Dieser Artikel behandelt die am häufigsten gestellten Fragen zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung. 

Warum werden inaktive Mitarbeitende weiterhin in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung aufgeführt?

Ein inaktiver Mitarbeitender kann immer noch in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erscheinen, wenn sein Austritt nicht ordnungsgemäß festgelegt wurde (z. B. wenn nur sein Status von aktiv in inaktiv geändert wurde). Darüber hinaus ermöglicht Personio die Verarbeitung von Vergütungszahlungen oder Datenänderungen für bis zu drei Abrechnungszeiträume nach dem Austrittsdatum eines Mitarbeitenden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle endgültigen Anpassungen und Zahlungen korrekt abgewickelt werden.

Warum werden Mitarbeitende nicht in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung aufgeführt?

Mitarbeitende, für die das Attribut Beschäftigungsart auf „Extern“ eingestellt ist, werden nicht in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung angezeigt. Interne Mitarbeitende mit dem entsprechenden Attribut werden eventuell nicht in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung angezeigt, wenn sie folgende Bedingungen nicht erfüllen:

1. Beschäftigungsbedingungen: Mitarbeitende müssen in einem regulären Arbeitsverhältnis stehen, während des Abrechnungszeitraums mindestens einen Tag beschäftigt gewesen sein oder innerhalb von drei Abrechnungszeiträumen nach dem Austritt noch anstehende Vergütungszahlungen oder Datenänderungen haben.
2. Zuordnung in der Lohnbuchhaltung:
   1. Mitarbeitende müssen als intern gekennzeichnet sein.
   2. Wenn das Unternehmen Gesellschaften verwendet, müssen Mitarbeitende einer Gesellschaft zugewiesen sein.
   3. Wenn Abrechnungsgruppen verwendet werden, muss für diese Gruppen ein Wert für das Attribut hinterlegt sein, das zur Unterteilung der Abrechnungsgruppen verwendet wird. Wenn die Lohnbuchhaltung beispielsweise nach Vergütungsart gruppiert ist, müssen Mitarbeitende in ihrem Profil entweder ein Fixgehalt oder einen Stundenlohn konfiguriert haben.

Wenn diese Kriterien nicht erfüllt sind, werden Mitarbeitende eventuell in der Lohnbuchhaltung nicht angezeigt. Weitere Details finden Sie in unserem Artikel zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung.

Warum wird eine geplante Änderung im aktuellen Lohnbuchhaltungsmonat angezeigt und nicht in dem Monat, für den sie geplant ist?

Geplante Änderungen werden je nachdem, welchen Reiter in der Lohnbuchhaltungstabelle Sie betrachten, unterschiedlich angezeigt. Unter:

• Reiter Personaldaten: Sie sehen geplante Änderungen in dem Abrechnungszeitraum, in den das Wirksamkeitsdatum fällt. Das ist das Datum, an dem eine Änderung für den Mitarbeitenden wirksam wird. So können Sie sehen, was im aktuellen Abrechnungszeitraum relevant ist.
  • Beispiel: Für eine am 5. März geplante Änderung, die am 1. Juli wirksam werden soll, bedeutet dies, dass Sie die Vergütungsänderung in der Lohnbuchhaltung für Juli im Reiter Personaldaten gelb markiert sehen können.
• Reiter Mitarbeitendenänderungen: Sie können geplante Änderungen für Attribute sehen, die im aktuellen Abrechnungszeitraum geplant waren. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie keine Änderungen verpassen, insbesondere solche, die für die Vergangenheit hinzugefügt wurden und rückwirkend für vergangene Abrechnungszeiträume gelten.
  • Beispiel: Für eine am 5. März geplante Änderung, die am 1. Juli wirksam werden soll, bedeutet dies, dass Sie die Vergütungsänderung im Reiter Mitarbeitendenänderungen der Lohnbuchhaltung für März sehen können (mit dem 1. Juli als Wirksamkeitsdatum).

Warum kann ich in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung keine neue Abwesenheitsart sehen?

Um neue Abwesenheitsarten im Reiter Abwesenheiten der vorbereitenden Lohnbuchhaltung zu sehen, müssen Sie sie zuerst in den Einstellungen hinzufügen. Folgen Sie dazu den Anweisungen in unserem Artikel zum Konfigurieren der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.

Wie kann ich Fixgehälter und Stundenlöhne getrennt in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und im Export anzeigen?

Um Fixgehälter und Stundenlöhne in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und im Export getrennt anzuzeigen, empfehlen wir Ihnen, Abrechnungsgruppen nach Vergütungsart sowie separate Abrechnungszeiträume für jede Vergütungsart einzurichten. Folgen Sie dazu den nachstehenden Anweisungen:

So verarbeiten Sie Fixgehälter und Stundenlöhne getrennt mit unterschiedlichen Abrechnungszeiträumen:

1. Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung > Verwalten.
2. Wählen Sie unter Gruppieren nach die Option Vergütungsart aus. Stellen Sie sicher, dass dieses Attribut für alle Mitarbeitenden gesetzt ist. Sie können dies in der Personalliste überprüfen und bearbeiten.
3. Gehen Sie zu Abrechnungszeiträume und legen Sie separate Abrechnungszeiträume für Fixgehälter und Stundenlöhne fest. Beispiel:
   1. Fixgehälter: 1. bis letzter Tag des Monats
   2. Stundenlohn: 15. bis 14. des Folgemonats

Sie können nun Abrechnungsdaten für jede Gruppe separat exportieren und auch an DATEV übertragen. Beide Gruppen können bei Bedarf weiterhin zusammen bearbeitet werden. Weitere Details zur Einrichtung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung finden Sie auch in unserem Artikel zu diesem Thema.

Wie gehe ich nach der Freigabe mit zusätzlichen Stunden, Abwesenheiten oder Vergütungen um?

Sobald die Lohnbuchhaltung freigegeben wurde, werden die Stammdaten im Reiter Personaldaten und die Daten im Reiter Vergütung eingefroren, und spätere Änderungen werden dort nicht angezeigt. So wissen Sie immer, welche Informationen mit Ihrem Lohnbuchhaltungsteam geteilt wurden.

Wenn Stammdaten, Abwesenheiten, Stunden für Stundenlöhne oder Gehaltsdaten nach der Freigabe aktualisiert werden, aber dennoch im aktuellen Abrechnungszeitraum enthalten sein müssen, generieren Sie einen neuen Excel-Export für diesen Zeitraum. Änderungen werden gelb hervorgehoben, sodass Sie die aktualisierte Datei zur Anpassung an Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person oder Steuerbüro senden können.

Was passiert, wenn ich die Lohnbuchhaltung nie freigebe?

Wenn Sie Daten am Ende Ihres Abrechnungszeitraums exportieren, die vorbereitende Lohnbuchhaltung jedoch nie freigeben, dann werden die Markierungen in den Reitern Personaldaten und Vergütung jeweils am ersten Tag jedes neuen Abrechnungszeitraums automatisch aktualisiert. Das bedeutet, dass alle Datenänderungen zwischen Ihrem Exportdatum und dem Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums nicht erfasst werden und Sie möglicherweise den Überblick über diese Änderungen verlieren.

Beispiel:
Wenn Ihr Abrechnungszeitraum am 20. endet, Sie aber am 18. einen Export erstellen, ohne die Lohnbuchhaltung freizugeben, gehen alle zwischen dem 18. und 20. vorgenommenen Änderungen verloren, wenn das System am 20. aktualisiert wird. Wenn Sie die Lohnbuchhaltung später freigeben, werden alle weiteren Änderungen in den Reitern Personaldaten und Vergütung hervorgehoben, bis die Lohnbuchhaltung erneut freigegeben wird. Wenn Sie die Lohnbuchhaltung in den kommenden Monaten jedoch weiterhin nicht freigeben, können Sie nicht mehr erkennen, welche Datenänderungen aktuell sind.

Tipp:
Geben Sie immer die Lohnbuchhaltung frei, um sicherzustellen, dass alle Datenänderungen ordnungsgemäß erfasst und hervorgehoben werden.

Wie wird das Fixgehalt berechnet, wenn sich Mitte des Monats etwas ändert?

