Schritt 7: Definition von Recruiting-Rollen

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Recruitung-Rollen festlegen und Ihre Mitarbeiter dadurch individuell in den Recruiting-Prozess einbinden. Recruiting-Rollen erlauben die Gruppierung von Mitarbeitern, um ihnen gezielt Zugriff auf den Recruiting-Bereich zu geben sowie Benachrichtigungen pro Rolle einzurichten.

Benötigen Mitarbeiter Zugriff auf die gesamte Sektion Recruiting, vergeben Sie in der Sektion Personalverwaltung unter Einstellungen > UNTERNEHMEN UND MITARBEITER > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte > Recruiting das Ansichts- oder Bearbeitungsrecht.

 

Recruiting-Rollen anlegen

Gehen Sie zu Einstellungen > RECRUITING > Recruiting > Rollen und definieren Sie eine beliebige Anzahl von Recruiting-Rollen, indem Sie auf das Eingabefeld Neue Recruiting-Rolle hinzufügen klicken.

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Definieren Sie zunächst unter Benachrichtigungen, über welche Ereignisse die jeweiligen Rollenmitglieder via E-Mail informiert werden:

  • Neue Bewerbung: Neue Bewerbungen, die für zugewiesene Positionen erhalten wurden.
  • Neue Nachricht: Neue Nachrichten, die für zugewiesene Bewerber eingehen.
  • Neue Notiz: Neue Notizen, die bei zugewiesenen Bewerbern hinterlegt werden.
  • Neue Feedback-Mitteilung: Neue Feedback-Mitteilungen, die als Antwort auf eigeninitiierte Feedback-Anfragen eingehen.
  • Neue Evaluation: Neue Evaluationen, die für zugewiesene Bewerber hinterlegt werden.

Berücksichtigen Sie Mitarbeiter innerhalb der Recruiting-Rollen, auch wenn diese durch die Mitarbeiterrollen bereits auf den gesamten Recruiting-Bereich zugreifen können. Dadurch erhalten diese Mitarbeiter alle gewünschten Benachrichtigungen.

Über die Konfiguration der Zugriffsrechte stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter nur die Recruiting-Bereiche und Bewerberinformationen in Personio einsehen oder bearbeiten können, die für sie bestimmt sind. Detailliertere Informationen finden Sie in unserem Artikel Zugriffsrechte für Recruiting-Rollen und was sie bedeuten.

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, sich als ein beliebiger Mitarbeiter in Personio anzumelden, um Ihre konfigurierten Zugriffsrechte zu prüfen. Klicken Sie dazu im gewünschten Mitarbeiterprofil im rechten oberen Bildschirmrand auf das Icon Als dieser Mitarbeiter anmelden.

Hinterlegen Sie für jede Mitarbeiterrolle die gewünschte Stärke der Zugriffsrechte:

  • Ansicht: Dieses Zugriffsrecht erlaubt Mitarbeitern die Ansicht der Daten zu zugewiesenen Stellen und Bewerbern.
  • Bearbeiten: Dieses Zugriffsrecht erlaubt Mitarbeitern die Bearbeitung der Daten zu zugewiesenen Stellen und Bewerbern.

Vergeben Sie unter Profil separate Zugriffsrechte für die Bereiche Bewerberprofil und Personalinformationen. Die Bewerberattribute der beiden Bereiche werden gesammelt im Bewerberprofil unter Bewerberinformationen dargestellt. Mitarbeiter haben aber nur Zugriff auf diejenigen Attribute, für die sie aufgrund ihrer Recruiting-Rollen autorisiert sind. Hinterlegen Sie dafür unter Einstellungen > RECRUITING > Recruiting > Attribute, welche Attribute zu sensiblen Daten zählen (z. B. Gehaltsvorstellungen). So können Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in den Bewerbungsprozess einbeziehen, ohne Einblicke in sensible Bewerberdaten zu gewähren.

In der Zeile Bewerberdokumente legen Sie fest, auf welche Dokumentenkategorien die jeweilige Recruiting-Rolle Zugriff haben darf. Weitere Infos zur Kategorisierung und zur Vergabe der Zugriffsrechte für Bewerberdokumente finden Sie im Artikel Bewerberdokumente verwalten.

 

Zugriff auf Bewerbungen

Personio bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, um Mitarbeiter über die Zuweisung einer Recruiting-Rolle in Ihren Recruiting-Prozess zu integrieren. Vergeben Sie Zugriffsrechte entweder auf ganze Stellen oder nur auf einzelne Bewerbungen für eine offene Stelle.

 

1. Zugriff auf ganze Stellen

Öffnen Sie eine Stelle und gehen Sie zu Stellendetails anzeigen. Wählen Sie unter Verantwortliche einen oder mehrere Mitarbeiter aus und weisen Sie ihnen die jeweils passende Recruiting-Rolle zu. Je nach vergebenem Zugriffsrecht können Mitarbeiter unterschiedlich auf die Stelle zugreifen. 

In der Detailansicht werden alle hinterlegten Verantwortlichen samt ihrem Zugriffsrecht angezeigt.

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2. Zugriff auf einzelne Bewerberprofile

Wenn Sie Mitarbeiter nicht als Verantwortliche für ganze Stellen hinterlegen möchten, können Sie durch die Zuweisung einer Recruiting-Rolle ebenso Zugriffsrechte auf ausgewählte Bewerberprofile vergeben. Navigieren Sie dazu auf den Reiter Zugriff und wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen. Weisen Sie den Mitarbeitern eine Recruiting-Rolle zu und klicken Sie auf Speichern.

Alternativ können Sie auch direkt Feedback zur Bewerbung einholen oder den Mitarbeiter zum Teil eines Interviews machen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Mitarbeitern über Recruiting-Rollen Zugriff auf Bewerbungen gewähren.

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Best-Practice-Beispiele für die Konfiguration von Recruiting-Rollen finden Sie in unserem Artikel Best Practices für Recruiting-Rollen.

 

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