Dieser Artikel erklärt, wie das Überstundenkonto Ihrer Mitarbeitenden zu verstehen ist und wie Sie eventuelle Fehler beheben können.

Zu Fehlern kann es kommen, wenn Arbeitszeitmodelle, Überstundenrichtlinien oder Abwesenheitseinstellungen nicht korrekt eingerichtet sind. Möglicherweise stoßen Sie auf unerwartete Minusstunden oder Überstunden, die nicht richtig zu sein scheinen. Es ist wichtig, solche Fehler zu beheben, da sie sich auf die Lohnbuchhaltung auswirken können und das Vertrauen von Mitarbeitenden in ihre Anwesenheitsaufzeichnungen beeinträchtigen.

Bevor Sie beginnen

• Wenn Sie die Schritte in diesem Artikel ausführen, kann sich das auf das Überstundenkonto anderer Mitarbeitender auswirken. Notieren Sie sich alle Einstellungen, die Sie bearbeiten, damit Sie sie bei Bedarf rückgängig machen können.
• Wenn der betroffene Mitarbeiter Arbeitszeiten erfasst, während sein Status Inaktiv oder Abwesend ist, werden alle an diesen Tagen erfassten Stunden vom System als Überstunden aufgezeichnet. 
  • Dieses Ergebnis trifft nur dann zu, wenn der Mitarbeiter tatsächlich seine Arbeitszeit erfasst. Wenn er seine Arbeitszeit nicht erfasst (was zu erwarten ist, wenn sein Status Inaktiv oder Abwesend ist), generiert das System nicht automatisch Minusstunden. 
  • Sonstige Änderungen, beispielsweise eine neue Überstundenrichtlinie, ein neues Arbeitszeitmodell oder ein Feiertag, können eine Neuberechnung des Überstundenkontos des Mitarbeiters auslösen. Das System generiert jedoch auch in diesem Fall nicht automatisch Minusstunden für Tage ohne erfasste Arbeitszeit.
• Machen Sie sich mit den folgenden Konzepten vertraut:

Zugriff und Berechtigungen

Nur Personio Admins können die in diesem Artikel genannten Schritte durchführen.

Prüfen, wie weit das Problem zurückreicht

Wenn das Überstundenkonto seit der Zeit vor dem 1. November 2025 falsch war, können Sie es nicht selbst korrigieren. Unser System berechnet das Überstundenkonto nur bis zu diesem Stichtag neu. Das bedeutet, dass sich Änderungen am Überstundenkonto nur bis zu diesem Stichtag auswirken. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zum Profil der betroffenen Mitarbeitenden >Anwesenheiten > Überstunden / Minusstunden.
2. Überprüfen Sie mithilfe des Pfeils oben links die Überstundeneinträge der letzten Monate.
3. Wenn Sie erst nach dem Stichtag etwas Ungewöhnliches bemerken, gehen Sie zum nächsten Abschnitt weiter.
4. Wenn Sie falsche Überstunden und Anomalien vor dem Stichtag bemerken, nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Unser Team wird Ihnen helfen, das Überstundenkonto zu korrigieren. 

Überstundenrichtlinie des betreffenden Mitarbeiters überprüfen

Diese Überprüfung ist in folgenden Fällen relevant:

• Überstunden werden fälschlicherweise nicht berechnet oder 
• Überstunden werden fälschlicherweise berechnet.

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zum Profil des betreffenden Mitarbeiters und klicken Sie auf den Reiter Anwesenheiten.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte > Überstundenrichtlinie anzeigen, um aktuelle und vergangene Richtlinienzuweisungen und deren Wirksamkeitsdaten einzusehen.
3. Prüfen Sie, ob eine Überstundenrichtlinie durchgehend für den gesamten betroffenen Zeitraum zugewiesen war.
   • Wenn eine Lücke besteht oder keine Richtlinie zugewiesen wurde, ist das wahrscheinlich die Erklärung, falls keine Überstunden berechnet wurden. Weisen Sie die korrekten Überstunden ab dem maßgeblichen Datum zu. 
   • Wenn eine Überstundenrichtlinie fälschlicherweise zugewiesen wurde, können Sie die Richtlinienzuweisung aufheben. Ein Mitarbeiter kann Überstunden nur dann erfassen, wenn ihm eine Überstundenrichtlinie ausdrücklich zugewiesen wurde.
   • Wenn für den gesamten betreffenden Zeitraum eine Richtlinie zugewiesen war, überprüfen Sie zugehörigen Einstellungen auf Richtigkeit:
     • Überstunden berechnen ist auf täglich eingestellt.
     • Minusstunden erfassen, wenn jemand weniger Stunden als erwartet arbeitet ist aktiviert.
     • An Tagen ohne erfasste Zeit automatisch volle Minusstunden aufzeichnen ist aktiviert, falls relevant.
4. Wenn die Einstellungen korrekt sind, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.
5. Wenn nicht:
   • Bearbeiten Sie die Einstellungen und legen Sie ein Wirksamkeitsdatum der Änderung fest. Liegt dieses Datum in der Vergangenheit, berechnet das System das Überstundenkonto für jeden Mitarbeiter, für den diese Richtlinie gilt, ab diesem Datum neu (bis zum 1. November 2025 zurück).
   • Überprüfen Sie das aktualisierte Überstundenkonto des betreffenden Mitarbeiters und anderer Mitarbeitender mit dieser Richtlinie.
   • Wenn nur das Konto des betroffenen Mitarbeitenden nach wie vor fehlerhaft ist, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.
   • Wenn die Konten anderer Mitarbeitender fehlerhaft sind, machen Sie die Änderungen rückgängig und wenden Sie sich an den Kundensupport.