Wenn Mitte des Monats eine Gehaltsänderung erfolgt, hängt die Berechnung von der Methode ab, die in den allgemeinen Einstellungen unter Anteilige Gehaltsberechnung ausgewählt wurde. Detaillierte Informationen und Berechnungsbeispiele für jede Methode finden Sie in unserem Artikel zur anteiligen Gehaltsberechnung.

Tipp:
Wenn Sie die Auszahlung für die anteilige Vergütung ausgleichen möchten, können Sie die Differenz als (negative oder positive) einmalige Vergütung eingeben.

Warum ist der anteilige Betrag einer Vergütungsänderung zur Monatsmitte höher oder niedriger als bei der 30-Tage-Methode erwartet?

Die auf 30 Tagen basierende Methode kann zu höheren Auszahlungen in Monaten mit 31 Tagen oder zu niedrigeren Auszahlungen im Februar führen. Dies liegt an der Diskrepanz zwischen den tatsächlichen Tagen des Monats und den 30 Tagen, die für die Berechnung verwendet wurden. Die folgende Tabelle zeigt die Berechnung für verschiedene Monate im Vergleich zur Methode unter Berücksichtigung aller Tage des Monats:

Tipp:
Wenn Sie die Auszahlung für die anteilige Vergütung ausgleichen möchten, können Sie die Differenz als (negative oder positive) einmalige Vergütung eingeben.

Kann ich eine Änderung der anteiligen Berechnungsmethode für die Zukunft planen?

Dies ist derzeit nicht möglich. Eine Änderung der anteiligen Berechnungsmethode wirkt sich immer auf vergangene Zeiträume aus.

Warum wird eine Gehaltsänderung nicht im Reiter Mitarbeitendenänderungen angezeigt, wenn die Wochenstunden aktualisiert werden?

Im Reiter Mitarbeitendenänderungen werden nur direkte Änderungen an Attributen oder Gehaltsbestandteilen angezeigt. Wenn Sie die Wochenstunden eines Mitarbeitenden ändern, wird dieses Update im Reiter angezeigt. Eine daraus resultierende Neuberechnung der Vergütung aufgrund einer anderen anteiligen Berechnung wird jedoch nicht angezeigt, da der Vergütungswert selbst nicht direkt geändert wurde, sondern nur die Berechnungsgrundlage aktualisiert wurde. 

Kann ich eine freigegebene Lohnbuchhaltung auf Nicht freigegeben zurücksetzen?

Nein, sobald die Lohnbuchhaltung freigegeben wurde, kann sie nicht auf Nicht freigegeben zurückgesetzt werden. Bei der Freigabe wird die Lohnbuchhaltungsansicht im Reiter Personaldaten und Vergütung eingefroren, sodass die Daten, wie sie zum Zeitpunkt der Freigabe vorlagen, unverändert beibehalten werden. Sie können jedoch weiterhin neue Daten eingeben, Attribute aktualisieren und anschließend neue Exporte erstellen. Diese neuen Exporte werden immer die neuesten Daten enthalten.

Kann ich den Abrechnungszeitraum nach der vorläufigen Lohnabrechnungsfreigabe ändern?

Nein, sobald die vorbereitende Lohnbuchhaltung für eine Abrechnungsgruppe in einem bestimmten Monat freigegeben wurde, kann der Abrechnungszeitraum für diese Abrechnungsgruppe für diesen Monat nicht mehr geändert werden – auch nicht für eine andere Gesellschaft. Abrechnungszeiträume können nur für Monate geändert werden, in denen die vorbereitende Lohnbuchhaltung noch nicht freigegeben wurde.

Wie wirken sich Änderungen des Abrechnungszeitraums auf aktuelle, vergangene oder zukünftige Zeiträume aus?

• Aktuelle Zeiträume: Änderungen des Abrechnungszeitraums gelten nicht für den aktuellen Abrechnungszeitraum, unabhängig von dessen Status (genehmigt oder nicht genehmigt). Änderungen des Abrechnungszeitraums können nur auf Daten ab dem nächsten Abrechnungszeitraum angewandt werden.
• Vergangene Zeiträume: Änderungen des Abrechnungszeitraums haben keine Auswirkungen auf vergangene Abrechnungszeiträume.
• Zukünftige Zeiträume: 
  • Änderungen des Abrechnungszeitraums treten zu dem von Ihnen gewählten Termin in Kraft. Zum Beispiel: Es ist Dezember und Sie planen eine Änderung des Abrechnungszeitraums, die im Februar wirksam werden soll.
  • Wenn sich der Beginn des zukünftigen Abrechnungszeitraums ändert, erstellen wir einen Anpassungszeitraum, der die Lücke zwischen dem Ende des aktuellen Zeitraums und dem Beginn des nächsten füllt.  
    
