In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Mitarbeitendenempfehlungen in Personio einrichten. Mit dieser Funktion können Mitarbeitende Bewerbende für offene Stellen empfehlen.

Mitarbeitendenempfehlungen können Ihnen helfen, qualitativ hochwertige Bewerbende zu finden, die gut zu Ihrer Unternehmenskultur passen. Indem Sie die Netzwerke Ihrer Mitarbeitenden nutzen, können Sie außerdem Stellen schneller besetzen und Ihre Recruitingkosten reduzieren.

Die Einrichtung dieser Funktion umfasst die folgenden Schritte:

1. Sie müssen die Funktion unter Einstellungen aktivieren.
2. Sie müssen sie als Schnellzugriff auf der Startseite hinzufügen.

Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, können Mitarbeitende von ihrer Personio-Startseite aus auf die Funktion zugreifen. Wir empfehlen Ihnen, zusätzlich Benachrichtigungen für Mitarbeitendenempfehlungen zu aktivieren.

Bevor Sie beginnen

Zugriffsrechte

Um einige der in diesem Artikel beschriebenen Schritte abzuschließen, benötigen Sie eine Admin-Rolle. Wenn Sie eine andere Rolle haben, wenden Sie sich an Ihren Admin zur Unterstützung. 

Wenn Sie nur Berechtigungen für den Abschnitt Recruiting > Recruiting-Einstellungen haben, können Sie den ersten Teil des Prozesses abschließen.

Mitarbeitendenempfehlungen für Ihr Unternehmen aktivieren

Die Funktion für Mitarbeitendenempfehlungen ist standardmäßig deaktiviert. Sie müssen sie manuell einrichten.

So aktivieren Sie Mitarbeitendenempfehlungen:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Mitarbeitendenempfehlungen.
2. Aktivieren Sie Empfehlungen im Abschnitt Mitarbeitendenempfehlungen.
3. Fügen Sie im Abschnitt Empfehlungsformular zusätzliche Informationen für die empfehlende Person ein. Siehe das folgende Beispiel.
4. Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage für die automatische E-Mail-Bestätigung. Siehe das folgende Beispiel.
5. Wählen Sie im Abschnitt Bestätigungs-E-Mail die gewünschte E-Mail-Vorlage aus dem Drop-Down-Menü aus.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Abschnitt Weitere Informationen

Weitere Informationen erscheinen in grauer Schrift am Ende des Empfehlungsformulars. Sie definieren diese Informationen, wenn Sie die Funktion für Mitarbeitendenempfehlungen einrichten. Dieser Abschnitt enthält optionale Informationen für empfehlende Personen, beispielsweise Angaben zum Empfehlungsprozess oder die Datenschutzrichtlinie.

Das folgende Beispiel veranschaulicht, was Sie in den Abschnitt Weitere Informationen aufnehmen könnten. Schützen Sie die Daten Ihrer Bewerbenden sowohl gemäß Ihren Anforderungen als auch gemäß den Anforderungen der EU-DSGVO. Weitere Informationen zu den Datenschutzoptionen im Recruiting-Bereich

Beispiel
Vielen Dank, dass Sie eine Empfehlung eingereicht haben! Basierend auf dem Formular, das Du oben ausgefüllt hast, erfassen wir den Namen der sich bewerbenden Person, ihre Kontaktinformationen, ihren Lebenslauf und alle zusätzlichen Details, die Du angegeben hast. Die Daten werden ausschließlich zur Beurteilung der Eignung der sich bewerbenden Person für ihre Beschäftigung verwendet und für sechs Monate gespeichert, sofern die Person nicht eingestellt wird. Stelle bitte sicher, dass Du die sich bewerbende Person informiert und ihre Einwilligung eingeholt hast.

Bestätigungs-E-Mail

Sie können eine automatisierte Bestätigungs-E-Mail für den empfehlenden Mitarbeiter aktivieren. Der Mitarbeiter erhält dann diese E-Mail, wenn er eine Empfehlung abgibt. Durch eine automatische Bestätigungs-E-Mail können Sie Ihren Mitarbeitenden bestätigen, dass Sie ihre Empfehlung erhalten haben.

Personio sendet die E-Mail an die geschäftliche E-Mail-Adresse, die im Mitarbeitendenprofil der betreffenden Person hinterlegt ist. Als Absender wird – wie bei anderen E-Mail-Benachrichtigungen auch – Personio angezeigt.

Für die Bestätigungs-E-Mail müssen Sie eine geeignete E-Mail-Vorlage erstellen. Das folgende Beispiel veranschaulicht, was diese E-Mail enthalten sollte.

