sie eine Abwesenheitsrichtlinie mit einem jährlichen Anspruch von null.
5. Weisen Sie die Richtlinie den gewünschten Mitarbeitenden zu.

Dann, am Ende jedes Monats:

1. Prüfen Sie die erfasste Zeit des Teilzeitmitarbeitenden im Reiter Anwesenheiten.
2. Verwenden Sie diese Zahl zur Berechnung ihres monatlichen Anspruchs.
3. Passen Sie den Kontostand entsprechend an.

Auszahlung von Gehältern während Abwesenheiten konfigurieren

Je nachdem, ob Ihre Mitarbeitenden an festen oder flexiblen Arbeitstagen arbeiten, empfiehlt es sich diese Funktion zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Feste Arbeitstage konfigurieren

Wenn Ihre Mitarbeitenden feste Arbeitstage haben, sollten Sie die Einstellung Sollstunden reduzieren und jede während Abwesenheiten erfasste Zeit als Überstunden zählen? aktivieren. So stellen Sie sicher, dass Ihren Mitarbeitendenn auch an Urlaubs- oder Krankheitstagen der entsprechende Lohn ausgezahlt wird.

Flexible Arbeitstage konfigurieren

Für Mitarbeitende mit flexiblem Arbeitszeitmodell wird empfohlen, die Einstellung Sollstunden reduzieren und jede während Abwesenheiten erfasste Zeit als Überstunden zählen? zu deaktivieren, wenn ihre bezahlten Stunden an einem Abwesenheitstag von den Stunden in ihrem Arbeitszeitmodell abweichen. An freien Tagen müssen Mitarbeitende ihre bezahlten Stunden manuell im Reiter Anwesenheiten ihres Profils eingeben. Das stellt sicher, dass ihr Anwesenheitskonto korrekt ist.

Tipp:
Wenn Sie die Anwesenheiten von zwei Gruppen unterschiedlicher Mitarbeitender in Ihrem Unternehmen erfassen, kann es hilfreich sein, denselben Abwesenheitstyp zweimal anzulegen. Auf diese Weise können Mitarbeitende mit festen Arbeitstagen automatisch den entsprechenden Stundenlohn für einen Abwesenheitstag erhalten, wobei während der Abwesenheit erfasste Stunden als Überstunden gezählt werden. Mitarbeitende mit flexiblen Arbeitstagen müssen bei der Erfassung einer Abwesenheit zusätzlich die Stunden erfassen, für die sie bezahlt werden sollen.

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