Verwaltung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

Personio unterstützt Sie mit Hilfe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung bei der monatlichen Lohnabrechnung. Verwalten Sie sämtliche relevante Daten für die vorbereitende Lohnbuchhaltung in einer Tabelle, generieren Sie eine Exportdatei im Excel-Format und versenden Sie bei Bedarf die Abrechnung direkt an Ihren Steuerberater.

Zusätzlich zu der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, bietet eine Integration von Paychex, unserem externen Partner, die ganzheitliche, automatische Durchführung Ihrer monatlichen Lohnabrechnung. Bei Interesse schreiben Sie uns gerne an support@personio.de.

Vorgehensweise

1. Die verantwortliche Mitarbeiterin für die Lohnbuchhaltung navigiert in den Bereich der Lohnbuchhaltung.

2. Sie überprüft alle Daten (Änderungen) in der Vorschau bzw. direkt im Excel Export.

3. Sie validiert die Lohnbuchhaltungsrelevanten Daten (Personaldaten, Gehälter und Abwesenheiten), indem sie die Daten auf kürzlich durchgeführte Änderungen prüft, wie beispielsweise Gehaltsanpassungen von Mitarbeitern.

4. Sie schließt die vorbereitende Lohnbuchhaltung ab und sendet den Export entweder an das entsprechende Lohnbüro bzw. leitet den Export intern weiter.

Ausnahmen

  • Datenänderungen sind im aktuellen Export nicht zu finden: Pflegen Sie diese Änderungen manuell und überprüfen Sie den Lohnbuchaltungsexport anschließend erneut.
  • Datenänderungen sind nach dem Abschluss der vorbereitenden Lohnbuchhaltung nicht zu finden: Pflgegen Sie diese Änderungen manuell. Generieren Sie anschließend einen neuen Export und senden Sie die Datei nochmals an Ihr Lohnbüro.

 

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1. Vorschau-Tabelle

In der Vorschau-Tabelle lassen sich alle abrechnungsrelevanten Daten Ihrer aktiven, intnernen Mitarbeiter übersichtlich einsehen. Änderungen zum Vormonat werden gelb markiert, sodass diese auf den ersten Blick ersichtlich sind.

Mitarbeiter erscheinen in der Tabelle, wenn mindestens einer der folgenden Fälle zutrifft:

  • Mindestens ein Tag der Abrechnungsperiode fällt in die Zeit zwischen Anstelldatum und Datum des Ende des Arbeitsverhältnisses.
  • Der Mitarbeiter erhält irgendeine Art von Gehaltszahlung (auch Nachzahlungen).
  • Bei dem Mitarbeiter wurde eine Datenänderung von Attributen aus der Personalakte seit dem Abschluss der letzten Lohnabrechnung vorgenommen. Die entsprechenden Attribute müssen aber als Spalten in der Lohnabrechnung hinzugefügt worden sein.

2. Separierte Tabellenblätter

Die Personal-, Gehaltsdaten sowie Abwesenheitsperioden werden in der Vorschau-Tabelle und in dem Excel-Export auf drei getrennten Tabellenblättern ausgewiesen. Wie Sie Personal- und Gehaltsdaten separieren, erfahren Sie hier.

3. Monat

Die Übersicht aller Monate ermöglicht Ihnen das Nachvollziehen der bereits abgeschlossenen Abrechnungen. Auch nachträglich lassen sich historischen Daten in Personio aufrufen.

4. Gesellschaften

Verwalten Sie mehrere Gesellschaften in einem Personio-Konto, wird die Vorschau-Tabelle für jede Gesellschaft getrennt generiert.

5. Abrechnungsgruppen und -perioden

Sofern Sie für Ihr Unternehmen Abrechnungsgruppen und -perioden definiert haben, können Sie diese hier auswählen. Das Prüfen und Abschließen der Lohnabrechnung muss für jede Abrechnungsgruppe separat erfolgen.

6. Spalten anpassen

Der Lohnabrechnungsexport kann um beliebig viele weitere Attribute ergänzt werden. Via Klick auf Spalten anpassen gelangen Sie in die Einstellungen.                                                          Erfahren Sie mehr über alle möglichen Lohnabrechnungsattribute sowie bewährte Best Practices.

7. Export

Prüfen Sie alle Daten in der Vorschau-Tabelle und klicken anschließend auf Jetzt generieren. Den erstellten Export können Sie gegebenenfalls erneut nach dem Download überprüfen.

Prüfen und bearbeiten Sie ausstehende Genehmigungen vor Abschluss der Lohnabrechnung hinsichtlich abrechnungslaufrelevanter Anfragen.

8. Abschließen 

Navigieren Sie auf Abschließen, um die Lohnabrechnung zu verbuchen und bei Bedarf direkt an die hinterlegten E-Mail-Adressen zu versenden.

Der generierte Export kann nach dem Abschließen nicht mehr verändert werden kann. Daher empfehlen wir Ihnen, den Abschluss am letzten Tag Ihrer Abrechnungsperiode durchzuführen. Sollten Sie nach Abschluss der Lohnabrechnung noch Datenänderungen vornehmen müssen, generieren Sie einen erneuten Export und versenden diesen manuell an das entsprechende Lohnbüro.

9. Status

Die Lohnbuchhaltung durchläuft jeden Monat drei Status:

Status Erläuterung
Offen Vorschau der Lohnbuchhaltung ist bereits verfügbar
Prüfung Zum Datum der Lohnabrechnung wird der Status automatisch auf Review gesetzt. Eine Aufgabe erscheint auf dem Dashboard. Eine Überprüfung der Daten kann demnach erfolgen.
Verbucht Die Lohnabrechnung ist für den Monat abgeschlossen.

Der generierte Export kann anschließend nicht mehr verändert werden. 

10. Abrechnungsperiode

Entsprechend der Abrechnungsgruppe wird die Abrechnungsperiode angezeigt, welche festlegt, innerhalb welchen Zeitraums die Anwesenheitsstunden sowie Abwesenheitstage aufsummiert werden.

11. Änderungen markiert seit

Sie können problemlos nachvollziehen, seit welchem Datum Änderungen markiert sind. Alle Änderungen nachdem die letzte Lohnabrechnung abgeschlossen wurde (oder seit dem letzten Monat, falls noch keine Lohnabrechnung abgeschlossen wurde), werden in Gelb farblich hinterlegt.

Bitte achten Sie darauf, die Abrechnung nicht während der aktuellen Abrechnungsperiode zu schließen, da ansonsten die Abwesenheitsperioden nicht vollständig berücksichtigt werden. Wir empfehlen, die Abrechnung am letzten Tag der Abrechnungsperiode zu schließen - neue Änderungen werden dann pünktlich ab dem Beginn der neuen Abrechnungsperiode farblich markiert. 

 

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