Was ist die Verhältnisrechnung im YTD Import?
Der Year-to-Date (YTD) Import für Personio Payroll stellt sicher, dass alle relevanten Werte Ihres vorherigen Anbieters erfasst werden und diese für Ihre Mitarbeitenden korrekt auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden können.
Wenn einige Ihrer Arbeitnehmer steuerfreie, aber sozialversicherungspflichtige Bezüge erhalten, dürfen die daraus berechneten Sozialversicherungsbeiträge allerdings nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung dieser Arbeitnehmer eingetragen werden. Für diese Werte benötigt Personio Payroll Vortragswerte, die vor der Aufsummierung monatlich mithilfe der Verhältnisrechnung ermittelt werden. Diese Verhältnisrechnung bedeutet, dass für jeden Monat ein Faktor berechnet wird, der folgende Bezüge berücksichtigt:
- Steuerfreie und steuerpflichtige Bezüge
- Sozialversicherungspflichtige und sozialversicherungsfreie Bezüge
Dieser Faktor muss monatlich neu berechnet werden, da er von der jeweiligen Zusammensetzung der Bezüge im entsprechenden Monat abhängt. Eine einmalige Berechnung auf Basis der Jahressummen ist hier nicht korrekt, da die Zusammensetzung der Bezüge über die Monate hinweg variieren kann.
In vielen Fällen stellt der vorherige Anbieter die Werte nicht in der benötigten Form bereit. Daher finden Sie in diesem Artikel eine Erklärung, wie Sie Schritt für Schritt die korrekten Vortragswerte über die monatliche Verhältnisrechnung selbst ermitteln können. Wir stellen Ihnen zudem eine Vorlage zur Verfügung, die die Berechnung erleichtert und aus monatlichen Werten automatisch die Jahressumme ermittelt.
Für welche Felder ist die Verhältnisrechnung relevant?
Die Verhältnisrechnung betrifft folgende sieben Felder in der YTD Vorlage:
- Arbeitnehmer Beitrag gesetzliche Krankenversicherung inkl. Zusatzbeitrag und inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung
- Arbeitnehmer Beitrag gesetzliche Pflegeversicherung inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung
- Arbeitnehmer Beitrag Rentenversicherung (aktuelles Jahr) inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung
- Arbeitgeber Beitrag Rentenversicherung (aktuelles Jahr) inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung
- Arbeitnehmer Beitrag Versorgungswerk inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung
- Arbeitgeber Beitrag Versorgungswerk inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung
- Arbeitnehmer Beitrag Arbeitslosenversicherung inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung
Die Verhältnisrechnung durchführen
Um die Verhältnisrechnung für die oben genannten Felder durchzuführen, gehen Sie vor, wie folgt:
- Vorlage herunterladen: Laden Sie die bereitgestellte Berechnungsvorlage herunter.
- Monatliche Werte zusammentragen: Sammeln Sie die monatlichen Werte für das jeweilige Feld aus den Abrechnungen Ihres vorherigen Anbieters.
- Gesamtbetrag berechnen: Tragen Sie die monatlichen Werte in den jeweiligen Monatsabschnitt der Vorlage ein und folgen Sie dabei den Anweisungen in der Vorlage. Beachten Sie, dass die Finalen Werte aus den monatlichen Werten automatisch errechnet werden und dort keine Werte einzutragen sind.
Hinweis:
Berücksichtigen Sie dabei nur die Monate, in denen das Arbeitsverhältnis tatsächlich bestand (Beispiel: bei unterjährigem Eintritt oder Austritt).
Ermittelte Werte in Personio hochladen
Sobald Sie die Werte über die Verhältnisrechnung ermittelt haben, können Sie sie in Personio Payroll hochladen. Sie benötigen dazu Berechtigungen für die Lohnbuchhaltung der Gesellschaft, für die Sie die Werte hochladen wollen. Gehen Sie dazu vor, wie folgt:
- Gehen Sie zur Lohnbuchhaltung und wählen Sie die entsprechende Gesellschaft aus.
- Klicken Sie auf der Übersichtsseite auf die entsprechende Warnung.
- Folgen Sie den Anweisungen, und laden Sie die YTD Importvorlage herunter.
- Übernehmen Sie den berechneten finalen Wert aus der Berechnungsvorlage der Verhältnisrechnung in das entsprechende Feld der YTD Importvorlage. Die folgende Tabelle erklärt, welche errechneten Werte in welche Felder gehören. Hinweis: Kopieren Sie die Werte und fügen Sie sie als „nur Werte“ (ohne Formeln) in die YTD Importvorlage ein.
- Laden Sie den YTD Import hoch.
Werte der Verhältnisrechnung und zugehörige Felder der YTD Importvorlage
| Bezeichnung der Finalen Werte in der Vorlage zur Verhältnisrechnung | Einzutragen in Feld in der YTD Importvorlage |
| RV-Beitrag Arbeitnehmer | Arbeitnehmer Beitrag RV akt Jahr inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung |
| RV-Beitrag Arbeitgeber | Arbeitgeber Beitrag RV akt Jahr inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung |
| Versorgungswerk Beitrag Arbeitnehmer | Arbeitnehmer Beitrag Versorgungswerk inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung |
| Versorgungswerk Beitrag Arbeitgeber | Arbeitgeber Beitrag Versorgungswerk inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung |
| KV-Beitrag Arbeitnehmer inkl. Zusatzbeitrag | Arbeitnehmer Beitrag gesetzliche Krankenversicherung inkl. Zusatzbeitrag und inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung |
| PV-Beitrag Arbeitnehmer | Arbeitnehmer Beitrag gesetzliche Pflegeversicherung inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung |
| AV-Beitrag Arbeitnehmer | Arbeitnehmer Beitrag Arbeitslosenversicherung inkl. Verhältnisrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung |
Sobald Sie die YTD Importvorlage ausgefüllt haben, laden Sie sie in Personio Payroll hoch.