In diesem Artikel wird erklärt, wie man die E-Mail-Kommunikation für das Recruiting in Personio einrichtet. Bei einer ordnungsgemäßen Einrichtung erhalten Bewerbende Ihre E-Mails zuverlässig und Antworten gehen automatisch in Personio ein.

Für die Einrichtung der E-Mail-Kommunikation für das Recruiting stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. 

• Standardmäßig wird der E-Mail-Dienst von Personio verwendet, der keine Einrichtung erfordert. 
• Die andere Möglichkeit besteht darin, eine Verbindung über unsere Google-Integration, Microsoft-Integration oder SMTP einzurichten. Mit dieser Option können Sie die Recruiting-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens als Absender der E-Mail festlegen. 

Sie können für verschiedene Gesellschaften unterschiedliche Einrichtungsoptionen konfigurieren. Beispielsweise könnte Ihre Hauptgesellschaft den E-Mail-Dienst von Personio nutzen, während eine Gesellschaft die Google-Integration verwendet.

Bevor Sie beginnen

Um die E-Mail-Kommunikation für das Recruiting einzurichten, benötigen Sie Berechtigungen für die Recruiting Einstellungen.

Beachten Sie Folgendes:

• Damit eine Verbindung funktioniert, benötigen Sie eine vollständig lizenzierte Recruiting-E-Mail-Adresse Gemeinschaftspostfächer werden nicht unterstützt. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Artikel zur Fehlerbehebung.
• Zur Einrichtung einer SMTP-Verbindung benötigen Sie die Unterstützung Ihrer internen IT-Abteilung.
• Wenn Sie Google oder Microsoft als Ihren E-Mail-Anbieter nutzen, empfehlen wir Ihnen dringend, die jeweilige Integration zu verwenden.

Die verfügbaren Optionen erkunden

Für die Einrichtung der E-Mail-Kommunikation in Recruiting stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Eine Beschreibung Ihrer aktuellen Konfiguration finden Sie unter Einstellungen > Recruiting > E-Mail-Einrichtung. Wenn Sie mehrere Gesellschaften haben, können Sie die Einstellungen der Hauptgesellschaft übernehmen oder für jede einzelne Gesellschaft unterschiedliche Einstellungen konfigurieren. 

Sehen Sie sich die in der folgenden Tabelle aufgeführten Optionen an, um zu entscheiden, welche Konfiguration für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Sobald Sie entschieden haben, welche Option (oder welche Optionen) am besten zu Ihrem Unternehmen passt (bzw. passen), befolgen Sie die nachstehenden Schritte. 

Schritt 1: Ausgehende E-Mails einrichten

Wenn Ihr Account mehrere Gesellschaften umfasst, fragt das System, ob Sie für alle Gesellschaften dieselbe Option für ausgehende E-Mails verwenden möchten. Alternativ können Sie jede Gesellschaft separat konfigurieren.

Unsere direkte Integration für Google oder Microsoft einrichten

Sie können eine direkte Integration mit Google oder Microsoft einrichten, wenn Ihr Unternehmen einen dieser Anbieter als E-Mail-Dienst nutzt.

Um ausgehende E-Mails mithilfe unserer Google- oder Microsoft-Integration einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Bereich Recruiting auf E-Mail-Einrichtung. 
3. Klicken Sie für den entsprechenden Anbieter auf den Button zum Bearbeiten. 
4. Klicken Sie darauf, um Ihren Google- bzw. Microsoft-Account zu verbinden, und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
5. Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, wählen Sie aus, wie der Absendername den Bewerbenden angezeigt wird. Sie können entweder den Namen des Mitarbeiters, der die E-Mail sendet, oder den Namen Ihres Unternehmens auswählen.
6. Testen Sie Ihre Konfiguration für ausgehende E-Mails. Dieser Schritt ist optional, aber Personio fordert Sie dazu auf, ihn auszuführen, damit Sie sicherstellen können, dass die Einrichtung korrekt funktioniert.
7. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen: Eingehende E-Mails einrichten.

Personio validiert Ihre Einstellungen in Echtzeit. Wenn etwas nicht stimmt, beispielsweise fehlende Administratorrechte für Google Workspace, wird eine Nachricht mit Details zur Behebung des Problems angezeigt.

