In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Integration mit ADDISON Lohn & Gehalt einrichten und verwenden. Bereiten Sie Ihren Account mit den folgenden Schritten vor. 

Hinweis
Um die Integration mit ADDISON Lohn & Gehalt nutzen zu können, muss eine Gesellschaft in Deutschland vorhanden sein. Weitere Informationen zu Gesellschaften finden Sie in unserem Helpcenter-Artikel Gesellschaften erstellen.

Überblick

Was ist ADDISON Lohn und Gehalt?

ADDISON Lohn & Gehalt (von Wolters Kluwer) ist eine Softwarelösung für Lohnbuchhaltung, Buchhaltung und Steuermanagement in Deutschland. Sie bietet Tools für eine effiziente Lohnbuchhaltung. Dazu gehören Gehaltsberechnungen, Steuerkonformität und automatisierte Berichte. Die Software integriert verschiedene HR- und Finanzsysteme und bietet Folgendes:

• nahtlosen Datenfluss
• reduzierte Verwaltungsaufgaben
• verbesserte Einhaltung der deutschen Arbeits- und Steuervorschriften

Welchen Vorteil bietet diese Integration?

Durch die Integration von Personio und dem System Ihres Lohnbuchhaltungs-Anbieters gewinnen HR-Teams und Verantwortliche in der Lohnbuchhaltung wesentliche Vorteile, da der Datenverwaltungsprozess optimiert wird. Nutzende der Lösung brauchen Daten nicht mehr doppelt einzugeben. Sobald Informationen in Personio eingegeben wurden, können sie passend für Ihr Lohnbuchhaltungssystem bequem exportiert werden. Die Synchronisation sorgt dafür, dass die Datensätze der Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand sind – dies verringert das Risiko von Unstimmigkeiten. Darüber hinaus wird das Potenzial für manuelle Fehler erheblich minimiert. Der manuelle Aufwand in der Lohnbuchhaltung wird so wesentlich verringert.

Welchen Umfang hat die Integration?

• Exportdatei: Personio erstellt eine Exportdatei, die speziell für den Import in ADDISON Lohn & Gehalt formatiert ist. Dadurch werden manuelle Anpassungen überflüssig.
• Mitarbeitendendaten: Die ADDISON-Exportdatei Lohn & Gehalt enthält Mitarbeitendendaten. Eine vollständige Liste der enthaltenen Attribute finden Sie in der Tabelle im Abschnitt Festgelegte Attribute.
• Datenvalidierung: Attribute werden validiert und Validierungsfehler werden im Mitarbeitendenprofil und in der vorbereitende Lohnbuchhaltung angezeigt. 
• Die Integration erleichtert die Einstellung und den Austritt sowie die Aktualisierung der Stammdaten von Mitarbeitenden.

Hinweis
Um die Funktionalität des Imports zu gewährleisten, nehmen Sie an der Importdatei keine Änderungen vor.

Voraussetzungen für die Nutzung der Integration

• Stellen Sie sicher, dass im System mindestens eine Gesellschaft eingerichtet ist.
• Mindestens eine Ihrer Gesellschaften muss sich in Deutschland befinden.
• Sie dürfen in diesem Setup die DATEV-Integration nicht nutzen.
• Sie arbeiten mit einer monatlichen Lohnbuchhaltung, die vom 1. bis zum letzten Tag jedes Monats läuft.

Einrichtung

Schritt 1: Aktivierung der Importfunktion in ADDISON Lohn & Gehalt.

Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, muss die Importfunktion für Ihre ADDISON Lohn & Gehalt aktiviert werden. Ihr Steuerbüro setzt sich dazu mit deren ADDISON-Supportmitarbeiter in Kontakt, um die Aktivierung zu beantragen. Dieser Schritt ist zwingend erforderlich, um die Integration nutzen zu können.

Schritt 2: Account vorbereiten und Attribute vervollständigen

Buchen Sie die ADDISON-Integration direkt in Personio über den Marketplace. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie in der Navigationsleiste zum Marketplace und suchen Sie nach ADDISON.
2. Klicken Sie auf Integration buchen.

Um Daten erfolgreich zwischen Personio und ADDISON Lohn & Gehalt übertragen zu können, prüft unser Customer-Operations-Team die Einstellungen Ihrer Attribute. Dabei wird geprüft, dass die benötigten Attribute angelegt sind und das richtige Format haben.

Im Zuge dessen kann es zu Änderungen in Ihrem Account kommen. Bestehende Attribute mit dem richtigen Format werden direkt verknüpft. Fehlende Attribute, die mit dem Export an ADDISON Lohn & Gehalt übertragen werden, werden im neuen Abschnitt ‘ADDISON Lohn & Gehalt’ in den Mitarbeitendenprofilen ergänzt. Dieser Abschnitt ist zunächst nur für Admins sichtbar.

Schritt 3: Integration konfigurieren

Um die Integration zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Addison Lohn & Gehalt.
2. Wählen Sie die entsprechende Gesellschaft aus.
3. Geben Sie die ADDISON-Mandantennummer ein.
4. Aktivieren Sie den Schalter.
5. Klicken Sie auf Speichern.
6. Wiederholen Sie diesen Schritt für jede weitere Gesellschaft.  

Hinweis
Die ADDISON-Mandantennummer erhalten Sie von Ihrem Steuerbüro bzw. Ihrer für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person. Diese befindet sich in der Anwendung ADDISON Lohn & Gehalt in der Mandantenumgebung ganz oben links in der Titelleiste.

Schritt 4: Attribute vervollständigen

Sie müssen die Attribute vervollständigen, bevor Sie die Integration nutzen können. Sie haben zwei Optionen, um alle Ihrem Account hinzugefügten neuen Attribute zu vervollständigen. 

• Vervollständigen Sie alle Attribute manuell.
• Vervollständigen Sie alle Attribute mithilfe der Importvorlage rechts auf dieser Seite. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Import von Mitarbeitendendaten (Implementierung).

Wenn Sie die Attribute ausfüllen, sollten Sie auch festlegen, welche Mitarbeitenden in der Synchronisierung berücksichtigt werden sollen. Dies wird im folgenden Abschnitt näher erläutert.

Legen Sie fest, welche Mitarbeitenden bei der Synchronisierung berücksichtigt werden sollen

Beim Ausfüllen der Werte sind zwei Attribute besonders zu beachten, da diese festlegen, ob und unter welcher Kennung Mitarbeitende bei der Synchronisierung berücksichtigt werden sollen:

1. Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung: Setzen Sie dieses Attribut für alle Mitarbeitenden, deren Daten mit der Integration übertragen werden müssen, auf Ja. Setzen Sie es für alle Mitarbeitenden, die Sie von der Synchronisierung ausschließen möchten, auf Nein.
2. Addison Personalnummer: Diese dient als eindeutige Kennung zwischen den beiden Systemen und stellt die korrekte Zuordnung der Mitarbeitendendaten während der Synchronisierung sicher.

Hinweis
▶ ︎Leere Attribute überschreiben keine Felder in ADDISON.
▶ ︎Wenn Sie ehemalige Mitarbeitende wieder einstellen, können Sie die Wiedereinstellungsfunktion nutzen, um alle Mitarbeitendendaten aus dem inaktiven Mitarbeitendenprofil auf das neue Profil zu übertragen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie in unserem Helpcenter-Artikel zur Wiedereinstellung ehemaliger Mitarbeitender. Sobald Sie die Option Alle anderen Attribute aus dem vorherigen Profil kopieren auswählen, kopiert Personio automatisch die Werte des individuellen Attributs und setzt das Personio-Attribut Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung im alten Profil auf Nein. Diese Anpassung ermöglicht es Ihnen, dieselbe Addison-Personalnummer ohne Duplikationsfehler wiederzuverwenden. Wir empfehlen, dass Ihr*e Admin für die Lohnbuchhaltung oder für ADDISON Lohn & Gehalt das neue Profil überprüft, um zu bestätigen, ob die vorherige ADDISON-Personalnummer wiederverwendet werden soll.

Schritt 5: Einrichtung abschließen und Übertragung starten

Um einen ADDISON Lohn & Gehalt Export für einen bestimmten Abrechnungsmonat zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie in der Navigationsleiste zu Lohnbuchhaltung und wählen Sie die entsprechende Gesellschaft/Abrechnungsgruppe aus.
2. Klicken Sie auf Export generieren > ADDISON Lohn & Gehalt > Personaldaten, um eine Exportdatei zu erstellen. 
3. Dies öffnet ein Fenster, in dem Sie die Exportdatei herunterladen können. 
4. Senden Sie die Exportdatei an Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person oder an Ihre Steuerberatung.
5. Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person oder Ihre Steuerberatung kann die Datei einfach in ADDISON Lohn & Gehalt importieren.

Hinweis
Bei Mitarbeitenden, die in der Tabelle für die vorbereitende Lohnbuchhaltung rot markiert sind, liegen möglicherweise Validierungsfehler bei relevanten Lohnbuchhaltungsdaten vor. Sie werden daher nicht im Export berücksichtigt und nicht an ADDISON übermittelt. Die Validierungsfehler müssen vor dem Export behoben werden, um eine korrekte Verarbeitung der Lohnbuchhaltung sicherzustellen.

Zugriffsrechte

• Um einen ADDISON Lohn & Gehalt-Export durchzuführen, benötigt die jeweilige Rolle ein Bearbeitungsrecht für die Lohnbuchhaltung der Gesellschaft, für die sie den Export durchführen möchte.
• Um die Einstellungen für den Export von ADDISON Lohn & Gehalt konfigurieren zu können, benötigt die jeweilige Rolle das Zugriffsrecht auf die Lohnbuchhaltungs-Einstellungen.

Festgelegte Attribute

Die folgenden Tabelle zeigt die Attribute auf Deutsch und Englisch an.