In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Sonderzahlungen (z. B. Urlaubsgeld) in Personio erstellen und verwalten.
In einigen Ländern sind Zulagen, die im Verhältnis zum Fixgehalt der Mitarbeitenden festgelegt werden, gesetzlich, betrieblich oder tarifvertraglich vorgeschrieben. Über Sonderzahlungen können Sie im Verhältnis zum Gehalt der Mitarbeitenden stehende Zulagen gewähren (z. B. „8 % des Jahresgehalts“) und festlegen, ob sie auf jährlicher oder monatlicher Basis ausgezahlt werden. Im Reiter Vergütung des Profils eines Mitarbeiters werden Sonderzahlungen angezeigt. Dort können Sie sie auch hinzufügen.
Sie müssen zunächst auf der Seite mit den Vergütungseinstellungen eine Sonderzahlung erstellen. Bearbeiten und verwalten Sie sie anschließend im Reiter Vergütung oder über einen Import.
Hinweise:
Sonderzahlungen sind für Personio Payroll oder DATEV nicht verfügbar. Das bedeutet:
▶︎ Ihr Account kann Gesellschaften mit und ohne Personio Payroll oder DATEV enthalten. In diesem Fall stehen Sonderzahlungen nur Mitarbeitenden von Gesellschaften ohne Personio Payroll oder DATEV zur Verfügung.
▶︎ Wenn Sie Sonderzahlungen vor der Aktivierung von Personio Payroll oder DATEV eingerichtet haben, kann es konfiguriert bleiben. Nachdem Sie Personio Payroll oder DATEV aktiviert haben, können Sie Sonderzahlungen jedoch nicht mehr Gehaltsdaten oder Gehaltsbestandteilen zuordnen.
Bevor Sie beginnen
Um Sonderzahlungsarten zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen, benötigen Sie Adminrechte oder Bearbeitungsrechte für Lohnbuchhaltung (unter Account-Konfiguration).
Um Sonderzahlungen anzuzeigen oder zu bearbeiten, benötigen Sie die Berechtigungen zum Anzeigen oder Bearbeiten der Gehaltsinformationen des Mitarbeiters.
Sonderzahlungsarten in den Vergütungseinstellungen erstellen und verwalten
Sie müssen Sonderzahlungsarten in den Vergütungseinstellungen erstellen, bevor Sie sie Mitarbeitenden zuweisen können. In den Einstellungen können Sie Sonderzahlungsarten auch umbenennen und löschen.
Tipp:
Verwenden Sie Filter und Sortierung, um Ihre Vergütungsarten zu verwalten. Sortieren oder filtern Sie nach Typ, Name oder Erstellungsdatum und verwenden Sie die Suchleiste, um schnell zu finden, was Sie brauchen.
Sonderzahlungsarten erstellen
Gehen Sie wie folgt vor, um Sonderzahlungsarten in den Vergütungseinstellungen zu erstellen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Bereich Lohnbuchhaltung auf Vergütung.
- Klicken Sie auf Neue erstellen und wählen Sie Sonderzahlung als Art aus.
- Geben Sie eine Bezeichnung für die Vergütung ein (z. B. „Urlaubsgeld“). Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (z. B. „8 % des Jahresgehalts“), damit Sie sie sich leicht merken können.
- Legen Sie den Betrag als Prozentsatz des Grundgehalts fest.
- Legen Sie das Anspruchsintervall fest: Es ist der Beginn des Zeitraums, der für die anteilige Berechnung berücksichtigt wird. Wenn Mitarbeiter nur einen Teil eines Anspruchsintervalls gearbeitet haben, wird der Betrag, den sie erhalten, anteilig gekürzt.
- Legen Sie das Zahlungsmodell fest: Entscheiden Sie, ob die Sonderzahlung jährlich oder in gleichen monatlichen Raten gezahlt wird und wann sie in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung berücksichtigt wird.
- Speichern Sie die Sonderzahlungsart.
Sonderzahlungsarten umbenennen
Wenn Sie Sonderzahlungsarten umbenennen, erscheint der neue Name rückwirkend überall in Personio. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Bereich Lohnbuchhaltung auf Vergütung.
- Klicken Sie auf die Sonderzahlungsart, die Sie umbenennen möchten.
- Klicken Sie im Einschub auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Umbenennen aus.
- Geben Sie den neuen Namen ein und speichern Sie Ihre Änderungen.
Sonderzahlungsarten löschen
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Sonderzahlungsart zu löschen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Bereich Lohnbuchhaltung auf Vergütung.
- Klicken Sie auf die Sonderzahlungsart, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie im Einschub auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Löschen aus.
- Bestätigen Sie die Löschung und klicken Sie erneut auf Löschen.
Hinweis:
Wenn Sie eine Sonderzahlungsart löschen, wird die Änderung rückwirkend überall in Personio übernommen. Die Vergütung wird aus allen Mitarbeitendenprofilen entfernt. Die Historie aller Zahlungen im Rahmen dieser Vergütungsart wird rückwirkend entfernt, und die Vergütungsart kann nicht mehr ausbezahlt werden.
Sonderzahlungsarten archivieren
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Sonderzahlungsart zu archivieren:
- Rufen Sie Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Vergütung auf.
- Klicken Sie auf die Sonderzahlungsart, die Sie archivieren möchten.
- Klicken Sie im Einschub auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Archivieren aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Die archivierte Sonderzahlungsart ist jetzt standardmäßig aus den Vergütungseinstellungen ausgeblendet und steht nicht für neue Zuweisungen zur Verfügung, vorhandene Zuweisungen sind davon jedoch nicht betroffen.
Sonderzahlung im Mitarbeitendenprofil verwalten
Im Mitarbeitendenprofil können Sie Sonderzahlungen für einzelne Mitarbeitende hinzufügen und löschen.
Sonderzahlung hinzufügen
Gehen Sie wie folgt vor, um Sonderzahlungen für einen Mitarbeiter manuell hinzuzufügen:
- Navigieren Sie zum Profil des Mitarbeiters. Klicken Sie auf den Reiter Vergütung.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie Sonderzahlung aus.
- Wählen Sie aus, welche Sonderzahlung Sie hinzufügen möchten.
- Wählen Sie ein Gültigkeitsdatum, und speichern Sie Ihre Eingabe.
Hinweis:
Die Sonderzahlung wird in der Aufschlüsselung nicht als eigene Spalte angezeigt. Sie erscheint nur in der Übersicht im separaten Widget.
Sonderzahlung bearbeiten
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Sonderzahlung für einen Mitarbeiter zu beenden:
- Navigieren Sie zum Profil des Mitarbeiters. Klicken Sie auf den Reiter Vergütung.
- Klicken Sie im Widget Sonderzahlung auf das Symbol mit den drei Punkten.
- Wählen Sie Bearbeiten.
- Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor. Wenn Sie ein Startdatum auswählen, das bereits für eine ältere Sonderzahlung vorhanden ist, ersetzt die neue Sonderzahlung die alte.
Sonderzahlung beenden
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Sonderzahlung für einen Mitarbeiter zu beenden:
- Navigieren Sie zum Profil des Mitarbeiters. Klicken Sie auf den Reiter Vergütung.
- Klicken Sie im Widget Sonderzahlung auf das Symbol mit den drei Punkten.
- Klicken Sie auf Beenden.
- Geben Sie das Datum ein, bis zu dem die Sonderzahlung in Kraft bleibt, und bestätigen Sie, dass der Anspruch ab dem Tag nach diesem Datum beendet werden soll.
Sonderzahlung durch einen Import hinzufügen
Damit Sie nicht so viele Daten manuell eingeben müssen, können Sie individuelle Sonderzahlungen für Mitarbeitende auch durch einen Import hinzufügen. Zuvor müssen Sie die Sonderzahlung erstellen. Gehen Sie wie folgt vor, um Sonderzahlungen zu importieren:
- Laden Sie die Importvorlage für Sonderzahlungen herunter.
- Geben Sie die entsprechenden Daten für jeden Mitarbeiter ein.
- Laden Sie die ausgefüllte Vorlage hoch.
Eine detaillierte Anleitung finden Sie in unserem Artikel zum Importieren von Gehältern.
Sonderzahlungen verwalten, wenn ein Mitarbeiter ausgeschieden ist oder eine Gehaltserhöhung erhalten hat
Wenn Mitarbeitende ihre Sonderzahlung innerhalb des Anspruchsintervalls erhalten und dann eine der folgenden Situationen eintritt:
- Sie verlassen das Unternehmen vor Ablauf des Anspruchsintervalls.
- Sie erhalten zwischen der Auszahlung und dem Ende des Anspruchsintervalls eine Gehaltserhöhung.
Die vorbereitende Lohnbuchhaltung spiegelt die entsprechenden Korrekturen nicht wider. Sie müssen eine manuelle Anpassung vornehmen, z. B. über eine negative einmalige Vergütung.
Beispiel:
Das Anspruchsintervall ist Januar bis Dezember.
Die Auszahlung erfolgt im Juli.
Der Mitarbeiter erhält die Sonderzahlung im Juli. Die Kündigung durch den Mitarbeiter erfolgt im August und er verlässt das Unternehmen im September, vor Ablauf des Anspruchsintervalls.
Er hätte im Juli weniger erhalten sollen. Da der Betrag bereits ausgezahlt wurde, erfolgt keine automatische Korrektur.