In diesem Artikel erhalten Sie alle relevanten Informationen zu Lohnarten in der Entgeltabrechnung und wie diese in Personio Payroll eingerichtet und verwaltet werden.
Allgemeines
Was sind Lohnarten?
Lohnarten dienen in der Entgeltabrechnung als standardisierte Ordnungssysteme, anhand derer alle Zahlungen und Leistungen an die Arbeitnehmenden einheitlich erfasst, zugeordnet und ausgewertet werden.
Jede Zahlung innerhalb der Entgeltabrechnung wird dabei einer klar definierten Lohnart zugewiesen, welche sich über abrechnungrelevante Merkmale definiert. Dadurch wird bestimmt, wie eine Zahlung berechnet wird, welche buchhalterischen Regelungen anzuwenden sind und welche Abgaben an Dritte zu leisten sind.
Arten von Lohnarten
Bruttolohnarten
Bruttolohnarten umfassen alle Lohnarten, die in der Entgeltabrechnung als Bezüge oder bruttomindernde Abzüge erfasst werden und je nach Kennzeichnung die Berechnungsgrundlage für Steuer und Sozialversicherungsbeiträge dienen. Entscheidend dabei ist, ob eine Lohnart steuer- und sozialversicherungspflichtig, steuerfrei, SV-frei oder teilweise befreit ist.
| Bruttobezüge |
Zu den Bruttobezügen zählen alle Leistungen, welche das Entgelt erhöhen. Diese Beträge werden grundsätzlich addiert und bilden, sofern sie steuer- und SV-pflichtig sind, die Berechnungsgrundlage für Steuer und Sozialversicherungsbeiträge. Dazu gehören:
Achtung: Es gibt auch Bruttobezüge, die steuer- und/oder SV-frei sind. Diese werden zwar als Bruttobezug ausgewiesen, erhöhen aber die Bemessungsgrundlage für Steuer und/oder SV nicht. |
| Bruttoabzüge |
Bruttoabzüge sind Lohnarten, die vom Bruttoentgelt abgezogen werden und das Gesamtbrutto mindern. Wenn ein Bruttoabzug als steuer- und SV-pflichtig behandelt wird, kann er die Bemessungsgrundlage reduzieren und dadurch Steuern und Sozialabgaben senken.
Dazu gehören:
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Steuerfreie Bruttolohnarten
Nicht alle Lohnarten haben eine Auswirkung auf Lohnsteuer und Sozialversicherung. Nach § 3 und § 3b EStG sieht der Gesetzgeber zahlreiche volle oder teilweise Steuerbefreiungen vor. Erfüllen Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Voraussetzungen, können diese in der Entgeltabrechnung berücksichtigt werden. Viele Steuerbefreiungen gelten nur bis zu einem bestimmten Betrag. Wird dieser überschritten, kann es zu einer Nachversteuerung kommen.
Steuerfreie Lohnarten müssen mit der entsprechenden Kennzeichnung in der Entgeltabrechnung ausgewiesen werden.
Beispiele für steuerfreie Lohnarten können sein
- Zuschläge von Sonn- Feiertags- und Nachtarbeit
- Kindergartenzuschuss
- Sachbezüge und Aufmerksamkeiten
- Auslagenersatz
- Beiträge zur Betrieblichen
Tipp:
Möchten Sie diese Lohnarten für Ihr Unternehmen implementieren, ist es wichtig, sich zunächst mit den gesetzlichen Gegebenheiten vertraut zu machen. Viele dieser Lohnarten unterliegen bestimmten Freibeträgen und -grenzen. Wird der Betrag überschritten, kann es zu einer vollständigen oder teilweisen Versteuerung kommen.
Nettolohnarten
Nettolohnarten sind Lohnarten, die erst nach dem Abzug von Steuer- und Sozialversicherungsabgaben berücksichtigt werden. Sie verändert daher nicht die steuer- und sv-pflichtige Bemessungsgrundlage, sondern nur den tatsächlichen Auszahlungsbetrag. Auch die Lohnnebenkosten des Arbeitgebers bleiben davon unberührt.
| Nettobezug |
Ein Nettobezug umfasst Zahlungen, die nicht steuer- und sv-pflichtig sind. Häufig handelt es sich dabei um Erstattungen, die direkt ausgezahlt werden. Dazu gehören unter anderem:
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| Nettoabzug |
Ein Nettoabzug sind Beträge, die vom Nettolohn abgezogen werden, ohne, dass sich dadurch die Steuer- und Sozialversicherungsberechnung ändert. Hierbei handelt es sich in der Regel um Einbehalte oder Beträge, die an Dritte weitergeleitet werden. Dazu gehören unter anderem:
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Statistiklohnarten
Statistiklohnarten werden ausschließlich zur Auswertung und für Meldungen verwendet. Sie wirken sich nicht auf die Berechnung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen aus, werden aber für Meldungen an Finanzamt, Sozialversicherungsträger und Statistikstellen genutzt.
Hinweis
Personio Payroll nutzt zum aktuellen Zeitpunkt keine Statistiklohnarten in der Entgeltabrechnung.
