Arbeitszeitmodelle bilden die Grundlage für effektives Zeitmanagement und Anwesenheitserfassung in jedem Unternehmen. Sie definieren die Arbeitstage und -Stunden, die von den Mitarbeitenden erwartet werden, und sorgen für Klarheit für Mitarbeitende und Arbeitgebende.
Das System verwendet die den Mitarbeitenden zugewiesenen Arbeitszeitmodelle zur Berechnung von Überstunden, Anwesenheiten, Soll-Stunden und Abwesenheit.
Ob festes Arbeitszeitmodell, mehrwöchiger Turnus oder flexible Vereinbarung – Arbeitszeitmodelle helfen, die individuelle Verfügbarkeit und Unternehmensanforderungen in Einklang zu bringen. Arbeitszeitmodelle bilden auch die Grundlage für das korrekte Erfassen von Anwesenheiten und die Berechnung anteiliger Urlaubsansprüche von Teilzeitmitarbeitenden.
Bevor Sie beginnen
Verschiedene Arten von Arbeitszeitmodellen
In Personio können Sie drei Arten von Arbeitszeitmodellen einrichten: feste, mehrwöchige oder flexible. Werfen Sie einen Blick auf die Tabelle, um ihre Unterschiede zu verstehen:
| Festes Arbeitszeitmodell | Mehrwöchiges Arbeitszeitmodell | Flexibles Arbeitszeitmodell | |
|---|---|---|---|
| Szenarien für Anwendungsfälle | Mitarbeitende mit einem festen Wochenmodell. | Mitarbeitende mit einem wiederkehrenden Wochenmodell Zum Beispiel: Der Mitarbeiter hat jeden zweiten Freitag frei. | Mitarbeitende mit einer festen Anzahl von Tagen pro Woche, aber einer flexiblen Anzahl von Stunden pro Tag. Zum Beispiel: Mitarbeitende in Teilzeit, Werkstudierende, Gleitzeit. |
| Arbeitstage | Feste Anzahl von Tagen. Das Modell definiert die Arbeitstage des Mitarbeiters. | Feste Anzahl von Tagen. Das Modell definiert die Arbeitstage des Mitarbeiters. | Feste Anzahl von Tagen. Der Mitarbeiter und seine Führungskraft legen fest, an welchen Wochentagen gearbeitet werden soll. |
| Stunden pro Tag/Woche | Festgelegt und definiert durch die im Arbeitszeitmodell eingetragenen Tage und Stunden. Wenn sich die Wochenstunden des Mitarbeiters ändern, müssen Sie ein neues Arbeitszeitmodell erstellen/zuweisen. | Festgelegt und definiert durch die im Arbeitszeitmodell eingetragenen Tage und Stunden. Wenn sich die Wochenstunden des Mitarbeiters ändern, müssen Sie ein neues Arbeitszeitmodell erstellen/zuweisen. | Verwendet das Attribut Wochenstunden im Mitarbeitendenprofil. So können Sie Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Wochenstunden dasselbe Modell zuweisen. |
| Arbeitsstunden | Das Modell definiert Arbeitsstunden. Wenn sich die Arbeitsstunden des Mitarbeiters ändern, müssen Sie ein neues Arbeitszeitmodell erstellen/zuweisen. | Das Modell definiert Arbeitsstunden. Wenn sich die Arbeitsstunden des Mitarbeiters ändern, müssen Sie ein neues Arbeitszeitmodell erstellen/zuweisen. | Der Mitarbeiter und seine Führungskraft legen endgültige Arbeitsstunden fest. |
| Modell verwalten | Wenn sich etwas ändert, muss der Admin das Arbeitszeitmodell bearbeiten. | Wenn sich etwas ändert, muss der Admin das Arbeitszeitmodell bearbeiten. | Nach der erstmaligen Zuweisung durch den Admin können Mitarbeitende und Führungskräfte Arbeitstage und -zeiten ändern, solange der Mitarbeiter so viele Tage arbeitet, wie im Modell festgelegt. |
| Standard-Arbeitszeitmodell | Kann als Standardarbeitszeitmodell festgelegt werden. | Kann nicht als Standardarbeitszeitmodell festgelegt werden. | Kann nicht als Standardarbeitszeitmodell festgelegt werden. |
Erforderliche Berechtigungen
Unabhängig davon, welche Art von Modell Sie erstellen, gilt Folgendes:
- Um Arbeitszeitmodelle zu erstellen, benötigen Sie Berechtigungen für Konto-Konfiguration > Anwesenheit.
- Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, ein Admin zu sein, um flexible Arbeitszeitmodelle erfolgreich einzurichten.
Beachten Sie Folgendes:
- Mitarbeitende können Anwesenheiten und Überstunden (sofern aktiviert) an jedem Tag und zu jeder Zeit erfassen, unabhängig von ihren Start- und Endzeiten. Sie können dies zwar nicht ändern, aber Sie können einen Genehmigungs-Workflow einrichten, der die Bedingung Startzeit ist früher oder später als das Arbeitszeitmodell enthält, um diese Zeiteinträge überprüfen zu können.
