In diesem Artikel werden Fehlermeldungen aufgeführt, die möglicherweise angezeigt werden, wenn ein Import von Gehaltsdaten fehlschlägt. Es wird erklärt, warum es zur jeweiligen Fehlermeldung kommt und wie der Fehler behoben werden kann. Weitere Informationen zu Themen rund um die Gehälter finden Sie in unserem Artikel zu häufig gestellten Fragen zu Gehältern.
Bevor Sie beginnen
Berechtigungen: Gehaltsimporte können nur von Admins durchgeführt werden. Weitere Informationen zum Importieren von Gehaltsdaten finden Sie in unserem Artikel zu diesem Thema.
Einrichtungsprobleme vor dem Importieren
Auswahl der Importart überprüfen
Problem: Zum Importieren von Gehaltsdaten wurde die falsche Importart ausgewählt. Die Importart für wiederkehrende Vergütung, Fixgehälter und Stundenlöhne und die Importart für einmalige Vergütungen sind separate Importprozesse, die nicht miteinander kombiniert werden können.
Lösung: Stellen Sie fest, ob Sie wiederkehrende Vergütung/Fixgehälter/Stundenlöhne oder einmalige Vergütungen importieren müssen. Wählen Sie beim Verwenden der Importfunktion in Personio die geeignete Importart für Ihre Daten aus. Versuchen Sie nicht, verschiedene Vergütungsarten in einem einzigen Import zu mischen.
Nur offizielle Vorlagen verwenden
Problem: Es wurde eine individuelle Vorlage verwendet. Für einen korrekten Import müssen die in Personio bereitgestellten Vorlagen verwendet werden.
Lösung: Exportieren Sie die offiziellen Importvorlagen von Personio. Verwenden Sie zum Importieren Ihrer Gehaltsdaten ausschließlich diese Vorlagen. Lassen Sie die Struktur der Vorlage unverändert und erstellen Sie keine individuellen Formate.
Einstellungen für Vergütungsart überprüfen
Problem: Die Vergütungsliste wird importiert, aber nicht alle erforderlichen Vergütungsarten wurden vor dem Import in Personio erstellt.
Lösung: Bevor Sie den Import durchführen, gehen Sie zunächst zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Vergütung und richten Sie alle wiederkehrenden Vergütungsarten oder einmaligen Vergütungen ein, die an Ihre Mitarbeitenden gezahlt werden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie wiederkehrende Vergütung und einmalige Vergütungen in Personio erstellen und verwalten können.
Korrekte Konfiguration der Vergütungsarten überprüfen
Problem: Vergütungen können nach dem Importieren nicht zugeordnet werden.
Lösung: Rufen Sie Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Vergütung auf. Überprüfen Sie, ob die erforderliche Vergütungsart im System erstellt wurde. Stellen Sie sicher, dass der Name in Excel mit dem im System konfigurierten Namen genau übereinstimmt.
Probleme bei der Datenvalidierung und -formatierung
Dateiformat überprüfen
Problem: Während des Importierens erhalten Sie die Fehlermeldung „Ungültiger Zahlenwert – diese Zahl darf keine Tausendertrennzeichen enthalten“.
Lösung: Speichern Sie die Datei im Format CSV UTF-8.
Format für Tausendertrennzeichen überprüfen
Problem: Während des Importierens erhalten Sie die Fehlermeldung „Ungültiger Zahlenwert – diese Zahl darf keine Tausendertrennzeichen enthalten“.
Lösung: Dieser Fehler tritt auf, wenn Sie das falsche Tausendertrennzeichen für die Spracheinstellungen Ihres Unternehmens verwenden. Der Trennzeichen muss mit der Sprache Ihres Unternehmens übereinstimmen (nicht mit Ihren persönlichen Spracheinstellungen).
Verwenden Sie das richtige Format ausgehend von der Sprache Ihres Unternehmens:
- Englisch: Verwenden Sie einen Punkt als Dezimaltrennzeichen (z. B. 4500.50).
- Deutsch: Verwenden Sie ein Komma als Dezimaltrennzeichen (z. B. 4500,50).
Aktualisieren Sie Ihre Importdatei auf das richtige Trennzeichenformat und machen Sie einen erneuten Importversuch.
Korrektheit der E-Mail-Adresse überprüfen
Problem: E-Mail-Adressen in der Importdatei stimmen möglicherweise nicht mit denen in den Mitarbeitendenprofilen überein. Es ist wichtig, E-Mail-Adressen auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.
