Mithilfe von Zeiterfassungsprofilen können Sie entscheiden, wie Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit erfassen. Sie können festlegen:
- welche Option Mitarbeitende für das Widget Zeiterfassung auf ihrer Startseite sehen.
- Wenn Sie den Standort Ihrer Mitarbeitenden erfassen möchten, wenn diese ihren Arbeitsbeginn und ihr Arbeitsende erfassen.
- Wenn sie die Arbeitszeit mit einem gemeinsam genutzten Gerät gekoppelt mit der Eingangs-App erfassen können.
Sie können beliebig viele Zeiterfassungsprofile erstellen und verschiedenen Mitarbeitenden zuweisen.
Hinweis:
Wir wechseln zu unserem neuen System für Anwesenheitsrichtlinien. Einige Schritte, Navigationspfade oder Einstellungen stimmen möglicherweise nicht mit der Anzeige in Ihrem Account überein. Weitere Informationen zu den neuen Anwesenheitsrichtlinien finden Sie in diesem Artikel.
Bevor Sie beginnen
- Zum Einrichten von Zeiterfassungsprofilen müssen Sie den Bereich Konto-Konfiguration > Anwesenheit bearbeiten können.
- Um die Zeit mit einem der Startseiten-Widgets erfassen zu können, benötigen Mitarbeitende Vorschlagsberechtigungen für ihre Anwesenheitsdaten. Dies bedeutet standardmäßig, dass sie ihre Zeiteinträge auch im Bereich Anwesenheit bearbeiten können. Dies gilt für beide Widgets und kann nicht verhindert werden. Wenn Sie nicht möchten, dass Mitarbeitende vergangene oder zukünftige Zeiteinträge bearbeiten, wenden Sie Einschränkungen für die Zeiterfassung an.
Das Standarderfassungsprofil
Das System erstellt ein Standarderfassungsprofil und weist es allen Ihren aktuellen und zukünftigen Mitarbeitenden zu. Sie können kein anderes Erfassungsprofil als Standardprofil festlegen.
Wenn Sie die Option für alle Ihre Mitarbeitenden ändern möchten, müssen Sie das Standardprofil bearbeiten.
Wenn Sie möchten, dass verschiedene Mitarbeitende unterschiedliche Optionen sehen, erstellen und weisen Sie ein neues Profil zu.
Ein Zeiterfassungsprofil erstellen
Um ein neues Zeiterfassungsprofil zu erstellen, führen Sie diese Schritte aus:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
- Klicken Sie auf Zeiterfassungsprofile.
- Fügen Sie ein Profil hinzu und klicken Sie auf dessen Titel in der rechten Hälfte des Bildschirms, um es umzubenennen. Wir empfehlen, dem Profil einen leicht erkennbaren Namen zu geben.
Das angezeigte Startseiten-Widget festlegen
Nachdem Sie ein Zeiterfassungsprofil erstellt haben, müssen Sie entscheiden, welche Version des Zeiterfassungs-Widgets den ihm zugewiesenen Mitarbeitenden angezeigt wird. Sie haben zwei Möglichkeiten:
| Funktionen | Berechtigungen der Mitarbeitenden | |
| Manuelle Erfassung |
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Mitarbeitende benötigen Vorschlagsberechtigungen für ihre eigene Anwesenheiten. |
| Ein- und ausstempeln |
|
Wenn einige Ihrer Mitarbeitenden über Nacht arbeiten, empfehlen wir Ihnen, das Widget zum Erfassen von Arbeitsbeginn und -ende als Zeiterfassungsoption für diese Mitarbeitenden zu wählen. Das Widget für die manuelle Erfassung ist ungeeignet, da es nur die Zeiten für den aktuellen Tag aufzeichnet und um Mitternacht zurückgesetzt wird.
Standort Ihrer Mitarbeitenden erfassen
Wenn Sie für das Startseiten-Widget die Option Arbeitsbeginn/-ende erfassen aktivieren, können Sie auch festlegen, ob Sie dabei den Standort Ihrer Mitarbeitenden erfassen möchten. Beachten Sie Folgendes:
- Die Standorterfassung basiert auf Koordinaten, die vom Gerät des Mitarbeiters bereitgestellt werden. Personio überprüft, authentifiziert oder garantiert die Richtigkeit dieser vom Gerät bereitgestellten Daten nicht unabhängig. Erwägen Sie, diese Funktion als Ergänzung Ihrer internen Anwesenheitsrichtlinien zu verwenden und nicht als strenge Sicherheitskontrolle.
- Das System erfasst den Standort der Mitarbeitenden nur beim ein- und ausstempeln.
- Die Standorterfassung wird von Zeiterfassungs-Widgets im Web oder auf Mobilgeräten unterstützt. Ihre Mitarbeitenden müssen die neueste Version der mobilen App installieren, damit die Standorterfassung funktioniert.
- Die Standorterfassung von Desktops und Laptops ist in der Regel weniger genau als bei mobilen Geräten. Wenn Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeit mit einem Desktop oder Laptop erfassen, sollten Sie die Festlegung eines größeren Geofencing-Radius für Ihre Standorte in Betracht ziehen.
- Die Mitarbeitenden können entscheiden, ob sie ihren Standort teilen möchten, und ihren Standort nach der Erfassung löschen.
- Wenn sie ihren Standort nicht teilen oder ihn danach löschen, wird dies im Stundenzettel und im Kontext des Anwesenheitsprotokoll angezeigt.
- Sie können einen Genehmigungs-Workflow erstellen für Zeiteinträge, die gegen die Standorteinstellungen verstoßen:
Sie haben zwei Optionen mit verschiedenen Funktionen, die nachfolgend beschrieben werden:
| Genauen Standort erfassen | Den Standort relativ zur Arbeitsstätte erfassen | |
| Voraussetzungen | k. A. | Sie müssen für jeden Ihrer Standorte einen Geofence-Standort einrichten |
| Anzeige | Wird in den Stundenzetteln des Mitarbeiters und im Workflow für die Anwesenheitsgenehmigung angezeigt. | Wird im Stundenzettel des Mitarbeiters, in Anwesenheitsberichten und im relevanten Genehmigungsworkflow angezeigt. |
| Anzeigeberechtigungen | Nur Mitarbeitende mit Anzeigeberechtigungen für bestimmte Anwesenheitsdaten eines Mitarbeiters können den erfassten Standort anzeigen. | |
| Genehmigungsworkflow für Verstöße | Kann getriggert werden, wenn der genaue Standort fehlt. | Kann getriggert werden, wenn der Mitarbeiter die Arbeitszeit außerhalb einer Arbeitsstätte erfasst. |
| Hinweise für Mitarbeitende | k. A. |
Sie können optional einen Hinweis im Stundenzettel des Mitarbeiters anzeigen, wenn die Arbeitszeit außerhalb einer Arbeitsstätte erfasst wird. Hat ein Mitarbeiter die die Abwesenheitskategorie „Homeoffice“ gebucht, gilt es nicht als Verstoß, wenn der Arbeitsbeginn außerhalb der Arbeitsstätte erfasst wird. |
Festlegen, ob Mitarbeitende die Eingangs-App nutzen dürfen oder sollen
Entscheiden Sie nach der Erstellung eines Zeiterfassungsprofils, ob Mitarbeitende, die einem Profil zugewiesen sind, ein gemeinsam genutztes Zeiterfassungsgerät verwenden können oder sollen.
Damit Mitarbeitende das gemeinsam genutzte Gerät und andere Zeiterfassungsmethoden verwenden können, aktivieren Sie die Option Eingangs-App im Zeiterfassungsprofil. Wir empfehlen Ihnen, die Option ein-/ausstempeln und die Eingangs-App zu aktivieren. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeitenden ihren Arbeitsbeginn und ihr Arbeitsende über ihren Personio Account und ein gemeinsam genutztes Gerät erfassen.
Wenn Sie möchten, dass Mitarbeitende ihre Zeit nur über ein gemeinsam genutztes Gerät in Verbindung mit der Eingangs-App erfassen können, gehen Sie stattdessen wie folgt vor:
- Aktivieren Sie die Option Eingangs-App im Zeiterfassungsprofil.
- Erteilen Sie Mitarbeitenden anstelle der Vorschlagsberechtigungen Anzeigeberechtigungen für ihre eigene Anwesenheit. Auf diese Weise können sie die Arbeitszeit nicht auf anderem Wege erfassen.
Erfassungsprofil zuweisen
Nach dem Erstellen eines Zeiterfassungsprofils weisen Sie es den Mitarbeitenden zu, die auf die darin definierten Optionen zugreifen sollen. Befolgen Sie diese Schritte:
- Klicken Sie in der Navigationsseitenleiste auf Unternehmen.
- Optional: Filtern Sie die Mitarbeitenden, um Ihre Auswahl einzugrenzen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben allen Mitarbeitenden, denen Sie dasselbe Erfassungsprofil zuweisen möchten.
- Klicken Sie auf Zeitrichtlinien bearbeiten > Zeiterfassungsprofil bearbeiten.
- Wählen Sie im Drop-down-Menü das Profil aus, das Sie zuweisen möchten.
- Speichern Sie die Änderungen.
Erfassungsprofil bearbeiten oder löschen
Sie können ein Zeiterfassungsprofil jederzeit bearbeiten oder löschen. Wenn Sie ein Profil löschen, werden alle diesem Profil zugewiesenen Mitarbeitenden auf das Standardprofil zurückgesetzt. Befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
- Klicken Sie auf Zeiterfassungsprofile, und wählen Sie das Profil aus, das Sie bearbeiten oder löschen möchten.
- Um das Profil zu bearbeiten, aktivieren oder deaktivieren Sie den Schalter auf der rechten Bildschirmseite. Die Änderungen werden unmittelbar übernommen.
- Um das Profil zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.