Dieser Artikel beschreibt den Aufbau und die wichtigsten Funktionen des Bereichs Vorbereitende Lohnbuchhaltung und der Lohnbuchhaltungstabelle.

Was ist der Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung?

Der Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung vereint alle abrechnungsrelevanten Daten in den Reitern Personen, Personaldaten, Gehalt, Abwesenheit, Mitarbeitendenänderungen und Dokumente. Hier können Sie:

• Personaldaten, Gehälter, Abwesenheiten, Dokumente sowie Datenänderungen seit der letzten Freigabe prüfen.
• Details zu Datenänderungen sehen und zu einzelnen Mitarbeitendenprofilen navigieren, um Anpassungen vorzunehmen.
• Die monatliche Lohnbuchhaltung genehmigen und die Ansicht der Lohnbuchhaltungstabelle sperren, damit Sie genau wissen, welche Daten für den betreffenden Abrechnungszeitraum berücksichtigt werden.
• Einen Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erstellen, in dem die aktuellen Änderungen in der Excel-Datei markiert sind.
• Über den Lohnimportdatenservice nach Freigabe der Lohnbuchhaltung Exporte von Stamm- und Bewegungsdaten generieren und direkt an die DATEV LODAS/Lohn und Gehalt Integration senden.
• Abrechnungsrelevante Dokumente über den Lohnauswertungsdatenservice aus DATEV abrufen, ansehen und an Mitarbeitende verteilen.

Tipp
Um auf diesen Bereich zuzugreifen, gehen Sie in der Navigationsleiste links auf Lohnbuchhaltung. 

Funktionen des Bereichs Vorbereitende Lohnbuchhaltung

Der Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung ist nach Abrechnungsmonat und Abrechnungsgruppe geordnet, sofern diese Option aktiviert ist. Hier können Sie:

• Den Abrechnungsmonat, die Gruppe und den Reiter wählen: Navigieren Sie über das Dropdown-Menü oben links zum gewünschten Abrechnungsmonat.
• Die Vorbereitende Lohnbuchhaltung freigeben: In der Tabelle für die vorbereitende Lohnbuchhaltung wird oben rechts eine Übersicht angezeigt, die Ihnen den Status Ihrer vorbereitenden Lohnbuchhaltung für den ausgewählten Monat sowie das Datum anzeigt, seit dem Änderungen markiert wurden. Sie können die vorbereitende Lohnbuchhaltung freigeben, indem Sie oben rechts auf den Button Abrechnung freigeben klicken. Es wird automatisch ein Export generiert.
• Exporte generieren: Vor und nach der Freigabe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung für den betreffenden Monat können Sie jederzeit weitere Exporte generieren, indem Sie den entsprechenden Button anklicken. 
• Export an DATEV senden: Sie können verschiedene Exporte generieren und über den Reiter Dokumente die jeweiligen Exporte für Stamm-und Bewegungsdaten an DATEV senden.
• DATEV Exporte verteilen: Sobald mitarbeitendenbezogene Dokumente zum Abruf in DATEV zur Verfügung stehen, können Sie diese im Reiter Dokumente einsehen und über die DATEV-Personalnummer den Mitarbeitenden zuordnen und verteilen.

Der Bereich ist außerdem in die Reiter Personen, Personaldaten, Gehalt, Abwesenheit, Mitarbeitendenänderungen und Dokumente unterteilt. Weitere Details finden Sie unter den einzelnen Reitern unten. Dies sind die wichtigsten Funktionen:

Hinweis
Datenänderungen werden im Reiter Personaldaten mit dem dazugehörigen Detail-Einschub, sowie in der Lohnbuchhaltungs-Exportdatei markiert. Damit sie korrekt markiert werden, müssen Sie die Lohnbuchhaltung regelmäßig freigeben, sobald Sie den betreffenden Zeitraum beendet haben. Weitere Details zu den Auswirkungen einer Freigabe auf Markierungen finden Sie in unserem Artikel zur Freigabe der Lohnbuchhaltung. 

Wann erscheinen Mitarbeitende in der Tabelle für die vorbereitende Lohnbuchhaltung?

Damit Mitarbeitende in der Tabelle für die vorbereitende Lohnbuchhaltung erscheinen, müssen zwei Punkte beachtet werden: die Beschäftigung und die Zuordnung zur Lohnbuchhaltung. Mitarbeitende erscheinen nur in der Lohnbuchhaltungstabelle, wenn die Bedingungen für beide Punkte erfüllt sind. 

