Sie können Erfassungsprofile erstellen und Ihren Mitarbeitenden zuweisen, um Folgendes festzulegen:
- Welche Option die Mitarbeitenden für das Widget Zeiterfassung auf ihrer Startseite sehen: Ein-/ausstempeln oder manuelle Zeiterfassung.
- Ob Sie den Standort Ihrer Mitarbeitenden erfassen möchten, wenn diese ihren Arbeitsbeginn und ihr Arbeitsende erfassen.
- Ob die Mitarbeitenden ein Gerät, das mit der Eingangs-App gekoppelt ist, verwenden können.
Hierzu benötigen Sie Bearbeitungsrechte für den Bereich Konto-Konfiguration > Anwesenheit.
Wenn Sie die Option Eingangs-App aktivieren, empfehlen wir Ihnen, auch die Option ein-/ausstempeln zu aktivieren. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeitenden ihren Arbeitsbeginn und ihr Arbeitsende über ihren Browser und ein gemeinsam genutztes Gerät erfassen.
Zugriffsrechte der Mitarbeitenden
Um das Widget Zeiterfassung zu verwenden, müssen Mitarbeitende Vorschlagsrechte für ihren eigenen Anwesenheitsbereich haben. Mit diesen Rechten können Mitarbeitende ihre Zeiteinträge auch im Bereich Zeiterfassung bearbeiten, nachdem sie das Widget verwendet haben. Dies gilt sowohl für das Erfassen von Arbeitsbeginn und -ende als auch für die manuelle Zeiterfassung und lässt sich nicht verhindern. Wenn Sie nicht möchten, dass Mitarbeitende vergangene oder zukünftige Zeiteinträge bearbeiten, wenden Sie Einschränkungen für die Zeiterfassung an.
Wenn Sie möchten, dass Mitarbeitende ihre Zeit nur mit einem gemeinsam genutzten Gerät erfassen, das mit der Eingangs-App gekoppelt ist, dürfen sie nur Ansichtsrechte für ihren eigenen Anwesenheitsbereich haben. Wenn Sie diese Option auswählen, haben Mitarbeitende auf ihrer Startseite keinen Zugriff auf das Widget Zeiterfassung.
Das Standarderfassungsprofil
Das System erstellt ein Standarderfassungsprofil und weist es allen Ihren aktuellen und zukünftigen Mitarbeitenden zu. Sie können kein anderes Erfassungsprofil als das Standardprofil festlegen. Um Ihr Standarderfassungsprofil zu prüfen, gehen Sie zu Einstellungen > Anwesenheit > Erfassungsprofile.
Wenn Sie möchten, dass verschiedene Mitarbeitende unterschiedliche Optionen sehen, erstellen und weisen Sie ein neues Profil zu.
Wenn Sie die Option für alle Ihre Mitarbeitenden ändern möchten, bearbeiten Sie das Standard-Zeiterfassungsprofil.
Erfassungsprofil erstellen
Um ein neues Zeiterfassungsprofil zu erstellen, führen Sie diese Schritte aus:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Anwesenheit > Erfassungsprofile.
- Fügen Sie ein Profil hinzu und klicken Sie auf dessen Titel in der rechten Hälfte des Bildschirms, um es umzubenennen. Wir empfehlen, dem Profil einen leicht erkennbaren Namen zu geben.
- Die Standardoption für das neue Profil ist die manuelle Erfassung. Wenn Sie zu ein-/ausstempeln wechseln möchten, aktivieren Sie den entsprechenden Schalter auf der rechten Seite des Bildschirms.
Erfassungsprofil zuweisen
Nach dem Erstellen eines Zeiterfassungsprofils können Sie das Profil den entsprechenden Mitarbeitenden zuweisen. Führen Sie diese Schritte aus:
- Klicken Sie in der Navigationsseitenleiste auf Mitarbeitende.
- Optional: Filtern Sie die Mitarbeitenden, um Ihre Auswahl einzugrenzen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben allen Mitarbeitenden, denen Sie dasselbe Erfassungsprofil zuweisen möchten.
- Klicken Sie auf Aktionen > Zeiterfassungsprofil bearbeiten.
- Wählen Sie im Drop-down-Menü das Profil aus, das Sie zuweisen möchten.
- Speichern Sie die Änderungen.
Erfassungsprofil bearbeiten oder löschen
Sie können ein Zeiterfassungsprofil jederzeit bearbeiten oder löschen. Wenn Sie ein Profil löschen, werden alle diesem Profil zugewiesenen Mitarbeitenden auf das Standardprofil zurückgesetzt. Führen Sie diese Schritte aus:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Anwesenheit > Erfassungsprofile und wählen Sie das Profil aus, das Sie bearbeiten oder löschen möchten.
- Um das Profil zu bearbeiten, aktivieren oder deaktivieren Sie den Schalter auf der rechten Bildschirmseite. Die Änderungen werden unmittelbar übernommen.
- Um das Profil zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
Den Standort Ihrer Mitarbeitenden erfassen
Wenn Sie die Option ein-/ausstempeln für die Startseite aktivieren, können Sie auch festlegen, dass der Standort Ihrer Mitarbeitenden am Beginn und Ende jedes Arbeitszeitraums erfasst wird. Die Mitarbeitenden können entscheiden, ob sie ihren Standort teilen möchten oder nicht, und ihren Standort nach der Erfassung löschen. Wenn die Mitarbeitenden ihren Standort nicht teilen, wird dies im Stundenzettel und in den kontextbezogenen Anwesenheitsprotokollen erfasst. Wenn die Mitarbeitenden den Standort löschen, wird dies in den kontextbezogenen Anwesenheitsprotokollen erfasst.
Die Standorterfassung wird nur von Zeiterfassungs-Widgets im Web oder auf Mobilgeräten unterstützt. Ihre Mitarbeitenden müssen die neueste Version der mobilen App installieren, damit die Standorterfassung funktioniert.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Option 1: Den genauen Standort erfassen
Nur Mitarbeitende mit Ansichtsrechten für bestimmte Anwesenheitsdaten eines Mitarbeiters können den erfassten Standort abrufen. Diese Informationen erscheinen nur im Stundenzettel des betreffenden Mitarbeiters und in der Anwesenheitsgenehmigungsanfrage (falls konfiguriert).
Option 2: Den Standort relativ zum Arbeitsplatz erfassen
- Sie müssen für jeden Ihrer Arbeitsplätze einen Geofence-Standort einrichten.
- Sie können entscheiden, wie ein Zeiteintrag behandelt werden soll, wenn er außerhalb des Arbeitsplatzes erfasst wird:
- Keine Warnung anzeigen.
- Den Eintrag als Verstoß gegen die Standortrichtlinie behandeln und eine Warnung anzeigen.
▶︎ Die Warnung erscheint im Stundenzettel des Mitarbeiters und in der Anwesenheitsgenehmigungsanfrage (falls konfiguriert).
▶︎ Wenn ein Mitarbeiter eine Abwesenheit wegen Homeoffice gebucht hat, werden seine Arbeitsbeginn-Erfassungen außerhalb des Arbeitsplatzes nicht als Verstöße behandelt. In diesem Fall wird keine Warnung angezeigt.
- Der Standort der Zeiterfassung (Arbeitsplatz oder Homeoffice) erscheint im Bericht über Anwesenheitszeiträume.
Genehmigungs-Workflow für Zeiteinträge einrichten, die gegen die Standorteinstellungen verstoßen
Sie können einen Genehmigungs-Workflow erstellen für Zeiteinträge, die gegen die Standorteinstellungen verstoßen:
- Der genaue Standort wurde angefordert, fehlt aber.
- Der Anwesenheitsstandort liegt nicht innerhalb eines Arbeitsplatzes.