Arbeitszeitmodell des betroffenen Mitarbeiters überprüfen

Das Arbeitszeitmodell hat keinen direkten Einfluss auf Überstundeneinstellungen. Allerdings werden darin die erwarteten Tages- und Wochenstunden eines Mitarbeiters festgelegt, die in der Überstundenrichtlinie als Grundlage für die Berechnung von Minus- und Überstunden dienen. Falls die Sollstunden selbst falsch sind, können Sie dies hier korrigieren. 

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zum Profil des betreffenden Mitarbeiters und klicken Sie auf den Reiter Anwesenheiten. 
2. Klicken Sie im Widget Arbeitszeitmodell auf Historie anzeigen, um das Widget zu öffnen.
3. Notieren Sie sich den Namen des aktuellen Arbeitszeitmodells und das Wirksamkeitsdatum.
4. Gehen Sie zu Einstellungen.
5. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
6. Wählen Sie das entsprechende Arbeitszeitmodell aus.
7. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten und überprüfen Sie die Tage und Uhrzeiten des Arbeitszeitmodells.

Reiter Anwesenheiten des betreffenden Mitarbeiters überprüfen

1. Gehen Sie zurück zum Reiter Anwesenheit des Mitarbeiters und vergewissern Sie sich, dass der Mitarbeiter seine Zeit seit dem Wirksamkeitsdatum der aktuellen Überstundenrichtlinie aktiv erfasst. Mit den Pfeilen oben links können Sie von einem Monat zum nächsten navigieren.
2. Wenn die Zeit nicht korrekt erfasst wurde:
   • Klicken Sie auf die drei Punkte > Überstundenrichtlinie anzeigen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zuweisung der Überstundenrichtlinie, bei der die Überstunden falsch berechnet wurden. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Zuweisung ersetzen.
   • Wählen Sie eine Richtlinie aus, bei der die Einstellungen für Minusstunden deaktiviert sind, oder heben Sie die Zuweisung der Überstundenrichtlinie vollständig auf. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
   • Passen Sie die Datumsangaben der Zuweisung so an, dass nur der Zeitraum abgedeckt ist, in dem der Mitarbeiter die Arbeitszeit nicht korrekt erfasst hat. (Um ein Enddatum festzulegen, klicken Sie auf Diese Zuweisung temporär machen.)
3. Wenn die Zeiterfassung korrekt war, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.

Einstellungen für Abwesenheitsarten überprüfen

Wenn die Einstellungen für die von Ihren Mitarbeitenden beantragten Abwesenheitsarten fehlerhaft sind, kann sich das auf das Überstundenkonto auswirken. So können Sie sicherstellen, dass sie korrekt sind:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Abwesenheit.
3. Klicken Sie in der Liste auf die erste Abwesenheitsart.
4. Vergewissern Sie sich, dass die Einstellung Sollstunden reduzieren und jede während Abwesenheiten erfasste Zeit als Überstunden zählen? korrekt ist.
5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für alle Abwesenheitsarten.
6. Wenn das Überstundenkonto nach wie vor fehlerhaft ist, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort. 

Zeiteinträge Ihres Mitarbeiters überprüfen

Wenn Sie mit den obigen Schritten die Ursache des Problems noch nicht ermitteln konnten, überprüfen Sie als Nächstes die Zeiteinträge Ihres Mitarbeiters im Detail. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Navigieren Sie zum Profil Ihres Mitarbeiters > Anwesenheiten.
2. Klicken Sie auf den Titel des Überstunden-Widgets.
3. Überprüfen Sie das Protokoll. Die Tabelle unter diesen Schritten erklärt, worauf sich die einzelnen Aktivitäten beziehen.
4. Notieren Sie sich Anomalien, wie z. B. ganze Arbeitstage, die als Minusstunden oder Überstunden verbucht sind. Stellen Sie sich die folgenden Fragen und klären Sie sie auch mit dem betroffenen Mitarbeiter ab:
   • Haben Sie kürzlich einen Feiertag zum Kalender hinzugefügt oder daraus entfernt, der dem Standort oder dem Unternehmen zugewiesen ist?
   • Hat der Mitarbeiter an einem bestimmten Tag vergessen, das Arbeitsende oder die Zeit zu erfassen?
   • Hat der Mitarbeiter für einen Tag Zeit erfasst, an dem er nicht gearbeitet hat?
   • Wurden Abwesenheitszeiträume hinzugefügt oder gelöscht?
5. Wenn die Überprüfung des Protokolls keine Erklärung für den Kontostand liefert: