Dieser Artikel beschreibt wichtige Funktionen des Bereichs vorbereitende Lohnbuchhaltung für die Nutzung der DATEV-Integration. Detaillierte Informationen zur allgemeinen Nutzung der Vorbereitenden Lohnbuchhaltung in Personio finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
Was ist der Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung?
Der Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung vereint alle abrechnungsrelevanten Daten in den Reitern Personen, Personaldaten, Gehalt, Abwesenheit, Mitarbeitendenänderungen, Dokumente und Verwalten. Hier können Sie:
- Personaldaten, Gehälter, Abwesenheiten, Dokumente sowie Datenänderungen seit der letzten Freigabe prüfen.
- Details zu Datenänderungen sehen und zu einzelnen Mitarbeitendenprofilen navigieren, um Anpassungen vorzunehmen.
- Die monatliche Lohnbuchhaltung freigeben und den Reiter Personaldaten sperren, damit Sie genau wissen, welche Daten für den betreffenden Abrechnungszeitraum berücksichtigt werden.
- Jederzeit einen Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erstellen, in dem die aktuellen Änderungen in der Excel-Datei markiert sind.
- Nach der Freigabe der Lohnbuchhaltung über den Lohnimportdatenservice Exporte von Stamm- und Bewegungsdaten generieren und direkt an die DATEV LODAS/Lohn-und-Gehalts-Integration senden.
- Abrechnungsrelevante Dokumente über den Lohnauswertungsdatenservice aus DATEV abrufen, einsehen und an Mitarbeitende verteilen.
- Die Einstellungen für die Vorbereitende Lohnbuchhaltung über den Reiter Verwalten bearbeiten.
Tipp:
Um auf diesen Bereich zuzugreifen, gehen Sie in der Navigationsleiste links auf Lohnbuchhaltung.
Funktionen des Bereichs Vorbereitende Lohnbuchhaltung
Der Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung ist nach Abrechnungsmonat und Abrechnungsgruppe geordnet, sofern diese Option aktiviert ist. Hier können Sie:
- Den Abrechnungsmonat, die Gruppe und den Reiter wählen: Navigieren Sie über das Dropdown-Menü oben links zum gewünschten Abrechnungsmonat.
- Die Vorbereitende Lohnbuchhaltung freigeben: In der Tabelle für die vorbereitende Lohnbuchhaltung wird oben rechts eine Übersicht angezeigt, die Ihnen den Status Ihrer vorbereitenden Lohnbuchhaltung für den ausgewählten Monat sowie das Datum anzeigt, seit dem Änderungen markiert wurden. Sie können die vorbereitende Lohnbuchhaltung freigeben, indem Sie oben rechts auf den Button Abrechnung freigeben klicken. Es wird automatisch ein Export generiert.
- Exporte generieren: Vor und nach der Freigabe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung für den betreffenden Monat können Sie jederzeit weitere Exporte generieren, indem Sie den entsprechenden Button anklicken.
- Exporte an DATEV senden: Über den Reiter Dokumente können Sie verschiedene Exporte für Stamm- und Bewegungsdaten generieren und direkt an DATEV senden.
- DATEV Exporte verteilen: Sobald mitarbeitendenbezogene Dokumente zum Abruf in DATEV abrufbar sind, können Sie diese im Reiter Dokumente einsehen und über die DATEV-Personalnummer den Mitarbeitenden zuordnen und verteilen.
Der Bereich ist in die Reiter Personen, Personaldaten, Gehalt, Abwesenheit, Mitarbeitendenänderungen, Dokumente und Verwalten unterteilt. Dies sind die wichtigsten Funktionen:
| Personen | Verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über Alle Mitarbeitenden, Berufseinstiege und Austritte pro Abrechnungszeitraum. |
| Personaldaten | Hier können Sie alle markierten Mitarbeitendendaten und Datenänderungen überprüfen. |
| Gehalt | Hier werden alle Vergütungsinformationen für den gewählten Abrechnungsmonat angezeigt und Änderungen markiert. |
| Abwesenheiten | Unter dem Reiter Abwesenheit werden alle relevanten Abwesenheiten innerhalb des Abrechnungszeitraums angezeigt. |
| Mitarbeitendenänderungen | Dieser Reiter bietet einen Überblick über alle einzelnen Änderungen innerhalb des Abrechnungszeitraums sowie zusätzliche Daten zum Zeitpunkt und zu den Details der Änderung. |
| Dokumente | Hier können Sie die erstellten Exporte prüfen und an DATEV senden sowie Dokumente, die innerhalb eines Abrechnungszeitraums erstellt wurden, aus DATEV abrufen und an Ihre Mitarbeitenden verteilen. |
| Verwalten | Verwalten Sie Ihre Einstellungen für die Vorbereitende Lohnbuchhaltung |
Der Reiter Dokumente
Der Reiter Dokumente ist die zentrale Anlaufstelle für generierte Exporte und abgerufene Dokumente. Hier finden Sie eine übersichtliche Darstellung aller Exporte der Lohnbuchhaltung, die im angezeigten Abrechnungszeitraum erstellt wurden. Sie können diese herunterladen und direkt an DATEV senden. Sobald Dokumente in DATEV bereitstehen, lassen sie sich per Klick in Personio abrufen und an Ihre Mitarbeitenden verteilen.
Die folgenden Felder bieten Ihnen eine Übersicht und zeigen:
- Dokument: Der Name des Dokuments. Hierbei kann es sich um eine Excel-Datei, einen generierten DATEV-Export oder alle aus DATEV abgerufenen Dokumente handeln.
- Quelle: Gibt an, ob das Dokument aus Personio oder DATEV stammt.
- Zielgruppe: Zeigt, ob das Dokument an Mitarbeitende oder die Gesellschaft gerichtet ist.
- Abrechnungsgruppe: Die entsprechende Abrechnungsgruppe des Dokuments, falls aktiviert.
- Status: Zeigt an, ob ein generierter DATEV-Export an DATEV übermittelt werden kann, in DATEV hochgeladen ist oder in DATEV für die Lohnabrechnung bereits importiert ist. Für alle anderen Dokumente dient der Status als Hinweis darauf, ob ein Fehler vorliegt.
- Erstellt am: Das Erstellungs- oder Abrufdatum des Dokuments.
- Aktion: Optionen zum Herunterladen, Senden an DATEV oder Löschen eines Dokuments.
Weitere Informationen zu den einzelnen Reitern und ihren Funktionen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.