In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich Abteilungen und Teams in Personio unterscheiden und wie Sie mit ihrer Hilfe die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens abbilden. Sie müssen Abteilungen und Teams unterschiedlich einrichten, je nachdem, ob Sie diese in der Vergangenheit bereits genutzt haben.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Abteilungen und Teams funktionieren.
Was ist der Unterschied zwischen Abteilungen und Teams?
Abteilungen und Teams beziehen sich in Personio auf zwei verschiedene Organisationsstrukturen:
-
Abteilungen sind größere Organisationseinheiten, die Mitarbeitende nach wichtigen Unternehmensfunktionen gruppieren und einer hierarchischen Struktur folgen. Untergeordnete Abteilungen sind kleinere Abteilungen innerhalb von Abteilungen, die sich auf bestimmte Bereiche konzentrieren, wie z. B. das Performance-Marketing innerhalb der Marketing-Abteilung.
- Teams sind kleinere, flexiblere Gruppen, die an bestimmten Projekten oder Aufgaben arbeiten. Sie können Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen umfassen. Untergeordnete Teams sind kleinere Gruppen innerhalb von Teams, die sich auf bestimmte Bereiche konzentrieren, wie z. B. die Kundenbetreuung innerhalb des Teams für den Start von Produkt X.
Hinweis:
In Personio müssen Sie Abteilungen immer einrichten. Teams (und untergeordnete Teams) dagegen sollten Sie nur einrichten, wenn Ihr Unternehmen eine Matrixstruktur verwendet, die eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht.
Beispiele finden Sie im nächsten Abschnitt.
Beispiele für Abteilungen bzw. Teams
Beispiel 1:
Ihr Unternehmen hat eine traditionelle Hierarchie, so dass Sie nur Abteilungen und bei Bedarf Unterabteilungen erstellen müssen:
| Abteilung | Untergeordnete Abteilung |
| Kundenerfahrung | Customer Support |
| Customer Growth | |
| Produkt | Ingenieurwesen |
| Styling | |
| Produktmanagement | |
| Marketing | Performance-Marketing |
| Soziale Medien |
| Abteilung | ||||
|---|---|---|---|---|
| Kundenerfahrung | Produkt | Marketing | Vertrieb | Finanzwesen |
| John | Julie | Ellen | Phil | Oscar |
| Benjamin | Maria | Victoria | ||
| Markus | ||||
Beispiel 2:
Ihr Unternehmen hat eine erweiterte Hierarchie mit einer Matrixstruktur, die die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen fördert. Mitarbeitende können derselben Abteilung angehören, aber in verschiedenen Teams arbeiten.
Sie müssen sowohl Abteilungen als auch Teams (sowie bei Bedarf Unterabteilungen und untergeordnete Teams) erstellen:
| Abteilung | Untergeordnete Abteilung | Team | Untergeordnetes Team | |
| Kundenerfahrung | Customer Support | Start Produkt A | Kundenorientiert | |
| Customer Growth | Aktivierung | |||
| Produkt | Technik | Upselling | ||
| Design | Start Produkt B | Kundenorientiert | ||
| Produktmanagement | Aktivierung | |||
| Marketing | Performance-Marketing | Start Produkt C | Kundenorientiert | |
| Soziale Medien | Upselling |
| Abteilung | ||||||
| Kundenerfahrung | Produkt | Marketing | Vertrieb | Finanzen | ||
| Team | Start Produkt A | John | Julie | - | Phil | - |
| Start Produkt B | - | Maria | Ellen | - | Oscar | |
| Start Produkt C | Benjamin | Markus | - | Victoria | - | |
Abteilungen und Teams einrichten
Wenn Sie in Personio noch nie Abteilungen und Teams verwendet haben
Wenn Sie noch nie Abteilungen und Teams eingerichtet haben, müssen Sie Abteilungen, untergeordnete Abteilungen, Teams und untergeordnete Teams erstellen.
Bevor Sie beginnen, bereiten Sie einen Überblick über die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens vor und planen Sie, wie Sie diese implementieren möchten. Haben Sie sich entschieden, können Sie die folgenden Schritte durchführen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Abteilungen und Teams.
- Wählen Sie den entsprechenden Reiter (Abteilungen oder Teams) aus, je nachdem, ob Sie eine Abteilung oder ein Team anlegen.
- Klicken Sie oben rechts auf Neue hinzufügen, um eine neue Abteilung oder ein neues Team zu erstellen.
- Weisen Sie der neuen Abteilung oder dem neuen Team ein übergeordnetes Element zu. Dadurch wird automatisch eine Hierarchie angelegt, und die neue Abteilung oder das neue Team wird zu einer untergeordneten Abteilung oder einem untergeordneten Team.
► Um mehrere Hierarchieebenen abzubilden, weisen Sie der übergeordneten Abteilung oder dem übergeordneten Team aus Schritt 4 eine übergeordnete Abteilung oder ein übergeordnetes Team zu. Wiederholen Sie den Vorgang so oft wie nötig. - Weisen Sie Mitarbeitende der neuen untergeordneten Abteilung oder dem neuen untergeordneten Team direkt über das Mitarbeitendenprofil oder die Personalliste zu. Die übergeordneten Abteilungen oder Teams werden automatisch zugeordnet. Sie können auch mehrere Mitarbeitende gleichzeitig über einen Importzuweisen.
Tipp:
Fügen Sie beim Export der Personalliste die Spalten Abteilungs- und Teamhierarchie hinzu, um auch Informationen zu untergeordneten Abteilungen und Teams aufzunehmen.
Wenn Sie in Personio bereits Abteilungen und Teams verwendet haben
Vor einigen Monaten haben wir die Art und Weise geändert, wie Abteilungen und Teams in Personio angelegt werden. Sie können jetzt eine klarere hierarchische Zuordnung erstellen, die untergeordnete Abteilungen und untergeordnete Teams umfasst.
Wenn Sie in Personio bereits Abteilungen und Teams verwendet haben, empfehlen wir Ihnen, auf die neue hierarchische Konfiguration von Abteilungen und Teams zu wechseln, da diese mehrere Vorteile mit sich bringt.
Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
-
Legen Sie eine neue untergeordnete Abteilung oder ein neues untergeordnetes Team an
Führen Sie diese Schritte aus, um Ihre vorhandenen Abteilungen und Teams weiterhin zu nutzen und neue untergeordnete Abteilungen und Teams hinzuzufügen. -
Verwandeln Sie Ihre alten Teams in Unterabteilungen
Führen Sie diese Schritte aus, um Ihre bestehenden Abteilungen beizubehalten und Ihre alten Teams in untergeordnete Abteilungen umzuwandeln. Diese werden dann unter dem Reiter Abteilungen angezeigt. Lesen Sie dazu unseren entsprechenden Migrationsartikel.
Option 1: Neue untergeordnete Abteilungen und Teams erstellen
1. Eine neue untergeordnete Abteilung oder ein neues untergeordnetes Team erstellen
Bevor Sie beginnen, bereiten Sie einen Überblick über die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens vor und planen Sie, wie Sie diese implementieren möchten. Haben Sie sich entschieden, können Sie die folgenden Schritte durchführen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Abteilungen und Teams.
- Klicken Sie auf den entsprechenden Reiter (Abteilungen oder Teams), je nachdem, ob Sie eine untergeordnete Abteilung oder ein untergeordnetes Team anlegen möchten.
- Klicken Sie oben rechts auf hinzufügen, um eine neue Abteilung oder ein neues Team zu erstellen.
- Weisen Sie der neuen Abteilung oder dem neuen Team ein übergeordnetes Element zu. Dadurch wird automatisch eine Hierarchie angelegt, und die neue Abteilung oder das neue Team wird zu einer untergeordneten Abteilung oder einem untergeordneten Team.
► Um mehrere Hierarchieebenen abzubilden, weisen Sie der übergeordneten Abteilung oder dem übergeordneten Team aus Schritt 4 eine übergeordnete Abteilung oder ein übergeordnetes Team zu. Wiederholen Sie den Vorgang so oft wie nötig.
2. Die Berechtigungen für die neue untergeordnete Abteilung oder das neue untergeordnete Team anpassen
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Rollen & Berechtigungen.
- Wählen Sie die entsprechende Mitarbeitendenrolle aus, und klicken Sie auf Berechtigungen.
- Gehen Sie zum Abschnitt Berechtigungen unter Personaldaten > Öffentliches Profil, und klicken Sie auf Anzeigen > Individuell.
-
Klicken Sie auf Bedingung, und treffen Sie die entsprechende Auswahl:
▶ ︎Damit Mitarbeitende Zugriff auf alle Personen in der gleichen Abteilung haben, wählen Sie Abteilung = Eigene (zugewiesene Abteilung) aus.
▶︎ Damit Mitarbeitende Zugriff auf dieselbe Abteilung und alle darunter stehenden Abteilungen haben, wählen Sie Abteilung = Eigene (zugewiesene und untergeordnete Abteilungen) aus.
▶︎ Damit Mitarbeitende Zugriff auf alle Personen in der gleichen übergeordneten Abteilung und darunter haben, wählen Sie Abteilung = Eigene (gesamte Abteilungshierarchie) aus.
Hinweis:
Vorherige individuelle Filter mit Abteilung = Eigene werden automatisch durch den neuen Filter Abteilung = Eigene (gesamte Abteilungshierarchie) ersetzt. Die Funktionalität bleibt unverändert.
3. Mitarbeitende neuen untergeordneten Abteilungen oder Teams zuweisen
Tipp:
Wenn Sie vorhaben, das Datum, an dem die untergeordnete Abteilung oder das Team den Mitarbeitenden zugewiesen wurde, über die Importfunktion anzupassen (Schritt 4), können Sie Schritt 3 überspringen.
Sie können Mitarbeitende untergeordneten Abteilungen oder Teams direkt über das jeweilige Mitarbeitendenprofil oder die Personalliste zuweisen. Die übergeordneten Abteilungen oder Teams werden automatisch zugeordnet.
Alternativ können Sie über die Importfunktion mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zuweisen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Datenverwaltung auf Importe.
- Wählen Sie als Dateiart für den Upload Mitarbeitende.
- Klicken Sie neben Vorlage herunterladen auf Diese Vorlage, um den Export der Datei zu starten.
- Öffnen Sie die Excel-Vorlage und lesen Sie die Anweisungen unter dem Reiter Richtlinien.
- Tragen Sie in den Spalten die E-Mail-Adresse Ihrer Mitarbeitenden sowie die zugewiesene untergeordnete Abteilung und das zugewiesene untergeordnete Team ein. Alle anderen Attribute können Sie leer lassen.
- Speichern Sie die Datei und laden Sie diese in Personio hoch.
- Passen Sie die Spalten unter Spalten abgleichen an, indem Sie die Anweisungen im Help Center befolgen.
4. Die Mitarbeitendenhistorie anpassen (optional)
Sie können das Datum, an dem die untergeordnete Abteilung oder das Team zugewiesen wurde, bei Bedarf über die Mitarbeitendenhistorie anpassen.
Um das Datum für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig anzupassen, führen Sie einen Import mit Gültig ab durch.
- Kontoinhabende können sich an den Support wenden, um den Importtyp „Gültig seit“ zu aktivieren.
- Bereiten Sie eine Mitarbeitenden-Importdatei mit den folgenden Spalten vor:
- Zugewiesene Abteilung
- Zugewiesenes Team
- Gültig ab
- Stellen Sie sicher, dass Sie die direkt zugewiesene untergeordnete Abteilung oder das untergeordnete Team ausfüllen. Personio ordnet die übergeordneten Abteilungen und Teams automatisch anhand der erstellten Hierarchie zu.
Hinweis:
Das „gültig ab“ Datum wird als Wirksamkeitsdatum in der Mitarbeitendenhistorie angezeigt. Wenn sich zu einem bestimmten Datum nur die Abteilungs- oder Teamzuordnung ändert, lassen Sie das andere Feld in der Zeile leer.
5. Die öffentliche API anpassen
Die öffentliche API (PAPI) V1 bleibt unverändert. Die aktualisierte PAPI V2 führt jedoch eine hierarchische Struktur und die folgenden Änderungen ein:
- In V1 werden Abteilungen und untergeordnete Abteilungen als separate Abteilungen ohne hierarchische Verbindung angezeigt.
- In V2 haben Sie einen Überblick über alle Abteilungen und Teams, denen ein Mitarbeitender zugewiesen ist, sowie die jeweils zugeordneten über- und untergeordneten Abteilungen und Teams.
6. Andere Funktionen aktualisieren
Stellen Sie sicher, dass die richtige Abteilung und das richtige Team in der Abrechnungsgruppe, im Genehmigungs-Workflow, in den Zugriffsrechten, bei der Integration und in anderen Teilen des Produkts verwendet werden.
Option 2: Ihre vorhandenen Teams in untergeordnete Abteilungen verwandeln
1. Die aktuelle Teamstruktur Ihres Unternehmens exportieren
Hinweis:
Um Ihre alten Teams in untergeordnete Abteilungen umzuwandeln, muss die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens Teams als untergeordnete Abteilungen verwenden (Beispiel: eine Marketing-Abteilung mit einem eigenen Team für Online-Marketing).
Lesen Sie dazu unseren Artikel über die Migration zu hierarchischen Abteilungen und Teams. Befolgen Sie die in dem Artikel beschriebenen Schritte.