Positionen im Reiter Positionen einrichten und besetzen – Personio

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie im Reiter Positionen im Planungsbereich oder alternativ über den Importbereich eine neue Position einrichten. Es wird auch beschrieben, wie Sie die neue Position an die Recruiting-App senden, um den Einstellungsprozess zu beginnen.

Bevor Sie beginnen

Berechtigungen: Sie benötigen eine Admin-Rolle oder Bearbeitungsberechtigungen für die Positionsliste, um Positionen auf im Reiter Positionen einzurichten und zu verwalten.
Abonnement: Der Reiter Positionen ist eine der drei Hauptfunktionen des Personalplanungsprozesses in Personio. Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie ein Abonnement für die Personalplanung App, entweder mit Personio Core Pro oder Personio Core +.

Mitarbeitenden Zugriff auf den Reiter Positionen geben

Als Personio-Admin können Sie anderen Mitarbeitenden Zugriff auf den Reiter Positionen im Bereich Planung gewähren, damit sie an der Stellenverwaltung mitwirken können.

Der Zugriff muss unter Berechtigungen > Konfigurationen > Planung > Positionsliste gewährt werden.

Mitarbeitende mit:

Bearbeitungsrechten können über den Reiter Positionen neue Stellen anzeigen, bearbeiten und erstellen, vorausgesetzt, sie haben mindestens Ansichtsberechtigungen für die Stellenarchitektur und den Stellenkatalog.
Ansichtsberechtigung können nur Positionen über den Reiter Positionen einsehen (einschließlich der Zieldetails für die Positionen).

Hinweis:
Mitarbeitende können die Attribute anderer Mitarbeitenden im Reiter Positionen nur sehen, wenn sie im Mitarbeitendenprofil Zugriff darauf haben. Wenn eine Führungskraft beispielsweise das Team einer mitarbeitenden Person nicht über das Mitarbeitendenprofil sehen kann, kann sie es im Reiter Positionen auch nicht sehen.

Neue Position einrichten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine neue Position einzurichten:

Navigieren Sie zu Planung > Positionen und klicken Sie auf Neue Position.
Definieren Sie die gewünschte Soll-Position, indem Sie die folgenden Datenpunkte ausfüllen:

Hinweis:
Jede Position hat eine automatisch generierte eindeutige Positions-ID. Diese wird angezeigt, sobald Sie die Position erstellen. Das Erstellungsdatum der Position wird ebenfalls automatisch generiert, sobald die Position erstellt wurde.

	Feld	Definition
Pflichtfeld	Verantwortlich für die Position	Die für die Aufsicht über eine bestimmte Stelle verantwortliche Person trifft häufig Entscheidungen im Zusammenhang mit dieser Position, wie zum Beispiel die Verwaltung der damit verbundenen Kosten
Optional	Soll-Führungskraft	Die Führungskraft, die für den zukünftigen Mitarbeiter in dieser Position verantwortlich ist. Sobald Sie eine Führungskraft hinzufügen, wird die offene Position im Organigramm angezeigt.
	Anstellende Führungskraft	Der Mitarbeiter, der für den Recruiting-Prozess dieser Position verantwortlich ist.
	Abteilung	Der Unternehmensbereich, dem der betreffende Mitarbeiter zugeordnet ist.
	Team	Die Gruppe im Unternehmen, der der betreffende Mitarbeiter zugeordnet ist.
	Standort	Der Standort, dem der betreffende Mitarbeiter zugeordnet ist.
	Startdatum	Das Datum, an dem eine Position gemäß den Angaben im Personalbedarfsplan starten soll.
	Soll-FTE	Dieser Wert gibt das Vollzeitäquivalent (FTE) der betreffenden mitarbeitenden Person an; er wird durch den Vergleich ihrer Wochenstunden mit denen eines Vollzeitmodells berechnet. Geben Sie für Mitarbeitende in Vollzeit einen Wert von 1,00 und für Mitarbeitende in Teilzeit einen Wert von 0,80 ein.
	Kostenstelle	Ein Feld, das verwendet wird, um Ausgaben innerhalb eines bestimmten Unternehmensbereichs für die Budgetverwaltung zuzuweisen und zu erfassen.
Pflichtfeld	Stellenbezeichnung	Die Stelle aus der Stellenarchitektur und dem Stellenkatalog, die mit der Position verknüpft ist. Wenn Sie die Stellenbezeichnung auswählen, werden die verbleibenden Details automatisch ausgefüllt.

Klicken Sie Erstellen, um die Position zu erstellen. Die Position wird automatisch mit dem Status Offen erstellt.
Sobald die Position in Ihrem Unternehmen nicht mehr benötigt wird oder verfügbar ist, klicken Sie auf Archivieren. Wenn zu dem Zeitpunkt noch ein Mitarbeiter mit der Position verknüpft ist, wird die Zuordnung des Mitarbeiters aufgehoben.

