E-Mails vom unternehmenseigenen SMTP-Server versenden

 

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick darüber, welche Einstellungen vorgenommen werden müssen, damit Sie E-Mails aus Personio über Ihren unternehmenseigenen SMTP-Server senden können.

Um die Kommunikation mit Ihren Bewerbern noch effizienter und übersichtlicher zu gestalten, haben Sie die Möglichkeit, diese komplett über Personio unter Verwendung Ihrer unternehmenseigenen E-Mail-Adresse abzuwickeln.

Für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften ist es möglich, für die Hauptgesellschaft und jede Tochtergesellschaft eine eigene E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

Wir empfehlen zur Einrichtung der SMTP-Einstellungen die Einbindung Ihrer hausinternen IT-Abteilung.

 

Verlauf der Bewerberkommunikation

Ein Bewerber schickt eine Bewerbung an Ihre unternehmenseigene E-Mail-Adresse. Eine eingerichtete Umleitung in Ihrem E-Mail-Account stellt sicher, dass die Bewerbung automatisch in Ihrer Personio-Inbox landet. Nach Eingang der Bewerbung in Personio können Sie diese dort verwalten.

Die E-Mail-Kommunikation mit dem Bewerber erfolgt nun direkt aus Personio heraus. Damit der Bewerber Ihre Nachrichten von Ihrer unternehmenseigenen E-Mail-Adresse erhält, müssen diese über Ihren eigenen E-Mail-Server geleitet werden.

Sehen Sie im folgenden Screenshot eine Visualisierung des Prozesses:

recruiting-smtp-setup-process_de.png

Nehmen Sie die folgenden drei Einrichtungsschritte vor, um eine reibungslose E-Mail-Kommunikation aus Personio einzurichten:

 

1. Einrichtung der Umleitung von Bewerbungen

Um eingehende Bewerbungen in Personio verwalten zu können, müssen Sie in Ihrem unternehmenseigenen E-Mail-Postfach eine Umleitung an die Recruiting-E-Mail-Adresse des Unternehmens einrichten. Hierbei muss beachtet werden, dass der Original-Header der E-Mail mit übermittelt und gleichzeitig eine Kopie auf Ihrem eigenen Mailserver gespeichert wird. Wenn Sie sich bei den dafür notwendigen Einstellungen nicht sicher sind, wenden Sie sich bitte an Ihre hausinterne IT. Die Recruiting-E-Mailadresse des Unternehmens finden Sie unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Recruiting E-Mail-Einstellungen > Recruiting-E-Mail-Adresse des Unternehmens. 

settings-recruiting-mail-address_de.png

 

2. Einstellen der Absender-E-Mail-Adresse

Hinterlegen Sie im nächsten Schritt Ihre unternehmenseigene E-Mail-Adresse (für Ihre Hauptgesellschaft), an welche Bewerber ihre Bewerberunterlagen senden. Navigieren Sie hierfür zu Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Recruiting E-Mail-Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten. Wählen Sie bei Andere E-Mail-Adresse verwenden? die Einstellung Ja. Hinterlegen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse im Feld Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse. Sobald Sie die Adresse abgespeichert haben, sollten Sie die Test-E-Mail versenden. Personio versendet eine Testmail und prüft, ob die Umleitung der E-Mails von Ihrem E-Mail-Server zur Recruiting-E-Mailadresse des Unternehmens funktioniert. Wenn die Umleitung erfolgreich eingerichtet worden ist (Schritt 1), landen die Test-E-Mail (und anschließend auch die Bewerbungen) automatisch in der Personio-Inbox. 

settings-recruiting-user-defined-address_de.png

 

3. Einrichtung der Verbindung zum SMTP-Server

Im nächsten Schritt hinterlegen Sie Ihre SMTP-Einstellungen (für Ihre Hauptgesellschaft) um aus Personio ausgehende Nachrichten von Ihrer unternehmenseigenen E-Mail-Adresse senden zu können.

