Workflows bestehen aus Triggern, Aktionen, Regeln und Bedingungen. Sie automatisieren Aufgaben und helfen Ihnen, in Personio effizienter zu arbeiten. Sie können diese Komponenten individuell anpassen und einen Workflow erstellen, der auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Trigger lösen den Workflow aus, Regeln und Bedingungen definieren, wann er beginnt, und Aktionen sind die Schritte, die ausgeführt werden, sobald alle Bedingungen erfüllt sind.

Trigger

Workflows beginnen immer mit einem Trigger. Ein Trigger löst die Automatisierung aus und ihm folgen weitere Aktionen. Es gibt viele Arten von Triggern, die nachstehend erläutert werden.

Zeitbasierter Trigger

Zeitbasierte Trigger lösen eine Automatisierung an einem festgelegten Datum, zu einer festgelegten Uhrzeit und in einer festgelegten Häufigkeit aus. Es gibt zwei Haupttypen:

Geplant: Die Automatisierung beginnt an einem bestimmten Datum. Dies ist beispielsweise sinnvoll, um Mitarbeitende monatlich an Performance-Beurteilungen oder Umfragen zu erinnern.
Relativ zu einem Datum: Die Automatisierung beginnt in Bezug auf ein anderes Datum, beispielsweise das Startdatum einer Abwesenheit oder das Anstelldatum eines Mitarbeiters. Sie können wählen, ob der Workflow am selben Datum oder eine bestimmte Anzahl von Tagen vor oder nach dem Datum beginnt.

Fügen Sie optional Regeln und Bedingungen hinzu, um Kriterien in Bezug auf Abwesenheit, Mitarbeiter, Status usw. festzulegen.

Tipp:
Beachten Sie beim Planen von Triggern für konkrete Uhrzeiten, dass die Funktion auf der UTC-Zeitzone basiert. Die erste Tageshälfte ist 09:00 Uhr UTC und die zweite Tageshälfte ist 13:00 Uhr UTC.

Eventbasierter Trigger

Eventbasierte Trigger starten eine Automatisierung, wenn in Personio ein bestimmtes Event eintritt. Wählen Sie einen eventbasierten Trigger nach Typ aus:

Anwesenheit und Abwesenheit: durch Events in Bezug auf Anwesenheiten oder Abwesenheit getriggert, beispielsweise wenn die Gesamtzahl der Abwesenheit eines Mitarbeiters einen festgelegten Grenzwert überschreitet.
Events in Bezug auf Genehmigungen: durch Aktionen getriggert, die mit einer Genehmigung verbunden sind, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter Anwesenheiten übermittelt oder Mitarbeitendendaten geändert werden.
Hinweis: Diese Art von Trigger erscheint nur für Kunden, die Genehmigungen in Automatisierungen nutzen können.
Dokumente: durch Aktionen getriggert, die mit Dokumenten verbunden sind, beispielsweise wenn ein Dokument aus einer Vorlage erstellt wird oder der Unterzeichnungsstatus eines Mitarbeiterdokuments aktualisiert wird.
Mitarbeiterer-Events: durch Änderungen im Zusammenhang mit Mitarbeitenden getriggert. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein neuer Mitarbeiter erstellen wird oder wenn die Informationen eines Mitarbeiters aktualisiert werden, etwa wenn sich Abteilung oder Führungskraft ändern.

Legen Sie mit Regeln und Bedingungen fest, auf welche Mitarbeitende sich die Automatisierung auswirkt.
Stellen Sie die Automatisierung beispielsweise so ein, dass sie nur getriggert wird, wenn Mitarbeitende an bestimmten Standorten angelegt oder Dokumente in bestimmte Kategorien hochgeladen werden.

Regeln und Bedingungen

Regeln und Bedingungen bieten weitere Steuerungsmöglichkeiten für event- und zeitbasierte Workflows. Nutzen Sie sie, um festzulegen, wann ein Workflow ausgelöst und auf wen er sich auswirken soll.

Bedingungen

Fügen Sie zu eventbasierten Triggern Bedingungen hinzu, um die Kriterien zu definieren, die ein Event erfüllen muss, bevor ein Workflow ausgelöst wird.
Wenn Sie mehrere Bedingungen hinzufügen, können Sie wählen, ob der Workflow getriggert wird, sobald eine der Bedingungen zutrifft, oder erst, wenn alle erfüllt sind.

Regeln

Fügen Sie Regeln zu eventbasierten oder datumsabhängigen Triggern hinzu, um zu filtern, auf wen sich ein Workflow auswirkt.
Erstellen Sie Regeln basierend auf voreingestellten und individuellen Attributenoder für mengenbezogene Daten.
Wenn Sie mehrere Regeln hinzufügen, wird der Workflow nur getriggert, wenn alle erfüllt sind.

Hinweis:
In Organisationen mit aktiver Payroll-Integration werden bestimmte Attribute der Lohnbuchhaltung (z. B. IBAN und Lohnbuchhaltungs-ID) zu Systemattributen und stehen in Regeln oder Bedingungen nicht zur Auswahl.

Beispiele für Regeln und Bedingungen für Trigger

Art des Triggers	Spezifizierung
Erstellung von Abwesenheit	Geben Sie an, ob eine bestimmte Dauer, ein Abwesenheitsstatus, eine bestimmte Abwesenheitsart oder eine anfragende Person einen Workflow triggern soll, der beginnt, wenn die Abwesenheit eines Mitarbeiters erstellt wird.
Dokumentenupload	Definieren Sie, welche Kategorien einen Workflow triggern sollen, sobald ein Dokument hochgeladen wird. Legen Sie fest, ob die Person, die das Dokument hochgeladen hat (Mitarbeiter oder eine andere Person), den Beginn eines Workflow triggern soll.
Änderungen am Unterzeichnungsstatus eines Dokuments	Legen Sie fest, welche Personen benachrichtigt werden sollen, wenn sich der Unterzeichnungsstatus eines Dokuments ändert. Definieren Sie die Art der Statusänderung, die Kategorie oder die Person, die einen Workflow triggern soll.
Aktualisierung eines Mitarbeiterattributs	Definieren Sie die Attribute, deren Änderung den Beginn eines Workflows triggern sollen.

Aktionen

Nachdem Sie einen Trigger erstellen, können Sie eine oder mehrere Aktionen hinzufügen. Aktionen sind die Schritte, die ausgeführt werden, wenn ein Workflow beginnt. Die wichtigsten Aktionen sind: Aufgabe zuweisen, Benachrichtigung, E-Mail senden und teilnehmende Person hinzufügen. Je nach Art der Aktion ist dies nacheinander oder gleichzeitig möglich.

Bei nacheinander erfolgenden Aktionen muss jeder Schritt abgeschlossen sein, bevor der nächste beginnen kann. Wenn Sie beispielsweise beim Erstellen eines Workflows eine Aufgabe vor der Aktion „ E-Mail senden“ hinzufügen, muss die zugewiesene Person die Aufgabe als abgeschlossen markieren, damit die E-Mail gesendet werden kann.
Synchrone Aktionen erfolgen gleichzeitig mit einer anderen Aktion.

Aufgabe zuweisen

Optimieren Sie Prozesse, indem Sie Aufgaben einer bestimmten Person oder Rolle zuweisen. Durch eine Automatisierung ausgelöste Aufgaben erscheinen in der Personio-Inbox der zugewiesenen mitarbeitenden Person. Sie können die folgenden Informationen definieren:

Zugewiesene Person: die spezifische Person oder Rolle, die die Aufgabe erhalten soll. Stellen Sie vor dem Hinzufügen von zugewiesenen Personen sicher, dass diese über die erforderlichen Zugriffsrechte zum Ausführen der Aufgabe verfügen. Fügen Sie nacheinander weitere zugewiesene Personen hinzu, indem Sie dem Workflow mehrere Aufgaben hinzufügen.

Eine Nachricht: Geben Sie den zugewiesenen Personen Details zur Aufgabe.

Verwenden Sie Variablen, um bestimmte Mitarbeitende in der Nachricht zu erwähnen und zusätzlichen Kontext wie Dokumentnamen bereitzustellen.
Fügen Sie Links ein, die möglicherweise zusätzliche Informationen liefern.

Aufgaben werden nacheinander ausgeführt. Alle Aktionen im Workflow, die auf eine Aufgabe folgen, werden erst getriggert, wenn die zugewiesene Person die Aufgabe als erledigt markiert hat. Sie können den Fortschritt eines Workflows im Reiter Aktivität beobachten.

Benachrichtigung

Senden Sie Updates zu einem Workflow an die Personio Inbox einer Person, damit alle auf dem Laufenden bleiben. Damit sie Benachrichtigungen zu Workflows erhalten können, müssen Nutzende in ihren persönlichen Benachrichtigungseinstellungen „Andere“ aktiviert haben. Hier können Empfangende auch den Erhalt von E-Mail-Updates wählen. Benachrichtigungen müssen die folgenden Informationen enthalten:

Empfangende Personen: Wählen Sie die Personen oder Rollen aus, die eine Benachrichtigung erhalten sollen. Stellen Sie sicher, dass Empfangende über die erforderlichen Zugriffsrechte für die mit der Benachrichtigung verbundenen Daten verfügen, bevor Sie die entsprechenden Personen hinzufügen.

Ein Titel: Geben Sie Kontext zur Benachrichtigung an.

Eine Nachricht: informiert Empfangende über Details zur Neuigkeit. Verwenden Sie Variablen, um bestimmte Mitarbeitende zu erwähnen und zusätzlichen Kontext bereitzustellen.

Benachrichtigungen erfolgen synchron und werden gleichzeitig mit der nächsten Aktion getriggert. Sie können den Fortschritt eines Workflows im Reiter Aktivität beobachten.

E-Mail senden

Durch das Senden einer E-Mail an eine bestimmte Person oder Rolle können Sie die Mitarbeitendenerfahrung mit minimalem Aufwand personalisieren. E-Mail-Aktionen erfordern:

Empfangende: Wählen Sie die Personen oder Rollen aus dem Drop-down-Menü aus. Geben Sie eine beliebige E-Mail-Adresse (auch eine externe) ein und klicken Sie auf die Eingabetaste.

(Optional) CC, BCC, Antwort an

Betreff der E-Mail : Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu.

E-Mail-Text: Hier können Sie Text-Formatierungen und Links verwenden. Fügen Sie Variablen wie den Namen des Workflows, die betreffende Person oder die Führungskraft der betreffenden Person hinzu, um mehr Kontext bereitzustellen.

E-Mail-Aktionen erfolgen gleichzeitig. Sie werden gleichzeitig mit der nächsten Aktion getriggert. Sie können den Fortschritt eines Workflows im Reiter Aktivität beobachten.

Hinweis:
E-Mails können höchstens 50 Empfangende enthalten, einschließlich Personen in CC und BCC.

Anwendungsfälle

Beispiele

Legen Sie für bestimmte Abwesenheitsarten wie Krankheit oder Elternzeit einen Abwesenheits-Workflow fest.
Erstellen Sie einen dokumentbezogenen Workflow, der durch bestimmte Dokumentenkategorien, wie etwa Arbeitsvisa, getriggert wird. Passen Sie den Workflow noch weiter an den Standort oder das Beschäftigungsland eines Mitarbeiters an.
Benachrichtigen Sie zuständige Mitarbeitende, wenn sich der Status einer Unterschrift eines Dokuments von Ausstehend in Unterzeichnet ändert.

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