In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Integration mit ADP AdvancedPay (Paisy) einrichten. Bereiten Sie Ihren Account mit den folgenden Schritten vor.

Hinweis
Um die Integration mit ADP AdvancedPay (Paisy) nutzen zu können, muss eine Gesellschaft in Deutschland vorhanden sein. Weitere Informationen zu Gesellschaften finden Sie in unserem Helpcenter-Artikel Gesellschaften erstellen.  

Überblick

Welchen Vorteil bietet diese Integration?

Durch die Integration von Personio und dem System Ihres Lohnbuchhaltungs-Anbieters gewinnen HR-Teams und Verantwortliche in der Lohnbuchhaltung wesentliche Vorteile, da der Datenverwaltungsprozess optimiert wird. Nutzende der Lösung brauchen Daten nicht mehr doppelt einzugeben. Sobald Informationen in Personio eingegeben wurden, können sie bequem an das Lohnbuchhaltungssystem übertragen werden. Diese Synchronisation sorgt dafür, dass die Datensätze der Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand sind – dies verringert das Risiko von Unstimmigkeiten. Darüber hinaus wird das Potenzial für manuelle Fehler erheblich minimiert. Dies verringert den manuellen Aufwand in der Lohnbuchhaltung.  

Welchen Umfang hat die Integration?

• Exportdatei: Personio erstellt eine Exportdatei, die speziell für den Import in ADP AdvancedPay (Paisy) formatiert ist. Dadurch werden manuelle Anpassungen überflüssig.
• Mitarbeitendendaten: Die ADP AdvancedPay (Paisy) Exportdatei enthält Mitarbeitendendaten. Eine vollständige Liste der enthaltenen Attribute finden Sie in der Tabelle im Abschnitt Festgelegte Attribute.
• Die Integration erleichtert das Einstellen und den Austritt sowie die Aktualisierung der Stammdaten von Mitarbeitenden.   

Hinweis
Um die Funktionalität des Imports zu gewährleisten, nehmen Sie an der Importdatei keine Änderungen vor.

Voraussetzungen für die Nutzung der Integration

• Sie müssen für die Lohnbuchhaltung die ADP AdvancedPay (Paisy) Integration nutzen.
• Stellen Sie sicher, dass im System mindestens eine Gesellschaft eingerichtet ist.
• Mindestens eine Ihrer Gesellschaften muss sich in Deutschland befinden.
• Sie dürfen in diesem Setup die DATEV-Integration nicht nutzen.
• Arbeiten Sie mit einer monatlichen Lohnbuchhaltung, die vom 1. bis zum letzten Tag jeden Monats läuft.  

Einrichtung

Schritt 1: Account vorbereiten und Attribute vervollständigen

Um die ADP AdvancedPay (Paisy) Integration direkt in Personio über den Marketplace zu buchen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie in der Navigationsleiste zum Marketplace.
2. Suchen Sie nach ADP AdvancedPay (Paisy).
3. Klicken Sie auf Integration buchen.

Um Daten erfolgreich zwischen Personio und ADP AdvancedPay (Paisy) übertragen zu können, prüft unser Customer-Operations-Team die Einstellungen Ihrer Attribute. Dabei wird geprüft, dass die benötigten Attribute angelegt sind und das richtige Format haben.

Im Zuge dessen kann es zu Änderungen in Ihrem Account kommen. Bestehende Attribute mit dem richtigen Format werden direkt verknüpft. Fehlende Attribute, die mit dem Export an ADP AdvancedPay (Paisy) übertragen werden, werden in der neuen Sektion ADP AdvancedPay (Paisy) in den Mitarbeitendenprofilen ergänzt. Dieser Abschnitt ist zunächst nur für Admins sichtbar.  

Schritt 2: Integration konfigurieren

Sobald die ADP AdvancedPay (Paisy) Integration für Sie eingerichtet ist, können Sie diese für die entsprechende Gesellschaft aktivieren. Gehen Sie zu Ihren Einstellungen > Lohnbuchhaltung > ADP AdvancedPay (Paisy). Wählen Sie die richtige Gesellschaft aus (nur notwendig bei mehreren Gesellschaften). Aktivieren Sie die Integration und geben Sie Ihre PAISY Firmennummer (Abrechnungskreis) ein. Die PAISY Firmennummer (Abrechnungskreis) erhalten Sie von Ihrem Steuerbüro bzw. Ihrer für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person. Abhängig von Ihrer PAISY-Version gibt es zwei unterschiedliche Formate:

• 7 nummerische Stellen bestehend aus Ziffern (z. B. 9999999)
• 2 alphanumerische Stellen bestehend aus Buchstaben und Ziffern (z. B. Z9)  

Schritt 3: Attribute vervollständigen

Sie müssen die Attribute vervollständigen, bevor Sie die Integration nutzen können. Sie haben zwei Optionen, um alle Ihrem Account hinzugefügten neuen Attribute zu vervollständigen.

• Vervollständigen Sie alle Attribute manuell.
• Vervollständigen Sie alle Attribute mithilfe der Importvorlagen rechts auf dieser Seite. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Import von Mitarbeitendendaten.

Wenn Sie die Attribute ausfüllen, sollten Sie auch festlegen, welche Mitarbeitenden in der Synchronisierung berücksichtigt werden sollen. Dies wird im folgenden Abschnitt näher erläutert.

Legen Sie fest, welche Mitarbeitenden bei der Synchronisierung berücksichtigt werden sollen

Beim Ausfüllen der Werte sind zwei Attribute besonders zu beachten, da diese festlegen, ob und unter welcher Kennung Mitarbeitende bei der Synchronisierung berücksichtigt werden sollen:

Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung: Setzen Sie dieses Attribut für alle Mitarbeitenden, deren Daten mit der Integration übertragen werden müssen, auf Ja. Setzen Sie es für alle Mitarbeitenden, die Sie von der Synchronisierung ausschließen möchten, auf Nein.

Paisy Personalnummer: Diese dient als eindeutige Kennung zwischen den beiden Systemen und stellt die korrekte Zuordnung der Mitarbeitendendaten während der Synchronisierung sicher. Abhängig von Ihrer PAISY-Version gibt es zwei unterschiedliche Formate: 

• 8 nummerische Stellen bestehend aus Ziffern (z. B. 99999999)
• 6 alphanumerische Stellen bestehend aus Buchstaben und Ziffern (z. B. ABC999)  

Hinweis
Leere Eingabefelder in Personio überschreiben keine Felder in ADP AdvancedPay (Paisy).

Wiedereinstellung von ehemaligen Mitarbeitenden

Wenn Sie ehemalige Mitarbeitende wieder einstellen, können Sie die Wiedereinstellungsfunktion nutzen und alle Mitarbeiterdaten aus dem inaktiven Mitarbeitendenprofil in das neue Profil übertragen. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie in unserem Artikel zur Wiedereinstellung ehemaliger Mitarbeitenden. Bei der Nutzung gibt es Folgendes zu beachten:

Paisy-Personalnummer: Sobald Sie die Wiedereinstellungsfunktion in Personio nutzen, werden alle Attributswerte aus dem führeren Mitarbeitendenprofil in das neue Profil übertragen und das Attribut Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung wird automatisch auf Nein gesetzt. Diese Anpassung ermöglicht es Ihnen, dieselbe Paisy-Personalnummer ohne Duplikatsfehler wiederzuverwenden. Wir empfehlen, dass Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person oder Ihr Paisy-Admin das neue Mitarbeitendenrofil überprüft, um sicherzustellen, dass die bisherige Paisy-Personalnummer tatsächlich wieder verwendet werden soll.

Handhabung der Beschäftigungszeiträume: Bei der Wiedereinstellung sorgt Personio für einen reibungslosen Übergang der AdvancedPay-Beschäftigungszeiträume im neuen Profil, um Exportfehler zu vermeiden. Bei der Wiedereinstellung gilt:

• Das Einstellungsdatum für die Wiedereinstellung wird auch als Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) verwendet.
• Das Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) wird nicht übertragen, sodass der aktuelle Beschäftigungszeitraum im neuen Profil offen bleibt und ein fehlerfreier Export zu ADP AdvancedPay (PAISY) möglich ist.

Hinweis
Wenn Sie innerhalb desselben Kalendermonats eine Wiedereinstellung vornehmen, müssen Sie sicherstellen, dass der vorherige Beschäftigungszeitraum in ADP AdvancedPay zuerst abgeschlossen wird. Dies kann entweder durch den Export der Daten aus dem alten Profil vor der Wiedereinstellung oder manuell in ADP AdvancedPay erfolgen. Dies ist wichtig, da Personio die Daten auf Basis von Kalendermonaten an ADP AdvancedPay exportiert. Dies gilt auch bei individuellen Abrechnungszeiträumen. Wenn Sie die Daten bis zum Monatsende exportieren, können Sie Daten mit nicht übereinstimmenden Beschäftigungszeiträumen zwischen Personio und ADP AdvancedPay exportieren. 

Tipp
Um den Wiedereinstellungsprozess für die ADP AdvancedPay-Integration zu vereinfachen, empfehlen wir Ihnen, relevante individuelle Attribute vom alten Profil auf das neue Profil zu kopieren, indem Sie die Funktion Alle anderen Attribute aus dem vorherigen Profil kopieren aktivieren.

Schritt 4: Einrichtung abschließen und Übertragung starten

Um einen ADP AdvancedPay (Paisy) Export für einen bestimmten Abrechnungsmonat zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie in der Navigationsleiste zu Lohnbuchhaltung und wählen Sie die entsprechende Gesellschaft/Abrechnungsgruppe aus.
2. Klicken Sie auf Export generieren > ADP AdvancedPay (Paisy) Stammdaten, um eine Exportdatei zu erstellen. 
3. Im Reiter Dokumente können Sie die Exportdatei herunterladen können.
4. Senden Sie die Exportdatei an Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person oder an Ihre Steuerberatung.
5. Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person oder Ihre Steuerberatung kann die Datei einfach in ADP AdvancedPay (Paisy) importieren.  

Hinweis
Bei Mitarbeitenden, die in der Tabelle für die vorbereitende Lohnbuchhaltung rot markiert sind, liegen möglicherweise Validierungsfehler bei relevanten Lohnbuchhaltungsdaten vor. Sie werden daher nicht im Export berücksichtigt und nicht an ADP AdvancedPay (Paisy) übermittelt. Die Validierungsfehler müssen vor dem Export behoben werden, um eine korrekte Verarbeitung der Lohnbuchhaltung sicherzustellen.

Zugriffsrechte

• Um einen ADP AdvancedPay (Paisy) Export durchzuführen, benötigt die jeweilige Rolle ein Bearbeitungsrecht für die Lohnbuchhaltung der Gesellschaft, für die sie den Export durchführen möchte.
• Um die Einstellungen für den Export von ADP AdvancedPay (Paisy) konfigurieren zu können, benötigt die jeweilige Rolle das Zugriffsrecht auf die Lohnbuchhaltungs-Einstellungen.  

Festgelegte Attribute

Die folgende Tabelle zeigt die unterstützen Attribute an: