In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Registrierung von Mitarbeitenden mit einem Aktivierungscode einrichten. Mit dieser Funktion können Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse auf Personio zugreifen. In diesem Artikel erfahren Sie auch, wie Sie Aktivierungscodes generieren und den Authentifizierungsstatus prüfen können.

Wenn Sie eine mitarbeitende Person sind und einen Aktivierungscode haben, lesen Sie unseren Artikel zur Registrierung bei Personio mit Hilfe eines Aktivierungscodes.

Registrierung mit Aktivierungscodes aktivieren

So aktivieren Sie die Registrierung von Mitarbeitenden mit Hilfe von Aktivierungscodes:

1.  Navigieren Sie zum Profil der mitarbeitenden Person.
2. Geben Sie eine nicht vorhandene E-Mail-Adresse als E-Mail-Adresse der mitarbeitenden Person ein. Sie verwenden diese dann als ihren Login-Namen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zu den Login-Optionen für Mitarbeitende.
3. Aktualisieren Sie den Geburtstag der mitarbeitenden Person auf das korrekte Datum.
4. Aktualisieren Sie das Attribut Registrierung mit Aktivierungscode auf Ja.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Sie können das Attribut für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig über die Mitarbeitendenlisteaktualisieren.

Login-Optionen für Mitarbeitende

Mitarbeitende haben zwei Optionen für die Art des Login-Namens, den sie verwenden können:

• Nicht vorhandene E-Mail-Adresse, d. h. eine E-Mail-Adresse, die keine richtige Inbox hat. Sie verwenden diese E-Mail-Adresse als Login-Namen der mitarbeitenden Person.
• Anmeldung auf Namensbasis: Wenn Sie ein Format mit dem Namen der benutzenden Person bevorzugen, stellen Sie sicher, dass die nicht vorhandene E-Mail-Adresse mit @noemail.personio.de endet. Dies legt fest, dass die Anmeldung auf dem Namen der benutzenden Person basiert. Wenn der gewünschte Name der benutzenden Person beispielsweise „mmustermann“ lautet, sollte die E-Mail-Adresse „mmustermann@noemail.personio.de“ lauten.

Aktivierungscodes generieren

Sie müssen Personio Admin sein oder über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen, um Aktivierungscodes zu generieren. So gewähren Sie Zugriffsrechte zum Generieren von Aktivierungscodes:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Mitarbeitendenrollen.
3. Wählen Sie die Mitarbeitendenrolle aus, der Sie Zugriffsrechte gewähren möchten.
4. Klicken Sie auf Zugriffsrechte.
5. Navigieren Sie auf die Konto-Konfiguration.
6. Setzen Sie unter Authentifizierung das Bearbeitungsrecht auf Alle(s).

So generieren Sie Aktivierungscodes für Mitarbeitende:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Bereich Integrationen auf Authentifizierung.
3. Wählen Sie unter Login ohne E-Mail die Mitarbeitenden aus, für die Sie Aktivierungscodes generieren möchten.
4. Generieren Sie die Aktivierungscodes.
5. Teilen Sie die Aktivierungscodes und die E-Mail, mit denen sich Mitarbeitende einloggen.

Aktivierungscodes sind nur 14 Tage ab dem Erstellungsdatum gültig. Danach müssen Sie einen neuen Aktivierungscode generieren.

Mitarbeitende durch die Neuerstellung von Aktivierungscodes entsperren

Mitarbeitende ohne echte E-Mail-Adresse benötigen in den folgenden Fällen möglicherweise einen neuen Aktivierungscode:

• Sie haben ihr Passwort vergessen und können es nicht per E-Mail zurücksetzen.
• Sie haben den Aktivierungscode mehr als dreimal falsch eingegeben.
• Ihr Aktivierungscode ist abgelaufen.

So überprüfen Sie, welche Mitarbeitenden gesperrt sind oder wessen Aktivierungscode abgelaufen ist:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Bereich Integrationen auf Authentifizierung.
3. Überprüfen Sie unter Login ohne E-Mail die Spalte Authentifizierungsstatus.

In dieser Tabelle finden Sie eine Erläuterung der verschiedenen Authentifizierungs-Status:

Beschränkungen und Empfehlungen

Die Registrierung mit Aktivierungscode ist mit Einschränkungen verbunden, die die Sicherheitsrisiken erhöhen.

• Der verdächtige Login-Rechner von Personio muss für alle Nutzenden deaktiviert werden.
• Mitarbeiter werden keine E-Mail-Benachrichtigung erhalten.

Personio empfiehlt die folgenden Maßnahmen, um einige der Risiken zu mindern:

• Die Kunden sollten für alle Mitarbeitenden, die kein Firmenkonto haben, eine nicht existierende E-Mail unter der gleichen E-Mail-Domäne wie die gültigen Firmenkonten einrichten, um zu verhindern, dass der Administrator oder andere Personen Zugriff auf diese Benachrichtigungen erhalten.
• Der Aktivierungscode sollte in einem an den Mitarbeiter adressierten Umschlag übergeben werden:
  • Der Aktivierungscode sollte so auf das Papier gedruckt werden, dass er sich beim Falten des Papiers auf der Innenseite befindet.
  • Außerdem sollte die Rückseite des Quadranten, in dem der Code aufgedruckt ist, auf der anderen Seite des Papiers mit schwarzer Tinte gefüllt sein.
  • Der Umschlag sollte versiegelt und an den jeweiligen Mitarbeiter adressiert sein.
  • Der Mitarbeiter sollte angewiesen werden, das Papier nach der Aktivierung des Kontos sicher zu entsorgen.
• Es wird dringend empfohlen, diese Mitarbeitenden mit grundlegenden bewährten Verfahren vertraut zu machen.
• Drucken Sie das Geheimnis (Geburtsdatum) oder andere Informationen zur Identifizierung des Mitarbeiters nicht zusammen mit dem Aktivierungscode.

Diese Vorschläge und Empfehlungen sind nicht erschöpfend. Sie sollten Ihre eigene interne Prüfung und Bewertung dieser Empfehlungen vornehmen. Diese Überprüfung muss mit Ihren Sicherheitsverpflichtungen gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Personio übereinstimmen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist, wenn ich keine Mitarbeitenden sehen kann, um ihre Aktivierungscodes zu generieren?
Sie können nur für Mitarbeitende Aktivierungscodes generieren, für die das Attribut Registrierung mit Aktivierungscode auf Ja gesetzt ist. Überprüfen Sie, ob Sie diese Einstellung für die Mitarbeitenden aktiviert haben, für die Sie Codes generieren möchten, und aktualisieren Sie die Seite Login ohne E-Mail.

Wie deaktiviere ich die Registrierung mit Aktivierungscode für Mitarbeitende?
Setzen Sie das Attribut Registrierung mit Aktivierungscode auf leer und aktualisieren Sie die E-Mail für die betroffenen Mitarbeitenden. Wenn diese sich das nächste Mal bei Personio einloggen, müssen sie ein Passwort erstellen. Dazu müssen sie auf der Login-Seite (hostname.personio.de/login) auf Passwort vergessen? klicken und die Anweisungen befolgen. Wenn Sie Single Sign-on nutzen, können sich Mitarbeitende einloggen, ohne ein neues Passwort zu erstellen.

Wo ist die Datei mit den Aktivierungscodes?
Prüfen Sie den Download-Ordner Ihres Browsers und suchen Sie nach einer CSV-Datei mit dem Namen Activation_codes.

Wie formatiere ich die Datei mit den Aktivierungscodes richtig?Importieren Sie die CSV-Datei und wählen Sie ein Komma (,) als Trennzeichen. Wenn das Problem weiterhin besteht, überprüfen Sie die Regionseinstellungen des von Ihnen verwendeten Tools. Falls das Dezimaltrennzeichen im Zahlenformat ein Komma ist, ändern Sie es durch einen Punkt ('.').