Dieser Artikel beschreibt alle Schritte, die Admins ausführen müssen, um einen Vergütungs-Beurteilungszyklus einzurichten, zu starten und zu beenden. 

Bevor Sie beginnen

Ein Vergütungs-Admin kann einen Vergütungszyklus einrichten und durchführen. Ein Zyklus-Admin kann:

• Einen Zyklus im Entwurfszustand erstellen, bearbeiten und löschen
• Zugriff für Personen mit Zyklusverwaltungsrechten und Personen mit Zyklusansichtsrechten gewähren oder widerrufen
• Zyklen abschließen und archivieren sowie Vergütungen aktualisieren
• Erstellte Lohnbescheide ansehen, sofern Ansichtsrechte für die entsprechende Dokumentkategorie gewährt wurden 
• Das Wirksamkeitsdatum für einen ganzen Zyklus oder einzelne Mitarbeitende über das Arbeitsblatt oder die Personalliste bearbeiten

Um auf den Vergütungsbereich zugreifen und einen Vergütungs-Beurteilungszyklus verwalten zu können, müssen Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.

So richten Sie die Berechtigungen ein:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
3. Klicken Sie auf die gewünschte Rolle.
4. Klicken Sie auf Vergütungsverwaltung.
5. Wählen Sie neben der Spalte Bearbeiten die Option Alle aus.

Hinweis:
Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für den Vergütungsbereich können Gehaltsinformationen für alle berechtigten Mitarbeitenden einsehen.

Vergütungs-Beurteilungszyklus als Admin einrichten

Neuen Vergütungs-Beurteilungszyklus erstellen  

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Klicken Sie auf Zyklus erstellen.
3. Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung für den Zyklus ein. Sie können den Zyklus über die drei Punkte links in der Ecke umbenennen, bevor Sie ihn starten.
4. Füllen Sie alle Einstellungen für den Beurteilungszyklus aus, die unten im Detail beschrieben sind.
5. Wenn alles fertig ist, klicken Sie auf Zyklus starten. 

Richten Sie Ihre Stellenarchitektur ein, bevor Sie einen Vergütungszyklus starten, damit Gehaltsbänder im Arbeitsblatt sichtbar sind.

Teilnehmende Personen zum Vergütungszyklus hinzufügen

Nachdem Sie den Zyklus erstellt haben, wählen Sie die berechtigten Mitarbeitenden aus. Damit ein Mitarbeiter berechtigt ist, muss er:

• aktiv sein
• eine zugewiesene Führungskraft haben
• ein Monatsgehalt haben Mitarbeitende mit einem Stundenlohn können nicht an einem Vergütungszyklus teilnehmen.

Ausgewählte Mitarbeitende

Mit dieser Option können Sie bestimmte Mitarbeitende auswählen, die Sie in Ihren Vergütungszyklus aufnehmen oder aus diesem ausschließen möchten. Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zur Teilnehmendenliste. Markieren Sie das Kästchen oben links, um alle Mitarbeitenden auszuwählen. Um nur bestimmte Mitarbeitende auszuwählen, markieren Sie das Kästchen links neben den Namen der entsprechenden Mitarbeitenden. Um Mitarbeitende aus dem Zyklus auszuschließen, lassen Sie sie unmarkiert. 
2. Wechseln Sie zum Reiter Nicht Berechtigte, um alle nicht berechtigten Mitarbeitenden angezeigt zu bekommen. In der Spalte Grund erfahren Sie, warum der Mitarbeiter nicht berechtigt ist. Wenn Sie fehlende Informationen in einem Mitarbeitendenprofil aktualisieren, starten Sie den Vergütungszyklus neu, um alle nicht berechtigten Mitarbeitenden einzubeziehen.
3. Klicken Sie auf Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Ausgewählte Gruppe

Mithilfe dieser Option, können Sie eine Gruppe aller berechtigten Mitarbeitenden erstellen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Klicken Sie auf Liste ändern.
2. Um den Filter einzugrenzen, wählen Sie Anstellungsart, Gesellschaft, Abteilung und Standort aus.
3. Füllen Sie die Felder Startdatum nach dem und Startdatum vor dem für die Gruppe aus.
4. Füllen Sie die Felder Keine Gehaltserhöhung nach und Keine Gehaltserhöhung vor aus, wenn Sie Mitarbeitende eingrenzen möchten, die innerhalb eines bestimmten Zyklus keine Erhöhung der Grundvergütung erhalten haben.
5. Klicken Sie auf Übernehmen und Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Hinweis:
Bevor Sie alle berechtigten Mitarbeitenden auswählen, stellen Sie sicher, dass alle Vergütungen in den Mitarbeitendenprofilen auf dem neuesten Stand sind. Sobald die Liste der berechtigten Mitarbeitenden festgelegt ist, werden Änderungen an den Vergütungen der Mitarbeitenden nicht mehr in den Beurteilungszyklus übernommen.

Genehmigungskette festlegen

Sie können die Führungskräfte auswählen, die Gehaltserhöhungen vorschlagen und genehmigen sollen. Wenn Sie eine Führungskraft entfernen, werden die Mitarbeitenden in direkter und indirekter Berichtslinie automatisch der nächsten Führungskraft in der Genehmigungskette zugewiesen.

Sobald Führungskräfte ausgeschlossen sind, werden sie nicht in der Lage sein:

• den Vergütungszyklus in der Zyklusliste anzuzeigen
• auf das Arbeitsblatt im Zyklus zuzugreifen
• Vergütungsvorschläge für ihre Mitarbeitenden in direkter Berichtslinie aufzurufen
• Benachrichtigungen zu erhalten

Um die Führungskraft in einem Vergütungszyklus auszuschließen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zur Liste der genehmigenden Personen.
2. Deaktivieren Sie den Schalter neben dem Namen der Führungskraft, die ausgeschlossen werden soll.
3. Klicken Sie auf Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Hinweis:
Wenn ein Mitarbeiter zur Berechtigungsliste hinzugefügt wird, wird anschließend auch die entsprechende Führungskraft zum Genehmigungsprozess hinzugefügt. Die neu hinzugefügte Führungskraft wird in der Genehmigung automatisch aktiviert. Wenn jedoch ein Mitarbeiter zur Berechtigungsliste hinzugefügt wird und die entsprechende Führungskraft zuvor entfernt wurde, bleibt diese Führungskraft aus dem Genehmigungsprozess dieses Vergütungszyklus ausgeschlossen.

Sie können die Änderungen auch rückgängig machen, indem Sie den oben beschriebenen Schritten folgen und den Schalter vor dem Namen der Führungskraft anklicken. Die Änderungen können nur so lange rückgängig gemacht werden, wie sich der Zyklus im Entwurfsstatus befindet. Sie können den Genehmigungsprozess nicht mehr ändern, sobald der Zyklus begonnen hat.

Performance-Beurteilungen

Legen Sie unter Performance-Beurteilung fest, ob Führungskräfte in Ihrem Unternehmen Informationen über die Performance von Mitarbeitenden sehen können, wenn sie Gehaltserhöhungen vorschlagen. Wenn ja, folgen Sie diesen Schritten:

1. Laden Sie die Vorlage herunter.
2. Füllen Sie die Spalte zur Performance-Beurteilung für jeden berechtigten Mitarbeiter aus. Die Download-Datei ist als CSV-Datei verfügbar. 
3. Erläutern Sie die Performance-Beurteilung in 40 Zeichen.
4. Laden Sie die bearbeitete Vorlagendatei hoch, um die vollständige Liste der berechtigten Mitarbeitenden mit ihren Performance-Beurteilungen zu sehen.
5. Klicken Sie auf Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Hinweis:
Wenn Sie die Liste der berechtigten Mitarbeitenden löschen, gehen auch die importierten Daten zu den Performance-Beurteilungen der Mitarbeitenden verloren.

Vergütungsarten

Im Abschnitt Vergütungsarten können Sie das Wirksamkeitsdatum für Grundvergütungen oder einmalige Vergütungen angeben, um festzulegen, wann Vergütungsänderungen gelten sollen. Befolgen Sie diese Schritte:

Zielvergütung

Grundvergütung

1. Die Grundvergütung wird automatisch vorausgewählt. Sie können keine Änderungen vornehmen, da die Grundvergütung die Grundlage des Vergütungszyklus ist.
2. Wählen Sie das gewünschte Wirksamkeitsdatum aus.
3. Klicken Sie auf Weiter oder wählen Sie eine andere Vergütungsart aus.

Zielbonus

Legen Sie unter Zielbonus fest, ob Führungskräfte Änderungen an Beträgen vorschlagen oder einen zielbasierten Vergütungsbonus für ihre Mitarbeitenden hinzufügen können. Wenn ja, folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie zu Zielbonus.
2. Aktivieren Sie den Schalter.
3. Wählen Sie das gewünschte Wirksamkeitsdatum aus.
4. Klicken Sie auf Weiter oder wählen Sie eine andere Vergütungsart aus.

Hinweis:
Beachten Sie, dass variable Boni als Vergütungsart nicht unterstützt werden.

Andere Vergütungsarten

Einmalige Vergütung

Bei der Überprüfung der Vergütung von Mitarbeitenden können Führungskräfte eine einzige einmalige Vergütungsart pro Mitarbeiter auswählen. In Einmalige Vergütung können Sie festlegen, ob Führungskräfte in Ihrem Unternehmen Mitarbeitenden zusätzlich zur Gehaltserhöhung eine einmalige Vergütung gewähren können. Wenn ja, folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie zu Einmalige Vergütung.
2. Aktivieren Sie den Schalter.
3. Wählen Sie die entsprechende einmalige Vergütungsart aus oder erstellen Sie eine neue Vergütungsart.
4. Standardmäßig wird der Name des Zyklus als Kommentar zur einmaligen Vergütungsart hinzugefügt, der unter Mitarbeitendenprofil > Reiter Gehalt > Einmalige Vergütung angezeigt wird. Sobald der Vergütungs-Beurteilungszyklus endet, werden die Vergütungen aktualisiert. Sie können den Kommentar bearbeiten, um einen individuellen Kommentar hinzuzufügen.
5. Wählen Sie das gewünschte Wirksamkeitsdatum aus.
6. Klicken Sie auf Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Hinweis:
Wiederkehrende Vergütungsarten und Sonderzahlung stehen derzeit nicht zur Auswahl. Es ist auch nicht möglich, dass Führungskräfte mehr als eine Art der einmaligen Vergütung pro Mitarbeiter im Arbeitsblatt auswählen.

 

Wechselkurse

Hauptwährung und Wechselkurse Ihres Zyklus einrichten

Gehen Sie wie folgt vor, um die Währungseinstellungen für Ihren Vergütungszyklus einzurichten:

1. Überprüfen Sie unter Hauptwährung des Zyklus die automatisch gewählte Hauptwährung (z. B. EUR).
2. Geben Sie unter Wechselkurse den Umrechnungskurs für jede Währung ein.
3. Klicken Sie auf Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Budget

Ihrem Zyklus ein Budget hinzufügen

Sie können Ihrem Zyklus ein Budget hinzufügen. Das Budget wird in der jeweiligen Währung des Zyklus festgelegt. Sie können ein Budget nur für das Fixgehalt festlegen. Das berechnete Budget basiert auf dem FTE oder Effektivgehalt.

Um einen Zyklus mit Budget durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf Festlegen.
2. Wählen Sie unter Budget berechnen basierend auf die Option zwischen Vollzeitvergütung (100 %) und Effektivgehalt (Teilzeitvergütung).
   • Vollzeitgehälter: Das Budget wird auf der Grundlage des Vollzeitäquivalents der Jahresgehälter der berechtigten Mitarbeitenden berechnet. Wenn ein Mitarbeiter ein Monatsgehalt hat, wird das Jahresgehalt berechnet, indem das Monatsgehalt mit 12 multipliziert wird.
   • Effektivgehälter: Das Budget wird unter Berücksichtigung des Arbeitszeitmodells des Mitarbeiters berechnet. Ein Beispiel: Wenn eine Person nur 80 % arbeitet und ihr Vollzeitgehalt 100.000 Euro beträgt, dann beträgt ihr Effektivgehalt 80.000 Euro.
3. Wählen Sie unter Budget festlegen mit zwischen Richtlinien und Festgelegtes Gesamtbudget für Erhöhungen. Beide Optionen werden im Folgenden beschrieben.
4. Klicken Sie auf Speichern und Weiter, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Budget anhand von Richtlinien festlegen 

Wenn das Budget den Richtlinien entspricht, erstellt der Admin eine oder mehrere Richtlinien, um das Gesamtbudget den Mitarbeitenden zuzuweisen. Basierend auf diesen festgelegten Richtlinien wird Führungskräften in ihrem Arbeitsblatt ein Erhöhungsvorschlag für jeden Mitarbeiter angezeigt.

Richtlinien basieren auf Standort, Abteilung oder Performance-Beurteilungen. Der Admin kann außerdem mehrere Richtlinien festlegen, die miteinander kombiniert werden.

So erhalten beispielsweise alle Mitarbeitenden in München eine gleichmäßig verteilte Erhöhung von 2 %. Eine zweite Richtlinie besagt, dass alle Mitarbeitenden mit der Performance-Beurteilung Hervorragend eine Erhöhung von 5 % erhalten. Somit beträgt die vorgeschlagene Gehaltserhöhung für einen Mitarbeiter namens John, der in München ansässig ist und eine hervorragende Performance-Beurteilung hat, insgesamt 7 %.

Wenn Sie Richtlinien wählen, führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Budget auf der Grundlage von Richtlinien zu erstellen:

1. Klicken Sie auf Budget festlegen mit > Richtlinien.
2. Klicken Sie auf Richtlinie hinzufügen, und wählen Sie ein Attribut aus, für das Sie eine Richtlinie einrichten möchten. Sie können eine Richtlinie für ein, zwei oder alle drei Attribute einrichten.
3. Geben Sie für jede Zeile den prozentualen Anteil oder den Betrag der Erhöhung ein.
4. Sie können den Gesamtbudgetbetrag im Abschnitt Zwischensumme anzeigen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis:
Sie können die Liste bearbeiten oder das Budget löschen und den Budgeteinrichtungsprozess erneut starten, solange der Zyklus noch nicht gestartet wurde. Wenn Sie den Zyklus nicht sofort starten möchten, können Sie ihn jederzeit speichern und verlassen und zu einem späteren Zeitpunkt starten.

Budget mit festgelegtem Gesamtbudget für Erhöhungen festlegen

Sie können das Budget als durchschnittlichen Erhöhungsprozentsatz oder als globalen absoluten Betrag festlegen. Wenn Sie einen globalen Budgetbetrag hinzufügen, berechnet das System automatisch die durchschnittliche prozentuale Erhöhung für alle berechtigten Mitarbeitenden auf der Grundlage des Gesamtbudgets und der Summe aller Gehälter.

Wenn Sie den Budgetbetrag eingeben, wird der Prozentsatz berechnet, indem die Gesamtsumme der Vergütungen des berechtigten Mitarbeiters (Grundvergütung, Jahresgehalt, FTE) durch den Budgetbetrag geteilt wird.

Wenn Sie einen Prozentsatz eingeben, wird der Budgetbetrag berechnet, indem der Prozentsatz auf die Gesamtsumme der Vergütungen des berechtigten Mitarbeiters (Grundvergütung, Jahresgehalt, FTE) angewendet wird.

Wenn Sie Festes Gesamtbudget der Erhöhung wählen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie aus, ob Sie einen Prozentsatz oder einen Betrag eingeben möchten, indem Sie die Option Prozentwert festlegen umschalten. Wenn Sie den Prozentsatz in das Feld Durchschnittliche Erhöhung eingeben, wird der Betrag, automatisch unter Budgetbetrag eingetragen.
2. Wählen Sie die Option Führungskräften das Budget anzeigen, wenn Sie möchten, dass Führungskräfte das Budget auf der Basis der kombinierten Grundvergütungen ihrer berechtigten Mitarbeitenden in direkter und indirekter Berichtslinie anzeigen soll.

Hinweis:
Wenn Sie ein Budget festlegen, bevor Sie die Liste der berechtigten Mitarbeitenden definiert haben, werden die Berechnungen durchgeführt, sobald die Liste erstellt wurde. Sie können die Liste bearbeiten oder das Budget löschen und den Budgeteinrichtungsprozess erneut starten, solange der Zyklus noch nicht gestartet wurde. Wenn Sie den Zyklus nicht sofort starten möchten, können Sie ihn jederzeit speichern und verlassen und zu einem späteren Zeitpunkt starten.

Wenn Sie den Zyklus definiert haben, klicken Sie auf Zurück zu Zyklen, um zur Liste der Zyklen zurückzukehren. Diese umfasst alle aktuellen und vergangenen Zyklen:

• Aktuelle Zyklen sind die Zyklen mit dem Status Entwurf oder Offen.
• Vergangene Zyklen sind die Zyklen mit dem Status Geschlossen oder Abgeschlossen. 

Arbeitsblatt-Attribute

Arbeitsblätter anpassen

Sie können das Arbeitsblatt anpassen, indem Sie auswählen, welche Attribute einbezogen werden sollen, und diese in der gewünschten Reihenfolge anordnen. Diese Anpassung hilft Ihnen, das Arbeitsblatt an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmen und Ihrer Mitarbeitenden anzupassen. Um die Vorlage für das Arbeitsblatt anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Ausgewählte Attribute.
2. Wählen Sie die gewünschten Attribute aus, und ordnen Sie sie nach Bedarf neu an.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Starten eines Vergütungs-Beurteilungszyklus als Admin

1. Vergütungs-Beurteilungszyklus starten 

Klicken Sie auf Zyklus starten, um den Zyklus zu starten.

Sobald der Zyklus gestartet wurde, können Führungskräfte über ihre Arbeitsblätter Aktualisierungen der Vergütungen ihrer Mitarbeitenden in direkter und indirekter Berichtslinie vorschlagen. Sie können die Grundvergütungen ihrer direkt und indirekt Unterstellten anzeigen und bearbeiten, auch wenn sie keinen Zugriff auf die Vergütungsinformationen im Reiter Vergütung der Mitarbeitenden haben.

Wenn sich Attribute, die für die Berechtigung des Mitarbeiters relevant sind, geändert haben (z. B. Währung), müssen diese Änderungen überprüft werden. Unter Umständen müssen Mitarbeitende als nicht berechtigt markiert werden, bevor der Zyklus gestartet werden kann.

Hinweis:
Sobald der Zyklus gestartet wurde, können Sie ihn weder löschen noch die zugehörigen Einstellungen (Name des Zyklus, Berechtigung oder Budget) ändern. Sie können ihn jedoch archivieren, sodass er auf der Seite Vergütungs-Beurteilungszyklen nicht mehr angezeigt wird. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

2. Von Führungskräften vorgeschlagene Gehaltserhöhungen überprüfen und bearbeiten

Als Admin können Sie vorgeschlagene Gehaltserhöhungen sowohl überprüfen als auch bearbeiten, nachdem Führungskräfte ihre Arbeitsblätter eingereicht haben. Sie können das insgesamt zugewiesene Budget der Führungskräfte für alle ihre Mitarbeitenden anzeigen.

Um Vorschläge der Führungskräfte zu prüfen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.

2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszyklen den entsprechenden offenen Zyklus aus, und klicken Sie auf Zyklus verwalten > Arbeitsblattübersicht, um Fortschritte vonseiten der Führungskraft anzuzeigen und die vorgeschlagenen Gehaltserhöhungen zu überprüfen. Die Führungskräfte sind in der Hierarchie des Personio Orgchart aufgeführt. Wenn Sie auf eine Führungskraft klicken, können Sie die dieser Person unterstellten Führungskräfte anzeigen. Der Status gibt an, ob der Status noch Ausstehend lautet oder ob das Arbeitsblatt Eingereicht wurde. Wenn Sie nur die ausstehenden Arbeitsblätter anzeigen möchten, können Sie den Filter verwenden, um Ihre Ansicht anzupassen.

   Tipp:
   Sowohl die Arbeitsblattübersicht als auch die Mitarbeitendenliste zeigen das Unternehmensbudget an und geben an, welcher Anteil des Budgets im gesamten Unternehmen sowohl für Gehaltserhöhungen als auch für einmalige Vergütungen aufgewendet wurde. Wenn für diesen Zyklus kein Budget festgelegt wurde, wird der den Gesamtbetrag der vorgeschlagenen Gehaltserhöhungen angezeigt, sobald sie eingereicht wurden. Klicken Sie auf den Filter Über Budget, um eingereichte Arbeitsblätter anzuzeigen, die das Budget überschreiten.

3. Scrollen Sie nach unten zu einer bestimmten Führungskraft, und klicken Sie auf Arbeitsblatt, um auf ihr Arbeitsblatt zuzugreifen und eine detaillierte Ansicht der vorgeschlagenen Vergütungen für ihre direkt und indirekt Unterstellten anzuzeigen. Hier finden Sie auch das Unternehmensbudget der Führungskraft (für ihre direkt und indirekt unterstellten Mitarbeitenden) und das Budget für direkt unterstellte Personen der Führungskraft (nur für ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden).

Um die Vorschläge der Führungskräfte zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszyklen den entsprechenden offenen Zyklus aus, und klicken Sie auf Zyklus verwalten > Mitarbeitendenliste, um auf eine Übersicht aller berechtigten Mitarbeitenden für den Zyklus zuzugreifen und die vorgeschlagenen neuen Vergütungen zu bearbeiten. In der Liste werden alle Mitarbeitenden angezeigt, deren Vergütungen überprüft werden, also auch die Führungskräfte, die anderen Führungskräften unterstellt sind.
3. Scrollen Sie nach unten zu einem bestimmten Mitarbeiter, und überprüfen Sie den Wert für die verschiedenen Spalten.
4. Wenn Sie die Überprüfung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Arbeitsblatt senden. Um Ihr Arbeitsblatt abzusenden, müssen Sie für jeden berechtigten Mitarbeiter einen Wert (eine Erhöhung oder eine Null) eingeben.
5. Das Widget über der Tabelle zeigt die gesamte Gehaltserhöhung an, die für die unterstellten Mitarbeitenden der Führungskraft angegeben wurde. Sie erkennen auch, ob das Budget auf Vollzeitgehältern (100 %) oder Effektivgehältern (Teilzeitgehältern) basiert. Selbst wenn das Budget auf Effektivgehältern basiert, sehen Sie in der Spalte Aktuelles Gehalt (100 %) das Vollzeitgehalt für Mitarbeitende, die in Teilzeit arbeiten, da Gehaltsvorschläge auf der Basis von Vollzeitgehältern eingereicht werden.
6. Wählen Sie abschließend unter Vergütungs-Beurteilungszyklen den entsprechenden offenen Zyklus aus, und klicken Sie auf Überprüfen für den Zugriff auf Mein Arbeitsblatt. Hier können Sie Gehaltserhöhungen für Ihre Mitarbeitenden in direkter Berichtslinie als Admin vorschlagen (für Personen, die in diesem Zyklus Anspruch auf eine Gehaltserhöhung haben).

7. Darüber hinaus können Sie dem Arbeitsblatt der Führungskräfte auch eine Notiz hinzufügen, um mehr Kontext für Ihre Anpassungen der ursprünglichen Vorschlägen zur Gehaltserhöhung bereitzustellen. Sie können diese Notizen bearbeiten und löschen, bis Sie auf Arbeitsblatt senden klicken.

8. Wenn Sie alle relevanten Vergütungen bearbeitet haben, klicken Sie auf Arbeitsblatt senden.

Nachdem Sie die Vorschläge der Führungskräfte überprüft und bearbeitet haben, können Sie eine Datei mit einer Zusammenfassung der Vorschläge zur Gehaltserhöhung herunterladen:

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszyklen den entsprechenden offenen Zyklus aus, und klicken Sie auf Zyklus verwalten > Mitarbeitendenliste.
3. Klicken Sie auf den Button neben dem Schalter Monatlich – Jährlich zum Herunterladen einer CSV-Datei. Diese Datei enthält eine Zusammenfassung der vorgeschlagenen Vergütungsänderungen (aktuelles Fixgehalt, Erhöhung in %, neues Fixgehalt, Performance-Beurteilungen usw.) sowie die zusätzlichen Notizen von Führungskräften und Admins. Die Datei enthält zudem Daten zum aktuellen Effektivgehalt, zum neuen Effektivgehalt und zum Vollzeitgehalt. Mit dieser Datei können Sie über Erkenntnisse berichten und diese mit anderen im Unternehmen, beispielsweise Ihrer Finanzabteilung, teilen. Diese Datei kann außerdem heruntergeladen werden, sobald der Vergütungs-Beurteilungszyklus beendet und/oder abgeschlossen wurde.

3. Arbeitsblatt im Auftrag einer Führungskraft senden 

Wenn eine Führungskraft ihr Arbeitsblatt nicht senden kann, können Sie das Arbeitsblatt in ihrem Auftrag senden: 

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszyklen den entsprechenden offenen Zyklus aus, und klicken Sie auf Zyklus verwalten > Arbeitsblattübersicht.
3. Scrollen Sie nach unten zu einer bestimmten Führungskraft, und klicken Sie auf das Symbol neben Arbeitsblatt, um das Arbeitsblatt im Auftrag der Führungskraft zu bearbeiten.
4. Bestätigen Sie den Sendevorgang, um den Status des Arbeitsblatts in Gesendet zu ändern.

5. Klicken Sie auf Arbeitsblatt, um die Vorschläge zur Gehaltserhöhung im Auftrag der Führungskraft zu überprüfen und zu bearbeiten. 