Tipp:
Alternativ können Sie mit der Option Importe mehrere Positionen gleichzeitig einrichten. Gehen Sie zu Einstellungen. Klicken Sie im Abschnitt Datenverwaltung auf Importe. Wählen Sie Positionen als Upload-Typ, und exportieren Sie die Vorlage, um Ihre Daten zu importieren. Wenn beim Import einer Position kein Mitarbeiter zugewiesen ist, ist der Status Offen. Ist ein Mitarbeiter zugewiesen, ist der Status Besetzt.

Offene Position besetzen

Um eine offene Position zu besetzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Gehen Sie zu Personalplanung > Positionen.
Wählen Sie eine offene Position.
Wählen Sie in den Positionsdetails einen Mitarbeiter aus dem Drop-down-Menü Mitarbeiter aus. Alternativ können Sie mit der Importfunktion mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zuweisen. Beachten Sie, dass Sie pro Position nur einen einzelnen Mitarbeiter zuweisen können.
Sobald ein Mitarbeiter zugewiesen wurde, ändert sich der Status der Position automatisch in Besetzt, und Sie können sie weiter verwalten.

Offene Stelle an die Recruiting-App senden

Gehen Sie zu Personalplanung > Positionen.
Wählen Sie eine offene Position.
Klicken Sie auf An Recruiting senden.
Weisen Sie einen Mitarbeiter als Recruiter zu und fügen Sie gegebenenfalls einen Kommentar hinzu, um Hintergrundinformationen zu liefern.

Hinweis:
Um sicherzustellen, dass ein Mitarbeiter als zugewiesene Person ausgewählt werden kann, wenn eine Position von der Planung zum Recruiting gesendet wird, müssen Sie ihm die folgenden Berechtigungen erteilen:

• Ansichtsberechtigungen für den Planungsbereich
• Bearbeitungsberechtigungen für die Recruiting-App

Der zugewiesene Recruiter erhält in seiner Inbox eine Anfrage, den Einstellungsprozess für die angegebene Position zu starten. Aus dieser Anfrage in der Inbox kann der Recruiter entweder:

Eine offene Stelle anlegen oder
Eine offene Stelle zu einer bestehenden Liste offener Stellen hinzufügen (in der Recruiting-App als Stelle bezeichnet).

Hinweis:
Der Begriff „Stelle“ in der Recruiting App unterscheidet sich von der „Stelle“ in den Einstellungen für die Personalplanung/Stellenarchitektur. Verwechseln Sie diese Begriffe nicht, da sie sich auf separate Konzepte innerhalb des Systems beziehen.

Sobald der Recruiting-Prozess abgeschlossen und die offene Stelle besetzt ist, wird die Position im Reiter Positionen als besetzt angezeigt. So können Sie den gesamten Recruiting-Prozess direkt von diesem Reiter aus verfolgen.

Position aktualisieren

Mitarbeitende wechseln ihre Stellen während ihres gesamten Mitarbeiterlebenszyklus. In der nachstehenden Tabelle sind die wichtigsten Beschäftigungsänderungen und deren Verwaltung im Reiter Positionen aufgeführt:

Event	Aktion
Ihr Unternehmen hat eine neue offene Position beschlossen, aber noch niemanden eingestellt.	Erstellen Sie eine neue Position und weisen Sie sie keinem Mitarbeiter zu. Die Position wird dann als Offen angezeigt.
Sie stellen einen Mitarbeiter für eine offene Position an.	Weisen Sie den entsprechenden Mitarbeiter der neuen Position zu, sodass die Position als Besetzt angezeigt wird. Wenn Sie den Mitarbeiter mit der Recruiting-App angestellt haben, gehen Sie zu seinem Mitarbeitendenprofil und bearbeiten Sie das Attribut Stellenbezeichnung.
Bestehende mitarbeitende Person wechselt in eine neue Position	Heben Sie die Zuordnung des Mitarbeiters zur vorherigen Position auf, wodurch deren Status auf Offen gesetzt wird. Weisen Sie dem Mitarbeiter der neuen Position zu, wodurch dessen Status auf Besetzt gesetzt wird.
Ein Mitarbeiter scheidet vorübergehend aus, ohne ersetzt zu werden.	Keine Maßnahmen erforderlich
Ein Mitarbeiter scheidet vorübergehend aus und es gibt eine Vertretung.	Heben Sie die Zuordnung des Mitarbeiters in Auszeit auf und weisen Sie ihre Vertretung der Position zu.
Ihr Unternehmen entscheidet, dass die Position nicht mehr relevant ist.	Archivieren Sie die Position. Wenn der Position noch ein Mitarbeiter zugewiesen ist, wird diese Zuweisung automatisch aufgehoben.

Nächster Schritt

Das Einrichten und Besetzen von Positionen im Reiter Positionen ist der zweite Schritt im Personalplanungsprozess in Personio. Sobald dies geschehen ist, können Sie einen Zyklus im Reiter Planungszyklen starten (wenn Sie über das entsprechende Personio-Abonnement verfügen).

Finden Sie die Antworten, die Sie brauchen