Dieser Artikel erklärt, wie Sie den Year-to-Date Import oder auch den Import für die Vortragswerte für die Implementierung von Personio Payroll ausfüllen müssen.
Allgemeines
Was ist der Year-to-Date (YTD) Import?
Der YTD-Import enthält eine Aufstellung aller bereits abgerechneten und ausgezahlten Entgelte sowie Abzüge seit Beginn des aktuellen Abrechnungsjahres (Kalenderjahr). Da die Entgeltabrechnung sich in vielen Bereichen, beispielsweise bei der Beitragsbemessungsgrenze, auf die jährlichen Werte von Steuer und Sozialversicherung bezieht, müssen Werte über den aktuellen Monat hinaus berücksichtigt werden.
Damit Personio Payroll ab dem Wechsel eine korrekte und vollständige Entgeltabrechnung gewährleisten kann, müssen die Werte aus den bereits abgerechneten Monaten Ihres Vorabrechners als Vortragswerte übernommen werden. Diese stellen Sie mittels eines YTD-Imports zur Verfügung.
Weitere Informationen zum YTD-Import finden Sie in den folgenden Artikeln zum Thema:
Vorteile des YTD-Imports
Die Vortragswerte aus dem YTD Import sind nötig, damit die Entgeltabrechnung auch bei einem Wechsel zu Personio Payroll weiterhin korrekt kalkuliert wird. Für folgende Berechnungen und Meldungen sind die im YTD-Import enthaltenen Zahlen entscheidend:
- Kalkulation von Einmalzahlungen
- Lohnsteuerbescheinigungen für das gesamte Kalenderjahr
- Vollständiger Lohnnachweis für die Unfallversicherung
- Jahresmeldungen an Sozialversicherung und Unfallversicherung
- Lohnsteuerjahresausgleich
Hinweis
Beachten Sie, dass es bei der Kalkulation der Werte zu Abweichungen kommen kann, wenn Sie sich in Absprache mit unseren Payroll Specialists gegen einen YTD Import entscheiden.
Wer sollte einen YTD-Import durchführen?
Wir empfehlen Ihnen für die Implementierung von Personio Payroll einen YTD-Import vorzunehmen.
Sollten Sie sich dagegen entscheiden, muss der Payroll Verantwortliche unsere Payroll Specialists kontaktieren und schriftlich bestätigen, dass er sich darüber bewusst ist, dass es im späteren Verlauf zu falschen Jahreswerten und Meldungen in der Payroll kommen kann.
Die YTD-Import-Datei
Die Import-Datei ausfüllen
Hinweis
Sie erhalten die Vorlage für den YTD-Import von unseren Payroll-Spezialisten. Zusätzlich finden Sie weitere relevante Informationen direkt im Bereich Lohnbuchhaltung in Personio.
Haben sie die Importvorlage erhalten, gehen Sie anschließend wie folgt vor:
- Datenquelle vorbereiten: Nutzen Sie die Lohnkonten und Abrechnungsreports Ihres Vorabrechners als Grundlage. Die Daten müssen für jeden Mitarbeitenden einzeln vorliegen.
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Werte übernehmen: Tragen Sie die Werte aus den Datenquellen in die entsprechenden Felder der Importvorlage ein. Eine Ausfüllhilfe finden Sie direkt in der Datei. Für den Fall, dass kein Wert vorliegt, tragen Sie "0" (Null) in das entsprechende Feld ein.
- Datei bereitstellen: Stellen Sie die ausgefüllte Import-Datei zum vereinbarten Termin unseren Payroll Specialists zur Verfügung.
Das Befüllen der Import-Datei kann komplex und aufwendig sein. Ziehen Sie bei Bedarf Ihren Steuerberater oder den Vorabrechner hinzu.
Hinweis zur Märzklausel
Gehen Sie mit Personio Payroll nach März live, müssen Sie die Felder mit der Kennzeichnung “Vorjahr” nicht befüllen. Diese sind schon automatisch ausgegraut.
Starten Sie in den Monaten Januar bis März mit Personio Payroll, hält der Payroll Verantwortliche Rücksprache mit unseren Payroll Specialists, ob und wie die Märzklausel für Einmalzahlungen in diesem Zeitraum relevant ist.
- Trifft die Märzklausel nicht auf Ihr Unternehmen zu, befüllen Sie die Felder "Vorjahr" mit dem Wert "0" (Null)
- Weitere Informationen zur Märzklausel finden Sie in unserem Artikel zum Thema. Verhältnisrechnung im YTD Import