In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Dokumente zu einem Mitarbeitendenprofil hinzufügen können. Sie haben ein Dokument mit einer der Vorlagen erstellen, die Sie in Personio gespeichert haben, oder eine vorhandene Datei in ein Profil in Personio hoch.

Dokumente aus einer Vorlage erstellen

Wenn Sie Dokumentvorlagen in Personio speichern, können Sie maßgeschneiderte Mitarbeitendendokumente effizienter erstellen. Mit Platzhaltern in den Vorlagen werden die von Ihnen erstellen Dokumente basierend auf den in Personio gespeicherten Mitarbeitendeninformationen automatisch generiert. Weitere Informationen zum Erstellen und Speichern von Vorlagen oder zum Upgrade Ihres Plans finden Sie unter Dokumentkategorien und -vorlagen verwalten.

Bevor Sie beginnen

Um Dokumente aus einer Vorlage zu erstellen und sie in einem Mitarbeitendenprofil zu speichern, benötigen Sie Folgendes:

• Den Core-Plan. Um diese Funktionen nutzen zu können, führen Sie ein Upgrade Ihres Plans durch oder wenden Sie sich an Ihren Account Manager.
• Berechtigungen für Dokumente.
• Wenn eine Vorlage keine Signaturplatzhalter enthält, können Sie beim Erstellen des Dokuments nur eine Signatur anfordern. Um mehrere Signaturen anzufordern, deaktivieren Sie die Option Signatur anfordern und fügen Sie mehrere unterzeichnende Personen hinzu, nachdem Sie das Dokument im Mitarbeitendenprofil gespeichert haben.
• Wenn eine Vorlage Signaturplatzhalter enthält, müssen Sie für jeden Platzhalter eine unterzeichnende Person auswählen. Wenn die Anzahl der Signaturen, die Sie anfordern möchten, nicht mit der Anzahl der Platzhalter in der Vorlage übereinstimmt, deaktivieren Sie die Option Signatur anfordern und fügen Sie unterzeichnende Personen hinzu, nachdem Sie das Dokument im Mitarbeitendenprofil gespeichert haben.
• Wenn Sie ein Dokument für mehrere Mitarbeitende mithilfe einer Vorlage erstellen, können Sie gleichzeitig eine Signatur anfordern. Sie können die empfangende Person des Dokuments oder auch eine andere Person als unterzeichnende Person auswählen. Wenn Sie eine andere als die empfangende Person des Dokuments auswählen, wird sie zur erforderlichen unterzeichnenden Person für alle in dieser Sitzung erstellten Dokumente.

Für einzelne Mitarbeitende

Vorlagen können Platzhalter enthalten, die anhand der in Personio gespeicherten Daten von Mitarbeitenden personalisierte Dokumente generieren. Um ein Dokument für einzelne Mitarbeitende mithilfe einer Vorlage zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den entsprechenden Reiter Mitarbeitendenprofil > Dokumente. 
2. Klicken Sie auf Dokument hinzufügen > Aus Vorlage erstellen.
3. Wählen Sie eine gespeicherte Vorlage aus. Wenn die Vorlage Platzhalter enthält, klicken Sie auf die einzelnen Variablen, um sie nach Bedarf zu bearbeiten.
4. Klicken Sie auf Vorschau der Änderungen, um die aktuellste Version der Datei einzusehen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter.
5. Bearbeiten Sie optional den Dokumentnamen und den Dateityp.
6. Fordern Sie optional eine Signatur an. 
   • Wählen Sie eine unterzeichnende Person aus der Dropdownliste aus. Wenn die Vorlage Signaturplatzhalter enthält, wählen Sie für jeden Platzhalter eine unterzeichnende Person aus. Sie können die Option Signatur anfordern deaktivieren und Signaturen später anfordern. 
   • Wählen Sie die Sprache für die Signaturanforderungs-E-Mail und geben Sie eine optionale Nachricht ein. 
   • Wählen Sie, ob Sie automatische Erinnerungen an die unterzeichnende Person senden möchten, bis diese das Dokument unterzeichnet. Wählen Sie die Häufigkeit für Erinnerungen.  
7. Klicken Sie auf Weiter, um das Dokument zu überprüfen, und anschließend auf Erstellen.

Das generierte Dokument erscheint im Reiter Dokumente des Mitarbeiters unter der zugewiesenen Kategorie, und der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung in seiner Personio Inbox. Abhängig von Ihren Berechtigungen können Sie auf das Dokument zugreifen und haben folgende Optionen:

• Fordern Sie eine Signatur an, und überprüfen Sie den Status der Signaturanfrage.
• Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um eine Vorschau aufzurufen.
• Laden Sie das Dokument herunter oder löschen Sie es.
• Bearbeiten Sie die Kategorie, den Titel, das Datum oder die Kommentare des Dokuments.

Ziehen Sie in Betracht, einen Workflow für die Benachrichtigung über Dokumentenupload zu erstellen, um Führungskräfte zu benachrichtigen, wenn Dokumente ins Profil ihrer unterstellten Mitarbeitenden hochgeladen wurden.

Tipp:
Vorlagen, die in die Systemkategorie Arbeitsverträge hochgeladen wurden, werden beim Erstellen eines Stellenangebots automatisch im Abschnitt Recruiting angezeigt.

Für mehrere Mitarbeitende

Gehen Sie folgendermaßen vor, um mithilfe einer Vorlage ein personalisiertes Dokument für mehrere Mitarbeitende auf einmal zu erstellen:

1. Öffnen Sie die Personalliste.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben allen erforderlichen Mitarbeitenden und klicken Sie auf Dokumente erstellen.
3. Wählen Sie eine Vorlage aus. Filtern Sie nach Kategorie und Sprache oder suchen Sie nach Bedarf. 
4. Überprüfen Sie die editierbaren Variablen und passen Sie diese an. Diese Änderungen gelten für alle ausgewählten Mitarbeitenden. 
5. Geben Sie die Dokumentendetails ein, um den Namen, den Dateityp und das Dokumentendatum anzupassen. 
6. Fordern Sie optional eine Signatur an. Wählen Sie eine Person aus, die alle Dokumente signieren soll, oder legen Sie jeden Mitarbeiter als Unterzeichner des eigenen Dokuments fest. Wählen Sie dann die Benachrichtigungssprache, und fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu. Um diesen Schritt zu überspringen, deaktivieren Sie die Option Signatur anfordern. 
7. Überprüfen Sie die Richtigkeit, indem Sie einen Mitarbeiter aus dem Menü auswählen, um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen. 
8. Aktivieren Sie optional das entsprechende Kontrollkästchen, um Mitarbeitende über das Dokument zu informieren. Empfangende erhalten die Benachrichtigung in ihrer Personio Inbox. Sie können auch einen Workflow zur Benachrichtigung über einen Dokumenten-Upload erstellen, um Führungskräfte zu benachrichtigen.
9. Überprüfen Sie alles und klicken Sie auf Dokumente erstellen. 

Das generierte Dokument wird im Reiter Dokumente von Mitarbeitenden unter der entsprechenden Kategorie angezeigt, und jeder Platzhalter wird mit Informationen ausgefüllt, die im jeweiligen Mitarbeitendenprofil gespeichert sind oder beim Überprüfen der Variablen eingegeben wurden. Wenn das Dokument eine Signaturanfrage enthält, erhalten die Mitarbeitenden eine E-Mail. 

Accounts mit dem Core Plan können pro Monat nur eine bestimmte Anzahl elektronischer Signaturen anfordern. Führen Sie ein Upgrade Ihres Plans durch, um eine unbegrenzte Menge elektronischer Signaturen anfordern zu können.

Bestehende Dokumente hochladen

Sie können alle wichtigen Mitarbeitendendokumente direkt im jeweiligen Personio Profil verwalten und speichern. Das vereinfacht die Dokumentation von Dingen wie Abwesenheitsnachweisen, Bewerbungsdokumenten, Entwicklungsplänen und mehr. Sie können die Importfunktion verwenden, um Mitarbeitendendateien in großen Mengen hochzuladen.

Dokument hochladen

Um ein bereits vorhandenes Dokument in ein Mitarbeitendenprofil hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den entsprechenden Reiter Mitarbeitendenprofil > Dokumente. 
2. Klicken Sie auf Dokument hinzufügen > Hochladen.
3. Laden Sie die Datei hoch oder fügen Sie sie per Drag-and-Drop ein.
4. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie die Kategorie für das Dokument aus.
5. Fügen Sie optional ein Datum und einen Kommentar hinzu.
6. Aktivieren Sie optional die Option Signatur anfordern, um elektronische Signaturen für das Dokument anzufordern.
   • Sie können bis zu 12 unterzeichnende Personen hinzufügen.
   • Wählen Sie die Art der Signatur und die E-Mail-Sprache aus und geben Sie eine E-Mail-Nachricht ein.
   • Wählen Sie, ob die anfragende und alle unterzeichnenden Personen benachrichtigt werden sollen, sobald alle Signaturen vorliegen. 
   • Wählen Sie, ob und wie oft automatische Erinnerungen an ausstehende Signaturen und gesendet werden sollen.
7. Wählen Sie, ob Sie den Mitarbeiter über dieses Dokument informieren und ihm eine Inbox- und E-Mail-Benachrichtigung senden möchten.
8. Klicken Sie auf Hochladen.

Tipp:
Ihre IT-Abteilung kann eine API-Integration erstellen, die ein Dokument automatisch in die jeweiligen Mitarbeitendenprofile hochlädt. Technische Dokumentation findet sie in unserem Entwickler-Hub.

Unterstützte Dateitypen

Personio unterstützt das Hochladen von Dateien mit den folgenden Formaten:

Dateiformate, die Sie in Personio als Vorschau anzeigen können

In Personio können Sie folgende Dateiformate als Vorschau anzeigen:

• bmp
• csv
• doc
• docx
• gif
• jpeg
• jpg
• ods
• odt
• pdf
• png
• rtf
• txt

Die Details eines Dokuments bearbeiten

Hochgeladene Dokumente werden im Reiter Dokumente eines Mitarbeitendenprofil in der zugewiesenen Kategorie gespeichert. Um auf Dokumente zuzugreifen und sie zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil > Dokumente.
2. Wählen Sie die Kategorie aus, in der das Dokument gespeichert ist.
3. Es erscheint eine Liste aller Dokumente innerhalb der ausgewählten Kategorie. Klicken Sie auf einen Dokumentennamen, um die Vorschau des Dokuments aufzurufen. Während der Vorschau können Sie:
   • zusätzliche Angaben zu Größe, Dateityp und Erstellungsdatum der Datei abrufen.
   • den Namen, das Datum, die Kommentare oder die Kategorie des Dokuments bearbeiten, indem Sie unten auf Bearbeiten klicken.
   • das Dokument herunterladen, löschen oder ausdrucken.