   Hinweise:
   Das Absenden eines Arbeitsblatts im Auftrag einer Führungskraft hat folgende Konsequenzen:
   
   ▶︎ Alle gespeicherten Vorschläge der Person, der das Arbeitsblatt ursprünglich gehörte, werden gesendet.
   ▶︎ Die Person, der das Arbeitsblatt ursprünglich gehörte, verliert den Bearbeitungszugriff auf das Arbeitsblatt, kann es aber weiterhin anzeigen. 
   ▶︎ Die Gehaltsvorschläge für die Mitarbeitenden in indirekter Berichtslinie der Person, die für das Arbeitsblatt ursprünglich verantwortlich war, sind entweder leer, wenn von den Führungskräften der unteren Ebene kein Vorschlag gespeichert wurde, oder sie sind mit Werten befüllt, die von den Führungskräften der unteren Ebene gespeichert oder gesendet wurden.

Vergütungs-Beurteilungszyklus als Admin beenden

1. Einen Vergütungs-Beurteilungszyklus schließen

Sobald alle Führungskräfte ihre Arbeitsblätter ausgefüllt und gesendet haben, können Sie den Vergütungs-Beurteilungszyklus schließen. Durch das Schließen des Vergütungs-Beurteilungszyklus wird den Führungskräften der Bearbeitungszugriff entzogen.

Sie können ihre Arbeitsblätter weiterhin im schreibgeschützten Format aufrufen, aber keine Vergütungsvorschläge mehr eingeben oder die Arbeitsblätter senden. 

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus: 

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszyklen den entsprechenden offenen Zyklus aus, und klicken Sie auf Zyklus verwalten.
3. Klicken Sie auf Für Führungskräfte schließen.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung, und klicken Sie auf Zyklus schließen.

Hinweis:
Wenn noch Einreichungen von Arbeitsblättern ausstehen, können Sie den Zyklus trotzdem schließen. In diesem Fall werden alle Arbeitsblätter, die noch nicht gesendet wurden, mit den gespeicherten Gehaltsvorschlägen gesendet, die von der Führungskraft eingegeben wurden. 

2. Den Vergütungs-Beurteilungszyklus abschließen 

Mit Abschließen des Vergütungs-Beurteilungszyklus werden die vorgeschlagenen Gehaltserhöhungen gesperrt, und Admins wird der Bearbeitungszugriff entzogen. Sie können keine weiteren Änderungen an den Vergütungsvorschlägen vornehmen. Führungskräfte können ihre Arbeitsblätter weiterhin im schreibgeschützten Format aufrufen. 

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus: 

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszyklen den entsprechenden offenen Zyklus aus, und klicken Sie auf Zyklus verwalten.
3. Klicken Sie auf Zyklus abschließen. 
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung, und klicken Sie auf Abschließen.

3. Vergütungen aktualisieren, nachdem der Vergütungs-Beurteilungszyklus abgeschlossen wurde

Als Admin können Sie die aktualisierten Vergütungsdaten in die entsprechenden Mitarbeitendenprofile übertragen.

Auf diese Weise werden die neuen Vergütungsinformationen automatisch im Reiter Vergütung der Mitarbeitenden angezeigt. 

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus: 

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung. 
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszyklen den entsprechenden offenen Zyklus aus, und klicken Sie auf Zyklus verwalten.
3. Klicken Sie auf Vergütungen aktualisieren.

4. Bestätigen Sie, dass Sie die Daten des Zyklus senden möchten, und klicken Sie auf Vergütungen aktualisieren. Sobald die Vergütungen aktualisiert wurden, können Sie an diesem Zyklus keine weiteren Anpassungen mehr vornehmen. 

   Tipp 
   Alternativ können Sie die Vergütungen von Mitarbeitenden auch über die Mitarbeitendenliste oder über die Importfunktion aktualisieren, indem Sie die zuvor über Vergütungs-Beurteilungszyklus > Mitarbeitendenliste heruntergeladene CSV-Datei hochladen.

5. Klicken Sie auf den Button neben dem Schalter Monatlich – Jährlich zum Herunterladen einer CSV-Datei. Diese Datei enthält eine Zusammenfassung der vorgeschlagenen Vergütungsänderungen (aktuelles Fixgehalt, Erhöhung in %, neues Fixgehalt usw.). Mit dieser Datei können Sie Erkenntnisse berichten und diese mit anderen im Unternehmen, beispielsweise Ihrer Finanzabteilung, teilen. Diese Datei kann außerdem heruntergeladen werden, sobald der Vergütungs-Beurteilungszyklus beendet und/oder abgeschlossen wurde.

Öffnen Sie die CSV-Datei mit Excel oder Google Sheets

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um die CSV-Datei entweder mit Microsoft Excel oder Google Sheets zu öffnen.

Mit Microsoft Excel

• Wählen Sie Ihre Datei aus, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Öffnen mit > Microsoft Excel.
• Wählen Sie in Excel Spalte A aus.
• Gehen Sie zu Daten > Text in Spalten.
• Wählen Sie die Option Getrennt und klicken Sie auf Weiter.
• Wählen Sie Komma aus, klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig stellen.

Mit Google Sheets

• Öffnen Sie eine neue Tabellenkalkulation.
• Gehen Sie zu Datei > Importieren > Hochladen, und wählen Sie Ihre Exportdatei aus.
• Wählen Sie im Pop-Up-Fenster unter Trennzeichen Komma.
• Klicken Sie auf Daten importieren.

4. Lohnbescheide erstellen

Als Personio Admin können Sie Lohnbescheide für Mitarbeitende erstellen, sobald ein Zyklus abgeschlossen ist. Erstellen Sie zuvor eine Vorlage mit Vergütungsplatzhaltern, und laden Sie diese in den Abschnitt Dokumentvorlage in Personio hoch. Nach dem Hochladen gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszyklen den entsprechenden offenen Zyklus aus, und klicken Sie auf Zyklus verwalten.
3. Klicken Sie auf den Reiter Mitarbeitendenliste, um alle für den Zyklus ausgewählten Mitarbeitenden zu sehen.
4. Wählen Sie mithilfe der Checkboxen alle Mitarbeitenden aus, für die Sie Lohnbescheide erstellen möchten, und klicken Sie auf Lohnbescheide erstellen.
5. Wählen Sie in der Vorschau des Dokuments unter Vorlagen die Vorlage und Sprache aus, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und klicken Sie auf Weiter.
6. Sehen Sie, welche Variablen auf Basis der Personaldaten für die einzelnen Attribute automatisch befüllt werden, und klicken Sie auf Weiter.
7. Fügen Sie unter Details einen Namen, einen Dateityp und optional ein Dokumentdatum hinzu, und klicken Sie auf Weiter.
8. Wenn das Feature E-Signatur aktiviert ist, wählen Sie die unterzeichnende Person des Dokuments und die E-Mail-Sprache aus und geben Sie optional eine E-Mail-Nachricht unter Signatur ein. Klicken Sie dann auf Weiter.
9. Die abschließende Vorschau zeigt Ihnen das erstellte Dokument. Wählen Sie aus, ob Sie Mitarbeitende über das erstellte Dokument benachrichtigen möchten. Klicken Sie zum Absenden auf Dokumente erstellen. 

Hinweis:
Sobald Lohnbescheide erstellt wurden, werden diese sofort mit den Mitarbeitenden geteilt und sind unter der jeweiligen Dokumentkategorie im Mitarbeitendenprofil zu finden. Wenn Lohnbescheide erst nach Vergütungsgesprächen angezeigt werden sollen, empfehlen wir, die Ansichtsrechte für alle Mitarbeitenden für die betreffende Dokumentkategorie zu deaktivieren und die Option zu wählen, dass Mitarbeitende nicht aktiv über das neu erstellte Dokument im Erstellungsablauf benachrichtigt werden sollen, um Verwirrung zu vermeiden. 

Tipp:
Erfahren Sie, wie Sie Dokumentkategorien und Vorlagen verwalten, und lesen Sie unseren Artikel Beispiel-Dokumentvorlagen zum Herunterladen, um Beispiele für die Verwendung von Dokumentvorlagen zu finden, oder verwenden Sie den in diesem Artikel angehängten Beispiel-Lohnbescheid.

5. Vergütungs-Beurteilungszyklus archivieren 

Durch das Archivieren des Vergütungs-Beurteilungszyklus wird der Zyklus vollständig von der Seite Vergütungs-Beurteilungszyklus entfernt. Sie können dann nicht mehr darauf zugreifen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus: 

1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf Vergütung.
2. Wählen Sie unter Vergütungs-Beurteilungszyklen den entsprechenden offenen Zyklus aus, und klicken Sie auf Zyklus verwalten.
3. Klicken Sie auf Zyklus archivieren. 
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung, und klicken Sie auf Archivieren.