In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie beachten sollten, bevor Sie Personio aktiv nutzen und in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.
Notwendige Einstellungen
Bevor Sie Ihre Mitarbeiter zu Personio einladen, sollten Sie mindestens die folgenden Konfigurationen in Ihrem Account vorgenommen haben:
- Hinterlegen von Vorgesetzten in jedem Profil für Genehmigungsprozesse und Zugriffsrechte
- Hinterlegen von Anstelldatum in jedem Profil für die automatische Berechnung des Urlaubsanspruchs
- Einrichten von individuellen Feiertagen wie bspw. Heiligabend und Silvester
- Erstellen und Zuweisen von Arbeitszeitmodellen
- Konfiguration von Abwesenheiten und Kontingentregeln
- Einstellen der Zugriffsrechte
- Definition von Genehmigungsprozessen
Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, sich als ein beliebiger Mitarbeiter anzumelden, um Ihre konfigurierten Zugriffsrechte zu prüfen. Klicken Sie dazu im gewünschten Mitarbeiterprofil im rechten oberen Bildschirmrand auf das Icon Als dieser Mitarbeiter anmelden.
Bitte achten Sie darauf, dass die definierten Genehmiger unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte in den jeweiligen Bereichen zumindest das Ansichtsrecht haben.
Entnehmen Sie unserem Handbuch für Administratoren (Personalverwaltung) sowie unserem Handbuch für Administratoren (Recruiting) hilfreiche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Setup Ihres Personio-Accounts.
Finale Qualitätsprüfung zum Ende Ihrer Implementierung
Nachdem Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Implementation Manager alle für Sie relevanten Einstellungen in Personio vorgenommen haben, erfolgt ein interner Review nach dem Vier-Augen-Prinzip. Ein bisher unbeteiligter Implementation Manager prüft Ihre Einstellungen.
Interne Kommunikation
Kündigen Sie Ihren Mitarbeitern die Einführung einer neuen HR-Software an.
In den folgenden Artikeln finden Sie Präsentationen, Videos und viele weitere hilfreiche Informationen zur Einführung von Personio in Ihrem Unternehmen:
Während der Implementierung werden Sie durch die Unterstützung Ihres Implementation Managers zum Personio-Experten geschult. Sollte Sie zukünftig ein Kollege in der Verwaltung von Personio unterstützen, ist es empfehlenswert diesen Kollegen ebenfalls zu schulen. Nutzen Sie dafür die von uns zur Verfügung gestellten Materialien in unserem Helpcenter.
Wir bieten Ihnen auch nach Ihrer Implementierung die Möglichkeit, eine kostenpflichtige Unterstützung für die Konfiguration einzelner Funktionalitäten oder für die Schulung neuer interner Ansprechpartner zu buchen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Personio im Bereich Antworten finden (unter Hilfe > Support und Updates > Antworten finden.
Mitarbeiter zu Personio einladen
Damit Ihre Mitarbeiter Personio nutzen können, müssen diese zu Personio eingeladen werden. Sie können alle Mitarbeiter gesammelt einladen oder auch nur einzelne bzw. eine repräsentative Gruppe von Mitarbeitern. Beispielsweise können Sie zuerst Führungskräfte einladen, die Ihre Einstellungen testen, kritisch hinterfragen und nach dem Einladen von allen Mitarbeitern ihr Wissen zur Nutzung von Personio weitergeben können. Wie Sie Ihre Mitarbeiter zu Personio einladen, erfahren Sie hier.
Nutzung von Personio an mehreren Standorten / für mehrere Gesellschaften
Sofern Sie Personio an mehreren Standorten oder für mehrere Gesellschaften nutzen, kann es außerdem hilfreich sein, Personio schrittweise auszurollen. Beginnen Sie mit dem Rollout eines Standortes bzw. einer Gesellschaft, um Feedback von Mitarbeitern und Führungskräften zu sammeln und Einstellungen gegebenenfalls anzupassen bevor die gesamte Belegschaft zu Personio eingeladen wird.
Solange Sie Ihren Mitarbeitern noch keine Einladungs-E-Mail gesendet haben, werden keine Benachrichtigungen per E-Mail an Ihre Mitarbeiter versendet, auch wenn die Profile bereits angelegt wurden.