Neben dem vereinbarten monatlichen Gehalt in Form von einer Geldleistung können zusätzlich weitere Leistungen vereinbart werden. Diese zusätzliche Form der Vergütung wird vom Arbeitgebenden in Form von Dienst- oder Sachleistungen zur Verfügung gestellt. Diese Leistungen werden vom Gesetzgeber als Sachbezug bezeichnet. Ein Bargeldbezug muss hierbei ausgeschlossen sein. Sachbezüge können für alle Arbeitnehmenden eines Unternehmens gelten, einschließlich Teilzeitkräfte, Auszubildende und Minijobber. Je nach Versteuerungsart kann bei Sachbezügen ein geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmenden entstehen, welcher als Einnahme und dadurch als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen gilt.

Was versteht man unter einem geldwerten Vorteil?

Der geldwerte Vorteil ist eine (Sach-)Leistung des Arbeitgebenden, die dem Arbeitnehmenden zuzüglich zum Gehalt angeboten wird.

Darunter fallen, unter anderem: 

• Rabatte
• Dienstwagen 
• Private Nutzung von IT-Ausstattung 
• Kostenloses Mittagessen in der Kantine

Als geldwerter Vorteil gilt immer der Betrag, den der Arbeitnehmende in einen Sachbezug investieren müsste, wenn dieser eigenfinanziert wird.

Der mit einem Sachbezug verbundene geldwerte Vorteil gilt laut § 8 Einkommensteuergesetz (EstG) immer als Einnahme und dadurch als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen. Der Betrag des berechneten geldwerten Vorteils wird in der Lohnabrechnung auf das Bruttoentgelt des Arbeitnehmenden addiert und unterliegt dann der Lohn- und Sozialversicherungssteuer. Im Netto wird dieser wieder in Abzug gebracht, da er nur der Besteuerung und Beitragsberechnung unterliegt. 

Geldwerter Vorteil und Sachbezüge in der Personalverrechnung

Der geldwerte Vorteil kann in der Personalverrechnung eine Herausforderung darstellen. Um den geldwerten Vorteil korrekt zu berechnen, sind folgende Dinge zu beachten: 

• Sachbezüge bis zu einem monatlichen Wert von 50,00 € sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

  Hinweis
  Steuerfreie Sachbezüge für Arbeitnehmende müssen immer in der Gehaltsabrechnung gelistet sein, auch wenn die 50,00 € Freibetragsgrenze eingehalten wurde. Die Höhe der gezahlten Leistung und das Datum der Ausgabe müssen schriftlich festgehalten werden.

• Der geldwerte Vorteil für den Dienstwagen orientiert sich an der
  1 %-Regelung oder am Fahrtenbuch. 
   
• Bei Belegschaftsrabatten sind bis zu 4 % des Rabatts, maximal 1.080,00 € jährlich, steuerfrei.
   
• Es gilt das Zuflussprinzip. Es muss nachweislich sein, wann der Sachbezug geleistet wurde und in dem Monat verbucht werden, in dem der Arbeitnehmende diesen auch tatsächlich erhalten hat.

Geldwerter Vorteil und Sachbezüge, und deren Freibeträge oder Freibetragsgrenzen

Jeder geldwerte Vorteil weist einen Freibetrag oder eine Freibetragsgrenze auf. Die Höhe des Freibetrags oder der Freibetragsgrenze hängt vom Sachbezug ab. 

Hinweis
▶︎ Freibetrag: Bei einem Freibetrag wird lediglich der übersteigende Teil des festgesetzten Betrags steuerpflichtig.
▶︎ Freibetragsgrenze: Bei der Freibetragsgrenze wird bei Übersteigen der Grenze der gesamte Betrag steuerpflichtig.

• Sachbezüge bis 50,00 €
  Sachbezüge bis zu einem Wert von 50,00 € sind grundsätzlich steuerfrei. Hierunter fallen unter anderem:
  ▶︎ Mahlzeiten außerhalb von Dienstreisen
  ▶︎ Tankgutscheine
  ▶︎ Zuschuss Fitnessstudio
  ▶︎ Jobticket für den Nahverkehr
  ▶︎ Warengutscheine
  
   
• Dienstwagen 
  Bei der Berechnung des geldwerten Vorteils von Dienstwagen sind mehrere Aspekte zu beachten. Weitere Informationen und Beispiele finden Sie in unserem Artikel zu Dienstwagen. 
  
   
• Bonusmeilen
  Arbeitnehmende, die dienstlich oft unterwegs sind und Bonusmeilen sammeln, dürfen diese bis zu einer Freibetragsgrenze von 1.080,00 € jährlich selbst nutzen. Der Arbeitgebende kann jedoch auf eine dienstliche Nutzung der Bonusmeilen bestehen.
   
• Dienstwohnung
  Weitere Freibeträge sind die Kosteneinsparung bei Dienstwohnungen. Hier liegt der Freibetrag aktuell monatlich bei 282,00 € (Stand 2025).
   
• Gesundheitsfördernde Maßnahmen
  Arbeitgebende können die Gesundheit ihrer Arbeitnehmenden unterstützen, indem sie prophylaktische Maßnahmen wie regelmäßige Massagen oder Physiotherapie anbieten. Dieser Sachbezug ist bis zum jährlichen Freibetrag von 600,00 € steuer- und sozialversicherungsfrei.
   

• Kinderbetreuung in Notfällen
  Für Kinderbetreuung in Notfällen (gilt für Kinder bis zu 14 Jahren), in denen die übliche Betreuung der Kinder nicht möglich ist, kann der Arbeitgebende bis zu 600,00 € jährlich an Arbeitnehmende steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten, dies ist das sogenannte Kinderbetreuungsgeld gemäß § 45b des Einkommenssteuergesetzes (EStG).

  Beispiel
  Der Freibetrag kann beispielsweise für die Betreuung von kranken Kindern, die vorübergehende Schließung von Kindergärten oder Schulen oder andere unvorhergesehene Situationen genutzt werden, bei denen die Betreuung notwendig ist und die reguläre Betreuungsmöglichkeit nicht gegeben ist.

• Personalrabatte
  Ein Personalrabatt ist ein Preisnachlass oder eine Vergünstigung, die Arbeitgebende ihren Arbeitnehmenden gewähren, um ihnen besondere Konditionen beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen zu bieten. Hier wird zwischen den folgenden Szenarien unterschieden:

  Rabatte im eigenen Unternehmen

  Beispiel

  Eine Mitarbeiterin eines exklusiven Küchenstudios kauft sich eine große Küche zum normalen Neupreis in Höhe von 13.000,00 €. Der Personalrabatt beträgt 10 %. In diesem Fall erhält die Mitarbeiterin einen geldwerten Vorteil von insgesamt 1.300,00 €. Allerdings übersteigt dieser Betrag den jährlichen Freibetrag von 1.080,00 €. Daher wird die Differenz zwischen 1.080,00 € und 1.300,00 € als abgabepflichtiger geldwerter Vorteil versteuert.

  Hinweis
  Personalrabatte unterliegen einem Freibetrag von 1.080,00 €. Ist der Endbetrag trotz Personalrabatt höher als der Freibetrag, handelt es sich um einen abgabepflichtigen geldwerten Vorteil.

  Rabatte bei Fremdunternehmen

  Beispiel
  In einer Unternehmensgruppe ist die Marketingabteilung für alle angegliederten Einzelunternehmen aktiv. In diesem Fall erbringen Arbeitnehmende der Marketingabteilung eine Leistung für die anderen Unternehmen. Gewähren diese Firmen nun Personalrabatte, handelt es sich um eine Gegenleistung. Der normale Rabatt wandelt sich in einen geldwerten Vorteil und ist ab dem Freibetrag von 1.080,00 € abgabenpflichtig.

  Hinweis
  Bei Rabatten durch Fremdunternehmen ist darauf zu achten, dass die Mitarbeitenden im Rahmen des Dienstverhältnisses keine Leistung für das andere Unternehmen erbringen.

  
   

Wann ist ein geldwerter Vorteil steuerfrei?

Ein geldwerter Vorteil ist immer dann steuerfrei, wenn der Sachbezug bevorzugt den Interessen des Unternehmens dient. 

Verzehrgutscheine oder Essensmarken

Viele Unternehmen geben Verzehrgutscheine aus oder bieten stark vergünstigtes Mittagessen in der eigenen Kantine an. Im Steuerrecht wurden hierfür sogenannte Sachbezugswerte festgelegt. Diese Sachbezugswerte definieren beispielsweise für ein Mittag- oder Abendessen einen maximalen Wert von 4,13 €, für ein Frühstück 2,17 € (Stand 2024). Wenn ein Arbeitgebender an die Arbeitnehmenden Essensmarken oder Verzehrgutscheine ausgibt, darf der Arbeitgebende den amtlichen Sachbezugswert um maximal 3,10 € bezuschussen. Essensmarken dürfen dementsprechend den Maximalwert von 7,23 € nicht übersteigen.

Obwohl es sich hier um einen geldwerten Vorteil handelt, sind die 3,10 € für den Arbeitnehmenden steuerfrei. Der Differenzbetrag von 4,13 € unterliegt der normalen Steuerpflicht. Allerdings können Arbeitgebende hier eine Pauschalversteuerung der Sachbezugswerte in Höhe von 25 % wählen. 

Tipp:
Stellt ein Unternehmen Obst, Mineralwasser, Fruchtsäfte und Kaffee kostenlos zur Verfügung, handelt es sich um keinen geldwerten Vorteil.

Kinderbetreuung 

Übernimmt das Unternehmen die Kosten der Kinderbetreuung in unbeschränkter Höhe zusätzlich zum Gehalt, handelt es sich um einen steuer- und sozialversicherungsfreien geldwerten Vorteil.

 

Dienstliche Hardware

Wenn dienstliche Hardware wie Laptop, Firmenhandy oder Tablet dem Arbeitnehmenden auch zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt werden, aber im Eigentum des Unternehmens bleiben, sind diese ebenfalls steuerfrei. Bei Schenkung müssten 25 % Pauschalsteuer vom Arbeitgebenden übernommen werden.