Lösung: Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adressen in Ihrer Importdatei genau mit den Adressen in den Mitarbeitendenprofilen übereinstimmen. Überprüfen Sie E-Mail-Adressen auf Rechtschreibfehler und Formatierungsprobleme. Vergewissern Sie sich, dass alle in der Importdatei enthaltenen Mitarbeitenden auch im System vorhanden sind.
Vorhandensein der Mitarbeitenden im System überprüfen
Problem: Bei Importen dient die E-Mail-Adresse in der Regel als eindeutige ID, die benötigt wird, um die Mitarbeitendenprofile zu identifizieren und die Daten korrekt zuweisen. Wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird, enthält Ihre Excel-Datei E-Mail-Adressen, die in Personio nicht gefunden werden können. Das kann an Tipp- oder Rechtschreibfehlern liegen oder daran, dass das Mitarbeitendenprofil nicht existiert.
Lösung: Überprüfen Sie, dass die E-Mail-Adressen sowohl in Personio als auch in der Excel-Datei korrekt hinterlegt sind und dass alle Mitarbeitenden, für die Sie Vergütungen importieren möchten, zuvor im System angelegt wurden.
Formatierung der Excel-Zellen überprüfen
Problem: Wiederkehrende Vergütungen und einmalige Vergütungen können nicht zugeordnet werden. Möglicherweise liegen Formatierungsprobleme vor.
Lösung: Wählen Sie die Spalten mit den Vergütungssummen in Ihrer Excel-Datei aus. Formatieren Sie diese Zellen als TEXT-Format. Vergewissern Sie sich vor dem Import, dass die numerischen Werte korrekt als Text formatiert sind.
Gültigkeit der Datumswerte überprüfen
Problem: Wenn in der Spalte Monat die Werte außerhalb von 1-12 liegen oder wenn die Werte für die Spalte Jahr kleiner als 1 sind, ist der Import nicht möglich und es wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Lösung: Geben Sie in die Importdatei Werte zwischen 1 und 12 für die Monate und Werte größer als 1 für das Jahr ein.
Importkonflikte und -beschränkungen
Auf duplizierte Datumseingaben prüfen
Problem: Mehrere Eingaben für dasselbe Datum führen zu Konflikten. Eine neue Vergütung wird ohne Überschreibung hinzugefügt, wenn die vorherige Vergütung nicht gestoppt wurde.
Lösung: Das Importsystem erlaubt nur einen Eintrag pro Datum, und das Überschreiben vorhandener Einträge ist nicht möglich. Überprüfen Sie vor dem Import Ihre Importdatei, um sicherzustellen, dass für jeden Mitarbeitenden nur ein Eintrag pro Datum vorhanden ist. Um die regelmäßige Auszahlung einer wiederkehrenden Vergütung in Personio zu beenden, müssen Sie den Auszahlungsbetrag zum gewünschten Datum auf 0 setzen.
Aktivierung individueller Boni sicherstellen
Problem: Es wurde ein individueller Bonus importiert, der vor dem Import nicht im Mitarbeitendenprofil aktiviert worden war.
Lösung: Bevor ein individueller Bonus importiert wird, muss er im Mitarbeitendenprofil aktiviert werden. Mehr dazu finden Sie in unserem Helpcenter-Artikel über den Import von Vergütungen.
Übereinstimmung individueller Bonusdaten mit dem konfigurierten Zeitraum überprüfen
Problem: Während des Imports erhalten Sie die Fehlermeldung „Externer Validierungsfehler – die Gültigkeitsdaten stimmen nicht mit dem für diesen Mitarbeitenden festgelegten individuellen Bonuszeitraum überein“.
Lösung: Dieser Fehler tritt auf, wenn das Gültigkeitsdatum in Ihrer Importdatei nicht mit dem im Mitarbeitendenprofil konfigurierten individuellen Bonuszeitraum übereinstimmt. Passen Sie das Gültigkeitsdatum in der Importdatei so an, dass es genau mit dem für den Bonus gewählten Datum übereinstimmt.
Beispiel: Wenn Sie einen individuellen Bonus mit dem Startdatum 01.07.2025 einrichten, stellen Sie sicher, dass Ihre Importdatei unter „Gültig ab” das Datum 01.07.2025 verwendet und nicht beispielsweise das Datum 01.01.2025.
Aktivierung der Bonusfunktion überprüfen
Problem: Der Bonus wird nach dem Import nicht im Mitarbeitendenprofil angezeigt.
Lösung: Gehen Sie zum Mitarbeitendenprofil jedes Mitarbeitenden, der einen Bonus erhält. Überprüfen Sie, ob die Bonusfunktion für den jeweiligen Mitarbeitenden aktiviert ist. Aktivieren Sie den Bonus im Mitarbeitendenprofil, bevor Sie die Bonusdaten importieren.