1. Beschäftigung

Mindestens eine Bedingung muss erfüllt sein:

Reguläre Beschäftigung	Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Der Mitarbeiter ist während der Abrechnungsperiode mindestens einen Tag, bezogen auf sein Anstell- und Austrittsdatum, beschäftigt.	Die Person erhält für bis zu drei Abrechnungszeiträume nach ihrem Austrittsdatum eine Vergütungszahlung. ODER Während bis zu drei Abrechnungszeiträumen nach dem Austrittsdatum hat es eine Änderung der Mitarbeitendendaten gegeben.

 

2. Zuweisung zur Lohnbuchhaltung

Neben den Beschäftigungsbedingungen müssen alle Bedingungen für die Zuweisung zur Lohnbuchhaltung erfüllt sein:

Art der Beschäftigung	Gesellschaft (falls aktiviert)	Abrechnungsgruppe (falls aktiviert)
Die Beschäftigungsart des Mitarbeiters ist intern.	Der Mitarbeitende ist einer Gesellschaft zugewiesen (die Mitarbeitendenhistorie muss mit der Abrechnungsperiode übereinstimmen).	Der Mitarbeiter hat einen Wert für das Attribut für die Abrechnungsgruppe (die Mitarbeitendenhistorie muss mit der Abrechnungsperiode übereinstimmen).

Die Reiter der Lohnbuchhaltungstabelle

Der Reiter Personen

Sehen Sie alle einem Abrechnungszeitraum zugehörigen Mitarbeitenden in einer Tabelle mit drei vordefinierten Ansichten. Jede Ansicht konzentriert sich auf relevante Attribute für einen schnellen Überblick:

• Alle Mitarbeitenden: Sehen Sie jeweils wichtige Lohnbuchhaltungsinformationen wie Bruttobezüge (die Summe aus Gehalt und Vergütungen für den Abrechnungszeitraum) und in Anspruch genommene Abwesenheit (Summe aller erfassten Abwesenheiten) sowie Kontostand für bezahlten Urlaub (Anzahl der im Jahr verbleibenden bezahlten Urlaubstage jedes Mitarbeitenden) der gewählten Abrechnungsgruppe.
• Mitarbeitende, die im Unternehmen anfangen: Konzentrieren Sie sich auf Neuzugänge im aktuellen Abrechnungszeitraum und der aktuellen Abrechnungsgruppe. Stellen Sie sicher, dass die Details korrekt sind. Zeigen Sie Einstellungsdaten, Stellen und andere wichtige Informationen an.
• Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen: Verwalten Sie Daten für Mitarbeitende, die im aktuellen Abrechnungszeitraum und der aktuellen Abrechnungsgruppe aus dem Unternehmen ausscheiden. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Daten eingegeben sind. Überprüfen Sie Austritt, Austrittsgründe und zugehörige Details.

Für jede Ansicht können Sie die angezeigten Spalten anpassen und Mitarbeitende nach Ihren Wünschen filtern, sortieren und suchen. Klicken Sie auf den Namen eines Mitarbeiters, um zu dessen Profil zu gelangen und weitere Informationen zu erhalten.

Hinweis
Dieser Reiter hebt Änderungen nicht hervor und ist in Exporten nicht enthalten. 

Der Reiter Personaldaten

Hier sehen Sie eine Tabelle aller Mitarbeitenden, die für jeden Monat in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden. Die einzelnen Mitarbeitenden werden jeweils in einer Zeile mit ihren Personaldaten und Vergütungsattributen sowie etwaigen Datenänderungen angezeigt. Hier können Sie:

• Den Überblick behalten: Verschaffen Sie sich einen allgemeinen Überblick darüber, welche Mitarbeitendendaten sich in der Lohnbuchhaltungstabelle geändert haben.
• Datenänderungen überprüfen: Sehen Sie auf einen Blick, welche Informationen sich geändert haben, und nehmen Sie ggf. Anpassungen vor.
• Details anzeigen: Klicken Sie auf die Detailansicht von Mitarbeitenden. Dort können Sie Datenänderungen der betreffenden Person überprüfen, Abwesenheitszeiträume einsehen und bei Bedarf zum Profil navigieren, um Informationen zu aktualisieren. 

Weitere Details zur Markierung von Änderungen finden Sie im entsprechenden Abschnitt unten. 

