Erinnerungen konfigurieren

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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in Personio einmalige und wiederkehrende Erinnerungen einstellen, um stets den Überblick über wichtige Ereignisse zu behalten.

Sie können zu folgenden systemseitig vorangelegten Ereignissen Erinnerungen konfigurieren:

  • Enddatum der Probezeit
  • Anstelldatum
  • Letzter Arbeitstag
  • Vertragsende
  • Ende des Arbeitsverhältnisses
  • Letzte Gehaltsanpassung
  • Nächste Abwesenheit
  • Geburtstag

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter von Personio an selbst angelegte Attribute erinnern zu lassen. Bitte beachten Sie dabei, dass Erinnerungen nur für Attribute erstellt werden können, die als Attributstyp "Datum" formatiert sind. Wie Sie neue Attribute hinzufügen erfahren Sie hier.

 

So funktionieren Erinnerungen

Erinnerungen erfolgen in Personio standardmäßig über den Bereich Meine Aufgaben des Dashboards. Zum definierten Erinnerungszeipunkt erscheint hier ein entsprechender Eintrag für alle Mitarbeiter, die als Empfänger der Erinnerung hinterlegt wurden. Zusätzlich erhalten sie optional eine entsprechende E-Mail Benachrichtigung. Bitte beachten Sie, dass die Anzeige von Erinnerungen auf dem Dashboard der folgenden Logik folgt:

  • Erinnerungen, die Sie vor einem Ereignis oder am gleichen Tag erhalten, werden Ihnen bis einen Tag nach dem betreffenden Ereignis auf dem Dashboard angezeigt.
  • Erinnerungen, die nach einem Ereignis erfolgen, verschwinden eine Woche nach Anzeige der Erinnerung wieder automatisch vom Dashboard.
  • Wenn eine Erinnerung nicht automatisiert nach den soeben beschriebenen Fristen vom Dashboard verschwinden soll, dann markieren Sie diese als Aufgabe. Aufgaben werden solange angezeigt, bis sie aktiv bestätigt wurden.

In Personio gibt es drei unterschiedliche Wege Erinnerungen anzulegen, die im Folgenden genauer erläutert werden.

 

Erinnerungen für Mitarbeiterrollen

Erleichtern Sie Ihre HR-Prozesse, indem Sie Mitarbeiterrollen an bestimmte Ereignisse, wie bspw. das Enddatum der Probezeit aller Mitarbeiter, erinnern.

Definieren Sie hier zusätzlich den Zeitpunkt der Erinnerung und legen Sie fest ob sich diese in jährlicher Frequenz wiederholen sollen.

Legen Sie neben der Rolle fest, für welche Gruppierung die Erinnerung gelten soll. Unterscheiden Sie hier zwischen folgenden Mitarbeitergruppen:

Gruppe Beschreibung
Alle Mitarbeiter Alle aktiven Mitarbeiter in Personio
Mein Team Alle Mitarbeiter, die einen Mitarbeiter aus der entsprechenden Rolle, zum direkten oder indirekten Vorgesetzten haben. Weitere Informationen zum Teambegriff in Personio finden Sie hier.
Direktes Team Alle Mitarbeiter, die einen Mitarbeiter aus der entsprechenden Rolle, zum direkten Vorgesetzten haben.
Speziell Eine ausgewählte Gruppe, wie bspw. die eigene Abteilung, der eigene Standort oder Mitarbeiter einer bestimmten Kostenstelle, die Sie selbst wählen.

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Fügen Sie außerdem noch eine optionale Beschreibung an und klicken Sie auf Hinzufügen, um die Einstellungen zu übernehmen.

Richten Sie so beliebig viele Rollen-Erinnerungen über Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Erinnerungen ein:

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Wie Sie Mitarbeiterrollen einrichten erfahren Sie hier.

 

Persönliche Erinnerungen

Des Weiteren haben Mitarbeiter über Persönliche Einstellungen > Erinnerungen die Möglichkeit persönliche Erinnerungen zu hinterlegen:

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Wenn Sie persönliche Erinnerungen hinzufügen und dabei an ein Attribut von Allen Mitarbeitern erinnert werden möchten, sehen Sie in Klammern automatisch die Anzahl der Mitarbeiter, für die Sie Ansichts- und/ oder Bearbeitungsrechte zu diesen Informationen haben. In diesem Fall erzeugt Personio eine Erinnerung an den letzten Arbeitstag von elf Mitarbeitern. Der Mitarbeiter hat also Ansichts- und/oder Bearbeitungsrechte auf das Attribut Letzter Arbeitstag von elf Mitarbeitern. Erfahren Sie hier, wie Sie entsprechende Zugriffsrechte konfigurieren.

Neben den persönlichen Erinnerungen werden in den persönlichen Einstellungen alle für einen Mitarbeiter geltenden Rollen-Erinnerungen angezeigt:

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Individuelle Erinnerungen

Erinnerungen, die sich auf bestimmte Mitarbeiter beziehen, lassen sich über dessen Profil unter dem Reiter Notizen einsehen, sofern die Notizen unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte aktiviert wurden. Setzen Sie über Erinnerung erstellen individuelle und attributsunabhängige Erinnerungen für ein beliebiges Datum:

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Nähere Informationen zu Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechten finden Sie hier.

 

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