    Nehmen wir beispielsweise einen Abrechnungszeitraum, der vom 15. bis 14. geplant ist. Wenn Sie das Startdatum dieses Zeitraums in den 1. des Monats ändern, erstellt das System einen Anpassungszeitraum vom 15. bis zum Monatsende. Damit wird die Lücke zwischen dem Ende des aktuellen Zeitraums am 14. und dem Beginn des nächsten Zeitraums am 1. geschlossen.

Wie wirken sich Änderungen der Abrechnungsgruppen auf aktuelle, vergangene oder zukünftige Zeiträume aus?

• Aktuelle Zeiträume: Wird die Abrechnungsgruppierung in einem nicht genehmigten Zeitraum geändert, tritt die Änderung sofort in Kraft. Wenn der Abrechnungszeitraum bereits genehmigt ist, tritt die neue Gruppierung im nächsten Zeitraum in Kraft.
• Vergangene Zeiträume: Änderungen der Abrechnungsgruppen haben keine Auswirkungen auf nicht genehmigte vergangene Zeiträume. Für sie bleibt die bisherige Gruppe bestehen.
• Zukünftige Zeiträume: Änderungen an den Abrechnungsgruppen können nicht für einen zukünftigen Zeitpunkt geplant werden.

Haben Änderungen an Abrechnungsgruppen Auswirkungen auf andere Lohnbuchhaltungseinstellungen? 

Ja.

• Wenn Sie das Attribut Abrechnungsgruppe für eine Gesellschaft ändern, werden die Abrechnungszeiträume für alle Gruppen in dieser Gesellschaft auf den ersten bis letzten Tag des Monats zurückgesetzt. Anschließend können Sie den Abrechnungszeitraum für die neuen Gruppen anpassen.
• Wenn alle Gruppen auf den ersten bis letzten Tag des Monats eingestellt sind, gibt es keine Auswirkungen.

Was passiert, wenn ich keine Abrechnungsgruppen habe und sie dann hinzufüge? 

Vergangene Abrechnungszeiträume sind nicht betroffen. Die neue Gruppierung tritt im laufenden Zeitraum in Kraft, falls dieser noch nicht genehmigt ist, oder im nächsten Zeitraum, falls der laufende Zeitraum bereits genehmigt ist.

Wie wirkt sich die Änderung der in der Lohnbuchhaltungstabelle sichtbaren Attribute auf aktuelle, vergangene oder zukünftige Zeiträume aus?

• Aktuelle Zeiträume: Wenn Sie Attribute in der Lohnbuchhaltungstabelle ändern, wird die Änderung wie folgt wirksam:  
  • Im laufenden Zeitraum, falls der Zeitraum noch nicht genehmigt ist.
  • Im nächsten Zeitraum, falls der laufende Zeitraum bereits genehmigt ist.
• Vergangene Zeiträume: Änderungen an den Attributen der Lohnbuchhaltungstabelle haben keine Auswirkungen auf vergangene Zeiträume.
• Zukünftige Zeiträume: Änderungen an den Attributen der Lohnbuchhaltungstabelle wirken sich auf zukünftige Zeiträume aus.

Welche Auswirkungen hat die Änderung der anteiligen Berechnungsmethode auf laufende, vergangene oder zukünftige Zeiträume?

• Aktuelle Zeiträume: Änderungen der anteiligen Berechnungsmethode wirken sich auf den laufenden Zeitraum aus.
• Vergangene Zeiträume: Änderungen der anteiligen Berechnungsmethode haben keine Auswirkungen auf vergangene Zeiträume.
• Zukünftige Zeiträume: Änderungen der anteiligen Berechnungsmethode wirken sich auf zukünftige Zeiträume aus.