SMTP einrichten

Tipp:
Wenn Sie derzeit SMTP verwenden und Ihr Unternehmen Google oder Microsoft nutzt, sollten Sie einen Wechsel zur direkten Integration in Betracht ziehen. Das ist zuverlässiger und wartungsfreundlicher. Zudem ist keine IT-Unterstützung für laufende Änderungen erforderlich.

Die SMTP-Einstellungen sind je nach SMTP-Server unterschiedlich. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie Microsoft Exchange Server oder andere intern gehostete Optionen nutzen. Es gibt zusätzliche Anforderungen für Microsoft Office 365, die unten näher beschrieben werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ausgehende E-Mails über SMTP einzurichten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Bereich Recruiting auf E-Mail-Einrichtung. 
3. Klicken Sie für den entsprechenden Anbieter auf den Button zum Bearbeiten. 
4. Klicken Sie auf Individuelles SMTP.

5. Geben Sie unter SMTP-Host den Hostname Ihres E-Mail-Anbieters ein. Der Hostname ist eine eindeutige Bezeichnung.
   Füllen Sie die Felder wie unten beschrieben aus.

   Feld	Details
   Port	Ein Port erlaubt die Kommunikation zwischen Computern und Servern untereinander sowie mit dem Internet. Mithilfe von Ports können Datenpakete stets der richtigen Bewerbung zugewiesen werden. E-Mails werden beispielsweise dem für E-Mails reservierten Port zugewiesen. Welcher Port verwendet werden soll, hängt von Ihrem SMTP-Server ab. Übliche Ports sind 587 (STARTTLS) oder 465 (SMTPS), weniger verbreitet sind 25 oder 2525.
   Verschlüsselung	Das Verschlüsselungsprotokoll, das zwischen den Servern von Personio und Ihrem E-Mail-Host verwendet werden soll, damit E-Mails sicher über SMTP versendet werden können. Wir unterstützen: SMTPS SMTP mit STARTTLS SMTP mit STARTTLS und Zertifizierungsprüfung SMTP mit STARTTLS und Zertifizierungsprüfung ist die sichere Option, die mit den meisten E-Mail Anbietern kompatibel ist.
   Login-Name	Über das eingetragene Account identifiziert sich Personio auf dem SMTP-Server Ihres E-Mail-Providers. Der Account ist üblicherweise eine vollständige E-Mail-Adresse, zum Beispiel recruiting@IhrUnternehmen.com. Die eingegebene Adresse muss mit der individuellen E-Mail-Adresse übereinstimmen. Es muss die Berechtigung haben, E-Mails über diese Adresse zu senden.
   Passwort	Sie müssen das Passwort eingeben, über das Sie sich für die E-Mail-Adresse einloggen, die mit Ihrem Nutzendennamen verknüpft ist.

6. Geben Sie eine ausgehende E-Mail-Adresse ein. Dies ist die Absender-E-Mail-Adresse, die den Bewerbenden angezeigt wird.
7. Wählen Sie aus, wie der Absendername den Bewerbenden angezeigt wird. Sie können entweder den Namen des Mitarbeiters, der die E-Mail sendet, oder den Namen Ihres Unternehmens auswählen.
8. Testen Sie Ihre Konfiguration für ausgehende E-Mails. Dieser Schritt ist optional, aber Personio fordert Sie dazu auf, ihn auszuführen, damit Sie sicherstellen können, dass die Einrichtung korrekt funktioniert.
9. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen: Eingehende E-Mails einrichten.

Personio validiert Ihre Einstellungen in Echtzeit. Wenn etwas nicht stimmt, beispielsweise SMTP-Werte falsch sind, wird eine Nachricht mit Details zur Behebung des Problems angezeigt.

