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Dieser Artikel erklärt, wie Sie den Year-to-Date Import oder auch den Import für die Vortragswerte für die Implementierung von Personio Payroll ausfüllen müssen.
Was ist der Year-to-Date (YTD) Import?
Der YTD Import enthält eine Aufstellung aller bereits bezahlten Entgelte und Abzüge seit Beginn des aktuellen Abrechnungsjahres. Da eine Entgeltabrechnung sich in vielen Bereichen, beispielsweise bei der Beitragsbemessungsgrenze, auf die jährlichen Werte von Steuer und Sozialversicherung bezieht, müssen Werte über den aktuellen Monat hinaus berücksichtigt werden. Für eine korrekte und vollständige Lohnbuchhaltung müssen Sie daher auch die Daten aus vorangegangenen Abrechnungsperioden des Vorabrechners in die Kalkulation einbeziehen. Diese können Sie in Form des YTD Imports in Personio hochladen.
Vorteile des YTD Imports
Die Vortragswerte aus dem YTD Import sind nötig, damit die Lohnabrechnung auch bei einem Wechsel zu Personio Payroll weiterhin richtig kalkuliert wird. Für folgende Berechnungen und Meldungen sind die im YTD Import enthaltenen Zahlen entscheidend:
- Einmalzahlungen kalkulieren
- Lohnsteuerbescheinigungen für das gesamte Kalenderjahr
- Vollständigen Lohnnachweises für die Unfallversicherung
- Jahresmeldungen an Sozialversicherung und Unfallversicherung
- Lohnsteuerjahresausgleich
Hinweis
Beachten Sie, dass es bei der Kalkulation der Werte zu Abweichungen kommen kann, wenn Sie sich in Absprache mit unseren Payroll Specialists gegen einen YTD Import entscheiden.
Wer sollte einen YTD Import machen
Wir empfehlen Ihnen für die Implementierung von Personio Payroll einen YTD-Import vorzunehmen.
Sollten Sie sich dagegen entscheiden, wenden Sie sich bitte an unsere Payroll Specialists und bestätigen Sie schriftlich, dass Sie sich darüber bewusst sind, dass es im späteren Verlauf zu falschen Jahreswerten und Meldungen in der Payroll kommen kann.
Tipp
Wechseln Sie vom Lohnprogramm DATEV, können Sie ganz einfach den DALY-Import als YTD-Import nutzen. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Payroll Specialist.
Die Import-Datei ausfüllen
Haben Sie die Import-Datei für den YTD-Import von Ihrem Payroll Specialist erhalten, gehen Sie vor wie folgt:
- Tragen Sie die Werte aus den Vorabrechner-Lohnkonten Ihrer Mitarbeitenden in die entsprechenden Felder der Tabelle ein. Eine Hilfestellung zu den Eintragungen finden Sie in der Import-Datei. Verfügen Sie über keinen Wert für ein Feld, hinterlegen Sie “0” (Null).
- Stellen Sie die Import-Datei zum vereinbarten Termin Ihrem Payroll Specialist zur Verfügung. Dieser nimmt den Import für Sie vor.
Das Befüllen der Import-Datei kann komplex und zeitaufwendig sein. Lassen Sie sich, wenn nötig, von Ihrem Steuerberater oder Vorabrechner unterstützen.
Hinweis zur Märzklausel
Gehen Sie mit Personio Payroll nach März live, müssen Sie die Felder mit der Kennzeichnung “Vorjahr” nicht befüllen. Diese sind schon automatisch ausgegraut.
Starten Sie zwischen Januar und Februar eines Jahres mit Personio Payroll, sprechen Sie mit Ihrem Payroll Specialist ab, inwieweit Sie die Regelungen der Märzklausel bei Einmalzahlungen betrifft. Trifft die Märzklausel auf Ihr Unternehmen nicht zu, können Sie die Felder mit der Kennzeichnung “Vorjahr” mit dem Wert “0” (Null) befüllen.