Dieser Artikel erklärt, wie das Überstundenkonto Ihrer Mitarbeitenden zu verstehen ist und wie Sie eventuelle Fehler beheben können.

Zu Fehlern kann es kommen, wenn Arbeitszeitmodelle oder Abwesenheitseinstellungen nicht korrekt eingerichtet sind. Möglicherweise stoßen Sie auf unerwartete Minusstunden oder Überstunden, die nicht richtig zu sein scheinen. Es ist wichtig, solche Fehler zu beheben, da sie sich auf die Lohnbuchhaltung auswirken können und das Vertrauen von Mitarbeitenden in ihre Anwesenheitsaufzeichnungen beeinträchtigen.

Hinweis:
Wir wechseln zu unserem neuen System für Anwesenheitsrichtlinien. Einige Schritte, Navigationspfade oder Einstellungen stimmen möglicherweise nicht mit der Anzeige in Ihrem Account überein. Weitere Informationen zu den neuen Anwesenheitsrichtlinien finden Sie in diesem Artikel.

Bevor Sie beginnen

• Wenn Sie die Schritte in diesem Artikel ausführen, kann sich das auf das Überstundenkonto anderer Mitarbeitender auswirken. Notieren Sie sich alle Einstellungen, die Sie bearbeiten, damit Sie sie bei Bedarf rückgängig machen können.
• Wenn der betroffene Mitarbeitende den Status Auszeit hat, wird jede Änderung, die eine Neuberechnung des Überstundenkontos des Mitarbeitenden triggern würde, nicht getriggert.
• Machen Sie sich mit den folgenden Konzepten vertraut:

Zugriff und Berechtigungen

Nur Personio Admins können die in diesem Artikel genannten Schritte durchführen.

Prüfen, wie weit das Problem zurückreicht

Wenn das Überstundenkonto seit der Zeit vor dem 1. November 2025 falsch war, können Sie es nicht korrigieren. Unser System berechnet das Überstundenkonto nur bis zu diesem Stichtag neu. Das bedeutet, dass sich Änderungen am Überstundenkonto nur bis zu diesem Stichtag auswirken. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zum Profil der betroffenen Mitarbeitenden >Anwesenheiten > Überstunden / Minusstunden.
2. Überprüfen Sie mithilfe des Pfeils oben links die Überstundeneinträge der letzten Monate.
3. Wenn Sie erst nach dem Stichtag etwas Ungewöhnliches bemerken, gehen Sie zum nächsten Abschnitt weiter.
4. Wenn Sie falsche Überstunden und Anomalien vor dem Stichtag bemerken, nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Unser Team wird Ihnen helfen, das Überstundenkonto zu korrigieren. 

Ihr Standard-Arbeitszeitmodell überprüfen

Wenn mehrere Mitarbeitende ein fehlerhaftes Überstundenkonto haben oder wenn Sie plötzlich eine sehr hohe Anzahl an Minusstunden feststellen, kann es sein, dass die Überstundeneinstellungen Ihres Standard-Arbeitszeitmodells fehlerhaft sind. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
3. Suchen Sie das Standard-Arbeitszeitmodell in der Liste links und klicken Sie darauf.
4. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Überstunden und Minusstunden und überprüfen Sie, ob die Einstellung „Bei fehlender Zeiterfassung Minusstunden täglich abziehen“ aktiviert ist.
5. Wenn ja, wenden Sie sich an den Kundensupport. Wir raten davon ab, diese Einstellung für Ihr Standard-Arbeitszeitmodell zu aktivieren, und unsere Mitarbeitenden können Ihnen helfen, dies korrekt einzurichten.
6. Wenn nicht, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.

Arbeitszeitmodell des betroffenen Mitarbeitenden überprüfen

Wenn die Einstellungen Ihres Standard-Arbeitszeitmodells korrekt sind, überprüfen Sie das Arbeitszeitmodell, das den betroffenen Mitarbeitenden zugewiesenen ist. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Navigieren Sie zum Profil des betroffenen Mitarbeitenden > Anwesenheiten, und klicken Sie oben rechts auf den Titel des Widgets Arbeitszeitmodell.
2. Notieren Sie sich den Namen des aktuellen Arbeitszeitmodells und das Wirksamkeitsdatum.
3. Gehen Sie zu Einstellungen.
4. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
5. Wählen Sie das entsprechende Arbeitszeitmodell aus.
6. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten und überprüfen Sie die Tage und Uhrzeiten des Arbeitszeitmodells.
7. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Überstunden und Minusstunden und stellen Sie Folgendes sicher:
   • Die Einstellung Überstunden berechnen ist auf „täglich“ eingestellt.
   • Die Einstellungen Minusstunden erfassen und Bei fehlender Zeiterfassung Minusstunden täglich abziehen sind aktiv.
8. Wenn alles korrekt ist, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.
9. Wenn nicht:
   1. Bearbeiten Sie die Einstellungen und aktualisieren Sie das aktuelle Arbeitszeitmodell. Das System berechnet das Überstundenkonto für alle Mitarbeitenden mit diesem Arbeitszeitmodell ab dem 1. November 2025 neu.
   2. Überprüfen Sie das aktualisierte Überstundenkonto des betroffenen Mitarbeitenden und anderer Personen mit diesem Arbeitszeitmodell.
   3. Wenn nur das Überstundenkonto des betroffenen Mitarbeitenden nach wie vor fehlerhaft ist, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.
   4. Wenn die Überstundenkonten anderer Mitarbeitenden fehlerhaft sind, machen Sie die Änderungen rückgängig und wenden Sie sich an den Kundensupport.

Anwesenheitsbereich des betroffenen Mitarbeitenden überprüfen

1. Gehen Sie zurück zum Bereich Anwesenheit des Mitarbeitenden und vergewissern Sie sich, dass der Mitarbeitende seine Zeit seit dem Wirksamkeitsdatum des aktuellen Arbeitszeitmodells aktiv erfasst. Mit den Pfeilen oben links können Sie von einem Monat zum nächsten navigieren.
2. Wenn das nicht geschehen ist:
   1. Weisen Sie ein Arbeitszeitmodell zu, bei dem die Einstellung Bei fehlender Zeiterfassung Minusstunden täglich abziehen deaktiviert ist. Das Arbeitszeitmodell muss bis zu dem Zeitpunkt gelten, an dem der Mitarbeitende aktiv mit der Zeiterfassung begonnen hat.
   2. Weisen Sie ein Arbeitszeitmodell zu, bei dem die genannte Einstellung aktiviert ist und das ab diesem Zeitpunkt gilt.
3. Wenn ja, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.

Einstellungen für Abwesenheitsarten überprüfen

Wenn die Einstellungen für die von Ihrem Mitarbeitenden beantragten Abwesenheitsarten fehlerhaft sind, kann sich das auf das Überstundenkonto auswirken. So können Sie sicherstellen, dass sie korrekt sind:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Abwesenheit.
3. Klicken Sie in der Liste auf die erste Abwesenheitsart.
4. Scrollen Sie nach unten zu den Einstellungen für Gültigkeit und stellen Sie sicher, dass die Option Sollstunden reduzieren und jede während Abwesenheiten erfasste Zeit als Überstunden zählen? korrekt eingestellt ist.
5. Wiederholen Sie Schritt 3 für alle Abwesenheitsarten.
6. Wenn das Überstundenkonto nach wie vor fehlerhaft ist, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort. 

Zeiteinträge Ihres Mitarbeitenden überprüfen

Wenn Sie mit den obigen Schritten die Ursache des Problems noch nicht ermitteln konnten, überprüfen Sie als Nächstes die Zeiteinträge Ihres Mitarbeitenden im Detail. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Navigieren Sie zum Profil Ihres Mitarbeitenden > Anwesenheiten.
2. Klicken Sie auf den Titel des Überstunden-Widgets.
3. Überprüfen Sie das Protokoll. Die Tabelle unter diesen Schritten erklärt, worauf sich die einzelnen Aktivitäten beziehen.
4. Notieren Sie sich Anomalien, wie z. B. ganze Arbeitstage, die als Minusstunden oder Überstunden verbucht sind. Stellen Sie sich die folgenden Fragen und klären Sie sie auch mit dem betroffenen Mitarbeitenden ab:
   • Haben Sie kürzlich einen Feiertag zum Kalender hinzugefügt oder daraus entfernt, der dem Standort oder dem Unternehmen zugewiesen ist?
   • Hat der Mitarbeitende an einem bestimmten Tag vergessen, das Arbeitsende oder die Zeit zu erfassen?
   • Hat der Mitarbeitende für einen Tag Zeit erfasst, an dem er nicht gearbeitet hat?
   • Wurden Abwesenheitszeiträume hinzugefügt oder gelöscht?
5. Wenn die Überprüfung des Protokolls keine Erklärung für den Kontostand liefert, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.