In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie im Reiter Aktive Positionen im Bereich Planung eine neue Position einrichten. Alternativ können Sie dies auch über Importe tun. Es wird auch beschrieben, wie Sie die neue Position an die Recruiting-App senden, um den Einstellungsprozess zu beginnen.
Bevor Sie beginnen
- Zum Einrichten und Verwalten von Positionen benötigen Sie Admin-Rechte oder Bearbeitungsberechtigungen für Planung > Positionsliste.
- Der Reiter Aktive Positionen ist eine der drei Hauptfunktionen im Personalplanungsprozess von Personio. Er erfordert ein Abonnement von Personio Core Pro oder der Personio Core- und Personalplanungs-App.
Anderen Mitarbeitenden Zugriff auf den Reiter Aktive Positionen gewähren
Admins können anderen Mitarbeitenden Zugriff auf den Reiter Aktive Positionen gewähren, wenn sie diese in die Positionsverwaltung einbeziehen müssen.
Aktualisieren Sie in der Rolle „Mitarbeiter“ die Berechtigungen für den Bereich Personalplanung > Positionsliste mit den entsprechenden Zugriffsrechten:
- Anzeigen: Nutzende können die Positionsliste und die im Bereich Planung erstellten Positionen anzeigen.
- Bearbeiten: Nutzende können Positionen erstellen, bearbeiten und schließen. Sie benötigen außerdem Anzeigeberechtigungen für den Bereich Unternehmen > Stellenarchitektur & Katalog.
Hinweis: Mitarbeitende können die Attribute anderer Mitarbeitender im Reiter Aktive Positionen nur dann anzeigen, wenn sie Anzeigeberechtigungen für diese im Mitarbeitendenprofil besitzen.
Neue Position einrichten
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine neue Position einzurichten:
- Gehen Sie zu Planung > Aktive Positionen, und klicken Sie auf Neue Position.
-
Definieren Sie die gewünschte Soll-Position, indem Sie die folgenden Datenpunkte ausfüllen:
Hinweis:
Jede Position hat eine automatisch generierte eindeutige Positions-ID. Diese wird angezeigt, sobald Sie die Position erstellen. Das Erstellungsdatum der Position wird ebenfalls automatisch generiert, sobald die Position erstellt wurde.
| Feld | Definition | |
| Pflichtfeld | Verantwortlich für die Position | Die für die Aufsicht über eine bestimmte Stelle verantwortliche Person trifft häufig Entscheidungen im Zusammenhang mit dieser Position, wie zum Beispiel die Verwaltung der damit verbundenen Kosten |
| Optional | Soll-Führungskraft | Die Führungskraft, die für den zukünftigen Mitarbeiter in dieser Position verantwortlich ist. Sobald Sie eine Führungskraft hinzufügen, wird die offene Position im Organigramm angezeigt. |
| Anstellende Führungskraft | Der Mitarbeiter, der für den Recruiting-Prozess dieser Position verantwortlich ist. | |
| Abteilung | Der Unternehmensbereich, dem der betreffende Mitarbeiter zugeordnet ist. | |
| Team | Die Gruppe im Unternehmen, der der betreffende Mitarbeiter zugeordnet ist. | |
| Standort | Der Standort, dem der betreffende Mitarbeiter zugeordnet ist. | |
| Startdatum | Das Datum, an dem eine Position gemäß den Angaben im Personalbedarfsplan starten soll. | |
| Soll-FTE | Dieser Wert gibt das Vollzeitäquivalent (FTE) der betreffenden mitarbeitenden Person an; er wird durch den Vergleich ihrer Wochenstunden mit denen eines Vollzeitmodells berechnet. Geben Sie für Mitarbeitende in Vollzeit einen Wert von 1,00 und für Mitarbeitende in Teilzeit einen Wert von 0,80 ein. | |
| Kostenstelle | Ein Feld, das verwendet wird, um Ausgaben innerhalb eines bestimmten Unternehmensbereichs für die Budgetverwaltung zuzuweisen und zu erfassen. | |
| Pflichtfeld | Stellenbezeichnung | Die Stelle aus der Stellenarchitektur und dem Stellenkatalog, die mit der Position verknüpft ist. Wenn Sie die Stellenbezeichnung auswählen, werden die verbleibenden Details automatisch ausgefüllt. |
- Klicken Sie Erstellen, um die Position zu erstellen. Die Position wird automatisch mit dem Status Offen erstellt.
- Sobald die Position in Ihrem Unternehmen nicht mehr benötigt wird oder verfügbar ist, klicken Sie auf Archivieren. Wenn zu dem Zeitpunkt noch ein Mitarbeiter mit der Position verknüpft ist, wird die Zuordnung des Mitarbeiters aufgehoben.
