Dieser Artikel erklärt, wie Sie in Personio einmalige und wiederkehrende Erinnerungen einrichten können, damit wichtige Ereignisse nicht vergessen werden. Erinnerungen sind Benachrichtigungen, die in der Inbox angezeigt werden. Sie können folgende Erinnerungen anlegen:

• Rollen-Erinnerungen für alle Mitarbeitenden mit einer bestimmten Rolle
• Erinnerungen für Sie selbst
• Erinnerungen für andere bestimmte Mitarbeitende

Für die folgenden systemseitig bereits vorhandenen Ereignisse können Sie Erinnerungs-Workflows erstellen:

• Geburtsdatum
• Vertragsende
• Anstelldatum
• Letzter Arbeitstag
• Letzte Gehaltsanpassung
• Nächste Abwesenheit
• Enddatum der Probezeit
• Austrittsdatum
• Ablaufdatum des Visums

Zusätzlich können Sie Erinnerungs-Workflows erstellen, die durch ein beliebiges individuelles Attribut des Typs Datum ausgelöst werden.

Rollen-Erinnerungen anlegen

Um eine Erinnerung für eine bestimmte Mitarbeitendenrolle anzulegen, führen Sie die nachfolgenden Schritte aus. Beachten Sie dabei, dass Mitarbeitende mit einer bestimmten Rolle nur Erinnerungen für Attribute erhalten können, für die sie mindestens das Ansichtsrecht haben.

1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Mitarbeitende > Mitarbeitendenrollen.
2. Wählen Sie unter Rollen eine Rolle aus und klicken Sie auf Erinnerungen.
3. Klicken Sie auf Rollen-Erinnerungen hinzufügen.
4. Wählen Sie im Drop-down-Menü neben Erinnere die Mitarbeitendenrolle aus, die die Erinnerung erhalten soll.
5. Wählen Sie im Drop-down-Menü neben An das auslösende Ereignis aus. Dies ist das Ereignis, an das die Empfänger erinnert werden sollen.
6. Wählen Sie im Drop-down-Menü neben Von die Gruppe von Mitarbeitenden aus, an die die Empfänger erinnert werden sollen. Sie können folgende Optionen wählen:

   Alle Mitarbeitenden	Alle aktiven Mitarbeitenden in Personio.
   Meine Mitarbeitenden	Alle Mitarbeitende, die einen Mitarbeitenden aus der entsprechenden Rolle, zur direkten oder indirekten Führungskraft haben.
   Meine direkten Mitarbeitenden	Alle Mitarbeitende, die einen Mitarbeitenden aus der entsprechenden Rolle, zur direkten Führungskraft haben.
   Speziell	Eine bestimmte Gruppe, die durch einen Filter für ein beliebiges Attribut des Typs Auswahlliste definiert ist. Bei Auswahl von Eigene(s), erhalten Mitarbeitende Erinnerungen für andere Mitarbeitende mit derselben Option für das Attribut. Wenn beispielsweise der Filter „Gesellschaft ist gleich Eigene(s)“ lautet, erhält die mitarbeitende Person Erinnerungen für andere Mitarbeitende der gleichen Gesellschaft.

7. Wählen Sie unter Wann aus, wie viele Tage oder Wochen vor oder nach dem auslösenden Ereignis die Erinnerung gesendet werden soll.
8. Wählen Sie aus, ob die Erinnerung die Form einer Benachrichtigung mit automatischem Ablauf oder einer Benachrichtigung ohne Ablaufdatum annehmen soll. Letztere wird erst entfernt, wenn der Mitarbeitende sie aktiv verwirft.
9. Wenn Sie eine Erinnerung jährlich wiederholen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Häufigkeit.
10. Fügen Sie eine Beschreibung für die Empfänger der Erinnerung hinzu.
11. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Rollen-Erinnerungen verwalten

Rollen-Erinnerung bearbeiten

Um eine bereits eingerichtete Rollen-Erinnerung zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Mitarbeitende > Mitarbeitendenrollen.
2. Wählen Sie eine Rolle und klicken Sie auf Erinnerungen.
3. Klicken Sie neben dem Workflow, den Sie bearbeiten möchten, auf .
4. Nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen vor.
5. Klicken Sie auf Bearbeiten.

Rollen-Erinnerung löschen

Um eine Rollen-Erinnerung zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Mitarbeitende > Mitarbeitendenrollen.
2. Wählen Sie eine Rolle und klicken Sie auf Erinnerungen.
3. Klicken Sie neben dem Workflow, den Sie löschen möchten, auf .
4. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Löschen.

Erinnerungen für sich selbst anlegen

Sie können sich selbst Erinnerungen an Ereignisse anderer Mitarbeitergruppen einrichten. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Klicken Sie links unten auf Ihren Namen und dann auf Persönliche Einstellungen > Erinnerungen.
2. Klicken Sie auf Persönliche Erinnerung hinzufügen.
3. Füllen Sie die Informationen in dem Widget aus, wie Sie es auch für eine Rollen-Erinnerung tun würden.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Denken Sie dabei daran, dass, wenn Sie eine persönliche Erinnerung für ein Attribut anlegen, das auf alle Mitarbeitende anwendbar ist, Sie nur für diejenigen eine Erinnerung erhalten, auf deren Informationen Sie Zugriff haben.

Für weitere Informationen zur Konfigurierung der entsprechenden Zugriffsrechte lesen Sie bitte unseren Artikel Zugriffsrechte allgemein.

Über Persönliche Einstellungen > Erinnerungen können Mitarbeitende persönliche Erinnerungen an Ereignisse anderer Mitarbeitergruppen hinterlegen. Unter Erinnerungen in den persönlichen Einstellungen werden sowohl persönliche wie auch Rollen-Erinnerungen angezeigt, die für den jeweiligen Mitarbeitenden gelten.

Erinnerungen für bestimmte Mitarbeitende anlegen

So richten Sie eine Erinnerung für einen bestimmten Mitarbeiter ein:

1. Gehen Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil und klicken Sie auf Erinnerungen.
2. Wählen Sie unter Erinnerung hinzufügen das gewünschte Datum aus.
3. Geben Sie im Feld neben Hinweis zusätzliche Informationen ein.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

So können Sie eine individuelle Erinnerung an einem beliebigen Datum einrichten, ohne auf ein Attribut zu verweisen.

Hinweis
Um den Reiter Erinnerungen zu sehen, benötigen Mitarbeitende Ansichtsrechte für den Bereich Konten verwalten (über Einstellungen > Mitarbeitende > Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte).

Erinnerungs-Benachrichtigungen

Erinnerungen werden in Personio standardmäßig in der Inbox angezeigt, die von überall in der Anwendung oben in der Hauptmenüleiste zugänglich ist. Zum definierten Erinnerungszeitpunkt erscheint in der Inbox aller Mitarbeitenden, die als empfangende Personen der Erinnerung hinterlegt sind, ein entsprechender Eintrag zum Trigger-Event. Sie können ihnen auch eine Benachrichtigung per E-Mail senden.

• Erinnerungen, die Sie vor einem Ereignis oder am selben Tag erhalten, werden Ihnen bis einen Tag nach dem betreffenden Ereignis auf dem Dashboard angezeigt.
• Erinnerungen, deren Versand nach einem Ereignis geplant ist, werden eine Woche nach dem Versand automatisch aus der Inbox entfernt.

Weitere Informationen über die Inbox finden Sie in unserem Artikel zur Personio-Inbox.