Klicken Sie dafür unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Recruiting E-Mail-Einstellungen > Zum Senden von E-Mails verwenden? auf Ja, um die SMTP-Einstellungen zu öffnen.

Ohne die SMTP-Einstellungen werden Ihre Nachrichten über die Recruiting-E-Mail-Adresse des Unternehmens (hier: accountname@m.personio.de) verschickt. Sollte Ihr SMTP-Server nur bestimmten, im System dokumentierten IP-Adressen eine Sendeerlaubnis erteilen, whitelisten Sie unsere Recruiting IP-Adresse 3.121.59.239/32, um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren.

Hinterlegen Sie in den SMTP-Einstellungen die für den Verbindungsaufbau erforderlichen Informationen. Achten Sie darauf, dass Sie als Benutzernamen die E-Mail-Adresse eintragen, die Sie zuvor als Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Die SMTP-Einstellungen stellen sicher, dass die von Personio gesendeten E-Mails über Ihren internen Server an den Bewerber gesendet werden.

Mehr Informationen zu den technischen Details der SMTP-Einstellungen finden Sie hier.

settings-recruiting-smtp-settings_de.png

Sobald Sie die SMTP-Einstellungen hinterlegt und gespeichert haben, können Sie die Verbindung testen. Prüfen Sie mit dem Button Testen, ob die SMTP-Einstellungen korrekt hinterlegt wurden.  Sollte keine erfolgreiche Verbindung zu Ihrem SMTP-Server hergestellt werden können, wird Ihnen eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt, die Sie an Ihre interne IT-Abteilung weiterleiten sollten, um den Einstellungsfehler zu finden. 

Weiterführende Informationen zur Einrichtung Ihrer SMTP-Verbindung finden Sie hier.

 

4. E-Mail-Adressen für Tochtergesellschaften einrichten

Wenn Sie in Ihrem Personio-Account verschiedene Gesellschaften eingerichtet haben, können Sie pro Gesellschaft eine eigene E-Mail-Adresse für die Bewerberkommunikation nutzen. Legen Sie in den Jobdetails für jede Stelle fest, zu welcher Gesellschaft diese gehört. Die Bewerber für die Stelle erhalten anschließend die Nachrichten, die Sie ihnen im Bewerberprofil über den Tab Nachrichten senden, von der E-Mail-Adresse, die Sie in den Einstellungen für die Gesellschaft hinterlegt haben. Dies gilt auch für Absagen, die Sie über den Button Absage auslösen, oder für Vertragsangebote, die Sie über den Tab Angebot versenden. Die E-Mail-Adresse des Absenders ist auch nach dem Versand im Bereich Nachrichten für die jeweilige E-Mail einsehbar. 

recruiting-messages-subcompany_de.png

Um eine E-Mail-Adresse für eine Tochtergesellschaft zu hinterlegen, wählen Sie unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Recruiting E-Mail-Einstellungen die Einstellung Ja bei Andere E-Mail-Adresse verwenden?. So erhalten Sie unter Ihre Domains Zugriff auf die Einstellungsmöglichkeiten für die Gesellschaften. In der Seitennavigation können Sie zwischen der Hauptgesellschaft (ganz oben) und den Tochtergesellschaften (darunter) wechseln. Die Einstellungen für die Hauptgesellschaft haben Sie in den vorherigen Schritten dieses Artikels bereits hinterlegt. 

Klicken Sie auf die jeweilige Gesellschaft und hinterlegen Sie bei Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse die gewünschte E-Mail-Adresse. Klicken Sie bei Zum Senden von E-Mails verwenden? auf Ja, um wie in Schritt 3 die entsprechenden SMTP-Einstellungen zu hinterlegen. 

settings-recruiting-smtp-settings_subcompany_de.png

Wenn Sie die Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse für eine Tochtergesellschaft leer lassen, so gelten für diese die Einstellungen der Hauptgesellschaft. 

 

Sie haben nicht gefunden wonach Sie suchen?

Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihren Fragen und wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen zurück.

Anfrage einreichen

Kommentare

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.

    Themen dieses Artikels