In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Registrierung von Mitarbeitenden mit einem Aktivierungscode einrichten. Diese Funktion bietet folgende Vorteile: 

• Mitarbeitende ohne Schreibtisch können auf Personio zugreifen. So können sie ihre HR-Anforderungen erfüllen, z. B. Abwesenheitsanfragen, Zeiterfassung, Abruf von Entgeltabrechnungen usw. 
• Sie können die Erstellung unnötiger Firmen-E-Mail-Adressen für Mitarbeitende vermeiden, die diese nicht benötigen. 

Als Person mit einem Aktivierungscode lesen Sie stattdessen unseren Artikel zur Registrierung bei Personio.

Bevor Sie beginnen

• Kontoinhabende müssen sich an den Support wenden, um diese Funktion zu aktivieren.
• Für diese Funktion ist ein Login mit E-Mail und Passwort erforderlich. Mit erzwungenem Single Sign-on (SSO) wie Google SSO funktioniert es nicht.
• Sie müssen Personio Admin sein oder über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um Aktivierungscodes zu generieren.
• Mitarbeitende, die Personio mit einem Aktivierungscode verwenden, können nur mit einfachen Signaturen Dokumente unterschreiben. Vorab eingereichte Signaturanfragen müssen per E-Mail verifiziert werden. 

Sicherheitsüberlegungen und Best Practices durchgehen

Die Registrierung mit einem Aktivierungscode ist mit Einschränkungen verbunden, die das Sicherheitsrisiko erhöhen.

• Personio schaltet sein automatisiertes Überwachungssystem für verdächtige Login-Aktivitäten für alle Mitarbeitenden ab. Erfahren Sie mehr über verdächtige Login-Aktivitäten.
• Mitarbeitende erhalten keine E-Mail-Benachrichtigungen.

Personio empfiehlt Folgendes, um Risiken zu minimieren.

Nicht existierende E-Mail-Adresse für entsprechende Mitarbeitende festlegen

Es ist wichtig, für alle Mitarbeitenden, die keinen Firmen-E-Mail-Account besitzen, eine nicht vorhandene E-Mail-Adresse festzulegen. Dies verhindert, dass Admins oder andere Personen im Namen der Mitarbeitenden Zugriff auf E-Mail-Benachrichtigungen haben. Diese nicht existierende E-Mail-Adresse muss zur selben Domain gehören wie die gültigen Firmen-Accounts.

Beispiel: Der Name Ihres Unternehmens lautet DemoCompany. Sie erstellen die folgende nicht existierende E-Mail-Adresse für einen Mitarbeiter ohne Schreibtisch, John: john-personio-login@democompany.com. Diese E-Mail-Adresse gehört zur selben Domain wie die vorhandenen Accounts in Ihrem Unternehmen, hat aber keinen echten Posteingang.

Aktivierungscode sicher vorbereiten

Sie sollten den Aktivierungscode in einem an den Mitarbeiter adressierten Umschlag vorbereiten:

• Drucken Sie den Code so aus, dass er beim Falten des Papiers auf der Innenseite ist.
• Decken Sie den Bereich direkt hinter dem aufgedruckten Code auf der Rückseite des Blatts mit schwarzer Tinte ab.
• Verschließen Sie den Umschlag und stellen Sie sicher, dass Sie ihn an den richtigen Mitarbeiter adressieren.
• Weisen Sie die Mitarbeitenden an, das Papier nach der Aktivierung sicher zu entsorgen.
• Drucken Sie den Geheim-Code (Geburtsdatum) oder andere identifizierende Informationen nicht mit dem Aktivierungscode aus.

Diese Empfehlungen sind nicht erschöpfend. Sie müssen Ihre eigene interne Überprüfung und Bewertung dieser Empfehlungen durchführen. Diese Überprüfung muss mit Ihren Sicherheitsverpflichtungen gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Personio übereinstimmen. Es wird dringend empfohlen, dass die Mitarbeitenden eine grundlegende Sicherheitsschulung absolvieren.

Registrierung mit Aktivierungscodes aktivieren

So aktivieren Sie die Registrierung von Mitarbeitenden mit Hilfe von Aktivierungscodes:

1. Navigieren Sie zum Profil des Mitarbeiters.
2. Geben Sie eine nicht vorhandene E-Mail-Adresse als E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. Diese Adresse wird beim Login als Login-Name verwendet. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt über die Login-Optionen für Mitarbeitende.
3. Aktualisieren Sie den Geburtstag der mitarbeitenden Person auf das korrekte Datum.
4. Aktualisieren Sie das Attribut Registrierung mit Aktivierungscode auf Ja.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Sie können das Attribut über die Personalliste für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig aktualisieren.

Login-Optionen für Mitarbeitende

Die Mitarbeitenden können beim verwendeten Login-Namen zwischen zwei Optionen wählen:

• Nicht vorhandene E-Mail-Adresse:
  • Das ist eine E-Mail-Adresse, die keine echte Inbox besitzt. Diese E-Mail-Adresse dient als Login-Name des Mitarbeiters.
• Login mit Login-Namen:
  • Wenn Sie ein Format mit Login-Namen bevorzugen, stellen Sie sicher, dass die nicht vorhandene E-Mail-Adresse mit @noemail.personio.com oder @noemail.personio.de endet. Andernfalls funktioniert die Anmeldung mit dem Benutzernamen nicht. Dies gibt an, dass das Login auf Login-Namen basiert. Wenn der gewünschte Login-Name beispielsweise „jdoe“ ist, sollte die E-Mail-Adresse jdoe@noemail.personio.com lauten.
  • Der Benutzername kann auch die Mitarbeitenden-ID sein (z. B. 1234), muss aber mindestens zwei Zeichen oder Ziffern lang sein.
  • Jeder Login-Name muss für Ihren Account einzigartig sein. Verwenden Sie nicht denselben Login-Namen für beide Domains.

Hinweis:
Ein Login-Name kann Buchstaben (A–Z, a–z), Ziffern (0–9) und die folgenden Sonderzeichen enthalten: _ + - . ! # $ ' ^ ` ~ @. Personio unterstützt keine Sonderzeichen wie ä, ö, ü, é, ß oder ç. Wenn die nicht vorhandene E-Mail-Adresse nicht zugelassene Zeichen enthält, kann sich der Mitarbeiter nicht einloggen.

Aktivierungscodes generieren

Sie müssen Personio Admin sein oder über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um Aktivierungscodes zu generieren. So gewähren Sie Berechtigungen zum Generieren von Aktivierungscodes:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Person auf Rollen & Berechtigungen.
3. Wählen Sie die Mitarbeitendenrolle aus, auf die Sie Zugriff gewähren möchten.
4. Klicken Sie auf Zugriffsrechte.
5. Navigieren Sie auf die Konto-Konfiguration.
6. Setzen Sie unter Authentifizierung das Bearbeitungsrecht auf Alle(s).

Um Aktivierungscodes für Mitarbeitende zu generieren:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Sicherheit & Integrationen auf Sicherheit & Authentifizierung.
3. Unter Personio Zugriffsdaten können Sie die Einstellungen für die Funktion Ohne E-Mail einloggen verwalten.
4. Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, für die Sie Aktivierungscodes generieren möchten. Tipp: Es werden nur Mitarbeitende angezeigt, bei denen das Attribut Registrierung mit Aktivierungscode auf Ja gesetzt ist. Falls Mitarbeitende fehlen, überprüfen Sie, ob Sie diese Einstellung aktiviert haben, und aktualisieren Sie dann die Seite.
5. Generieren Sie die Aktivierungscodes.
6. Überprüfen Sie das Download-Verzeichnis Ihres Browsers und suchen Sie nach einer CSV-Datei mit dem Namen Activation_codes.
7. Teilen Sie die Aktivierungscodes und die E-Mail-Adresse, mit der sich die einzelnen Mitarbeitenden einloggen.

Aktivierungscodes sind nur 14 Tage ab dem Erstellungsdatum gültig. Danach müssen Sie einen neuen Aktivierungscode generieren.

Tipp:
Um die Datei mit den Aktivierungscodes korrekt zu formatieren, importieren Sie die CSV-Datei. Wählen Sie ein Komma (,) als Trennzeichen. Falls weiterhin Formatierungsprobleme auftreten, überprüfen Sie die regionalen Einstellungen des verwendeten Tools. Falls das Dezimaltrennzeichen im Zahlenformat ein Komma ist, ändern Sie es durch einen Punkt ('.').

Mitarbeitende durch Generieren neuer Aktivierungscodes freischalten

Mitarbeitende ohne echte E-Mail-Adresse benötigen in folgenden Fällen möglicherweise einen neuen Aktivierungscode:

• Sie haben ihr Passwort vergessen und können es nicht per E-Mail zurücksetzen.
• Sie haben den Aktivierungscode mehr als dreimal falsch eingegeben.
• Ihr Aktivierungscode ist abgelaufen.

So überprüfen Sie, welche Mitarbeitenden gesperrt sind oder wessen Aktivierungscode abgelaufen ist:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Sicherheit & Integrationen auf Sicherheit & Authentifizierung.
3. Unter Personio Zugriffsdaten können Sie die Einstellungen für die Funktion Ohne E-Mail einloggen verwalten.
4. Überprüfen Sie die Spalte Authentifizierungsstatus.

In dieser Tabelle finden Sie eine Erläuterung der verschiedenen Authentifizierungsstatus: