In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie automatische E-Mail-Bestätigungen in Personio einrichten können. Mit dieser Funktion erhalten Ihre Bewerbenden automatisch eine E-Mail, wenn sie ihre Bewerbung für eine Stelle einsenden.
Sie können für jede Recruiting-Kategorie verschiedene automatische E-Mail-Bestätigungen konfigurieren. So können Sie Ihre Kommunikation individuell gestalten. Sie können beispielsweise eine Kategorie für Festanstellungen und eine für Werkstudierende einrichten. Anschließend können Sie für jede Kategorie eine spezifische automatische E-Mail-Bestätigung einrichten.
Bevor Sie beginnen
Um automatische E-Mail-Bestätigungen einzurichten, benötigen Sie Zugriffsrechte auf die Unternehmenseinstellungen im Bereich Recruiting.
Sie müssen eine E-Mail-Vorlage erstellen, bevor Sie diese Funktion einrichten können. Geben Sie Ihrer E-Mail-Vorlage einen Namen, z. B. „Bestätigung der Bewerbung“. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel einer E-Mail-Vorlage für diesen Zweck.
Beispiel:
Betreffzeile: Wir haben Ihre Bewerbung erhalten
Hallo {{first_name}},
vielen Dank, dass Sie sich für die Position als {{position_name}} beworben haben.
Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und schätzen die Zeit, die Sie in diese Bewerbung investiert haben. Wir prüfen die eingegangenen Bewerbungen sorgfältig und setzen uns in Kürze mit Ihnen in Verbindung.
Mit freundlichen Grüßen
HR-Team
Automatische E-Mail Bestätigung einrichten
Sie können gleichzeitig mit dem Anlegen einer neuen Recruiting-Kategorie eine automatisierte E-Mail einrichten.
Alternativ können Sie einer bestehenden Recruiting-Kategorie eine automatisierte E-Mail hinzufügen. So richten Sie eine automatische E-Mail-Bestätigung ein:
- Navigieren Sie in den Einstellungen zu Recruiting > Kategorien.
- Wählen Sie eine Recruiting-Kategorie aus der Liste auf der linken Seite.
- Wählen Sie unter Empfangsbestätigung aus, wann Personio eine automatisierte E-Mail senden soll. Wählen Sie eine oder beide der folgenden Optionen:
▶︎ Für Bewerbungen über das Bewerbungsmodul
▶︎ Für Bewerbungen per E-Mail - Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus.
- Wählen Sie eine mitarbeitende Person aus, die als absendende Person erscheinen soll.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Automatische E-Mail-Bestätigung in verschiedenen Sprachen einrichten (optional)
Wenn Sie Bewerbenden E-Mails in verschiedenen Sprachen senden möchten, können Sie für jede Sprache eine separate E-Mail-Vorlage erstellen. In diesem Fall müssen Sie auch die entsprechenden Recruiting-Kategorien erstellen.
Beispiel:
Sie stellen neue Mitarbeitende für die Rolle Softwareentwicklung an Ihren Standorten in Berlin und London ein. Sie möchten Bewerbenden für den Standort Berlin eine Antwort auf Deutsch und Bewerbenden für London eine Antwort auf Englisch senden.
Sie legen eine Recruiting-Kategorie mit dem Namen „Berlin“ und eine weitere mit dem Namen „London“ an. Sie erstellen für jede Sprache eine E-Mail-Vorlage mit den Namen „Automatisierte Empfangsbestätigung (EN)“ und „Automatisierte Empfangsbestätigung (DE)“. Anschließend wählen Sie die passende E-Mail-Vorlage in der jeweiligen Kategorie aus.