In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Integration mit der BMD NTCS Lohnverrechnung einrichten. Bereiten Sie Ihren Account mit den folgenden Schritten vor. 

Hinweis
Um die Integration mit BMD NTCS Lohnverrechnung nutzen zu können, muss eine Gesellschaft in Österreich angelegt sein. Weitere Informationen zu Gesellschaften finden Sie in unserem Helpcenter-Artikel Gesellschaften erstellen.

Welchen Vorteil bietet diese Integration?

Durch die Integration von Personio und BMD NTCS Lohnverrechnung gewinnen HR-Teams und Verantwortliche in der Lohnbuchhaltung wesentliche Vorteile, da der Datenverwaltungsprozess optimiert wird. Nutzende der Lösung brauchen Daten nicht mehr doppelt einzugeben. Sobald Informationen in Personio eingegeben wurden, können sie bequem an das Lohnbuchhaltungssystem übertragen werden. Diese Übertragung sorgt dafür, dass die Datensätze der Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand sind – dies verringert das Risiko von Unstimmigkeiten. Darüber hinaus wird das Potenzial für manuelle Fehler erheblich minimiert. Dies verringert den manuellen Aufwand in der Lohnbuchhaltung.

Welchen Umfang hat die Integration?

• Exportdatei: Personio erstellt eine Exportdatei, die speziell für den Import in die BMD NTCS Lohnverrechnung formatiert ist. Dadurch werden manuelle Anpassungen überflüssig.
• Mitarbeitendendaten: Der BMD Lohnverrechnungs-Export enthält Mitarbeitendendaten. Eine vollständige Liste der enthaltenen Attribute finden Sie in der Tabelle im Abschnitt Festgelegte Attribute.
• Die Integration erleichtert das Einstellen sowie die Aktualisierung der Stammdaten von Mitarbeitenden.    

Hinweis
Um die Funktionalität des Imports zu gewährleisten, nehmen Sie an der Importdatei keine Änderungen vor. 

Voraussetzungen für die Nutzung der Integration

• Sie müssen für die Lohnbuchhaltung die BMD NTCS Lohnverrechnung Integration nutzen.
• Stellen Sie sicher, dass im System mindestens eine Gesellschaft eingerichtet ist.
• Mindestens eine Ihrer Gesellschaften muss sich in Österreich befinden.

Einrichtung

Schritt 1: Account vorbereiten und Attribute vervollständigen

Um die BMD Lohnverrechnungs-Integration direkt in Personio über den Marketplace zu buchen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie in der Navigationsleiste zum Marketplace.
2. Suchen Sie nach BMD Lohnverrechnung.
3. Klicken Sie auf Integration buchen.

Um Daten erfolgreich zwischen Personio und BMD Lohnverrechnung übertragen zu können, wird sich unser Payroll-Operations-Team bei Ihnen melden und die Einstellungen Ihrer Attribute prüfen. Dabei wird analysiert, dass die benötigten Attribute angelegt sind und das richtige Format haben.

Im Zuge dessen kann es zu Änderungen in Ihrem Account kommen. Bestehende Attribute mit dem richtigen Format werden direkt verknüpft. Fehlende Attribute, die mit dem Export an BMD Lohnverrechnung übertragen werden, werden in der neuen Sektion BMD Lohnverrechnung in den Mitarbeitendenprofilen ergänzt. Dieser Abschnitt ist zunächst nur für Admins sichtbar.  

Schritt 2: Integration konfigurieren

Sobald die Integration mit BMD Lohnverrechnung für Sie eingerichtet ist, können Sie diese für die entsprechende Gesellschaft aktivieren:

1. Gehen Sie zu Ihren Einstellungen > Lohnbuchhaltung > BMD Lohnverrechnung. 
2. Wählen Sie die richtige Gesellschaft aus (nur notwendig bei mehreren Gesellschaften). 
3. Aktivieren Sie die Integration und geben Sie Ihre BMD-Firmennummer ein. Die BMD-Firmennummer erhalten Sie von Ihrer für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person oder Ihrem Steuerbüro.

Schritt 3: Attribute vervollständigen

Sie müssen die Attribute vervollständigen, bevor Sie die Integration nutzen können. Sie haben zwei Optionen, um alle Ihrem Account hinzugefügten neuen Attribute zu vervollständigen.

• Vervollständigen Sie alle Attribute manuell.
• Vervollständigen Sie alle Attribute mithilfe der Importvorlagen rechts auf dieser Seite. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Import von Mitarbeitendendaten.

Wenn Sie die Attribute ausfüllen, sollten Sie auch festlegen, welche Mitarbeitenden im BMD Export berücksichtigt werden sollen. Dies wird im folgenden Abschnitt näher erläutert.

Legen Sie fest, welche Mitarbeitenden bei der Synchronisierung berücksichtigt werden sollen

Beim Ausfüllen der Werte sind zwei Attribute besonders zu beachten, da diese festlegen, ob und unter welcher Kennung Mitarbeitende bei der Synchronisierung berücksichtigt werden sollen:

Berücksichtigung in der österreichischen Lohnbuchhaltung: Setzen Sie dieses Attribut für alle Mitarbeitenden, deren Daten mit der Integration übertragen werden sollen, auf Ja. Setzen Sie es für alle Mitarbeitenden, die Sie von der Synchronisierung ausschließen möchten, auf Nein.

BMD Mitarbeiternummer: Diese dient als eindeutige Kennung zwischen den beiden Systemen und stellt die korrekte Zuordnung der Mitarbeitendendaten während der Synchronisierung sicher. 

Hinweis
Leere Eingabefelder in Personio werden nicht übertragen und überschreiben daher keine Felder in BMD.

Schritt 4: Einrichtung abschließen und Übertragung starten

Um einen BMD-Export für einen bestimmten Abrechnungsmonat zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie in der Navigationsleiste zu Lohnbuchhaltung und wählen Sie die entsprechende Gesellschaft/Abrechnungsgruppe aus.
2. Klicken Sie auf Export generieren > BMD Lohnverrechnung > Personaldaten, um eine Exportdatei zu erstellen. 
3. Die Exportdatei wird generiert und unter dem Reiter Dokumente angezeigt. Dort können Sie die Exportdatei herunterladen.
4. Senden Sie die Exportdatei an Ihre für die Lohnverrechnung zuständige Person (dies kann auch Ihr Steuerbüro sein).
5. Ihre für die Lohnverrechnung zuständige Person kann die Datei in BMD Lohnverrechnung importieren.

Tipp
Wählen Sie im BMD Import-Wizard die korrekten Felder aus und ordnen diese in derselben Reihenfolge an wie in der BMD Exportdatei, die Sie aus Personio heruntergeladen haben.

Hinweis
Bei Mitarbeitenden, die in der Tabelle für die vorbereitende Lohnbuchhaltung rot markiert sind, liegen möglicherweise Validierungsfehler bei relevanten Lohnbuchhaltungsdaten vor. Sie werden daher nicht im Export berücksichtigt und nicht in die BMD Lohnverrechnung importiert. Die Validierungsfehler müssen vor dem Export behoben werden, um eine korrekte Verarbeitung der Lohnbuchhaltung sicherzustellen.

Zugriffsrechte

• Um einen BMD Lohnverrechnungs-Export durchzuführen, benötigt die jeweilige Rolle ein Bearbeitungsrecht für die Lohnbuchhaltung der Gesellschaft, für die sie den Export durchführen möchte.
• Um die Einstellungen für den Export von BMD Lohnverrechnung konfigurieren zu können, benötigt die jeweilige Rolle das Zugriffsrecht auf die Lohnbuchhaltungs-Einstellungen.  

Festgelegte Attribute

Die Tabelle zeigt die unterstützen Attribute an: