In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie beachten sollten, bevor Sie Personio aktiv nutzen und in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.

Tipp
Wir empfehlen, ergänzend zu den Informationen in diesem Artikel den Lernpfad Personio in Deinem Unternehmen starten aus unserer Personio Voyager Academy zu absolvieren.

Ihre Einstellungen überprüfen

Bevor Sie Ihre Mitarbeitenden zu Personio einladen, sollten Sie mindestens die folgenden Konfigurationen in Ihrem Account vorgenommen haben:

• Hinterlegen von Führungskräften in jedem Profil für Genehmigungsprozesse und Zugriffsrechte
• Hinterlegen von Anstelldatum in jedem Profil für die automatische Berechnung des Urlaubsanspruchs
• Einrichten von individuellen Feiertagen wie bspw. Heiligabend und Silvester
• Erstellen und Zuweisen von Arbeitszeitmodellen
• Konfiguration von Abwesenheiten und Kontingentregeln
• Einstellen der Zugriffsrechte
• Definition von Genehmigungsprozessen

Als Admin haben Sie die Möglichkeit, sich als ein beliebiger Mitarbeiter anzumelden, um Ihre konfigurierten Zugriffsrechte zu prüfen. Klicken Sie dazu im gewünschten Mitarbeitendenprofil im rechten oberen Bildschirmrand auf das Icon Als dieser Mitarbeitende anmelden.

Achten Sie darauf, dass die definierten genehmigenden Personen unter Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte in den jeweiligen Bereichen zumindest das Ansichtsrecht haben.

Entnehmen Sie unserem Handbuch für Admins (Personalverwaltung) sowie unserem Handbuch für Admins (Recruiting) hilfreiche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Setup Ihres Personio-Accounts.

Interne Kommunikation

Kündigen Sie Ihren Mitarbeitendenn die Einführung einer neuen HR-Software an.

In den folgenden Artikeln finden Sie Präsentationen, Videos und viele weitere hilfreiche Informationen zur Einführung von Personio in Ihrem Unternehmen:

• Abschluss der Konto-Einrichtung: Mitarbeitende zu Personio einladen
• Erste Schritte mit Personio für Mitarbeitende
• Neue HR-Software? So überwinden Sie Widerstände Ihrer Kollegen

Während der Implementierung werden Sie durch die Unterstützung Ihres Implementation Managers zum Personio-Experten geschult. Sollte Sie zukünftig ein Kollege in der Verwaltung von Personio unterstützen, ist es empfehlenswert diesen Kollegen ebenfalls zu schulen. Nutzen Sie dafür die von uns zur Verfügung gestellten Materialien in unserem Helpcenter.

Wir bieten Ihnen auch nach Ihrer Implementierung die Möglichkeit, eine kostenpflichtige Unterstützung für die Konfiguration einzelner Funktionalitäten oder für die Schulung neuer interner Ansprechpartner zu buchen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Personio in dem Hilfebereich in der Navigationsleiste.

Mitarbeitenden zu Personio einladen

Damit Ihre Mitarbeitenden Personio nutzen können, müssen diese zu Personio eingeladen werden. Sie können alle Mitarbeitenden gesammelt einladen oder auch nur einzelne bzw. eine repräsentative Gruppe von Mitarbeitenden.

Beispielsweise können Sie zuerst Führungskräfte einladen, die Ihre Einstellungen testen, kritisch hinterfragen und nach dem Einladen von allen Mitarbeitenden ihr Wissen zur Nutzung von Personio weitergeben können. Wie Sie Ihre Mitarbeitenden zu Personio einladen, erfahren Sie hier.

Nutzung von Personio an mehreren Standorten / für mehrere Gesellschaften

Sofern Sie Personio an mehreren Standorten oder für mehrere Gesellschaften nutzen, kann es außerdem hilfreich sein, Personio schrittweise auszurollen. Beginnen Sie mit dem Rollout eines Standortes bzw. einer Gesellschaft, um Feedback von Mitarbeitenden und Führungskräften zu sammeln und Einstellungen gegebenenfalls anzupassen bevor die gesamte Belegschaft zu Personio eingeladen wird.

Solange Sie Ihren Mitarbeitern noch keine Einladungs-E-Mail gesendet haben, werden keine Benachrichtigungen per E-Mail an Ihre Mitarbeitenden versendet, auch wenn die Profile bereits angelegt wurden.