Dieser Artikel bietet eine Einführung in die elektronische Signaturfunktion von Personio, die von DocuSign bereitgestellt wird. Mit dieser Funktion können Sie über Personio Dokumente von Mitarbeitenden und Bewerbenden anfragen, nachverfolgen und unterschreiben.

Signaturen anfragen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, elektronische Signaturen in Personio anzufordern:

• Beim Erstellen von Dokumenten aus einer Vorlage.
• Beim Hochladen eines Dokuments in das Profil eines Mitarbeiters.
• Für ein Dokument, das bereits im Profil eines Mitarbeiters gespeichert ist. 
• Beim Versenden von Angebotsschreiber an Bewerbende über Personio Recruiting. 

Die maximale Anzahl der unterzeichnenden Personen pro Dokument hängt davon ab, wie das Dokument erstellt wurde:

• Hochgeladene Dokumente: Bis zu 12 unterzeichnende Personen pro Dokument. 
• Aus einer Vorlage erstellte Dokumente: Bis zu 25 unterzeichnende Personen pro Dokument, jedoch nur, wenn die Vorlage 25 Signaturplatzhalter enthält. 

Die Anzahl der Signaturanfragen, die Ihrem Unternehmen pro Monat zur Verfügung stehen, hängt von Ihrem Personio Plan und der Anzahl der darin enthaltenen Mitarbeitendenlizenzen ab. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Nutzung elektronischer Signaturen überprüfen können. 

Arten von Signaturen

Wenn Sie eine Signatur anfragen, können Sie die Art der Signatur auswählen, die den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen entsprechend für Ihr Dokument erforderlich ist. Sie können zwei verschiedene Arten anfragen:

• Fortgeschrittene elektronische Signaturen: Bieten ein höheres Maß an Sicherheit durch mehrstufige Verifizierung.
• Einfache elektronische Signaturen: Ein einstufiger Prozess, der für Dokumente mit weniger strengen rechtlichen Anforderungen geeignet ist. 

Erfahren Sie mehr über die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen. 

Dokumente signieren 

Das Verfahren zum Unterschreiben variiert je nach Nutzungsstatus und danach, ob ein Personio Login vorhanden ist:

• Unterschrift in Personio: Mitarbeitende mit dem Status Aktiv und einem Personio Login oder Mitarbeitende, die zu Personio eingeladen wurden.
• Über eine DocuSign-E-Mail-Anfrage: Mitarbeitende mit dem Status Onboarding oder Auszeit, aktive Mitarbeitende ohne Personio Login und Bewerbende im Recruiting-Prozess.

Erfahren Sie, wie Sie Dokument mit einer elektronischen Signatur unterzeichnen.

Status von Signaturanfragen beobachten 

Admins und Nutzende mit Berechtigungen können:

• Den Status von Signaturanfragen überprüfen.
• Den Fortschritt jeder Anfrage nachverfolgen.
• Den Unterzeichnenden Erinnerungen zu Anfragen senden, die bald ablaufen.  

Erfahren Sie, wie Sie Signaturanfragen in Personio beobachten können. 

Widget Aktive Unterschriften 

Mit dem Widget Aktive Signaturen können Admins Anfragen für elektronische Signaturen im gesamten Unternehmen verfolgen, verwalten und Fehler beheben. Um auf das Widget zuzugreifen, gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht. 

Mit diesem Widget können Sie:

• Sehen, wie viele Anfragen unterschrieben, abgelehnt, ausstehend oder fehlgeschlagen sind.
• Auf einen Status klicken, um die zugehörigen Dokumente, Unterzeichnenden und Ablaufdaten anzuzeigen.
• Zur Übersichtsseite für Unterschriften gehen.
• Auf den Namen eines Unterzeichners klicken, um das entsprechende Mitarbeitendenprofil aufzurufen.
• Dokumentvorlagen verwalten, indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken.

Übersichtsseite für Unterschriften

Auf der Übersichtsseite für Unterschriften erhalten Sie eine detaillierte Ansicht all Ihrer Anfragen für elektronische Signaturen und können verfolgen, wie viele Sie in diesem Monat verwendet haben. Sie können Anfragen nach Status, Absender, Anfragedatum, Ablaufdatum und mehr filtern und sortieren.

Auf dieser Seite können Sie: 

• Eine Vorschau von Dokumenten anzeigen, indem Sie auf ihren Namen klicken.
• Unterschriebene Dokumente als PDF-Dateien exportieren, sobald alle Unterschriften abgeschlossen sind.
• Sehen, wann einzelne Anfragen ablaufen (vier Wochen nach dem Absenden).
• Ein Abschlusszertifikat für unterschriebene Dokumente exportieren.
• Erinnerungen für ausstehende Signaturanfragen senden.
• Die monatliche Nutzung von Signaturen durch Ihr Unternehmen überprüfen.

Erfahren Sie, wie Sie Signaturanfragen in Personio verwalten können.