Schritt 5: Definition von Recruiting-Rollen

Nachdem Sie in Personio einen Bewerbungsprozess konfiguriert haben, der Ihrem Unternehmen entspricht, besteht die Möglichkeit, einzelne Recruiting-Rollen festzulegen. So haben Sie die Möglichkeit Ihre Mitarbeiter in den Bewerbungsprozess zu integrieren, indem Sie Zugriffsrechte auf ganze Stellenausschreibungen oder auf einzelne Bewerbungen innerhalb der Stellenausschreibungen vergeben.

Überlegen Sie zunächst, welche Recruiting-Rollen Sie in Personio abbilden wollen und welche Zugriffsrechte und Benachrichtigungen die einzelnen Rollen erhalten sollen. Um diese zu bearbeiten, navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Rollen.

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Zur besseren Orientierung sind in Personio die Rollen "Hiring Manager", "HR Manager" und "Recruiter" vordefiniert. Legen Sie über „Neue Recruiting-Rolle hinzufügen“ beliebig viele weitere Rollen an. Klicken Sie auf „Benachrichtigung“ editieren, um auszuwählen, welche Benachrichtigungen die jeweiligen Rollen erhalten sollen:

  1. Auswahl „neue Bewerbung“:
    Sobald eine neue Bewerbung eingeht wird eine Benachrichtigung versandt.
  2. Auswahl „neue Nachricht“:
    Bei jeder neuen Nachricht im Bewerberprofil wird eine Benachrichtigung versandt.
  3. Auswahl „neue Notiz“:
    Bei jeder neuen Notiz im Bewerberprofil wird eine Benachrichtigung versandt.
  4. Auswahl „neue Feedback-Mitteilung“:
    Eine Benachrichtigung wird nur versandt, wenn die Feedback-Mitteilung als direkte Antwort auf eine Feedback-Anfrage erfolgt. Nur die Person, die eine Feedback-Anfrage an jemanden gestellt hat, bekommt bei Eintragen dieses Feedbacks auch die Benachrichtigung dazu.
  5. Auswahl „neue Evaluation“:
    Bei jeder neuen Evaluation im Bewerberprofil wird eine Benachrichtigung versandt.

Um die Einstellungen zu speichern, klicken Sie auf „speichern“.

Legen Sie im nächsten Schritt fest, welche Zugriffsrechte den Rollen zugewiesen werden sollen. Hierbei kann zwischen den Funktionen „Ansicht“ und „Bearbeiten“ ausgewählt werden.
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Wenn einer Rolle beispielsweise die Ansichtsrechte für eine Stellenanzeige zugewiesen wurden, können Mitarbeiter in dieser Rolle die jeweilige Stellenanzeige einsehen. Wurde der Rolle darüber hinaus noch das Bearbeitungsrecht zugewiesen, so können Mitarbeiter in dieser Rolle die jeweilige Stellenanzeige auch bearbeiten. Zusätzlich können die Zugriffsrechte für die Bewerberverwaltung und -kommunikation, Interviews sowie Bewerbernotizen und Evaluationen konfiguriert werden.

Zuweisung von Recruiting-Rollen:

Es gibt in Personio drei Wege, um Mitarbeiter über die Zuweisung einer Recruiting-Rolle in den Recruiting-Prozess zu integrieren.

1. Zugriff auf ganze Stellenausschreibungen

Öffnen Sie eine Stellenausschreibung und navigieren Sie auf "Position editieren". Wählen Sie unter "Verantwortlichen hinzufügen" einen Mitarbeiter aus und weisen Sie ihm anschließend eine passende Recruiting-Rolle zu. Mitarbeiter, die einer Stellenausschreibung als Verantwortliche hinzugefügt wurden, können alle Bewerbungen auf diese Stelle einsehen.

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2. Zugriff auf einzelne Bewerberprofile

Wenn Sie Mitarbeitern nur einzelne Bewerberprofile zugänglich machen wollen, dann ist dies über den Reiter "Interviews" oder über die Funktion "Feedback einholen" möglich.

2.1. Interviews

Navigieren Sie im Bewerberprofil auf den Reiter "Interviews" und fügen Sie ein Interview hinzu. Wählen Sie über "Teilnehmer hinzufügen" die entsprechenden Mitarbeiter aus und vergeben Sie auch hier wieder eine passende Recruiting-Rolle. 

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2.2. Feedback einholen

Senden Sie über den Button "Feedback einholen" eine Feedback-Anfrage an jeden beliebigen Mitarbeiter und erteilen Sie ihm so Zugriff auf das entsprechende Bewerberprofil. 

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Best Practices zur Konfiguration von Recruiting-Rollen finden Sie hier.

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