Beispiel
Betreffzeile: Empfehlung einer neuen sich bewerbenden Person
Hallo {{referrer_name}},
Vielen Dank für deine Empfehlung! Du hast {{first_name}} {{last_name}} erfolgreich für die Position {{position_name}} empfohlen.
Vielleicht weißt Du schon, dass Empfehlungen eine unserer besten Quellen für neue Mitarbeitende sind. Daher wissen wir Deinen Beitrag sehr zu schätzen.
Wir kommen auf Dich zurück, sobald wir Neuigkeiten haben.
Mit freundlichen Grüßen,
Dein HR-Team

Beachten Sie, dass Sie keine automatische Bestätigungs-E-Mail für die empfohlene sich bewerbende Person einrichten können. Um den Eingang der Bewerbung zu bestätigen, müssen Sie der Person manuell eine E-Mail senden. Personio erstellt automatisch ein Bewerbungsprofil, wenn Sie eine Empfehlung erhalten. Gehen Sie zum Reiter Nachrichten des neu erstellten Profils der sich bewerbenden Person und wählen Sie entweder eine E-Mail-Vorlage oder schreiben Sie eine völlig neue E-Mail.

Vorschau des Empfehlungsformulars

Tipp:
Mitarbeitende können nur Empfehlungen für Stellen mit dem Status Veröffentlicht abgeben. Unter Recruiting > Stellen können Sie Ihre vorhandenen Stellen prüfen.

In den Einstellungen können Sie unter Recruiting > Mitarbeitendenempfehlungen eine Vorschau Ihres Empfehlungsformulars aufrufen. Klicken Sie auf den Button, um die Vorschau aufzurufen.

Das Empfehlungsformular enthält mehrere vordefinierte Felder. Ihre Mitarbeitenden füllen diese Felder aus, wenn sie eine Empfehlung abgeben. Sie können diese Felder derzeit nicht anpassen.

Mitarbeitendenempfehlungen als Startseiten-Shortcut hinzufügen

Nachdem Sie die Schritte oben ausgeführt haben, ist der nächste Schritt, Mitarbeitendenempfehlungen als Startseiten-Shortcut hinzuzufügen. Wenn Sie Personio-Admin in Ihrem Unternehmen sind, erhalten Sie eine Aufgabe in Ihrer Inbox. (Wenn eine andere Person der Personio-Admin ist, bitten Sie die Person, ihre Inbox zu überprüfen.) Die Aufgabe besteht darin, einen neuen Startseiten-Shortcut für Mitarbeitendenempfehlungen hinzufügen. Sie müssen die Aufgabe anklicken und die Anweisungen auf dem Bildschirm befolgen.

Nach dem Hinzufügen wird das Empfehlungsformular als Shortcut auf der Startseite aller Mitarbeitenden angezeigt. Sie finden das Widget Shortcuts auf der rechten Seite der Startseite.

Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald die Aufgabe als abgeschlossen markiert ist.

Benachrichtigungen über neue Empfehlungen aktivieren

Wenn ein Mitarbeiter eine Empfehlung ausspricht, erhalten die Mitglieder des Recruitingteams für diese Stelle eine E-Mail-Benachrichtigung. Die Benachrichtigung zeigt die empfehlende Person und die Stelle, für die die Empfehlung abgegeben wurde. Sie können das Bewerbendenprofil aufrufen, indem Sie auf den Link in der E-Mail klicken.

Sie müssen E-Mail-Benachrichtigungen über neue Empfehlungen manuell aktivieren:

1. Der erste Schritt besteht darin, globale E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren. Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmensstandards und aktivieren Sie die Checkbox, um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren.
2. Anschließend müssen Sie E-Mail-Benachrichtigungen für die entsprechenden Mitglieder des Recruitingteams aktivieren. Dies erfolgt über ihre jeweiligen Recruitingrollen:
   ▶︎ Gehen Sie zu Einstellungen > Recruiting und dann zu Rollen.
   ▶︎ Wählen Sie die gewünschte Recruitingrolle aus der Liste links aus.
   ▶︎ Klicken Sie unter Benachrichtigungen auf Einstellungen und aktivieren Sie die Checkbox neben Neue Empfehlung.

Nächster Schritt

Sobald Sie die Funktion für Mitarbeitendenempfehlungen fertig eingerichtet haben, können Sie Folgendes tun:

• Teilen Sie unseren Artikel zur Einreichung einer Empfehlung mit Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen.
• Erfahren Sie, wie Sie Ihre Empfehlungen verwalten.