Aufbau von Lohnarten
Lohnarten auf der Entgeltbescheinigung
Lohnarten sind auf dem Personio Payroll Payslip wie folgt aufgebaut:
| Feld | Beschreibung |
| Lohnart | Eindeutige fünfstellige Kennziffer zur Identifikation der Lohnart in der Entgeltabrechnung für Auswertung und Zuordnung. |
| Bezeichnung | Bezeichnung der Lohnart auf der Entgeltbescheinigung |
| Einheit | Einheit, welche sich auf die Lohnart bezieht, wie beispielsweise Std. |
| Menge | Anzahl der Einheiten, die abgerechnet werden (z. B. 10,00 Std.) |
| Faktor | Multiplikator für die Berechnung (z. B. der Stundenlohn) |
| Prozentsatz | Prozentsatz, welcher für die Berechnung herangezogen wird (z. B. bei Schichtzuschlägen) |
| St. | Die Art der steuerlichen Behandlung der Lohnart. |
| Sv. | Die Art der sozialversicherungsrechtlichen Behandlung der Lohnart. |
| GB |
Zuordnung, ob die Lohnart in das Gesamtbrutto einfließt. Wichtig: Das Gesamtbrutto ist nicht automatisch identisch mit steuerpflichtigem Brutto oder SV-Brutto. |
| Betrag | Der abgerechnete Endbetrag aus der Lohnart. |
Lohnartennummer
In Personio wird jede Lohnart mit einer fünfstelligen Nummer abgebildet. Diese Nummer gibt einen Aufschluss darüber, wie die Lohnart kategorisiert wird. Anhand der ersten Stelle der Lohnartennummer lässt sich die Kategorie ablesen:
| Erste Stelle der Lohnartennummer | Kategorie | Anmerkung und Beispiele |
| 1 | Laufende Bezüge |
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| 2 | Einmalige und sonstige Bezüge |
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| 3 | Sachbezüge |
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| 4 | Betriebliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen | |
| 5 | Nettobezüge und -abzüge |
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| 6 | besondere Abrechnungsthemen |
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| 7 | Sozialversicherung | Hierbei handelt es sich um eine reine Systemlohnart, welche nicht auf der Entgeltbescheinigung angedruckt wird. |
| 8 | Steuer | Hierbei handelt es sich um eine reine Systemlohnart, welche nicht auf der Entgeltbescheinigung angedruckt wird. |
| 9 | Überträge | Überträge von Zahlungen aus den Vormonaten |
Hinweis
Die Lohnartennummern und -bezeichnungen können je nach Systemanbieter unterschiedlich aufgebaut sein. Es gibt keine verbindliche Vorgabe, wie diese aussehen müssen und wie viele Stellen sie umfassen.
Abkürzungen von Lohnarten auf der Entgeltbescheinigung
Sowohl für die steuerliche als auch sozialversicherungsrechtliche Steuerung von Lohnarten finden sich auf der Entgeltbescheinigung verschiedene Abkürzungen. Diese geben an, wie die Versteuerung und Verbeitragung sich individuell für jede Lohnart gestaltet:
| Abkürzung | Bezeichnung | Beschreibung |
| L | Laufender Bezug | regelmäßig wiederkehrendes Entgelt (z. B. Monatsgehalt oder monatliche Zulagen) |
| S | Sonstiger Bezug | unregelmäßige Zahlungen, welche nicht zum laufenden Arbeitslohn gehören (z. B. (Bonus, Prämien); relevant für Steuerberechnung |
| F | Frei | Steuer-/SV-freie Behandlung, entweder vollständig oder im Rahmen von zulässigen Freibeträgen (z. B. Schichtzulagen) |
| E | Einmalbezug | Einmalige Zahlungen (z. B. Bonus, Prämien); relevant für SV-Berechnung |
| P | Pauschalierung | Steuer wird pauschal erhoben (z. B. bei bestimmten Sachzuwendungen) |
| M | mehrjährige Versteuerung | Steuerliche Behandlung nach mehrjähriger Logik (z. B. Abfindung) |
| N | Steuerberechnung Folgejahr | steuerliche Behandlung erfolgt erst im Folgejahr |
| V | Vorjahr | Rückwirkender Bezug, in dem die Zahlung dem Vorjahr zugordnet wird |
| W | Entgeltguthaben | Bezug im Zusammenhang mit einem Wertguthaben/Entgeltguthaben (z. B. Zeitwertkonto), mit spezieller steuer-/SV-rechtlicher Einordnung. |
| JA | Jahresausgleich | Kennzeichnung für Sachverhalte, die im Rahmen eines Jahresausgleichs berücksichtigt/ausgeglichen werden. |
Lohnarten in Personio verwalten
Anlage von Lohnarten in Personio Payroll
Weitere Informationen zur Anlage von Lohnarten finden Sie in den folgenden Help Center Artikeln:
- Lohnarten für einmalige Vergütungen
- Lohnarten für wiederkehrende Vergütungen
Payroll Support kontaktieren
Haben Sie die Lohnart in Personio hinterlegt, wenden Sie sich bitte als Payroll verantwortliche Person an unsere Payroll Specialists. Bitte teilen Sie in Ihrem Ticket die folgenden Informationen zur Schlüsselung der Lohnart mit:
- Ob es sich um einen Brutto- oder Nettobezug handelt
- wie die Versteuerung gehandhabt werden soll (frei, laufend, einmalig oder pauschal)
- wie sich die SV-Verbeitragung gestaltet (frei, laufend oder einmalig) und
- ob eventuell ein automatischer Nettoabzug erfolgt
- ob die Lohnart pfändbar ist
- ob sie z. B. bei unbezahlten Abwesenheiten gekürzt werden darf
- ob andere spezielle Merkmale vorliegen (z. B. ob die Lohnart in KUG einfließt)
Hinweis
Erfolgt die Versteuerung pauschal, geben Sie bitte zusätzlich an, unter welchem Steuersatz diese erfolgen soll und ob Arbeitgeber oder Arbeitnehmer die Pauschalsteuer trägt.
Kontierung von Lohnarten
Damit Lohnarten richtig im Buchhaltungsbericht angezeigt und in der Buchhaltung erfasst werden, müssen diese entsprechend in den Einstellungen von Personio kontiert werden.
Mehr Informationen erhalten Sie in unserem Artikel zum Thema.