Erinnerungen konfigurieren

In Personio haben Sie die Möglichkeit einmalige und wiederkehrende Erinnerungen einzustellen. 

Systematisch können Erinnerungen für folgende Ereignisse erstellt werden:

  • Enddatum der Probezeit
  • Anstelldatum
  • Letzter Arbeitstag
  • Vertragsende
  • Ende des Arbeitsverhältnis
  • Letzte Gehaltsanpassung
  • Nächste Abwesenheit
  • Geburtstag

Zusätzlich können Erinnerungen für selbst angelegte Attribute erstellt werden. Bitte beachten Sie, dass Erinnerungen nur für Attribute hinterlegt werden können, die als Attributstyp "Datum" formatiert sind. Wie Sie neue Attribute hinzufügen erfahren Sie hier.

Zur Verwendung von Erinnerungen gibt es in Personio drei Möglichkeiten:

Erinnerungen für Mitarbeiterrollen

Erleichtern Sie Ihre HR-Prozesse, indem Sie Mitarbeiterrollen an bestimmte Ereignisse, wie bspw. das Enddatum der Probezeit aller Mitarbeiter, erinnern. 

Definieren Sie hier zusätzlich den Zeitpunkt der Erinnerung und legen Sie fest ob sich diese in jährlicher Frequenz wiederholen sollen. Legen Sie neben der Rolle fest, für welche Gruppierung die Erinnerung gelten soll. Unterscheiden Sie hier zwischen folgenden Mitarbeitergruppen:

Gruppe Beschreibung
Alle Mitarbeiter Alle aktiven Mitarbeiter in Personio
Mein Team Alle Mitarbeiter, die einen Mitarbeiter aus der entsprechenden Rolle, zum direkten oder indirekten Vorgesetzten haben. Weitere Informationen zum Teambegriff in Personio finden Sie hier.
Direktes Team Alle Mitarbeiter, die einen Mitarbeiter aus der entsprechenden Rolle, zum direkten Vorgesetzten haben. 
Speziell Eine ausgewählte Gruppe, wie bspw. die eigene Abteilung, der eigene Standort oder Mitarbeiter einer bestimmten Kostenstelle, die Sie selbst wählen.

 

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Fügen Sie außerdem noch eine optionale Beschreibung an und klicken Sie auf Hinzufügen, um die Einstellungen zu übernehmen.

Richten Sie so beliebig viele Rollen-Erinnerungen über Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Erinnerungen ein:

Erinnerungen_2.PNG

Wie Sie Mitarbeiterrollen einrichten erfahren Sie hier.

 

Persönliche Erinnerungen

Des Weiteren haben Mitarbeiter über Persönliche Einstellungen > Erinnerungen die Möglichkeit persönliche Erinnerungen zu hinterlegen:

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Wenn Sie persönliche Erinnerungen hinzufügen und dabei an ein Attribut von Allen Mitarbeitern erinnert werden möchten, sehen Sie in Klammern automatisch die Anzahl der Mitarbeiter, für die Sie Ansichts- und/ oder Bearbeitungsrechte zu diesen Informationen haben. In diesem Fall erzeugt Personio eine Erinnerung an den letzten Arbeitstag von elf Mitarbeitern. Der Mitarbeiter hat also Ansichts- und/oder Bearbeitungsrechte auf das Attribut Letzter Arbeitstag von elf Mitarbeitern. Erfahren Sie hier, wie Sie entsprechende Zugriffsrechte konfigurieren.

Neben den persönlichen Erinnerung werden in den persönlichen Einstellungen alle für einen Mitarbeiter geltenden Rollen-Erinnerungen angezeigt:

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Individuelle Erinnerungen

Erinnerungen, die sich auf bestimmte Mitarbeiter beziehen, lassen sich über dessen Profil unter dem Reiter Notizen einsehen, sofern die Notizen unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte aktiviert wurden. Setzen Sie über Erinnerung erstellen individuelle und attributsunabhängige Erinnerungen für ein beliebiges Datum: 

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 Nähere Informationen zu Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechten finden Sie hier.

 

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