Dieser Artikel erklärt, wie Sie in Personio einmalige und wiederkehrende Erinnerungen einrichten können, damit Sie keine wichtigen Ereignisse vergessen.
Was sind Erinnerungen in Personio?
Erinnerungen sind in Personio Benachrichtigungen, die in der Inbox angezeigt werden. Sie können diese in Ihren Mitarbeiterrollen anlegen, um eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern an ein Ereignis zu erinnern.
Sie können für die folgenden systemseitig bereits angelegten Ereignisse Erinnerungen erstellen:
- Enddatum der Probezeit
- Anstelldatum
- Letzter Arbeitstag
- Vertragsende
- Austrittsdatum
- Letzte Gehaltsanpassung
- Nächste Abwesenheit
- Geburtsdatum
- Ablaufdatum des Visums
Tipp: Sie können auch einen Erinnerungs-Workflow anlegen, der durch ein benutzerdefiniertes Attribut vom Typ Datum ausgelöst wird.
Wo kann ich Erinnerungen sehen?
Erinnerungen werden in Personio standardmäßig in der Inbox angezeigt, die von überall in der Anwendung in der rechten oberen Ecke des Bildschirms zugänglich ist. Zum definierten Erinnerungszeitpunkt erscheint in der Inbox aller Mitarbeitenden, die als Empfänger der Erinnerung hinterlegt sind, ein entsprechender Eintrag zum auslösenden Ereignis. Sie haben zudem die Möglichkeit, diesen Mitarbeitenden eine E-Mail-Benachrichtigung zukommen zu lassen.
Bestimmte nutzende Personen mit Konto verwalten-Zugriffsrechten können Erinnerungen im Reiter Erinnerungen des Mitarbeiterprofils sehen oder einrichten.
Tipp: Weitere Informationen über die Inbox finden Sie in unserem Artikel zum Global Task Management.
Erinnerungs-Workflow in den Einstellungen einrichten
- Navigieren Sie auf Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen.
- Wählen Sie unter Rollen eine Rolle aus und klicken Sie auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf Erinnerungs-Workflow hinzufügen.
- Wählen Sie im Drop-down-Menü Erinnere die Mitarbeiterrolle der Empfänger aus.
- Wählen Sie im Drop-down-Menü an das Trigger-Event aus. Dies ist das Ereignis, an das die Empfänger erinnert werden sollen.
- Wählen Sie im Drop-down-Menü von die Mitarbeiter aus, die den Empfängern der Erinnerung angezeigt werden sollen.
Unterscheiden Sie hier zwischen folgenden Mitarbeitergruppen:
Gruppe Bedeutung Alle Mitarbeiter Alle aktiven Mitarbeiter in Personio. Meine Mitarbeiter Alle Mitarbeiter, die einen Mitarbeiter aus der entsprechenden Rolle, zum direkten oder indirekten Vorgesetzten haben. Meine direkten Mitarbeiter Alle Mitarbeiter, deren direkter Vorgesetzter ein Mitarbeiter mit der entsprechenden Rolle ist. Speziell Eine bestimmte Gruppe, die durch einen Filter für ein beliebiges Attribut des Typs Auswahlliste definiert ist. Wenn die Option Eigene(s) ausgewählt ist, erhalten Mitarbeiter Erinnerungen für andere Mitarbeiter mit derselben Option für das Attribut. Wenn beispielsweise der Filter "Gesellschaft ist gleich Eigene(s) entspricht, erhält der Mitarbeiter Erinnerungen für andere Mitarbeiter der gleichen Gesellschaft. - Wählen Sie aus, wann die Erinnerung gesendet werden soll. (Wie viele Tage/Wochen vor/nach dem Trigger-Event soll die Erinnerungen gesendet werden?)
Erinnerungen werden in der Inbox gemäß der folgenden Logik angezeigt:
▶︎ Erinnerungen, die für einen Zeitpunkt vor einem Event oder am gleichen Tag geplant sind, bleiben bis einen Tag nach dem Event in der Inbox.
▶︎ Erinnerungen, die für einen Zeitpunkt nach einem Ereignis geplant sind, werden eine Woche, nachdem sie erstmals angezeigt werden, automatisch wieder aus der Inbox entfernt.▶︎ Wenn eine Erinnerung nach den oben genannten Zeiträumen nicht automatisch aus der Inbox entfernt werden soll, kennzeichnen Sie die Erinnerung als Benachrichtigung ohne Ablauftermin. Solche Benachrichtigungen werden angezeigt, bis sie vom entsprechenden Benutzer aktiv bestätigt werden. - Wählen Sie aus, ob die Erinnerung die Form einer Benachrichtigung mit automatischem Ablauf oder einer Benachrichtigung ohne Ablaufdatum annehmen soll.
- Aktivieren Sie die Checkbox neben Frequenz , wenn Sie die Erinnerung jedes Jahr wiederholen möchten.
- Fügen Sie einen Hinweis hinzu, der den Empfängern der Erinnerung angezeigt wird.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Verwalten Sie Ihre Erinnerungs-Workflows
Erinnerungs-Workflow bearbeiten
- Navigieren Sie auf Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen.
- Wählen Sie eine Rolle und klicken Sie auf Erinnerungen.
- Klicken Sie neben dem Workflow, den Sie bearbeiten möchten, auf
. - Nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen vor.
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
Erinnerungs-Workflow löschen
- Navigieren Sie auf Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen.
- Wählen Sie eine Rolle und klicken Sie auf Erinnerungen.
- Klicken Sie neben dem Workflow, den Sie löschen möchten, auf
. - Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Löschen.
Hinterlege persönliche Erinnerungen
Mitarbeiter können über Persönliche Einstellungen > Erinnerungen persönliche Erinnerungen anlegen:
Wenn Sie persönliche Erinnerungen für ein Attribut hinzufügen, das auf Alle Mitarbeiter anwendbar ist, erhalten Sie nur für diejenigen Mitarbeiter eine Erinnerung, für deren Informationen Sie Ansichts- oder Bearbeitungsrechte haben. Im folgenden Beispiel wird der beispielhaft gewählte Mitarbeitende nur an den Letzten Arbeitstag derjenigen Mitarbeitenden erinnert, für die er im Bereich Personaldaten, in dem sich das Attribut befindet, Ansichts- und/oder Bearbeitungsrechte hat. Für weitere Informationen zur Konfigurierung der entsprechenden Zugriffsrechte lesen Sie bitte unseren Artikel Zugriffsrechte allgemein.
Neben den persönlichen Erinnerungen werden in den persönlichen Einstellungen alle für einen Mitarbeiter geltenden Rollen-Erinnerungen angezeigt:
Erinnerungen über bestimmte Mitarbeiter
Um Erinnerungen zu einem bestimmten Mitarbeitenden einzurichten, navigieren Sie zum betreffenden Mitarbeiterprofil, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Erinnerung setzen. So können Sie eine individuelle Erinnerung an einem beliebigen Datum einrichten, ohne auf ein Attribut zu verweisen.
Hinweis
Um den Reiter Erinnerungen zu sehen, benötigen Mitarbeitende Ansichtsrechte für den Bereich Konten verwalten über Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte.