Übersicht über elektronische Signaturen in Personio – Personio

Dieser Artikel bietet eine Einführung in die elektronische Signaturfunktion von Personio, die von Docusign bereitgestellt wird. Mit dieser Funktion können Sie direkt über Personio Dokumente von Mitarbeitenden und Bewerbenden anfragen, nachverfolgen und unterschreiben.

Elektronische Signaturen aufrufen

Um die Funktion für elektronische Signaturen von Dokumenten in Personio nutzen zu können, benötigt Ihr Unternehmen einen Core-Plan oder höher.

Je nachdem, welche Aktionen Sie ausführen möchten, müssen Sie auf unterschiedliche Bereiche von Personio zugreifen:

Elektronische Signaturen anfordern
Dokumente signieren
Signaturanforderungen beobachten und verwalten

Signaturen anfragen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, elektronische Signaturen in Personio anzufordern:

Beim Erstellen von Dokumenten aus einer Vorlage.
Beim Hochladen eines Dokuments in das Profil eines Mitarbeiters.
Für ein Dokument, das bereits im Profil eines Mitarbeiters gespeichert ist.
Bei der Anzeige aller Dokumente im Dokumenten-Hub.
Beim Versenden von Angebotsschreiber an Bewerbende über Personio Recruiting.

Die Anzahl der Unterzeichnenden, die Sie pro Dokument anfragen können, hängt davon ab, wie Sie das Dokument erstellen.

Ihr Personio Plan und die Anzahl Ihrer Lizenzen bestimmen, wie viele Signaturanfragen Ihr Unternehmen jeden Monat erstellen kann. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Nutzung elektronischer Signaturen überprüfen können.

Arten von Signaturen

Wenn Sie eine Signatur anfragen, können Sie je nach Plan aus bis zu drei verschiedenen Arten von Signaturen wählen. Jede Art bietet ein anderes Maß an Rechtskräftigkeit und Sicherheit:

Einfache elektronische Signaturen: Ein einstufiger Prozess, der für Dokumente mit weniger strengen rechtlichen Anforderungen geeignet ist.
Fortgeschrittene elektronische Signaturen: Bieten ein höheres Maß an Sicherheit durch einen mehrstufigen Verifizierungsprozess.
Qualifizierte elektronische Signaturen: Höchstes Maß an Sicherheit. Dies ist die einzige Art der Signatur, die gemäß der EU-weiten eIDAS-Verordnung einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Sie erfordert eine Identitätsprüfung, die Bezahlung erfolgt pro Nutzung, und sie steht nur im Core Pro-Plan zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Qualifizierte elektronische Signatur anfordern.

Weitere Informationen finden Sie unter Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen.

Dokumente signieren

Der Signaturprozess hängt davon ab, ob sich die Nutzenden bei Personio anmelden können:

Aktive Mitarbeitende mit einem Personio Login oder zu Personio eingeladene Mitarbeitende: unterschreiben direkt in Personio.
Mitarbeitende mit dem Status Onboarding oder Auszeit, aktive Mitarbeitende ohne Login oder Bewerbende im Recruiting: unterschreiben Dokumente über eine E-Mail Anfrage von Docusign.

Erfahren Sie, wie Sie Dokument mit einer elektronischen Signatur unterzeichnen.

Status von Signaturanfragen beobachten

Admins und Nutzende mit Berechtigungen können:

Den Status von Signaturanfragen überprüfen.
Den Fortschritt jeder Anfrage nachverfolgen.
Den Unterzeichnenden Erinnerungen zu Anfragen senden, die bald ablaufen.

Erfahren Sie, wie Sie Signaturanfragen in Personio beobachten können.

Das Aktive Unterschriften-Widget

Admins können über das Widget Aktive Unterschriften elektronische Signaturanfragen im gesamten Unternehmen verfolgen, verwalten und entsprechende Fehler beheben. Um auf das Widget zuzugreifen, gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht.

Mit diesem Widget können Sie:

Anzeigen, wie viele Anfragen Unterschrieben, Abgelehnt, Ausstehend oder Fehlgeschlagen sind.
Auf einen Status klicken, um die zugehörigen Dokumente, Unterzeichnenden und Ablaufdaten anzuzeigen.
Zur Übersichtsseite für Unterschriften gehen.
Auf den Namen einer unterzeichnenden Person klicken, um deren Mitarbeitendenprofil zu öffnen.
Dokumentvorlagen verwalten, indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken.

Übersichtsseite für Unterschriften

Auf der Übersichtsseite für Unterschriften können Sie alle Anfragen zu elektronischen Signaturen in Ihrem Unternehmen verfolgen und die Nutzung im aktuellen Monat beobachten. Sie können Anfragen nach Status, Art, Absender, Anfragedatum, Ablaufdatum und mehr filtern und sortieren.

Auf dieser Seite können Sie:

Die monatliche Nutzung elektronischer Signaturen in Ihrem Unternehmen verfolgen, einschließlich der Gebühren für qualifizierte elektronische Signaturen, sofern Ihr Unternehmen die App aktiviert hat.
Eine Vorschau von Dokumenten anzeigen, indem Sie auf ihren Namen klicken.
Ein Abschlusszertifikat für unterschriebene Dokumente exportieren.
Sehen, wann einzelne Anfragen ablaufen (vier Wochen nach dem Absenden).
Erinnerungen für ausstehende Signaturanfragen senden.

Erfahren Sie, wie Sie Signaturanfragen in Personio verwalten können.

Mehr Informationen

Um mehr über elektronische Signaturen zu erfahren, lesen Sie:

Finden Sie die Antworten, die Sie brauchen