Dieser Artikel enthält eine Übersicht über die Workflow-Komponenten in Personio. Workflows bestehen aus folgenden Komponenten: 

• Trigger: das Ereignis, das einen Workflow auslöst.
• Regeln und Bedingungen: Filter, die die Anforderungen für einen Workflow festlegen. Sobald ein Trigger auftritt, wird der Workflow nur dann fortgesetzt, wenn die spezifischen Bedingungen erfüllt sind. Das bietet mehr Kontrolle und stellt sicher, dass Workflows in bestimmten Fällen ausgeführt werden, nicht nur, wenn der Trigger ausgelöst wird.
• Aktionen: die Schritte, die passieren, sobald der Trigger und Regeln und Bedingungen erfüllt sind. 

Diese Komponenten automatisieren Aufgaben und helfen Ihnen, effizienter in Personio zu arbeiten. Sie können diese Komponenten individuell anpassen und einen Workflow erstellen, der auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Trigger

Workflows beginnen immer mit einem Trigger. Ein Trigger löst die Automatisierung aus und ihm folgen weitere Aktionen. Es gibt viele Arten von Triggern, die nachstehend erläutert werden.

Zeitbasierter Trigger

Zeitbasierte Trigger lösen eine Automatisierung an einem festgelegten Datum, zu einer festgelegten Uhrzeit und in einer festgelegten Häufigkeit aus. Es gibt zwei Haupttypen:

• Geplant: Die Automatisierung beginnt an einem bestimmten Datum. Dies ist beispielsweise sinnvoll, um Mitarbeitende monatlich an Performance-Beurteilungen oder Umfragen zu erinnern.
• Relativ zu einem Datum: Die Automatisierung beginnt in Bezug auf ein anderes Datum, beispielsweise das Startdatum einer Abwesenheit oder das Anstelldatum eines Mitarbeiters. Sie können wählen, ob der Workflow am selben Datum oder eine bestimmte Anzahl von Tagen vor oder nach dem Datum beginnt.

Fügen Sie optional Regeln und Bedingungen hinzu, um Kriterien in Bezug auf Abwesenheit, Mitarbeiter, Status usw. festzulegen.  

Tipp:
Beachten Sie beim Planen von Triggern für konkrete Uhrzeiten, dass die Funktion auf der UTC-Zeitzone basiert. Die erste Tageshälfte ist 09:00 Uhr UTC und die zweite Tageshälfte ist 13:00 Uhr UTC. 

Eventbasierter Trigger

Eventbasierte Trigger starten eine Automatisierung, wenn in Personio ein bestimmtes Event eintritt. Wählen Sie einen eventbasierten Trigger nach Typ aus:

• Anwesenheit und Abwesenheit: Durch Events in Bezug auf Anwesenheiten oder Abwesenheit getriggert, beispielsweise wenn die Gesamtzahl der Abwesenheit eines Mitarbeiters einen festgelegten Grenzwert überschreitet. 
• Events in Bezug auf Genehmigungen: Durch Aktionen getriggert, die mit einer Genehmigung verbunden sind, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter Anwesenheiten übermittelt oder Mitarbeitendendaten geändert werden.
  Hinweis: Diese Art von Trigger erscheint nur für Kunden, die auf Genehmigungen in Automatisierungen umgestellt haben. 
• Dokumente: Durch Ereignisse getriggert, die mit Dokumenten verbunden sind, beispielsweise wenn ein Dokument hochgeladen, aus einer Vorlage erstellt oder der Unterzeichnungsstatus eines Dokuments aktualisiert wird.
• Mitarbeitenden-Events: Durch Änderungen im Zusammenhang mit Mitarbeitenden getriggert. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein neuer Mitarbeiter erstellt wird oder wenn die Informationen eines Mitarbeitenden aktualisiert werden, etwa wenn sich Abteilung oder Führungskraft ändern. 

Legen Sie mit Regeln und Bedingungen fest, auf welche Mitarbeitende sich die Automatisierung auswirkt. Stellen Sie die Automatisierung beispielsweise so ein, dass sie nur getriggert wird, wenn Mitarbeitende an bestimmten Standorten angelegt oder Dokumente in bestimmte Kategorien hochgeladen werden.

Regeln und Bedingungen

Regeln und Bedingungen geben Ihnen mehr Kontrolle darüber, wann ereignisbasierte und zeitbasierte Workflows ausgeführt werden. Verwenden Sie sie, um sicherzustellen, dass eine Automatisierung nur dann ausgeführt wird, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind, und nicht nur, wenn das Trigger-Ereignis eintritt. Sie helfen Ihnen dabei, genau zu entscheiden, wann ein Workflow getriggert werden soll und wen er betreffen soll. 

Regeln

• Fügen Sie Regeln zu eventbasierten oder datumsabhängigen Triggern hinzu, um zu filtern, auf wen sich ein Workflow auswirkt. 
• Erstellen Sie Regeln basierend auf voreingestellten und individuellen Attributenoder für mengenbezogene Daten. 
• Wenn Sie mehrere Regeln hinzufügen, wird der Workflow nur getriggert, wenn alle erfüllt sind.

Bedingungen

• Fügen Sie zu eventbasierten Triggern Bedingungen hinzu, um die Kriterien zu definieren, die ein Event erfüllen muss, bevor ein Workflow ausgelöst wird.
• Wenn Sie mehrere Bedingungen hinzufügen, können Sie wählen, ob der Workflow getriggert wird, sobald eine der Bedingungen zutrifft, oder erst, wenn alle erfüllt sind.

Beispiele für Regeln und Bedingungen für Trigger

Aktionen

Nachdem Sie einen Trigger erstellen, können Sie Aktionen hinzufügen. Aktionen sind die Schritte, die der Workflow nach seinem Start ausführt. Die Hauptaktionen sind: Aufgabe zuweisen, Benachrichtigung senden, E-Mail senden und teilnehmende Person hinzufügen. Achten Sie darauf, Aktionen in der gewünschten Reihenfolge hinzuzufügen. Es gibt zwei Arten von Aktionen:

• Synchrone Aktionen (ähnlich wie Aufgaben) haben ein blockierendes Verhalten. Sie müssen abgeschlossen sein, bevor der nächste Schritt im Workflow beginnen kann. Wenn Sie beispielsweise in einer Workflow-Sequenz eine Aufgabe vor einer E-Mail hinzufügen, wird die E-Mail erst versendet, nachdem der zugewiesene Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat. 
• Asynchrone Aktionen (wie Benachrichtigungen, E-Mails oder das Hinzufügen von teilnehmenden Personen) finden gleichzeitig mit anderen asynchronen Schritten in einer Workflow-Sequenz statt. Sie sind nicht davon abhängig, dass andere Aktionen abgeschlossen sind, bevor sie beginnen können. Wenn Sie beispielsweise in einer Workflow-Sequenz vor einer E-Mail eine Benachrichtigung hinzufügen, werden beide gleichzeitig an die Benutzenden gesendet, sobald der Workflow gestartet wird. 

Sie können beim Hinzufügen Ihrer Workflow-Aktionen mehrere Variablen verwenden, aber Sie können keine personalisierten Variablen erstellen. 

Hinweis:
Wenn eine asynchrone Aktion nach einer Aufgabe erfolgt, wird sie erst getriggert, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist. 

Aufgabe zuweisen

Die Zuweisung von Aufgaben an eine bestimmte Person oder Rolle kann helfen, Prozesse zu optimieren. Durch eine Automatisierung ausgelöste Aufgaben erscheinen in der Personio-Inbox der zugewiesenen mitarbeitenden Person. Wenn Sie eine Aufgabe zu einem Workflow hinzufügen, können Sie folgende Informationen definieren:

Eine zugewiesene Person: Wählen Sie die bestimmte Person oder Rolle aus, die die Aufgabe erhält. Stellen Sie vor dem Hinzufügen von zugewiesenen Personen sicher, dass diese über die erforderlichen Berechtigungen zum Ausführen der Aufgabe verfügen. Wenn Sie mehrere Mitarbeitende oder Rollen derselben Aufgabe zuweisen, muss nur einer sie als erledigt markieren, und die Aufgabe verschwindet für alle anderen. 

Wenn Sie möchten, dass ein einzelner Mitarbeiter oder eine bestimmte Rolle eine eigene Aufgabe ausführt, fügen Sie für jeden eine separate Aufgabe hinzu. Achten Sie darauf, die Aufgaben in der Reihenfolge hinzuzufügen, in der sie erledigt werden müssen. 

Eine Nachricht: Geben Sie den zugewiesenen Personen Details zur Aufgabe. Verwenden Sie Variablen, um bestimmte Mitarbeitende in der Nachricht zu erwähnen und zusätzlichen Kontext wie Dokumentnamen bereitzustellen. Oder fügen Sie Links ein, die möglicherweise zusätzliche Informationen liefern.

Aufgaben werden synchron durchgeführt. Alle Schritte, die nach einer Aufgabe kommen, werden erst gestartet, wenn einer der zugewiesenen Benutzenden sie abgeschlossen hat. Im Reiter Aktivität können Sie sehen, welche Schritte bereits durchgeführt wurden und in welchem Schritt sich der Workflow gerade befindet. 

Benachrichtigung

Senden Sie Updates zu einem Workflow an die Personio Inbox einer benutzenden Person, damit alle auf dem Laufenden bleiben. Damit sie Benachrichtigungen zu Workflows erhalten können, müssen Nutzende in ihren persönlichen Benachrichtigungseinstellungen „Andere“ aktiviert haben. Hier können Empfangende auch den Erhalt von E-Mail-Updates wählen. Benachrichtigungen müssen die folgenden Informationen enthalten:

Empfangende Personen: Wählen Sie die Personen oder Rollen aus, die eine Benachrichtigung erhalten sollen. Stellen Sie sicher, dass Empfangende über die erforderlichen Berechtigungen für die mit der Benachrichtigung verbundenen Daten verfügen, bevor Sie die entsprechenden Personen hinzufügen.

Ein Titel: Geben Sie Kontext zur Benachrichtigung an.

Eine Nachricht: informiert Empfangende über Details zur Neuigkeit. Verwenden Sie Variablen, um bestimmte Mitarbeitende zu erwähnen und zusätzlichen Kontext bereitzustellen.

Benachrichtigungen erfolgen asynchron und werden gleichzeitig mit folgenden Aktionen getriggert. Sie können den Fortschritt eines Workflows im Reiter Aktivität beobachten.

E-Mail senden

Das Senden von E-Mails an bestimmte Personen oder Rollen kann dazu beitragen, die Mitarbeitendenerfahrung zu personalisieren oder Mitarbeitende außerhalb von Personio auf dem Laufenden zu halten. E-Mail-Aktionen erfordern:

Empfangende: Wählen Sie die Personen oder Rollen aus dem Drop-down-Menü aus. Sie können externe E-Mail-Adressen eingeben, indem Sie diese manuell in das Empfängerfeld eingeben.

(Optional) CC, BCC, Antwort an

Betreff der E-Mail : Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu.

E-Mail-Text: Hier können Sie Text-Formatierungen und Links verwenden. Fügen Sie Variablen wie den Namen des Workflows, die betreffende Person oder die Führungskraft der betreffenden Person hinzu, um mehr Kontext bereitzustellen.

E-Mails erfolgen asynchron. Sie werden gleichzeitig mit der nächsten Aktion getriggert. Sie können den Fortschritt eines Workflows im Reiter Aktivität beobachten.

Hinweis:
Workflow-E-Mails können an maximal 45 Empfangende gesendet werden, einschließlich Cc und Bcc. Wenn Ihre Liste größer ist, teilt Personio sie automatisch in kleinere Gruppen auf, sodass jeder die E-Mail erhält. 

Eine an der Umfrage teilnehmende Person hinzufügen

Das Hinzufügen einer teilnehmenden Person zu einer Umfrage kann dazu beitragen, die Erfassung von Feedback von Mitarbeitenden zu automatisieren. Diese Aktion erfordert, dass Sie die Umfrage auswählen, die dem Mitarbeiter zugewiesen werden soll. Stellen Sie sicher, dass Sie die Umfrage bereits erstellt haben, bevor Sie diesen Schritt in einem Workflow hinzufügen.

Das Hinzufügen einer teilnehmenden Person erfolgt asynchron und wird gleichzeitig mit den folgenden Aktionen getriggert.

Anwendungsfälle

Beispiele

• Legen Sie für bestimmte Abwesenheitsarten wie Krankenstand oder Elternzeit einen Abwesenheits-Workflow fest.
• Erstellen Sie einen dokumentbezogenen Workflow, der durch bestimmte Dokumentenkategorien, wie etwa Arbeitsvisa, getriggert wird. Passen Sie den Workflow noch weiter an den Standort oder das Beschäftigungsland eines Mitarbeiters an.
• Benachrichtigen Sie zuständige Mitarbeitende, wenn sich der Status einer Unterschrift eines Dokuments von Ausstehend in Unterzeichnet ändert.