Bericht erstellen – Personio

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie einen Bericht mithilfe unseres Report Builder erstellen. Sie können vielfältige Daten nutzen und jeden Bericht individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Zum Erstellen eines Berichts gibt es zwei Möglichkeiten:

Bericht von Grund auf neu erstellen: Sie können zwischen zwei leeren Berichten wählen:
- Leerer Standardbericht: Mit dieser Option können Sie den Bericht vollständig anpassen. Sie können auf Grundlage der von Ihnen ausgewählten Daten eine Option zur Visualisierung bestimmen.
- Leerer Bericht mit Änderungen an Mitarbeitenden: Bei dieser Option können Sie Änderungen an Mitarbeitendendaten im Zeitverlauf verfolgen. Dieser Berichtstyp konzentriert sich auf einzelne Mitarbeitende. Er enthält die alten und neuen Werte der Daten sowie das Wirksamkeitsdatum der Änderung.
Bericht anhand einer Vorlage erstellen: Bei dieser Option wählen Sie aus unseren vordefinierten Vorlagen. Diese Vorlagen decken gängige Berichtsanforderungen ab und können Ihnen Zeit sparen. Personio wendet standardmäßig bestimmte Werte an, Sie können diese Berichte jedoch auch nach Bedarf anpassen. Sie können auf Grundlage der von Ihnen ausgewählten Daten eine Option zur Visualisierung bestimmen.

Bevor Sie beginnen

Informationen über die zum Erstellen von Berichten erforderlichen Berechtigungen

Alle Personen mit Admin-Rolle können einen Bericht erstellen. Sie können auch anderen Mitarbeitenden die Berichterstellung über eine Mitarbeitendenrolle gestatten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Gewähren Sie der Rolle Bearbeitungszugriff auf Konfiguration > Berichte.
Außerdem müssen Sie unter Personendaten Zugriff auf die entsprechenden Mitarbeitendenattributdaten gewähren. Der berichtende Mitarbeiter kann dann einen Bericht über alle Attribute erstellen, auf die er Zugriff hat. Wenn er beispielsweise über Berechtigungen für Personendaten > Anwesenheitsdaten verfügt, kann er Anwesenheitsdaten in seinen Berichten verwenden. Erfahren Sie mehr über die für Berichte verfügbaren Daten.
Um die in Berichten aufgeführten Mitarbeitenden anzuzeigen, benötigt der berichtende Mitarbeiter ebenfalls die Berechtigung, deren Status einzusehen. Standardmäßig befindet sich das Statusattribut unter Personendaten > Personalinformationen. Daher muss die Benutzerrolle über Lesezugriff auf diesen Abschnitt verfügen. Bei Bedarf können Sie das Statusattribut auch über Einstellungen > Personen > Persönliche Informationen in einen anderen Abschnitt verschieben.

Informationen über die Optionen zur Zeitauswahl

Je nach Ihrer Zeitauswahl können Sie Berichte auf drei verschiedene Arten erstellen: als Momentaufnahme (zu einem bestimmten Zeitpunkt), als Zusammenstellung (über einen bestimmten Zeitraum) oder als detailliertes Änderungsprotokoll (Bericht über Änderungen an Mitarbeitendendaten). Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Möglichkeiten, Berichte auf Basis der Zeitauswahl zu erstellen.

Bei der Auswahl eines Zeitraums können Sie auch zukünftige Daten einbeziehen. Diese Daten sind auf zwei Jahre ab heute begrenzt. Das ist beispielsweise nützlich, um geplante Abwesenheiten einzusehen.

Informationen über Filter

Achten Sie bei der Verwendung von Filtern darauf, dass Sie die Auswirkungen der einzelnen Funktionen verstehen:

Entspricht allen Optionen: Zeigt nur Mitarbeitende an, die alle ausgewählten Filterkriterien erfüllen (UND-Logik). Das liefert Ihnen spezifischere Ergebnisse.
Entspricht folgenden Optionen: Zeigt Mitarbeitende an, die mindestens ein Filterkriterium erfüllen (ODER-Logik). Das liefert Ihnen umfassendere Ergebnisse.
Ist gleich: Zeigt nur Mitarbeitende an, deren Datenwerte genau mit den ausgewählten Werten übereinstimmen.
Ist nicht gleich: Schließt Mitarbeitende aus, deren Datenwerte mit den ausgewählten Werten übereinstimmen.
Ist leer: Zeigt nur Mitarbeitende an, bei denen die entsprechenden Daten fehlen.
Ist nicht leer: Schließt Mitarbeitende aus, bei denen die entsprechenden Daten fehlen.
Regel hinzufügen: Eine Regel ist ein einzelner Filter, zum Beispiel „Status ist gleich ‚aktiv‘“.
Gruppe hinzufügen: Eine Gruppe kombiniert mehrere Filter, zum Beispiel: „Standort ist gleich Berlin oder München“.

Weitere Infos zu Visualisierungsoptionen

Für leere Standardberichte und vorlagenbasierte Berichte können Sie verschiedene Visualisierungsoptionen auswählen. Diese Optionen hängen von den von Ihnen ausgewählten Daten ab. Die Visualisierungsoptionen werden ausgegraut angezeigt, wenn Sie inkompatible Daten auswählen.

Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über die verschiedenen Visualisierungsoptionen.

Visualisierungstyp	Datenanforderung
Tabelle	Wählen Sie mindestens ein Datenelement aus. Durch Hinzufügen des Attributs Zeitintervalle wird der Zeitraum als Spalte in der Tabelle angezeigt.
Balkendiagramm (horizontal oder vertikal)	Wählen Sie bis zu zwei Datenelemente aus. Fügen Sie beispielsweise eine einzelne Kennzahl wie Mitarbeitendenzahl und ein Attribut wie Abteilung hinzu. Je nach den bereits ausgewählten Datenelementen können Sie auch das Attribut Zeitintervalle hinzufügen. Dies zeigt den Zeitrahmen im vertikalen Balkendiagramm auf der X-Achse bzw. im horizontalen Balkendiagramm auf der Y-Achse an. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die einzelnen Balken im Diagramm, um das prozentuale Wachstum anzuzeigen.
Liniendiagramm	Wählen Sie bis zu zwei Datenelemente aus. Fügen Sie beispielsweise eine einzelne Kennzahl wie Mitarbeitendenzahl und ein Attribut wie Abteilung hinzu. Je nach den bereits ausgewählten Datenelementen können Sie auch das Attribut Zeitintervalle hinzufügen. Dadurch wird der Zeitrahmen auf der X-Achse angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die einzelnen Markierungen im Liniendiagramm, um das prozentuale Wachstum anzuzeigen.
Treemap	Wählen Sie nur eine Kennzahl aus, z. B. Mitarbeitendenzahl. Teilen Sie die Daten mithilfe der Segmentierung in aussagekräftige Gruppen auf. Segmentieren Sie sie beispielsweise nach Abteilung. Sie können das Attribut Zeitintervalle nicht hinzufügen. Die Treemap zeigt nur einen bestimmten Zeitpunkt an, z. B. vergangenes Jahr.
Kreisdiagramm	Wählen Sie nur eine Kennzahl aus, z. B. Mitarbeitendenzahl. Teilen Sie die Daten mithilfe der Segmentierung in aussagekräftige Gruppen auf. Segmentieren Sie sie beispielsweise nach Abteilung. Sie können das Attribut Zeitintervalle nicht hinzufügen. Das Kreisdiagramm zeigt nur einen bestimmten Zeitpunkt an, z. B. vergangenes Jahr.

Bericht von Grund auf neu erstellen

Leerer Standardbericht

Um einen Bericht mithilfe des leeren Standardberichts von Grund auf neu zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie zu Analysen.
Klicken Sie auf Bericht erstellen und wählen Sie Leerer Standardbericht.
Benennen Sie den Bericht.
Gehen Sie zum erweiterten Abschnitt Einstellungen auf der rechten Seite, um die Details Ihres Berichts zu definieren:
- Wählen Sie unter Daten eines oder mehrere Datenelemente aus. Sie können bei Bedarf die Suchleiste verwenden. Für die meisten Datenelemente können Sie eine Zusammenfassungsoption auswählen.
- Optional: Fügen Sie unter Segmentieren nach bis zu zwei Attribute hinzu. Dadurch werden die Daten in aussagekräftige Gruppen unterteilt. Diese Gruppierung gilt für Tabellen und für Diagramme.
- Wählen Sie einen Visualisierungstyp aus. Die von Ihnen ausgewählten Daten bestimmen, welche Visualisierungsoptionen verfügbar sind. Erfahren Sie mehr über Visualisierungsoptionen.
Klicken Sie in der Hauptberichtsansicht auf das Kalendersymbol, um Ihre Zeitauswahl festzulegen. Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum, oder verwenden Sie die Datumsauswahl, um einen individuellen Bereich auszuwählen. Sie können Heute auswählen, um eine Momentaufnahme Ihrer aktuellen Daten zu erhalten.
Fügen Sie Filter hinzu, um bestimmte Personengruppen ein- oder auszuschließen. Um sich über die Wirkung der verschiedenen Funktionen zu informieren, lesen Sie bitte den Abschnitt oben.
Speichern Sie den Bericht.

Leerer Bericht mit Änderungen an Mitarbeitenden

Um einen Bericht mithilfe des leeren Berichts mit Änderungen an Mitarbeitenden von Grund auf neu zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor. Dieser Bericht ist nur als Tabelle verfügbar.

Navigieren Sie zu Analysen.
Klicken Sie auf Bericht erstellen und wählen Sie Leerer Bericht mit Änderungen an Mitarbeitenden.
Benennen Sie den Bericht.
Gehen Sie zum erweiterten Abschnitt Einstellungen auf der rechten Seite, um die Details Ihres Berichts zu definieren:
- Wählen Sie unter Attribute die relevanten Attribute aus. Der Bericht vergleicht die alten und neuen Werte für jedes von Ihnen ausgewählte Attribut.
- Fügen Sie unter Personenidentifikatoren bei Bedarf weitere Kennungen hinzu. Personio wendet standardmäßig die Kennungen Personio ID und Mitarbeiter an.
- Unter Gruppieren nach können Sie bis zu zwei Attribute hinzufügen.
- Unter Ergebnisoptionen gibt es zwei Umschaltoptionen. Sie können auswählen, ob nur Mitarbeitende mit Attributänderungen angezeigt werden sollen. Sie können auch nur die jeweils letzte Attributänderung für die einzelnen Mitarbeitenden anzeigen lassen.
Klicken Sie in der Hauptberichtsansicht auf das Kalendersymbol, um Ihre Zeitauswahl festzulegen. Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum, oder verwenden Sie die Datumsauswahl, um einen individuellen Bereich auszuwählen. Sie können zukünftige Daten einbeziehen, um geplante Attributänderungen anzuzeigen. Diese Daten sind jedoch auf zwei Jahre ab heute begrenzt.
Fügen Sie Filter hinzu, um bestimmte Personengruppen ein- oder auszuschließen. Um sich über die Wirkung der verschiedenen Funktionen zu informieren, lesen Sie bitte den Abschnitt oben. Die Filter in diesem Berichtstyp berücksichtigen den Wert der einzelnen Mitarbeitenden nur am Ende des ausgewählten Zeitraums. Wenn Sie beispielsweise nach Mitarbeitendenstatus filtern, werden Mitarbeitende, die am Anfang, aber nicht am Ende den Status Aktiv hatten, nicht in den Bericht aufgenommen.
Speichern Sie den Bericht.

Bericht anhand einer Vorlage erstellen

Jede Vorlage wendet standardmäßig bestimmte Werte und Filter an. Sie können diese an Ihre Bedürfnisse anpassen. Zum Erstellen eines Berichts anhand einer Vorlage gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie zu Analysen.
Klicken Sie auf Bericht erstellen und wählen Sie die passende Vorlage aus.
Benennen Sie den Bericht.
Passen Sie die Optionen zur Datenzusammenfassung an oder fügen Sie bei Bedarf eine Segmentierung hinzu. Je nach den ausgewählten Daten können Sie auch den Visualisierungstyp ändern.
Klicken Sie in der Hauptberichtsansicht auf das Kalendersymbol, um einen Zeitrahmen festzulegen. Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum, oder verwenden Sie die Datumsauswahl, um einen individuellen Bereich auszuwählen.
Fügen Sie bei Bedarf Filter hinzu. Um sich über die Wirkung der verschiedenen Funktionen zu informieren, lesen Sie bitte den Abschnitt oben.
Speichern Sie den Bericht.

Nächster Schritt

Sobald Sie einen Bericht erstellt und gespeichert haben, finden Sie ihn in der Berichtsliste unter Analysen > Berichte. Er ist nur für Sie sichtbar und hat den Status Privat.

Sie können einen Bericht mit anderen Mitarbeitenden teilen, sodass diese ihn entweder anzeigen oder bearbeiten können.
Um einen Bericht zu exportieren, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten oben auf der Seite. Sie können ihn als Excel- oder CSV-Datei exportieren. Ihr Export umfasst die von Ihnen ausgewählten Filter, Segmente und Zusammenstellungen. Er enthält auch Kennungen für Mitarbeitende.

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