- Auch die Start- und Endzeiten beeinflussen die Berechnung der in Stunden erfassten Abwesenheit. Wenn Mitarbeitende über die festgelegten Anfangs- und Endzeiten hinausgehende Abwesenheiten beantragen, hat dies keinen Einfluss auf ihren verbleibenden Kontostand
- Sobald Sie ein Arbeitszeitmodell eines bestimmten Typs erstellt haben, können Sie es nicht in einen anderen Typ ändern.
Festes Arbeitszeitmodell erstellen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein neues festes Arbeitszeitmodell zu erstellen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Ab- und Anwesenheit auf Anwesenheiten.
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Reiters Arbeitszeitmodelle auf Neue Arbeitszeitmodellrichtlinie.
- Geben Sie einen kurzen Namen und eine Beschreibung für das Arbeitszeitmodell ein. So sollten Sie die Einstellungen des Arbeitszeitmodells auf einen Blick erkennen. Zum Beispiel: „Vollzeit, 40 Stunden, Montag bis Freitag“.
- Überprüfen Sie, ob die Option „Festes Arbeitszeitmodell“ ausgewählt ist.
- Legen Sie Arbeitstage, -zeiten und Pausenstunden fest.
- Legen Sie einen Wert für den anteiligen Abwesenheitsanspruch fest.
- Speichern Sie die Änderungen, um das Arbeitszeitmodell zu erstellen.
Mehrwöchiges Arbeitszeitmodell erstellen
Das System berücksichtigt bei der Berechnung von Überstunden, Anwesenheiten, Sollstunden und Abwesenheit das Arbeitszeitmodell und die Anzahl der Stunden, die Sie für jede Woche festgelegt haben. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein mehrwöchiges Arbeitszeitmodell zu erstellen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Ab- und Anwesenheit auf Anwesenheiten.
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Reiters Arbeitszeitmodelle auf Neue Arbeitszeitmodellrichtlinie.
- Geben Sie einen kurzen Namen und eine Beschreibung für das Arbeitszeitmodell ein. So sollten Sie die Einstellungen des Arbeitszeitmodells auf einen Blick erkennen. Zum Beispiel: „Mehrwöchig Vollzeit, 40 Stunden, Montag bis Freitag“
- Überprüfen Sie, ob die Option „Festes Arbeitszeitmodell“ ausgewählt ist.
- Legen Sie Arbeitstage, -zeiten und Pausenstunden fest.
- Klicken Sie auf Weitere hinzufügen, um bis zu vier Wochen hinzuzufügen.
- Legen Sie einen Wert für den anteiligen Abwesenheitsanspruch fest.
- Speichern Sie die Änderungen, um das Arbeitszeitmodell zu erstellen.
Flexibles Arbeitszeitmodell erstellen
- Lesen Sie den Abschnitt Bevor Sie beginnen in diesem Artikel.
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Ab- und Anwesenheit auf Anwesenheiten.
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Reiters Arbeitszeitmodelle auf Neue Arbeitszeitmodellrichtlinie.
- Geben Sie einen kurzen Namen und eine Beschreibung für das Arbeitszeitmodell ein. So sollten Sie die Einstellungen des Arbeitszeitmodells auf einen Blick erkennen. Zum Beispiel: „Flexibel, 4 Tage“
- Wählen Sie Flexibles Arbeitszeitmodell aus und legen Sie die Wochenarbeitstage fest.
- Legen Sie einen Wert für den anteiligen Abwesenheitsanspruch fest.
- Speichern Sie die Änderungen, um das Arbeitszeitmodell zu erstellen.
Anteilige Berechnung des Abwesenheitsanspruchs auf der Grundlage von Arbeitstagen
Für Abwesenheitsrichtlinien, die eine anteilige Berechnung auf Basis von Wochenarbeitstagen vorsehen, vergleicht Personio die Tage des Arbeitszeitmodells mit dem hier hinterlegten Referenzwert. Dies gilt sowohl für das feste als auch für das flexible Arbeitszeitmodell.
Wenn das Modell beispielsweise 4 Arbeitstage umfasst und die Referenz 5 ist, erhalten Mitarbeitende mit diesem Modell 4/5 des regulären Anspruchs.
Für ein mehrwöchiges Arbeitszeitmodell vergleicht das System seine durchschnittlichen Arbeitstage mit dem Referenzwert.
Nächster Schritt
- Legen Sie Ihr Standardarbeitszeitmodell fest und weisen Sie Ihren Mitarbeitenden Arbeitszeitmodelle zu.
- Erstellen Sie Zeiterfassungsrichtlinien.
- Optional: Wenn Ihre Mitarbeitenden Überstunden erfassen, erstellen Sie Überstundenrichtlinien.
- Wenn Sie ein flexibles Arbeitszeitmodell erstellt haben: