Verwaltung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

Personio unterstützt Sie mit Hilfe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung bei der monatlichen Lohnabrechnung. Verwalten Sie sämtliche relevanten Daten für die vorbereitende Lohnbuchhaltung in einer Tabelle, generieren Sie eine Exportdatei im Excel-Format und versenden Sie bei Bedarf die Abrechnung direkt an Ihren Steuerberater.

 

Zusätzlich zu der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, bietet die Integration von Paychex, unserem externen Partner, die ganzheitliche, automatische Durchführung Ihrer monatlichen Lohnabrechnung. Bei Interesse schreiben Sie uns gerne an support@personio.de.

 

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1. Vorschau-Tabelle

In der Vorschau-Tabelle lassen sich alle abrechnungsrelevanten Daten Ihrer Mitarbeiter übersichtlich einsehen. Änderungen zum Vormonat werden gelb markiert, sodass diese auf den ersten Blick ersichtlich sind.

2. Separierte Tabellenblätter

Die Personal-, Gehaltsdaten sowie Abwesenheitsperioden werden in der Vorschau-Tabelle und in dem Excel-Export auf drei getrennten Tabellenblättern ausgewiesen. Wie Sie Personal- und Gehaltsdaten separieren, erfahren Sie hier.

3. Monat

Die Übersicht aller Monate ermöglicht Ihnen das Nachvollziehen der bereits abgeschlossenen Abrechnungen. Auch nachträglich lassen sich historischen Daten in Personio aufrufen.

4. Gesellschaften

Verwalten Sie mehrere Gesellschaften in einem Personio-Konto, wird die Vorschau-Tabelle für jede Gesellschaft getrennt generiert.

5. Abrechnungsgruppen und -perioden

Sofern Sie für Ihr Unternehmen Abrechnungsgruppen und -perioden definiert haben, können Sie diese hier auswählen. Das Prüfen und Abschließen der Lohnabrechnung muss für jede Abrechnungsgruppe separat erfolgen.

6. Spalten anpassen

Der Lohnabrechnungsexport kann um beliebig viele weitere Attribute ergänzt werden. Via Klick auf Spalten anpassen gelangen Sie in die Konto-Konfiguration.                                                                         Erfahren Sie mehr über alle möglichen Lohnabrechnungs-Attribute sowie bewährte Best Practices.

7. Export

Prüfen Sie alle Daten in der Vorschau-Tabelle und klicken anschließend auf Jetzt generieren. Den erstellten Export können Sie gegebenenfalls erneut nach dem Download überprüfen.

Beachten Sie bitte, ausstehende Genehmigungen hinsichtlich abrechnungslaufrelevanter Anfragen zu bearbeiten.

8. Abschließen und versenden 

Navigieren Sie auf Abschließen und Versenden, um die Lohnabrechnung zu verbuchen und bei Bedarf direkt an die hinterlegten Email-Adressen zu versenden.

Beachten Sie bitte, dass der generierte Export danach nicht mehr verändert werden kann. Daher empfehlen wir Ihnen, den Abschluss am letzten Tag Ihrer Abrechnungsperiode durchzuführen.

9. Status

Die Lohnabrechnung durchläuft jeden Monat drei Status:

Status Erläuterung
Offen Vorschau der Lohnabrechnung ist bereits verfügbar
Review Zum Datum der Lohnabrechnung wird der Status automatisch auf Review gesetzt. Eine Aufgabe erscheint auf dem Dashboard. Eine Überprüfung der Daten kann demnach erfolgen.
Verbucht Die Lohnabrechnung ist für den Monat abgeschlossen.

Bitte beachten Sie, dass der generierte Export dann nicht mehr verändert werden kann. 

10. Abrechnungsperiode

Entsprechend der Abrechnungsgruppe wird die Abrechnungsperiode angezeigt, welche festlegt, innerhalb welchen Zeitraums die Anwesenheitsstunden sowie Abwesenheitstage aufsummiert werden.

11. Änderungen markiert seit

Sie können problemlos nachvollziehen, seit welchem Datum Änderungen markiert werden. Alle Änderungen nachdem die letzte Lohnabrechnung abgeschlossen wurde (oder seit dem letzten Monat, falls noch keine Lohnabrechnung abgeschlossen wurde), werden in gelb farblich hinterlegt.

Bitte achten Sie darauf, die Abrechnung nicht während der aktuellen Abrechnungsperiode zu schließen, da ansonsten die Abwesenheitsperioden nicht vollständig berücksichtigt werden. Wir empfehlen, die Abrechnung am letzten Tag der Abrechnungsperiode zu schließen - alle Änderungen werden dann pünktlich zu Beginn der neuen Abrechnungsperiode farblich markiert. 

 

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