Tipp:
Alternativ können Sie mit der Option Importe mehrere Positionen gleichzeitig einrichten. Gehen Sie zu Einstellungen. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe. Wählen Sie Positionen als Upload-Typ, und exportieren Sie die Vorlage, um Ihre Daten zu importieren. Wenn beim Import einer Position kein Mitarbeiter zugewiesen ist, ist der Status Offen. Ist ein Mitarbeiter zugewiesen, ist der Status Besetzt.
Offene Position besetzen
Um eine offene Position zu besetzen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zu Planung > Aktive Positionen.
- Wählen Sie eine offene Position.
- Wählen Sie in den Positionsdetails einen Mitarbeiter aus dem Drop-down-Menü Mitarbeiter aus. Alternativ können Sie mit der Importfunktion mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zuweisen. Beachten Sie, dass Sie pro Position nur einen einzelnen Mitarbeiter zuweisen können.
- Sobald ein Mitarbeiter zugewiesen wurde, ändert sich der Status der Position automatisch in Besetzt, und Sie können sie weiter verwalten.
Offene Stelle an die Recruiting-App senden
- Gehen Sie zu Personalplanung > Positionen.
- Wählen Sie eine offene Position.
- Klicken Sie auf An Recruiting senden.
-
Weisen Sie einen Mitarbeiter als Recruiter zu und fügen Sie gegebenenfalls einen Kommentar hinzu, um Hintergrundinformationen zu liefern.
Hinweis:
Um sicherzustellen, dass ein Mitarbeiter als zugewiesene Person ausgewählt werden kann, wenn eine Position von der Planung zum Recruiting gesendet wird, müssen Sie ihm die folgenden Berechtigungen erteilen:
• Anzeigeberechtigungen für den Bereich Personalplanung > Zugriff auf Personalplanungs-App.
• Bearbeitungsberechtigungen für den Bereich Bearbeitungsberechtigungen.
Der zugewiesene Recruiter erhält in seiner Inbox eine Anfrage, den Einstellungsprozess für die angegebene Position zu starten. Aus dieser Anfrage in der Inbox kann der Recruiter entweder:
- Eine offene Stelle anlegen oder
-
Eine offene Stelle zu einer bestehenden Liste offener Stellen hinzufügen (in der Recruiting-App als Stelle bezeichnet).
Hinweis:
Der Begriff „Stelle“ in der Recruiting App unterscheidet sich von der „Stelle“ in den Einstellungen für die Personalplanung/Stellenarchitektur. Verwechseln Sie diese Begriffe nicht, da sie sich auf separate Konzepte innerhalb des Systems beziehen.
Sobald der Recruiting-Prozess abgeschlossen und die offene Stelle besetzt ist, wird die Position im Reiter Aktive Positionen als besetzt angezeigt. So können Sie den gesamten Recruiting-Prozess direkt von diesem Reiter aus verfolgen.
Position aktualisieren
Mitarbeitende wechseln ihre Stellen während ihres gesamten Mitarbeiterlebenszyklus. In der nachstehenden Tabelle sind die wichtigsten Beschäftigungsänderungen und deren Verwaltung im Reiter Aktive Positionen aufgeführt:
| Event | Aktion |
| Ihr Unternehmen hat eine neue offene Position beschlossen, aber noch niemanden eingestellt. | Erstellen Sie eine neue Position und weisen Sie sie keinem Mitarbeiter zu. Die Position wird dann als Offen angezeigt. |
| Sie stellen einen Mitarbeiter für eine offene Position an. | Weisen Sie den entsprechenden Mitarbeiter der neuen Position zu, sodass die Position als Besetzt angezeigt wird. |
| Bestehende mitarbeitende Person wechselt in eine neue Position |
Heben Sie die Zuordnung des Mitarbeiters zur vorherigen Position auf, wodurch deren Status auf Offen gesetzt wird. Weisen Sie dem Mitarbeiter der neuen Position zu, wodurch dessen Status auf Besetzt gesetzt wird. |
| Ein Mitarbeiter scheidet vorübergehend aus, ohne ersetzt zu werden. | Keine Maßnahmen erforderlich |
| Ein Mitarbeiter scheidet vorübergehend aus und es gibt eine Vertretung. | Heben Sie die Zuordnung des Mitarbeiters in Auszeit auf und weisen Sie ihre Vertretung der Position zu. |
| Ihr Unternehmen entscheidet, dass die Position nicht mehr relevant ist. | Archivieren Sie die Position. Wenn der Position noch ein Mitarbeiter zugewiesen ist, wird diese Zuweisung automatisch aufgehoben. |
Nächster Schritt
Das Einrichten und Besetzen von Positionen im Reiter Aktive Positionen ist der zweite Schritt im Personalplanungsprozess in Personio. Sobald dies geschehen ist, können Sie einen Zyklus im Reiter Planungszyklen starten (wenn Sie über das entsprechende Personio-Abonnement verfügen).