Der Reiter Gehalt

Sehen Sie eine Tabelle der Mitarbeitenden, die für den jeweiligen Abrechnungszeitraum in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden. Passen Sie die angezeigten Spalten an und filtern, sortieren und suchen Sie Mitarbeitende nach Ihren Wünschen. Hier können Sie:

• Nur Vergütungsdaten anzeigen: Verschaffen Sie sich einen Überblick nur über Vergütungsdaten und Änderungen im aktuellen Abrechnungszeitraum.
• Datenänderungen überprüfen: Sehen Sie auf einen Blick, welche Informationen sich geändert haben, und nehmen Sie ggf. Anpassungen vor.
• Details anzeigen: Klicken Sie auf die Detailansicht von Mitarbeitenden. Hier können Sie alle Datenänderungen der betreffenden Person überprüfen, Abwesenheitszeiträume einsehen und bei Bedarf zum Profil navigieren, um Informationen zu aktualisieren. 

Weitere Details zur Markierung von Änderungen finden Sie im entsprechenden Abschnitt unten. 

Der Reiter Abwesenheit

Hier können Sie eine Tabelle aller Abwesenheiten von Mitarbeitenden einsehen, die in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum enthalten sind. Passen Sie die angezeigten Spalten an und filtern, sortieren und suchen Sie Mitarbeitende nach Ihren Wünschen. Hier können Sie:

• Nur Abwesenheiten anzeigen: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Abwesenheiten im aktuellen Abrechnungszeitraum. Jede Abwesenheit wird in einer separaten Zeile angezeigt.
• Details anzeigen: Sehen Sie Kommentare zu Abwesenheiten direkt in der Tabelle. Greifen Sie auf die Ansicht zu, um alle Datenänderungen für einen Mitarbeiter zu überprüfen, Abwesenheit anzuzeigen und bei Bedarf zu einem Mitarbeitendenprofil zu navigieren, um die Informationen zu aktualisieren.

Der Reiter Mitarbeitendenänderungen

Der Reiter Mitarbeitendenänderungen bietet Ihnen einen optimierten Überblick über alle Änderungen, deren Änderungsdatum innerhalb eines Abrechnungszeitraums liegt. Passen Sie die angezeigten Spalten an und filtern, sortieren und suchen Sie Mitarbeitende nach Ihren Wünschen. Hier können Sie:

• Nur Änderungen anzeigen: Es werden nur Mitarbeitende angezeigt, bei denen sich im aktuellen Abrechnungszeitraum Änderungen ihrer Personal- und Vergütungsdaten ergeben haben. Die Daten enthalten alle Änderungen, die seit der letzten Freigabe der Lohnbuchhaltung vorgenommen wurden. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird jede Änderung in einer separaten Zeile angezeigt. Hinweis: Um künftig geplante Änderungen einzusehen, gehen Sie zum Reiter Informationen. 
• Weitere Details sehen: Neben der Information, dass es eine Änderung gab, können Sie auch die vorherigen und die geänderten Daten sehen sowie wann die Änderung vorgenommen und wann sie wirksam wurde. Somit können Sie normale Änderungen im Abrechnungszeitraum von Korrekturen unterscheiden.

Hinweis
Beachten Sie, dass der Reiter Mitarbeitendenänderungen nicht in der Exportdatei angezeigt wird. 

Der Reiter Dokumente

Unter dem Reiter Dokumente finden Sie eine komfortable Übersicht über alle Exporte der Lohnbuchhaltung, die während des angezeigten Abrechnungszeitraums erstellt wurden, und können diese herunterladen und direkt an DATEV senden. Sobald Dokumente in DATEV bereitstehen, können Sie diese im Reiter Dokumente in Personio per Klick abrufen und an Ihre Mitarbeitenden verteilen.

Die folgenden Felder bieten Ihnen eine Übersicht und zeigen:

• Dokument: Der Name des Dokuments. Hierbei kann es sich um eine Excel-Datei, einen generierten DATEV-Export oder alle aus DATEV abgerufenen Dokumente handeln.
• Quelle: Gibt an, ob das Dokument aus Personio oder DATEV stammt.
• Zielgruppe: Zeigt, ob das Dokument an Mitarbeitende oder die Gesellschaft gerichtet ist.
• Abrechnungsgruppe: Die entsprechende Abrechnungsgruppe des Dokuments, falls aktiviert.
• Status: Zeigt an, ob ein generierter DATEV-Export an DATEV übermittelt werden kann, in DATEV hochgeladen ist oder in DATEV für die Lohnabrechnung bereits importiert ist. Für alle anderen Dokumente dient der Status als Hinweis darauf, ob ein Fehler vorliegt.
• Erstellt am: Das Erstellungs- oder Abrufdatum des Dokuments.
• Aktion: Optionen zum Herunterladen, Senden an DATEV oder Löschen eines Dokuments.

Wie werden Änderungen in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung markiert?

Voraussetzungen für die Markierung von Änderungen in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung 

Damit Datenänderungen in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung korrekt markiert werden, stellen Sie Folgendes sicher:

• Geben Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig frei: Sie müssen die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig freigeben. Weitere Details dazu, warum dies für die Markierung von Änderungen wichtig ist, finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
• Vergewissern Sie sich, dass Attribute in der Lohnbuchhaltungstabelle enthalten sind: Damit sie in der Tabelle für die vorbereitende Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden, müssen alle Attribute, Vergütungen und Abwesenheiten, die Sie erfassen möchten, in den Einstellungen enthalten sein.

Änderungen in den Reitern Personaldaten und Gehalt

Datenänderungen und neue Daten sind wie folgt markiert:

• Datenänderungen, die im Vormonat (oder in der vorherigen Abrechnungsperiode) vorgenommen wurden, werden oben in der Tabelle angezeigt. 
• Neue oder geänderte Mitarbeitendendaten werden orange und durch einen Punkt am Zeilenanfang hervorgehoben.
• Neue Mitarbeitende werden im ersten Abrechnungsmonat mit der grünen Markierung Neu angezeigt.
• Ausscheidende Mitarbeitende werden im letzten Abrechnungsmonat mit der roten Markierung Ende angezeigt. 
• Abwesenheiten werden gemäß dem Abrechnungszeitraum erfasst. Das bedeutet, dass sich zusätzliche Exporte nach der Freigabe der Lohnbuchhaltung nicht auf die angezeigten Abwesenheiten auswirken.

Änderungen im Einschub Detailansicht

Klicken Sie für eine detaillierte Ansicht der Änderungen auf die Zeile eines*einer Mitarbeitenden mit markierten Änderungen, um einen Einschub mit mehr Kontext zu öffnen. Wenn die Lohnbuchhaltung frühzeitig freigegeben wurde und die Tabellenansicht fixiert ist, können Sie hier dennoch spätere Änderungen sehen. 

Tipp
Klicken Sie oben im Einschub auf den Namen des Mitarbeiters und navigieren Sie ggf. zu dessen Profil, um die Attribute zu aktualisieren.

In der Lohnbuchhaltungs-Exportdatei

Alle Änderungen der Personal- und Vergütungsdaten innerhalb des Abrechnungszeitraums werden in der Lohnbuchhaltungs-Exportdatei im EXCEL-Format markiert. Hier können Sie Änderungen überprüfen und Ihre Lohnbuchhaltung entsprechend benachrichtigen.

Die Lohnbuchhaltungs-Exportdatei wird automatisch erstellt, wenn Sie die Lohnbuchhaltung freigeben. Sie spiegelt alle Änderungen wider, die bei der Freigabe der Lohnbuchhaltung markiert waren. Die Reiter beinhalten Folgendes:

• Unter den Reitern Personaldaten und Gehalt werden alle in Personio reflektierten Informationen angezeigt und Änderungen markiert.
• Der Reiter Abwesenheit zeigt alle aufgetretenen Abwesenheiten.
• Der Reiter Delta-Personaldaten zeigt nur Mitarbeitende mit Änderungen an ihren Personaldaten, und der Reiter Delta-Vergütung zeigt nur Mitarbeitende mit Änderungen an ihren Vergütungsdaten.

Spätere Änderungen nach der Freigabe werden in dieser Datei nicht hervorgehoben. Um diese Änderungen nach der Freigabe der Lohnbuchhaltung anzuzeigen, erstellen Sie eine neue Lohnbuchhaltungs-Exportdatei. 

Tipp
Weitere Informationen zur Freigabe der Lohnbuchhaltung und zur Handhabung nachträglicher Datenänderungen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

Sonderfälle

Tipp
Wir empfehlen, Änderungen an den Attributen „Gesellschaft“ und „Abrechnungsgruppe“ ggf. am ersten Tag Ihres Abrechnungszeitraums vorzunehmen, um das unten erläuterte Verhalten zu vermeiden. Sie können dies mit Hilfe einer geplanten Attributsänderung tun.