Einrichten einer SMTP-Verbindung mit Microsoft Office 365

Wir empfehlen dringend unsere direkte Integration mit Microsoft. Alternativ können Sie eine SMTP-Verbindung einrichten. Hierfür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Aktivieren Sie in Ihrem Microsoft Office 365-Konto SMTP AUTH. Weitere Informationen zum Aktivieren von SMTP AUTH finden Sie in diesem Microsoft Exchange-Artikel.
• Sie müssen ein lizenziertes Microsoft Office 365-Postfach zum Senden von E-Mails haben. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel zu Microsoft Exchange.
• Verwenden Sie die folgenden Ports: Port 587 mit TLS (empfohlen) oder Port 25 mit TLS. Achten Sie darauf, dass Ihr Netzwerk die Ports nicht blockiert.
• SMTP-Server: Um Microsoft Office 365 mit Personio über SMTP zu verknüpfen, verwenden Sie Client Submission (smtp.office365.com). Diese Option unterstützt die meisten Nutzungsszenarien und kann am einfachsten eingerichtet werden.

Hinweis:
Direktes Senden und SMTP-Relay: Personio ist eine Anwendung, die als Drittanbieter E-Mails versendet. Daher wird die Verbindung mit dieser Microsoft Office-Version nicht unterstützt.

Schritt 2: Eingehende E-Mails einrichten

Im Abschnitt Eingehend wird Ihnen die von Personio generierte E-Mail-Adresse angezeigt, die zum Empfangen von E-Mails der Bewerbenden verwendet wird. An diese Adresse gesendete E-Mails erscheinen entweder im Profil eines Bewerbenden oder in den zuzuweisenden Nachrichten.

Wenn Sie den Personio E-Mail-Dienst für ausgehende E-Mails nutzen, ist keine weitere Einrichtung für eingehende E-Mails erforderlich.

Wenn Sie Google, Microsoft oder SMTP verwenden, müssen Sie eine Weiterleitung von Ihrer ausgehenden E-Mail-Adresse an die Personio-Adresse für eingehende E-Mails einrichten:

1. Kopieren Sie Ihre angezeigte Personio-Adresse für eingehende E-Mails. Sie entspricht folgendem Format: youraccount-jobs@m-personio.com.
2. Richten Sie auf dem E-Mail-Server Ihres Unternehmens eine Weiterleitung von Ihrer Recruiting-E-Mail-Adresse an die Personio-Adresse ein. Stellen Sie sicher, dass die ursprünglichen E-Mail-Header erhalten bleiben. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, wenn Sie sich bei der Vorgehensweise unsicher sind.
3. Testen Sie in Personio die E-Mail-Weiterleitung, um sicherzustellen, dass eingehende Nachrichten korrekt ankommen.
4. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen: Überprüfen.

Sobald Sie die Weiterleitung eingerichtet haben, werden E-Mails nicht mehr über unseren integrierten E-Mail-Dienst versendet. Wenn Probleme bei der E-Mail-Kommunikation auftreten, kann Personio diese nicht untersuchen. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung der E-Mail-Weiterleitung benötigen.

Schritt 3: Ihre Einrichtung überprüfen und speichern

Sobald Sie Ihre Konfiguration gespeichert haben, zeigt die Seite eine Übersicht über Ihre aktuellen Einstellungen an. Für jede Gesellschaft (sofern zutreffend) können Sie Folgendes einsehen:

• Die von Ihnen konfigurierte Einrichtung
• Die Adresse für ausgehende E-Mails (die E-Mail-Adresse, die zum Versenden von E-Mails an Bewerbende verwendet wird)
• Den für den Absender angezeigten Namen
• Die Adresse für eingehende E-Mails (die E-Mail-Adresse, die zum Empfangen von E-Mails der Bewerbenden verwendet wird)
• Aktive Warnungen mit spezifischen Fehlerbeschreibungen, wie z. B. Verbindungsprobleme oder abgelaufene Zugriffsdaten

Aktivieren Sie Ihre Konfiguration. Wenn Sie zur Übersichtsseite zur E-Mail-Einrichtung zurückkehren, sehen Sie dort eine Markierung, die anzeigt, dass die Einrichtung aktiv ist. 

Um Änderungen vorzunehmen, navigieren Sie zum Reiter E-Mail-Einrichtung, und klicken Sie auf Bearbeiten, um zum Einrichtungsvorgang zurückzukehren. Sie können Ihre Konfiguration jederzeit aktualisieren, ohne vorher zu einem anderen Dienst wechseln zu müssen.