Dieser Artikel enthält Informationen zu den Einstellungen, die Sie konfigurieren müssen, um alle Kommunikationen mit Bewerbenden über die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens (z. B. jobs@yourcompany.de) in Personio abzuwickeln. Dazu müssen Sie die SMTP-Einstellungen (Simple Mail Transfer Protocol) Ihres Unternehmens in Personio eingeben, um die Verbindung herzustellen. Unternehmen mit mehreren Gesellschaften können dies für die E-Mail-Adresse jeder Gesellschaft konfigurieren.
Hinweis Wenn Sie keine eigenen SMTP-Einstellungen eingeben, verwendet Personio den SMTP-Server von Mailjet, und alle Kommunikationen mit Bewerbenden werden über Personio und Ihre Recruiting E-Mail-Adresse in Personio (z. B. kundenkonto-jobs@m-personio.de) abgewickelt.
Verlauf der Bewerbungskommunikation
Wenn Sie Ihre SMTP-Einstellungen richtig konfigurieren, sollte die Kommunikation mit Ihren Bewerbenden folgendermaßen funktionieren.
Eine sich bewerbende Person schickt seine Bewerbung an die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens. Eine in Ihrem E-Mail-Account eingerichtete Weiterleitung stellt sicher, dass die Bewerbung in Personio automatisch im Bereich Recruiting in den Zuzuweisenden Nachrichten oder – sofern vorhanden – im Bewerbendenprofil landet. Die sich bewerbende Person und die gesamte Bewerbungskommunikation können von da an in Personio gehandhabt werden. Wenn Sie auch Nachrichten aus Personio mit der Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens senden möchten, müssen diese über Ihren E-Mail-Server geleitet werden.
Die folgende Grafik veranschaulicht diesen Ablauf besser:
Führen Sie die folgenden vier Schritte aus, um eine reibungslose E-Mail-Kommunikation direkt aus Personio einzurichten:
Tipp: Wir empfehlen, dass Sie Ihre SMTP-Einstellungen mit der Unterstützung Ihrer hausinternen IT-Abteilung konfigurieren.
1. Einrichtung der Umleitung von Bewerbungen
Um eingehende Bewerbungen in Personio verwalten zu können, müssen Sie in Ihrem unternehmenseigenen E-Mail-Postfach eine Umleitung an die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens (in Personio) einrichten.
- Navigieren Sie auf Einstellungen > Recruiting > Recruiting.
- Klicken Sie unter dem Reiter Allgemein auf Recruiting-E-Mail-Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Hier finden Sie die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Einstellungen Sie vornehmen müssen, um die Weiterleitung an das Postfach Ihres Unternehmens einzurichten, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.
Tipps:
▶︎ Beachten Sie bei den Einstellungen, dass der Original-Header der E-Mail mit übermittelt wird. Außerdem sollte eine Kopie der Nachricht auf dem E-Mail-Server Ihres Unternehmens gespeichert werden.
▶︎ Wenn Sie Microsoft Office 365 verwenden, überprüfen Sie, ob Ihr E-Mail-Server über eine Richtlinie für ausgehende Spam-Mails verfügt, und stellen Sie sicher, dass die externe Weiterleitung erlaubt ist. Weitere Informationen.
2. Einstellen der Absender-E-Mail-Adresse
Im nächsten Schritt müssen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens, an die Bewerbende ihre Bewerbungen senden sollen, in Personio speichern. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie auf Einstellungen > Recruiting > Recruiting.
- Klicken Sie unter dem Reiter Allgemein auf Recruiting-E-Mail-Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Wählen Sie unter Individuelle E-Mail-Adresse verwenden? die Option Ja.
- Speichern Sie die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens im Feld Individuelle E-Mail-Adresse.
3. Einrichtung der Verbindung zum SMTP-Server
Im nächsten Schritt hinterlegen Sie die SMTP-Einstellungen (für Ihr Hauptunternehmen), um aus Personio ausgehende Nachrichten von Ihrer unternehmenseigenen E-Mail-Adresse senden zu können.
Vergewissern Sie sich hierfür, dass Sie die oben beschriebenen Schritte ausgeführt und unter Zum Senden von E-Mails verwenden? die Option Ja ausgewählt haben, um die SMTP-Einstellungen zu öffnen. 
Geben Sie die erforderlichen Informationen ein, um die Verbindung herzustellen. In der nachfolgenden Tabelle finden Sie Erläuterungen zu den Eingabefeldern, die Sie in Personio ausfüllen müssen:
| Host |
Geben Sie hier den Hostname Ihres E-Mail-Anbieters ein. Der Hostname ist eine eindeutige Bezeichnung, für z. B. einen Server, über welche dieser zu adressieren bzw. zu identifizieren ist. |
| Port |
Das englische Wort "Port" lässt sich mit den Worten "Tor" oder "Durchlass" übersetzen. Ein Port erlaubt die Kommunikation zwischen Computern und Servern untereinander, sowie mit dem Internet. Mit Ports können Datenpakete stets einer passenden Anwendung zugeordnet werden, wie z. B. E-Mails dem für E-Mails reservierten Port. Zur Vereinfachung eine Metapher: Computer/Server verschicken Daten in kleinen Paketen. Der Port wird als Empfänger auf das Paket geschrieben. Das Paket wird dann durch die Tür mit der richtigen Nummer durchgelassen und versendet. |
| Verschlüsselung | Um Ihre Daten/E-Mails sicher zwischen Ihrem SMTP-Server und dem Browser zu übertragen, wird eine verschlüsselte Verbindung hergestellt. Personio unterstützt die Verschlüsselungsprotokolle SSL (Secure Sockets Layer) und TLS (Transport Layer Security, eine verbesserte Version von SSL). |
| Konto |
Über das eingetragene Konto identifiziert sich Personio auf dem SMTP-Server Ihres E-Mail-Providers. Meistens ist das Konto eine komplette E-Mail-Adresse. Es ist wichtig, dass die hier eingetragene Adresse a) dieselbe Adresse wie die Individuelle E-Mail-Adresse ist, oder b) die Berechtigung hat, über diese Adresse zu senden. |
| Kennwort |
Hier ist das Kennwort gefragt, über welches Sie sich in den bei Konto hinterlegten E-Mail-Account einloggen. |
4. Test der Verbindung
Sobald Sie die SMTP-Einstellungen hinterlegt und gespeichert haben, können Sie die Verbindung testen. Prüfen Sie mit dem Button Testen, ob die SMTP-Einstellungen korrekt hinterlegt wurden. Wenn die Weiterleitung korrekt eingerichtet ist, finden Sie diese E-Mail anschließend unter Ihren Zuzuweisenden Nachrichten. Wenn keine Verbindung zu Ihrem SMTP-Server hergestellt werden konnte, wird Ihnen eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt, die Sie an Ihre interne IT-Abteilung weiterleiten können, um den Einstellungsfehler zu finden. Weitere Informationen finden Sie unter Problembehebung und Spezifische Einstellungen für gängige E-Mail-Anbieter.
Hinweis Sobald Sie die SMTP-Einstellungen erfolgreich in Personio vorgenommen haben und die Weiterleitung aus Ihrem Konto aktiv ist, läuft die E-Mail-Kommunikation nicht mehr über unseren Mailprovider Mailjet. Dementsprechend haben wir im Fall von Zustellungsproblemen keine Möglichkeit, potenzielle Ursachen zu prüfen.
5. Einrichtung von E-Mail-Adressen für Gesellschaften (optional)
Falls Sie in Ihrem Personio-Konto verschiedene Gesellschaften eingerichtet haben, können Sie für jede Gesellschaft eine eigene E-Mail-Adresse für die Bewerbungskommunikation nutzen. Legen Sie für jede Stelle in den entsprechenden Stellendetails fest, zu welcher Gesellschaft sie gehört. Bewerbende für die Stelle erhalten dann die Nachrichten, die Sie ihnen senden, von der E-Mail-Adresse, die in den SMTP-Einstellungen für die Gesellschaft gespeichert ist.
Um eine E-Mail-Adresse für eine Gesellschaft zu speichern, führen Sie Schritt 2 und Schritt 3 oben aus, um die E-Mail-Adresse des Absenders und die SMTP-Einstellungen auf der Grundlage der Domain Ihrer Gesellschaft einzurichten.
Hinweis: Wenn Sie die Individuelle E-Mail-Adresse für eine Gesellschaft leer lassen, so gelten für diese die Einstellungen der Hauptgesellschaft.